Uw cashflow beheren in tijden van crisis

In tijden van crisis kan cashflowbeheer voor een bedrijf het verschil maken tussen top of flop. Wij zetten zes acties op een rij die uw onderneming kunnen helpen om elke economische situatie aan te kunnen.

Van inflatie tot verstoringen in de toeleveringsketen, economische onzekerheid kan ondernemingen die daar niet op voorbereid zijn, rake klappen toebrengen. Vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen kan zo'n situatie heel schadelijk zijn. Cashflowbeheer, dus in wezen bijhouden hoeveel geld er in een onderneming binnenkomt en hoeveel er buitengaat, moet verankerd zitten in de groeistrategie van een onderneming.

Hoe moet u als CFO omgaan met zulke moeilijke situaties en de gevolgen daarvan voor uw onderneming en de winstmarges? In moeilijke tijden is een gezonde cashflow belangrijker dan ooit, en dus moet u de uitgaven en de activiteiten en ook de inkomende geldstromen beter beheren.

Dit zijn enkele acties die u als CFO of cashflowbeheerder kunt ondernemen om het cashflowbeheer van een kleine onderneming te verbeteren en in een dalend marktklimaat toch een positieve cashflow te behouden.

1. Herzie uw cashflowprognoses

In woelige tijden is voorbereid zijn cruciaal, en cashflowprognoses zijn de belangrijkste manier om uw liquiditeiten te beheren. Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar toch wordt het al te vaak over het hoofd gezien. Ondernemingen kunnen zich zodanig verliezen in het heden dat ze vergeten te plannen voor morgen.  

Met prognoses kunt u de toekomst voorspellen en plannen. Uw prognose moet aannames over de toekomst bevatten en daarbij rekening houden met de beste en slechtste scenario's voor de manier waarop uw onderneming op die aannames inspeelt. Die methode, scenarioplanning genoemd, helpt u de onzekerheid onder controle te krijgen.

Als u wilt dat uw prognose accuraat is, moet u erop toezien dat uw accountant de recentste beschikbare cijfers gebruikt. De algemene praktijk bestaat eruit tot dertien weken vooruit een prognose van de kasstromen te maken, maar in crisistijd is het belangrijk om die prognoses frequenter bij te stellen om ze zo nauwkeurig mogelijk te houden en te grote afwijkingen te voorkomen. Door uw prognoses vaker bij te stellen dan gebruikelijk, kunt u zelfs de kleinste veranderingen al heel snel opmerken, zodat u snel kunt reageren.

Als uw onderneming internationaal actief is, hou dan ook uw interne boekhouding goed in de gaten.  De interne boekhouding heeft betrekking op de geldstromen tussen de verschillende entiteiten van een onderneming, soms in verschillende valuta's, en kan onnauwkeurigheden in de gegevens veroorzaken, waardoor vervolgens fouten in de cashflowprognose sluipen. Fouten in een vroeg stadium opmerken, bespaart u tijd en voorkomt onaangename verrassingen achteraf.

2. Herzie uw operationele kosten

Als de economie de verkeerde kant opgaat, kunnen heel wat verschillende segmenten binnen een onderneming daaronder lijden. Daarom is zo'n periode meteen ook de ideale gelegenheid om uw kasstroomoverzichten boven te halen en uw uitgaven eens aandachtig te bekijken om na te gaan waar en hoe u kosten kunt besparen.

Probeer daar in de mate van het mogelijke alle teams van alle afdelingen bij te betrekken, zodat ook zij gaan nadenken over manieren om de cashflows te optimaliseren en te herbekijken wanneer zij beslissingen nemen.

Wanneer u uw kasstroomoverzichten bekijkt, zult u misschien enkele plaatsen ontdekken waar er onnodig geld uit uw onderneming wegstroomt en ontdekt u mogelijk enkele uitgaven die een hap uit uw budget halen. Bekijk uw uitgaven en misschien vindt u er enkele die eigenlijk niet nodig zijn, kunt u er sommige vervangen door een goedkoper alternatief en zijn er zelfs die volledig kunnen worden vermeden.

Nadat u uw positie hebt herbekeken, overweeg dan om uw financiële buffer te versterken. De meeste ondernemingen zetten een reserve opzij om de operationele kosten voor de komende drie tot zes maanden te dekken. Om mogelijke cashflowproblemen te voorkomen en grote uitdagingen zoals een ongeziene en de historische inflatie aan te kunnen, moet uw onderneming misschien overwegen iets meer opzij te zetten. Een pasklare oplossing is er niet, daarvoor hangen de budgetten te veel af van de individuele situatie van elke onderneming, maar wij stellen voor om genoeg opzij te zetten om de operationele kosten voor negen maanden te dekken om zo crisistijden veilig door te komen.

3. Herzie de strategie voor uw toeleveringsketen

Economische dalingen, inflatie en toenemende transport- en grondstofkosten zijn doorgaans goede gelegenheden om de cashflowaspecten van uw toeleveringsketen eens onder de loep te nemen. Verstoringen van de internationale toeleveringsketens kunnen ook voordelen opleveren wanneer u op zoek gaat naar lokale leveranciers en het transport en de communicatie op die manier vlotter gaan verlopen.

Van leverancier veranderen is één ding, maar dat maakt enkel wat uit als u ook over uw leveringsvoorwaarden onderhandelt. Begin met uw belangrijkste leveranciers, want die hebben de grootste invloed op uw cashflow. Focus daarbij op:

• langere betalingstermijnen, zodat u uw cash langer bij u kunt houden en het werkkapitaal kunt verbeteren.
• minimumafname en volumekortingen om op lange termijn geld te besparen.
• annuleringsclausules en boetes die u onnodig geld kunnen kosten.

Bekijk uw leverancierscontracten geregeld met een kritisch oog en vergeet ook niet regelmatig onderzoek te doen naar de concurrentie. Zo kunt u de prijzen en voorwaarden van de leveranciers op de markt vergelijken, nagaan wie er kortingen aanbieden en de voordeligste partners voor uw onderneming selecteren.

4. Maak gebruik van technologie

Technologie en het gebruik van veilige, betrouwbare en geoptimaliseerde digitale tools en platformen worden cruciaal om aan die moeilijke tijden het hoofd te bieden en het kasbeheer te verbeteren. Omdat bij ouderwetse spreadsheets sneller menselijke fouten kunnen worden gemaakt, gegevens vaak onnauwkeuriger zijn en er dikwijls ook meerdere versies circuleren, is het beter om helemaal digitaal te gaan en de processen te moderniseren met behulp van technologie. Er bestaan tools die rapporten kunnen genereren, financiële maatstaven kunnen berekenen en in real time inzicht kunnen verschaffen, zodat u nauwkeurige prognoses kunt maken. Op die manier kunt u de toekomst nauwkeuriger voorspellen en taken efficiënter aanpakken.

Factureringssoftware en tools om betalingen op te volgen kunnen bijvoorbeeld helpen om de cashflow te optimaliseren. Facturen eerder versturen betekent immers dat u de betalingen eerder ontvangt, en weten waar het geld zich bevindt, maakt de beslissingname transparanter. Met sommige tools kunt u ook automatische betalingsherinneringen plannen.

Overweeg ook om uw eigen betalingen te automatiseren en zo boetes wegens betalingsachterstand te voorkomen, en implementeer waar mogelijk intelligente systemen om de toeleveringsketen te beheren.

Door geavanceerde technologie, big data, realtime-informatie en geconnecteerde systemen samen te brengen, kunt u de beslissingname op een objectieve manier optimaliseren.

5. Breid internationaal uit

Alles op één kaart zetten, is nooit veilig, niet in slechte tijden, maar evenmin in goede tijden. Op één enkel land of verkoopkanaal focussen, kan in tijden van crisis dus bijzonder beperkend en gevaarlijk zijn. Daarom kan het goed zijn om andere opties te verkennen en nieuwe markten aan te boren. Uw horizon verbreden, is de natuurlijke manier waarop ambitieuze bedrijven aan hun groei werken en een goede keuze om uw onderneming op lange termijn duurzaam te maken. De internationale toer opgaan, kan een grote stap lijken, maar als u een duidelijk stappenplan volgt en haalbare doelstellingen vooropstelt, hoeft dat niet onoverkomelijk te zijn. Bekijk onze tips over dit onderwerp om inspiratie op te doen en zelf aan de slag te gaan.

6. Onderzoek hedgingopties

In economisch onrustige tijden kunnen munten sterk schommelen. Als u een internationale onderneming hebt, dan ontvangt of doet u misschien betalingen in vreemde valuta's. Die kunnen niet alleen de bank- en overboekingskosten fors doen oplopen, mogelijk zijn ze ook moeilijker te voorspellen, omdat munten nu eenmaal fluctueren als reactie op het volatiele economische klimaat. Overweeg hedgingstrategieën voor uw cashflows om valutaschommelingen op lange termijn te beperken en beter te kunnen anticiperen op uw cashflow. Door uw blootstelling aan het valutarisico te beperken, beperkt u ook de onzekerheid en de verliezen.

In een volatiele markt kunt u het aloude adagium business as usual wel vergeten: u moet snelle, maar weloverwogen beslissingen kunnen nemen. Moeilijke periodes zullen er altijd zijn, maar de beste ondernemingen zijn die die zich snel kunnen aanpassen en uitdagingen aangrijpen als een kans om te groeien. Met het juiste cashflowbeheer en voldoende vooruitziendheid en flexibiliteit kan de financiële gezondheid van uw onderneming elke economische daling doorstaan!

_________________________

Over iBanFirst

iBanFirst is een internationale betalingsinstelling die een online platform aanbiedt voor transacties in vreemde valuta. Als alternatief voor de traditionele bank biedt iBanFirst een unieke betalingservaring en een pakket aan financiële diensten.

Dankzij iBanFirst kunnen financiële departementen betalingen uitvoeren in elke valuta, valutarisico’s afdekken en hun internationale groei financieren.