Intercompany boekhouden is een ingewikkeld onderwerp voor alle bedrijven die ermee te maken hebben. Maar wat is het nu precies? Wat zijn de verschillende stappen en normen die nageleefd moeten worden? Hoe kan het proces geoptimaliseerd worden?
Onder groepsinterne of intercompany boekhouding worden alle financiële of commerciële transacties die uitgevoerd en geregistreerd worden tussen de verschillende entiteiten van een groep en het schrappen van die gegevens bij de afsluiting van het boekjaar verstaan.
Intercompany boekhouding heeft betrekking op alle ondernemingen met externe entiteiten of dochterondernemingen, met name in het buitenland. Ondernemingen van een bepaalde omvang hebben de verplichting om geconsolideerde rekeningen van hun 'intercompany flows' op te stellen. Dit houdt in dat wederzijdse (of interco’s) en niet-wederzijdse verrichtingen worden bekeken.
In dit artikel bestuderen wij de verschillende fasen van de groepsinterne boekhouding, te beginnen bij de boekhoudkundige consolidatie, de soorten transacties die ermee gemoeid gaan en de afwijkingen die zich voordoen bij de afstemming van de rekeningen.
Wat is consolidatie?
Binnen een groep wisselen de verschillende vennootschappen waaruit de groep bestaat, goederen en diensten uit. Deze stromen worden doorgaans intragroepstransacties genoemd. In het kader van de intercompany boekhouding vormt de boekhoudkundige consolidatie het mechanisme waarmee een groep de transacties tussen de verschillende entiteiten neutraliseert. Het doel is om de verschillende rekeningen van de moedermaatschappij en haar dochterondernemingen samen te voegen om een juiste balans en resultatenrekening voor te leggen, die de financiële gezondheid van de groep in zijn geheel weerspiegelen.
Hoe groter de groep, hoe complexer de consolidatie van de rekeningen. Er kunnen namelijk afwijkingen ontstaan bij het reconciliatieproces of bij de afstemming van de rekeningen.
Aan de basis van deze boekhoudkundige afwijkingen staan:
- De steeds snellere afsluitingstermijnen, die per dochteronderneming kunnen verschillen;
- De identificatie van de verrichtingen die niet wederzijds zijn tussen de moedermaatschappij en haar dochterondernemingen, wat zeer tijdrovend kan zijn;
- De buitenlandse filialen die hun transacties vastleggen in hun lokale munt, wat de afstemming bemoeilijkt.
Met het oog op deze obstakels moeten de financieel directeurs, treasurers en andere accountants oplossingen aandragen om de consolidatie vlotter te laten verlopen. Dit vereist onder andere de standaardisering van de boekhoudkundige procedures van de verschillende entiteiten en de digitale transformatie van de financiële en boekhoudkundige functies van de groep.
Maar welke stromen en verrichtingen zijn hierbij betrokken? Wat is de juiste methode om ervoor te zorgen dat de consolidatie van de rekeningen vlot en efficiënt verloopt?
Welke transacties vallen onder de boekhoudkundige consolidatie?
De intragroeptransacties nemen twee vormen aan:
- Wederzijdse verrichtingen (of interco's)
Er is een overeenkomstige som op de rekeningen van een andere entiteit van de groep. - Niet-wederzijdse verrichtingen
Er is geen equivalente som te vinden in de rekeningen van een andere entiteit van de groep, maar het schrappen van de verrichting blijft van toepassing.
Dit zijn de intragroepstransacties die het meest voorkomen:
| WEDERZIJDS | NIET-WEDERZIJDS |
| Aankoop en verkoop van goederen of diensten. | Dividenduitkering. |
| Wederzijdse financieringen. | Overdracht van vaste activa. |
| Octrooivergoedingen. | Inbreng van vaste activa. |
Het schrappen van wederzijdse verrichtingen (of interco’s) is a priori eenvoudig. Het bedrag dat als vordering aangemerkt is in de rekeningen van een entiteit van de groep, wordt namelijk verwerkt als schuld in de rekeningen van een andere entiteit. Na het schrappen, ontstaat er geen wijziging in de geconsolideerde resultatenrekening.
Het schrappen van niet-wederzijdse transacties is anders, omdat een gelijkwaardig bedrag niet in de rekeningen van een andere entiteit van de groep te vinden is. Na het schrappen, ontstaat er dus een wijziging in de geconsolideerde resultatenrekening.
Maar hoe kunnen de verrichtingen in kwestie opgespoord worden? Hoe gaat een consolidatieproces van start? Welke methoden kunnen worden toegepast om zeker te zijn van betrouwbare rekeningen?
Wat zijn de verschillende stappen van de consolidatie?
De boekhoudkundige consolidatie begint met de definitie van een consolidatiekring, d.w.z. de entiteiten van een groep die geselecteerd zijn voor het opstellen van de geconsolideerde jaarrekening. De omvang ervan wordt bepaald door de controle die de moedermaatschappij uitoefent op haar dochterondernemingen. Zodra de kring is vastgesteld, moet een inventaris opgemaakt worden van de te schrappen wederzijdse verrichtingen. Vervolgens moeten de rekeningen gereconcilieerd worden om de conformiteit van de stromen te controleren.
1. De consolidatiekring bepalen
De integratie van externe entiteiten in de consolidatiekring hangt af van de controle die de moedermaatschappij uitoefent op de externe entiteit. Als zij meer dan 50% van de stemrechten in de betrokken onderneming bezit, is de integratie van deze entiteit in de kring verplicht. De reden hiervan? Deze stemrechten geven de moedermaatschappij de verantwoordelijkheid om het financiële en operationele beleid van de onderneming te voeren.
2. De inventaris opmaken van de intragroeptransacties
In de tweede fase van de boekhoudkundige consolidatie bestaat de inventaris uit het verzamelen van de wederzijdse en niet-wederzijdse gegevens binnen de groep om ze te neutraliseren. De verrichtingen in kwestie en de rekeningen die geschrapt moeten worden bij de afsluiting van het boekjaar, moeten worden vastgesteld. Het is ook van essentieel belang om de materialiteitsdrempel vast te stellen, waaronder eventuele fouten in de boekhoudkundige reporting de betrouwbaarheid van de opgestelde financiële jaarrekeningen niet in gevaar brengen.
De materialiteitsdrempel wordt bepaald door professionele normen en een aantal goede praktijken. Afhankelijk van de industrie kunnen ze variëren, maar de drempelwaarden die over het algemeen als significant worden beschouwd bedragen:
- Tussen 1% en 3% van de omzet.
- Tussen 1% en 5% van het eigen vermogen.
- Tussen 5% en 10% van het netto bedrijfsresultaat.
3. Het reconciliëren van de rekeningen
De boekhoudkundige consolidatie houdt ook in dat er een consolidatiebundel - of in het Engel een reporting package - moet worden opgegeven. In deze bundel worden de verschillende transacties van de groep vermeld, waardoor een vergelijkende analyse gedaan kan worden en een afstemming (of reconciliatie) van de rekeningen mogelijk is. Het reconciliëren van rekeningen bestaat uit het vergelijken van twee wederzijdse rekeningen of het onderzoeken van niet-wederzijdse stromen, om de conformiteit van de gesignaleerde bedragen vast te stellen.
De afstemming van rekeningen binnen een groep kan ingewikkeld en tijdrovend zijn. De personen die verantwoordelijk zijn voor de boekhouding van elke betrokken entiteit moeten met elkaar samenwerken, volgens een procedure op groepsniveau. Tijdens de reconciliatiefase is het belangrijk om:
- Nauwkeurige methodes op te stellen voor het uitwisselen van gegevens.
- Een strikte planning te maken voor de uitwisseling van gegevens.
- Duidelijke processen vast te stellen voor eventuele afwijkingen op te sporen en op te lossen.
De centralisatie van processen is eenvoudiger in kleine groepen. Wanneer er veel intragroepstransacties zijn, wordt de centralisatie van de processen complexer. In dat geval moet binnen elke dochteronderneming een specifiek beleid gevoerd worden.
Zonder strikt overleg kunnen er echter boekhoudkundige afwijkingen ontstaan. Hoe worden deze opgelost? Welke middelen kunnen worden gebruikt om ze te vermijden en om de boekhouding vlotter te laten verlopen?
Waarom boekhoudkundige afwijkingen ontstaan en wat er aan gedaan kan worden
Om afwijkingen te voorkomen, moet het reconciliatieproces worden geoptimaliseerd, moeten oplossingen voor wisselkoersdekking worden ingevoerd en moet er op groepsniveau een beheer worden gevoerd dat uniformer is.
De meest voorkomende afwijkingen in de boekhouding binnen een groep zijn soms toe te schrijven aan de volgende factoren:
- verschillen in de registratiedata van boekhoudkundige gegevens binnen verschillende betrokken entiteiten,
- verschillende afsluitingstermijnen en
- de aanwezigheid van vreemde valuta bij intragroepstransacties, waarvan de wisselkoers veranderde tussen de datum van de transactie en de datum van de reconciliatie.
Om afwijkingen de rug toe te keren, kan een groep onder meer kiezen voor:
- een piramidaal beheer waarbij alle dochtermaatschappijen een strikte planning van het reconciliatieproces van de rekeningen in acht moeten nemen.
- Intragroeps-afstemmingsmodules in aanvulling op de gebruikte consolidatiesoftware. Met de software kan de groep het reconciliatieproces automatiseren via een databank die gemeenschappelijk is voor alle dochterondernemingen.
- platformen of diensten die het mogelijk maken één enkele wisselkoers per valuta vast te leggen. Dit is nuttig in geval van intragroepstransacties in vreemde valuta.
Consolidatiesoftware wordt tegenwoordig alom gebruikt, maar aanvullende afstemmingsmodules die de reconciliatie automatiseren en centraliseren, zijn minder gangbaar. Hetzelfde geldt voor het gebruik van oplossingen voor wisselkoersdekking, zoals termijncontracten, die het mogelijk maken om een wisselkoers gedurende een bepaalde periode vast te leggen en zo de reconciliatie van rekeningen in vreemde valuta’s te vergemakkelijken.
Groepsinterne boekhouding is een complex. Daarom zijn de optimalisatie van processen en de digitale transformatie essentieel om te voldoen aan de wettelijke vereisten van bedrijven en om de operationele efficiëntie ervan te verbeteren.
Boekhoudkundige consolidatie is een van de belangrijkste uitdagingen voor groepsinterne boekhouding. Het is een verplichte stap voor groepen van een bepaalde omvang en moet worden geoptimaliseerd om een juist beeld te geven van de financiële situatie van een groep.
De consolidatie gebeurt in verschillende fasen: het bepalen van de consolidatiekring, het opstellen van een boekhoudkundige inventaris en het reconciliëren van de rekeningen. Zoals bij elke afsluiting van het boekjaar kunnen er afwijkingen optreden, maar er zijn digitale oplossingen om ze gemakkelijker te verwerken.
Ten slotte hangt de keuze van de boekhoudkundige processen van een groep af van de geografische ligging ervan en van het aantal betrokken entiteiten. Voor groepen met dochterondernemingen, waarvan de rekenvaluta verschilt van de consolidatievaluta, bestaan er producten voor wisselkoersdekking die de verwerking van intragroepstransacties vereenvoudigen en het beheer van de kasstroom in meerdere valuta’s optimaliseren.
