Internationale expansie: de checklist van de MKB CFO

De meeste moderne midden- en kleinbedrijven (MKB's) zijn per definitie internationale spelers. Of u nu producten inkoopt in Azië en ze verkoopt in de Europese Unie (EU) of produceert in de EU en goederen verscheept naar Noord-Amerika, het beheren van internationale expansie is een essentieel onderdeel van de taak van een CFO van een MKB-bedrijf.

De vraag is: hoe beheer je met succes de risico's van internationale expansie? Om deze uitdaging aan te gaan, moet u drie cruciale vragen beantwoorden:

• Hoe gaat u betalingen aanpakken?
• Hoe gaat u geld verdienen?
• Hoe blijft u compliant?

Laten we elke vraag afzonderlijk bekijken, te beginnen met betalingen.

Vraag 1: Hoe gaat u betalingen aanpakken? 

Zorgen voor een soepele cashflow is een van uw belangrijkste taken als CFO. Het goede nieuws is dat u betalingsgerelateerde uitdagingen in drie groepen kunt indelen en ze op basis daarvan kunt aanpakken.

De belangrijkste uitdagingen op het gebied van betalingen zijn:

• Werknemers betalen
• Leveranciers betalen
• Beloningsstructuren ontwerpen

Laten we ze een voor een bekijken.

Werknemers betalen

Ondanks de opkomst van werken op afstand en de technologie die dit mogelijk maakt, is het misschien toch de meest logische keuze om werknemers lokaal aan te nemen. Hoewel lokale werknemers de bedrijfsvoering ten goede komen, kunnen ze ook uitdagingen met zich meebrengen op het gebied van uitbetaling.

Specifiek:

• Werknemers moeten zonder mankeren op tijd worden betaald
• De juiste bedragen moeten worden betaald in lokale valuta
• Wissel- en overdrachtskosten moeten worden geminimaliseerd

Aleksandar Stojanovic, oprichter van Fiscallion, heeft ervaring met dergelijke zaken. "Het is van cruciaal belang om robuuste payroll-systemen te integreren die zijn afgestemd op de lokale regelgeving en valuta", zegt hij.

"Ik zou samenwerken met lokale banken en betalingsverwerkers om transacties te vereenvoudigen. Het gebruik van cloud-gebaseerde salarissoftware die meerdere valuta ondersteunt en zich houdt aan de lokale belastingwetten is essentieel."

Samenwerken met lokale banken kan voor sommige bedrijven lastig zijn. In dergelijke gevallen kunnen aanbieders van internationale betalingen een handigere en efficiëntere optie bieden.

Klanten van iBanFirst kunnen bijvoorbeeld direct online multi-valutarekeningen openen en omzeilen zo trage goedkeuringsprocessen en buitensporig papierwerk die gepaard gaan met het openen van traditionele bankrekeningen.

Stojanovic raadt ook aan om een buffer aan te houden in operationele budgetten om valutaschommelingen op te vangen. "Dit zorgt voor een ononderbroken salarisverwerking," zegt hij.

Leveranciers betalen

Uw leveranciers op tijd en correct betalen is essentieel voor het onderhouden van een goede relatie. Het probleem is dat de traditionele banktrajecten belemmerend werken.

"We hebben altijd een betalingsbevestiging nodig voordat de leverancier de goederen vrijgeeft. En met onze bankpartners was er altijd een vertraging van een week," zegt Jean-Nicolas Payart, oprichter van Hircus. "Dit was erg beperkend, vooral omdat ik de betalingen niet kon volgen omdat ze via verschillende intermediaire banken liepen. Het maakte het voor ons onmogelijk om hierover transparant te zijn tegenover onze leveranciers", voegt hij eraan toe.

Hoewel het gebruik van een ervaren betalingsprovider zoals iBanFirst het leven van Jean-Nicolas gemakkelijker maakte, zou uw eerste stap moeten zijn om de lokale betalingsgewoonten te begrijpen.

Stel vragen als:

• Wat voor bevestiging hebben uw leveranciers nodig voordat ze goederen vrijgeven?
• Wat zijn de levertijden?
• Welke betaalkanalen kunnen ze accepteren?
• Kunt u die kanalen voorzien?

Een ander aspect waar u aandacht aan moet besteden is uw aanpak voor het beheer van valutarisico's. Zo kunt u leveranciers exacte betalingen in lokale valuta garanderen en verliezen door valutaschommelingen in uw boekhouding voorkomen. Houd uw FX-risicobeheerstrategie eenvoudig, met een mix van forward- en spotcontracten. Herbekijk en herzie het gedurende de komende zes maanden.

Nogmaals, werk samen met een betrouwbare specialist op het gebied van valutarisicobeheer om uit te zoeken hoe u risico's kunt beperken. Kijk naar hun ervaring en de spreads die ze bieden en houd daarbij rekening met kosteneffectiviteit.

Beloningsstructuren ontwerpen

Salarisadministratie is uw grootste kostenpost. Bovendien bemoeilijkt een internationale locatie de compensatiekosten. Een van de eerste vragen die u moet beantwoorden is: moet ik mij lokaal vestigen, via een Employer of Record (EOR), of moet ik contractanten inhuren?

Vergeet niet om rekening te houden met lokale compensatienuances. CJ Gustafson merkt bijvoorbeeld op dat de Scandinavische salarissen lager zijn dan in de rest van de wereld. Maar door de overheid opgelegde uitkeringen kunnen de compensatiekosten met 20% verhogen in Noorwegen en met 40% in Zweden.

Dit betekent dat het nauwkeurig modelleren van arbeidskosten van essentieel belang is. Stojanovic noemt de Cost of Living Reports van Mercer en Payscale als waardevolle benchmarkbronnen.

Maar hoe moeten CFO's het risico van kostenfluctuaties beperken?

"Ik gebruik een tweeledige strategie," zegt hij. "Ten eerste, implementeer een flexibele loonstructuur met componenten die gekoppeld zijn aan prestaties en bedrijfssuccessen, zoals bonussen of aandelenopties."

"Ten tweede, zorg voor fondsen voor onvoorziene uitgaven die rekening houden met een stijging van 10-15% in arbeidskosten." Dit zorgt voor financiële flexibiliteit. Controleer deze kosten regelmatig, zodat u zeker weet dat ze altijd geldig zijn.

Vraag 2: Hoe gaat u geld verdienen?

Deze vraag kan vreemd lijken omdat u een gevestigd product heeft en de vraag ernaar in uw nieuwe markt heeft opgemerkt. Internationale inkomsten genereren kan echter ingewikkeld zijn.

Weet u bijvoorbeeld hoe uw kasstroompatroon eruit zal zien na de uitbreiding? Er zijn drie factoren die u moet onderzoeken om risico's met betrekking tot inkomsten te beperken. We zetten ze even op een rij:

• Seizoentrends
• Gemak van zakendoen
• Lokale cultuur

Seizoentrends

Unieke seizoentrends kunnen uw cashflow in gevaar brengen als u niet voorzichtig te werk gaat. Als u bijvoorbeeld goederen verkoopt in Canada, is het belangrijk om te weten dat dat land een andere Thanksgiving-verkoopstimulans heeft dan de VS.

Dergelijke trends kunnen leiden tot een situatie waarin u te maken krijgt met een hoog volume aan internationale betalingen in een korte periode, wat een aanzienlijk risico met zich meebrengt. Een goede strategie voor het beheer van valutarisico's, die vooruitloopt op deze perioden, kan u helpen om uw blootstelling te beperken.

Stojanovic pleit voor het gebruik van een sterke risicomanagementstrategie. "Het gebruik van financiële instrumenten zoals forwardcontracten om wisselkoersen vast te zetten voor toekomstige transacties [is van cruciaal belang]," zegt hij.

"Daarnaast helpt het diversifiëren van valutaposities en het regelmatig toetsen van de valutaportefeuille aan markttrends om risico's te beperken."

Seizoentrends kunnen al snel uw plannen in de war sturen. Gebruik voorspellende analyses en economische prognosetools om te anticiperen en vooruit te plannen. De hulp van een toegewijde manager bij een extern valutabeheerplatform is hierbij van onschatbare waarde.

Het belangrijkste is dat ze u ook kunnen helpen bij het overmaken van geld van het buitenland naar uw eigen land, waarbij de intercompanystromen kosteneffectief worden beheerd.

Gemak van zakendoen

Belemmert of helpt de lokale overheid uw bedrijfsactiviteiten? Als u bijvoorbeeld wilt uitbreiden naar Brazilië, dan moet u weten dat activiteiten daar impliciete kosten met zich meebrengen (de zogenaamde "Custo Brasil").

Bovendien heft de overheid importbelasting op uitbetalingen in lokale valuta, waardoor de kosten voor uw leveranciers stijgen. Erger nog, deze belastingen worden geheven op lokaal en federaal niveau, waardoor de kosten van goederen soms verdubbelen.

U kunt een paar stappen ondernemen om erachter te komen hoe de lokale overheid werkelijk tegenover bedrijven staat:

• Onderzoek lokale betalingsnetwerken en -processen
• Spreek met ervaren dienstverleners met lokale ervaring
• Bekijk de complexiteit van lokale belastingen - complexe belastingen impliceren meestal complexe betalingen
• Bekijk de steun voor vakbonden en de tolerantie voor werkonderbrekingen

Lokale cultuur

Veel buitenlandse bedrijven hebben de lokale bevolking onbewust afgewend van hun producten. Zelfs een groot bedrijf als BMW is hier in de Verenigde Arabische Emiraten tegenaan gelopen.

Onderzoek of de lokale bevolking bereid is om de goederen die u verkoopt te kopen van buitenlandse bedrijven. Vaak ontstaan er schijnbaar van de ene dag op de andere "koop lokaal"-bewegingen, die uw inkomsten in gevaar kunnen brengen.

Om dit aan te pakken moeten CFO's samenwerken met marketing en verkoop om verkoopprognoses, prijsmodellen en supply chain-strategieën af te stemmen op lokale markttrends.

Vraag 3: Hoe blijft u compliant?

Lokale overheden zijn niet blij met buitenlandse bedrijven die de regels aan hun laars lappen. Er zijn drie procedures die u moet beheersen om ervoor te zorgen dat u aan de goede kant van de wet blijft:

• Verplichte aangiften
• IT-infrastructuur
• Backoffice resources

Laten we ze allemaal eens in detail bekijken.

Verplichte aangiften

Dit is een belangrijke: hoe gaat u belastingen betalen en hoe ingewikkeld is uw rapportage?

De EU is een van de meest complexe rechtsgebieden vanuit fiscaal oogpunt en heeft een groot aantal regels rondom privacy van consumentengegevens.

Simpel gezegd: als u hier uitbreidt, moet u uitzoeken welke gegevens u nodig heeft en hoe u deze bij de overheid krijgt.

Het Verenigd Koninkrijk (VK) is niet anders. Bedrijven moeten hun Pay-as-you-earn (PAYE) administratie elke maand elektronisch indienen, anders riskeren ze boetes.

Het is essentieel om op de hoogte te blijven van de belastingregels. Werk samen met een lokale belastingdeskundige om dit proces te vereenvoudigen en ervoor te zorgen dat u aan de juiste kant van de wet staat.

IT-infrastructuur

De kwaliteit van uw IT-infrastructuur bepaalt hoe compliant u blijft. Stojanovic raadt aan om uw bestaande systemen door te lichten om uit te zoeken waar er hiaten zijn.

"Evalueer factoren zoals compliance met gegevenssoevereiniteit, zorg ervoor dat de infrastructuur in lijn is met lokale wetten voor gegevensbescherming zoals GDPR in Europa," zegt hij. "Herbeoordeel cyberbeveiligingsmaatregelen om eventuele regiospecifieke cyberbedreigingen tegen te gaan."

Deze taken lijken misschien meer geschikt voor uw hoofd Technologie, en dat zijn ze ook. De moderne CFO is echter een strategische partner. U moet dus met hen samenwerken om de kosten van deze processen te begrijpen.

Stojanovic geeft een voorbeeld. "Kunnen uw clouddiensten naadloos integreren met lokale ISP's?" zegt hij. "Zijn er extra VPN's nodig voor veilige communicatie?"

Deze kosten lopen snel op. Als u ze van tevoren kent, bespaart u tijd en geld.

Backoffice resources

Het in kaart brengen van de behoefte aan resources is van cruciaal belang bij internationale expansie. Gaat u loonwerkers of werknemers inhuren? Wat zijn de kosten en de gevolgen voor de regelgeving?

Werk samen met de afdelingshoofden van uw bedrijf om hun behoeften in kaart te brengen en de kosten te berekenen. Stojanovic waarschuwt: zelfs als u dit allemaal heeft gedaan, kunt u alsnog constateren dat de werkelijke bedragen hoger zijn dan de gebudgetteerde bedragen.

"Voer een grondige variantieanalyse uit om de hoofdoorzaken te identificeren, of het nu gaat om onvoorspelbare operationele kosten, wisselkoersschommelingen of hoger dan verwachte arbeidskosten," adviseert hij.

Hij geeft ook aan dat het heronderhandelen van leverancierscontracten of het tijdelijk terugschroeven van niet-essentiële uitgaven tactieken zijn om de werkelijke uitgaven in lijn te brengen met uw prognoses.

Ga internationaal met iBanFirst

Internationale expansie kan lastig zijn, vooral als er internationale betalingen bij komen kijken.

Bij iBanFirst helpen we MKB's over de grenzen heen te groeien. Ontvang, converteer en verstuur naadloos geld in meer dan 140 landen. Geniet van snelle, transparante en voordelige internationale overboekingen en behoed uw bedrijf tegelijkertijd voor schommelingen op de valutamarkt.

Vraag een iBanFirst-account aan en ontdek hoe we u kunnen helpen.