A digitalizáció ösztönzése. A rugalmasság kiépítése. Hangsúlyáthelyezés a számok elemzéséről és a könyvelésről a stratégiai üzleti döntéshozatalra.
Pénzügyi vezetőként már valószínűleg észrevette, hogy mennyi változó tényezővel állítja szembe Önt a piaci vállalkozása.Ezzel együtt bizonyára azt is látja, hogy a pénzügyi részleg felépítése már nem felel meg ezeknek a céloknak.
A pénzügyi osztály felépítésének megtervezése ilyen változások közepette ijesztő feladatnak tűnhet, de ha Ön megérti a meghatározó trendeket és kihasználja a technológia adta lehetőségeket, a pénzügyi osztályát az üzleti tevékenység motorjává alakíthatja.
Vessünk egy pillantást arra, hogy a a pénzügyi vezetők hogyan strukturálhatják optimálisan a pénzügyi osztályukat.
A pénzügyi osztályok felépítését befolyásoló főbb trendek
Ahhoz, hogy a pénzügyek jövőjét bebiztosítsuk, meg kell ismerni a területet befolyásoló trendeket, és úgy kell megszervezni a cég pénzügyes részlegét, hogy a lehető legtöbbet hozhassák ki belőlük.
Íme a pénzügyeket érintő hat legmeghatározóbb trend.
1. A pénzügyi ág visszaszorul
A mesterséges intelligencia és az automatizálás átformálja a pénzügyeket, ami arra enged következtetni, hogy ez a funkció hamarosan elavul. A Deloitte munkatársai, Susan Hogan és Anton Sher azonban ezt nem így látják.
A Deloitte Finance 2025 jelentésében azt írják: „Egyesek azt találgatják, hogy a digitális forradalom hatására majd eltűnik a pénzügyi szektor, de mi nem gondoljuk, hogy ez bekövetkezne. Igen, a pénzügyi szektor valószínűleg veszít majd a jelentőségéből, de ez elsősorban az operatív pénzügyek területén foglalkoztatottak számának csökkenését jelenti majd („order-to-cash”, „procure-to-pay”, tranzakciós számvitel stb.).”
Összefoglalva: A pénzügyi vezetőknek meg kell érteniük, hogy bár az automatizálás csökkenti a vállalatok számára szükséges emberi munkaerő számát, ez csak az ismétlődő manuális funkciókat váltja ki, nem pedig a teljes pénzügyi területet.
2. Hozzáadott üzleti értékre van szükség
A technológia csökkenti az operatív pénzügyek területén dolgozó munkavállalók számát, de arra kényszeríti a pénzügyi vezetőket, hogy gondolják újra az üzleti pénzügyek szervezését.
A Deloitte jelentésében Hogan és Sher így fogalmaznak: „Az, hogy a pénzügyi szektor továbbra is irányítani fogja-e a jelenleg ellenőrzése alatt álló erőforrásokat, attól függ, hogy képes-e hozzáadott értéket teremteni. Ehhez minőségi meglátásokra és kivételes ügyfélszolgálatra lesz szükség.”
„(Ennek eredményeként...) Az üzleti pénzügyek (üzleti partnerkapcsolatok, jelentések, tervezés, költségvetés, előrejelzések stb.) és a speciális pénzügyek (adóügyek, kincstári feladatok, befektetői kapcsolatok stb.) terén a támogatás iránti igények továbbra is növekedni fognak.”
Összefoglalva: A pénzügyi vezetőknek üzleti betekintést kell nyújtaniuk a szervezetüknek, nem csupán jelentéseket.
3. Több lesz a valós idejű előrejelzés
A legtöbb pénzügyi folyamat, mint például a hóvégi zárások, visszatekintő jellegű. A Deloitte előrejelzése szerint a technológia fejlődésével a valós idejű előrejelzések iránti igény fog inkább növekedni.
A pénzügyi szervezeteknek továbbra is meg kell felelniük a ciklikus információkra vonatkozó külső követelményeknek, de a külső befektetők is gyakrabban szeretnének a teljesítményre vonatkozó jelentéseket kapni” – véli Hogan és Sher. „Nincs lezárás. Nem havonta vagy negyedévente kell előrejelzést készíteni. Minden valós időben történik.
Összefoglalva: A pénzügyi vezetőknek olyan ad hoc, valós idejű nyomonkövetési eszközökbe kell fektetniük, amelyek pontos betekintést nyújtanak a cég üzleti tevékenységébe.
4. Az automatizálás felváltja a kiszervezést
Hogan és Sher úgy vélik, hogy a pénzügyi vezetőknek teljes mértékben be kellene vezetniük az automatizálást. „Az automatizálás új lehetőségeket kínál a költségek kezelésére, amelyek révén a pénzügyi részlegek újraértékelhetik a szervezeti felépítésüket, a munkavégzés helyét és azokat a folyamatokat, amelyek már nem igényelnek emberi közreműködést” – mondják.
Összefoglalva: A pénzügyi vezetőknek érdemes újragondolniuk a kiszervezési megállapodásokat, és megvizsgálniuk, hogy a technológia milyen költségcsökkentő hatással bír, illetve azt, hogy hogyan növelheti a munkafolyamatok sebességét.
5. Változnak a pénzügyi készségek
Az együttműködés, a történetmesélő képesség és az ügyfélorientáltság ugyanolyan fontosak, mint az analitikai készségek. Hogan és Sher azt tanácsolják, hogy „a cég minden alkalmazottjának képesnek kell lennie arra, hogy hozzájáruljon a pénzügyi terület értékének növeléséhez a kommunikáció, a hatékonyság és a befolyás szempontjából”.
Az Ön pénzügyi részlegének minden új munkatársat a 2025-ös perspektívából kell megvizsgálnia.
Összefoglalva: A pénzügyi vezetőknek minden új munkavállalót számításba kell venniük annak érdekében, hogy mind azon dolgozzanak, hogy a pénzügyi műveletek a lehető legidőtállóbbak legyenek.
A pénzügyi osztály legfontosabb feladatai
Most, hogy megismerte a pénzügyi osztályok szervezését befolyásoló legfontosabb irányzatokat, bemutatjuk azokat a funkciókat, amelyek a legtöbb pénzügyi csapatnál megtalálhatók. Ne feledje, hogy a vállalat mérete és az iparág hatással van arra, hogy az alábbi feladatok mennyire fontosak és relevánsak.
- Procure-to-pay: Ez a feladatkör a beszállítói kapcsolatokat kezeli, a megrendelésektől a szállítói számlákig.
- Order-to-cash: O2C néven is ismert, ez a feladatkör az ügyfélkapcsolatok kezelését végzi – a számlázástól és a követelések kezelésétől a vitás ügyek rendezéséig és a behajtásokig.
- Kincstári feladatok: Ez a feladatkör a forgótőke és a cash flow kezelését végzi. A banki kapcsolatok és a vállalat hitelképességének kezelése is ide tartozik.
- Pénzügyi tervezés és elemzés: Egy viszonylag új pénzügyi feladat, amely az előrejelzésekkel, a költségvetési tervekkel és a hatékonyság nyomon követésével foglalkozik.
- Adózás: Ez biztosítja, hogy vállalata megfeleljen a jogszabályi előírásoknak, és meghatározza a belső jelentéstételi szabványokat.
- Számvitel: Ez a munkakör a számviteli kimutatások elkészítését és a kiadások kezelését végzi.
4 pénzügyi osztály szervezeti felépítése
Most, hogy felvázoltuk a pénzügyi osztály alapvető feladatait, a kérdés továbbra is fennáll: hogyan lehet ezeket a vállalati munkaköröket jól strukturálni?
Íme négy pénzügyi osztály felépítése a vállalat mérete és üzleti jelenléte alapján.
Egy gyorsan növekvő startup pénzügyi részlegének felépítése
Egy gyorsan növekvő startup pénzügyi részlegének felépítése
A gyorsan növekvő startupok rugalmasságra törekszenek. Ennek érdekében a pénzügyi ellenőrök felügyelik az összes kifizetést és a könyvelést. A startupok kiszervezhetik vagy automatizálhatják a könyvelést, hogy csökkentsék a manuális terheket.
A növekedés biztosítása érdekében a startupoknak stratégiai pénzügyi funkcióval kell rendelkezniük, amely felülvizsgálja a készpénzfelhasználás hatékonyságát és modellezi a növekedési pályákat. Ezt a szerepet egy stratégiai pénzügyi eszköznek kell támogatnia.
Az ilyen cégeknek célszerűbb kiszervezniük a bérszámfejtést vagy automatizált humánerőforrás-platformot használniuk.
Egy működő kisvállalkozás pénzügyi részlegének felépítése
Egy működő kisvállalkozás pénzügyi részlegének felépítése
A kisvállalkozásoknak költségtudatosnak kell maradniuk. Ez a szerkezet segít a kisvállalkozásoknak, hogy kis létszámú csapattal működjenek, és a kifizetéseket házon belül kezelhessék, hogy megőrizzék a jó üzleti kapcsolataikat.
A kisvállalkozások is használhatnak automatizált eszközöket, hogy leegyszerűsítsék ezeket a folyamatokat. A bérszámfejtés, az adóügyi megfelelés és a könyvelés automatizálása (vagy kiszervezése) csökkenti a vállalkozás pénzügyi vezetőjének terheit.
Egy közepes méretű vállalkozás pénzügyi osztályának felépítése
Egy közepes méretű vállalkozás pénzügyi osztályának felépítése
A közepes méretű vállalkozások összetettek, és külön pénzügyi és ellenőrzési osztályokra van szükségük. Az pénzügyi ellenőrök az alosztályok és az eszközök segítségével felügyelik a kifizetéseket és a szabályszerűséget. A pénzügyi vezetők felügyelik a stratégiai tervezést, a belső ellenőrzési folyamatokat és a számviteli munkafolyamatokat.
Minden közepes méretű vállalkozás más, ezért ezt a szerkezetet érdemes az Ön igényeihez igazítani. Lehetséges például a számvitel automatizálása vagy kiszervezése is. Az is egy lehetőség, hogy a bérszámfejtést a HR helyett az ellenőrző osztály hatáskörébe szervezi.
Egy nemzetközi középvállalat pénzügyi részlegének felépítése
Egy nemzetközi középvállalat pénzügyi részlegének felépítése
A külföldön működő közepes méretű vállalkozások a fentiekben bemutatott szervezeti felépítést tudják alkalmazni.
Amint az ábra mutatja, az ekkora méretű cégeknek be kell építeniük egy devizakockázat-kezelési funkciót, amelynek az a feladata, hogy minimalizálja a több devizában történő működéssel járó árfolyamkockázatokat.
Míg a nagyobb vállalatoknál előfordul, hogy belső devizaszakértőket alkalmaznak, a kis- és középvállalkozásoknak célszerűbb kiszervezniük ezt a tevékenységet egy külső szakértőre, aki segít nekik pontosan felmérni devizakockázati kitettségüket és hatékony devizakockázat-kezelési stratégiát kidolgozni a vállalkozásuk számára.
5 bevált módszer a pénzügyi osztály felépítéséhez
Íme öt remek módszer, amellyel Ön a lehető legtöbbet hozhatja ki az imént bemutatott szervezeti struktúrákból.
1. Tisztázza az alapokat!
Amikor éppen azon töri a fejét, hogyan állítsa össze pénzügyi csapatát, könnyen előfordulhat, hogy mindent egyszerre akar majd megoldani. De várjon egy pillanatot! Jobb, ha először az alapokkal kezdi.
Ez azt jelenti, hogy ellenőriznie kell az adatforrásai integritását, megbízható számviteli elveket kell bevezetnie, és alaposan meg kell vizsgálnia, hol tapasztalhatóak esetleg nehézségek a csapatán belül.
A növekedés még jobban felnagyíthatja a meglévő problémákat. A kulcs tehát az, hogy a kezdetektől fogva az alapokra koncentráljon.
2. Helyezze előtérbe az eszközöket, ugyanúgy, mint az embereit!
A technológia megszabadíthatja a pénzügyi csapatokat az ismétlődő, erősen strukturált feladatoktól. Az automatizálás és az eszközök használata legalább olyan fontos, mint a foglalkoztatottak száma.
Értékelje például azokat az eszközöket, amelyek automatizálják a készpénz-alkalmazást és a folyókönyvi bejegyzéseket. Ezeknek a feladatoknak az automatizálása különösen fontos a határokon átnyúló tevékenységet folytató vállalkozások számára, mivel időt takarít meg a devizaváltások és a könyvelés előkészítésében.
Christian Martinez, a Kraft Heinz Company pénzügyi elemzési vezetője bemutatja azt a módszert, amellyel a pénzügyi vezetők megszervezhetik a részleg tevékenységét, és egyensúlyt teremthetnek az automatizálás és az emberi munkaerő között a folyamatban.
„Kezdje azzal, hogy készít egy átfogó listát az összes olyan feladatról és felelősségi körről, amely a pénzügyi osztály hatáskörébe tartozik: költségvetés, pénzügyi jelentések, megfelelés, kockázatkezelés és egyéb feladatok” – javasolja Martinez.
„Minden feladat mellé adjon egy oszlopot, amelyben értékelni tudja annak értékét vagy hatását” – folytatja. „Például a pénzügyi jelentések elkészítése egy olyan feladat, amely jogi és stratégiai jelentőségének köszönhetően nagy értéket képvisel. A következő oszlopban aztán az egyes feladatok komplexitását érdemes értékelni.”
„Egyes feladatok egyszerűek lehetnek, minimális szakértelmet igényelnek, míg mások, például az adózási tervezés, rendkívül összetettek. Az érték és az összetettség felmérése után a következő lépésben érdemes azt megvizsgálni, hogy mely feladatok automatizálhatók.”
Martinez továbbá megjegyzi, hogy bár az automatizálás kiválóan alkalmas a „rutinszerű, időigényes feladatokra, elengedhetetlenül fontos biztosítani, hogy az automatizálás ne rontsa a munka minőségét vagy integritását.”
3. Keresse meg a megfelelő készségeket!
A pénzügyeseknek minden eddiginél inkább üzleti történetmesélőként kell működniük. Biztosítsa a csapata jövőjét azzal, hogy az adatok elemzésére és értelmezésére vonatkozó készségeket ugyanolyan fontossággal kezeli, mint a technikai ismereteket. Alkalmazzon olyan embereket, akik hajlandóak együttműködni a különböző részlegekkel, hogy új növekedési területeket fedezzenek fel.
„Elengedhetetlen, hogy a csapat tagjai jártasak legyenek az automatizált folyamatokban” – teszi hozzá Martinez. „Így biztosítható, hogy legyen valaki, aki hibaelhárítást végez és megoldja a problémákat, ha az automatizált rendszerekben valami probléma adódik.”
„Ez biztosítja a folyamatok csapaton belüli folytonosságát és megértését, ami elengedhetetlen a részleg funkcióinak ellenőrzése és felügyelete szempontjából.”
4. Népszerűsítse a pénzügyeket, mint a vásárlói élmény egyik legfontosabb mozgatórugóját!
A pénzügy döntő szerepet játszik az ügyfélkapcsolatok kiépítésében. Az olyan feladatok, mint a kinnlevőségek nyomonkövetése, segíthetnek emlékezetes ügyfélélményt nyújtani. Például az accounts receivable (követelések) csapatok az automatizálás segítségével elkerülhetik a számlázási hibákat, így több időt fordíthatnak a komplex ügyfélproblémák megoldására.
Ennek köszönhetően a részleg az ügyfelek igényeire összpontosíthat és erősítheti az ügyfélkapcsolatokat.
„A pénzügyi vezetőknek olyan kultúrát kell kialakítaniuk a pénzügyi osztályon – és az egész szervezetben –, amely minden döntésnél az ügyfeleket helyezi előtérbe” – mondja Martinez.
“Ez magában foglalhatja a pénzügyi munkatársak az ügyfélközpontú gondolkodásmódra való képzését, vagy az ügyfél-elégedettségi mutatók beépítését a pénzügyi teljesítménymutatókba.”
Szerinte a pénzügyi vezetőknek együtt kell működniük olyan részlegekkel, mint a marketing és az értékesítés, hogy megismerjék az ügyfelek útját, valamint technológiai eszközökre kell támaszkodniuk, hogy a részlegeiket az ügyfelek igényeihez igazítsák.
„A pénzügyi vezetőknek támogatniuk kell az olyan technológiákba és rendszerekbe való befektetéseket, mint a CRM szoftverek vagy az adatelemző eszközök, amelyek értékes betekintést nyújtanak az ügyfelek preferenciáiba és viselkedésébe” – mondja.
5. Végezzen ellenőrzést és skálázzon!
Tekintse át pénzügyi csapata felépítését, a cég növekedésével párhuzamosan. Például, ha vállalata nemzetközi szintre terjeszkedik, akkor minden új helyszínen és régióban felül kell vizsgálnia és elemeznie kell a működést.
„A pénzügyi vezetőknek olyan részleget kell létrehozniuk, amely képes alkalmazkodni a növekvő komplexitáshoz és igényekhez, miközben fenntartja a pénzügyi integritást és támogatja az általános üzleti célokat” – magyarázza Martinez.
„Fel kell mérniük és esetleg át kell alakítaniuk a pénzügyi csapatuk struktúráját” – folytatja. „Ez magában foglalhatja, hogy új, speciális szerepköröket vagy részlegeket (például kincstár, adózás, pénzügyi tervezés és elemzés stb.) hoznak létre a megnövekedett munkaterhelés és összetettség kezelése érdekében.”
A folyamatok hatékonyságának felülvizsgálata szintén kritikus feladat. „Az üzleti növekedéssel párhuzamosan” – mondja Martinez – „a pénzügyi igazgatóknak gondoskodniuk kell arról, hogy pénzügyi rendszereik skálázhatók és könnyen integrálhatók legyenek más üzleti rendszerekkel (például CRM, ERP stb.). A növekvő tranzakciós volumenek és a komplex pénzügyi jelentési követelmények kezeléséhez szükség lehet arra, hogy a cégek egy robusztusabb pénzügyi menedzsment szoftverre váltsanak.”
Kíváncsi arra, mely eszközök segíthetnek egy hatékony pénzügyi csapat felépítésében? Tekintse meg a legjobb fintech technológiai eszközök listáját pénzügyi vezetők számára.
