Entre inflation et perturbations des chaînes d’approvisionnement, l’incertitude économique peut lourdement peser sur les entreprises qui n'y sont pas préparées.
En périodes de crise, une bonne gestion de la trésorerie, qui consiste à suivre les entrées et sorties d’argent d'une entreprise, importe plus que jamais.
Voici quelques mesures à prendre pour gérer ces situations délicates et en contrer les effets néfastes sur la santé financière de votre entreprise.
Examinez vos prévisions de flux de trésorerie
Une bonne préparation est essentielle en périodes de turbulences, et la prévision des flux de trésorerie constitue l'outil de gestion des liquidités de premier plan. Cet aspect peut souvent être négligé bien qu’il semble évident. Les entreprises peuvent s'embourber dans le présent et oublier de prévoir l’avenir.
Les prévisions permettent d’anticiper le futur et de faire des plans pour la suite. Elles doivent identifier des hypothèses sur l’avenir et tenir compte des scénarios les plus optimistes comme les moins favorables. Cette méthodologie, appelée planification de scénarios, vous aidera à contrôler l’incertitude.
Si vous souhaitez disposer de prévisions fiables, vous devez veiller à ce que votre comptable utilise les données les plus récentes. La pratique générale consiste à prévoir des flux de trésorerie jusqu’à 13 semaines à l’avance, mais, en temps de crise, il importe de réaliser de nouvelles prévisions plus régulièrement pour en garantir l’exactitude. En actualisant vos prévisions plus souvent qu’à l’accoutumée, vous pourrez même détecter les plus infimes changements suffisamment tôt pour réagir rapidement.
Si votre entreprise exerce ses activités à l'international, suivez de près votre comptabilité intersociétés. Comme ce type de comptabilité concerne la gestion des liquidités qui circulent entre diverses entités juridiques d'une même entreprise, parfois dans différentes devises, des inexactitudes peuvent apparaître au niveau des données, introduisant alors des erreurs dans les prévisions de flux de trésorerie. La détection précoce des erreurs vous permettra de gagner du temps et d’éviter les mauvaises surprises par la suite.
Réévaluer vos coûts opérationnels
Les périodes difficiles peuvent affecter de nombreux segments d'une entreprise. C’est pourquoi elles constituent une excellente occasion de vous pencher sur vos états de flux de trésorerie et d'examiner vos dépenses afin de détecter à quels niveaux et de quelle manière réduire les coûts au maximum.
Vous devriez dans la mesure du possible inviter toutes les équipes de chaque service à réfléchir à l’optimisation et à la réévaluation des flux de trésorerie lorsqu’elles prennent des décisions.
L'examen de vos états de flux de trésorerie peut faire apparaître l'existence de quelques fuites de trésorerie et le fait que certaines dépenses viennent grever votre budget. En réévaluant vos dépenses, vous pouvez constater que certaines ne sont pas nécessaires ou peuvent être remplacées par des solutions moins coûteuses, et que d’autres peuvent même être complètement évitées.
Après avoir réévalué votre situation, envisagez de renforcer votre réserves de liquidités. Les entreprises ont généralement tendance à mettre de côté un montant équivalent à trois à six mois de coûts opérationnels. Afin d'éviter tout potentiel problème de trésorerie et de relever des défis de taille comme une pandémie sans précédent et une inflation historique, votre entreprise peut avoir à envisager de constituer un matelas de sécurité légèrement plus conséquent.
S'il n’existe pas de réponse universelle et dans la mesure où les budgets dépendent de la situation spécifique de chaque entreprise, nous suggérons de réserver un montant équivalent à neuf mois de coûts opérationnels pour faire face aux crises.
Revoir votre stratégie de chaîne d’approvisionnement
Les replis économiques, les épisodes d'inflation et l’augmentation des coûts des transports et des matières premières sont généralement de bonnes occasions de réévaluer la chaîne d’approvisionnement sous l’angle des flux de trésorerie. Pour faire face aux perturbations des chaînes d’approvisionnement, il peut s’avérer bénéfique de rechercher des fournisseurs locaux pour fluidifier le processus de transport et la communication.
Si le fait de changer de fournisseurs est une chose, la différence ne se fera réellement sentir que si vous négociez aussi les termes du contrat. Commencez par vos principaux fournisseurs, car ce sont eux qui auront le plus fort impact sur vos flux de trésorerie. Les points d’attention suivants sont notamment à prendre en compte :
- Rallonger les délais de paiement pour conserver les liquidités plus longtemps et améliorer le niveau de fonds de roulement.
- Faire attention aux exigences d’achat minimum et négocier des remises selon les volumes pour vous permettre d’économiser de l’argent à long terme.
- Surveiller les clauses d’annulation et toutes autres pénalités susceptibles de vous faire inutilement perdre de l’argent.
Pensez à examiner attentivement les contrats conclus avec vos fournisseurs et à régulièrement étudier les propositions de concurrents. Vous serez en mesure de comparer les prix et conditions qu'offrent les fournisseurs sur le marché, d'identifier ceux qui peuvent accorder des rabais, et de garantir que vous choisissez les partenaires les plus accommodants pour votre entreprise.
Faire appel aux technologies
Les technologies et l’utilisation de plateformes digitales fiables et optimisées pour améliorer l'efficacité et la productivité de vos équipes seront essentielles pour réussir à faire face à ces périodes de difficultés.
Remplir des tableurs Excel « à l’ancienne » peut être source d’erreurs humaines et de données inexactes. Envisagez de moderniser vos processus en recourant aux technologies.
Plusieurs outils permettent d’élaborer des rapports de manière automatisée, de calculer des indicateurs financiers et d'offrir des éclairages en temps réel pour des prévisions précises. Cette démarche vous aidera à affiner et améliorer la précision de vos prévisions.
Les logiciels de facturation et les options de suivi des paiements peuvent par exemple contribuer à l’optimisation des flux de trésorerie. Le fait d’envoyer les factures plus tôt implique au final des règlements plus rapides, et le suivi des paiements offre une meilleure visibilité pour prendre des décisions. Certains outils vous permettent également de planifier des rappels de paiements automatiques.
Envisagez aussi d’automatiser vos propres paiements afin d’éviter d’avoir à régler des pénalités de retard, et d’adopter des systèmes intelligents de gestion des chaînes d’approvisionnement.
En combinant technologies de pointe, big data, automatisation, informations en temps réel et systèmes connectés, ces systèmes peuvent objectivement optimiser la prise de décisions.
Élargir votre empreinte à l’international
Que la période soit faste ou moins favorable, il n’est jamais prudent de mettre tous ses œufs dans le même panier. Le fait de privilégier un seul pays ou canal de ventes peut s’avérer particulièrement limitant et dangereux en temps de crise. Pourquoi donc ne pas envisager d’explorer de nouvelles opportunités en se tournant vers de nouveaux marchés ?
L'internationalisation relève de la suite logique pour toute entreprise en recherche de croissance et constitue une bonne manière de garantir la pérénnité de votre société.
Si cette étape peut intimider, la définition d'une feuille de route claire et d'objectifs atteignables au préalable vous aideront à réaliser vos ambitions. Consultez nos astuces pour savoir par où commencer.
Se couvrir face au risque de change
Les devises peuvent considérablement fluctuer en période de turbulences économiques. Si votre entreprise est tournée vers l’international, il se peut que vous ayez à gérer des paiements en devises étrangères. Au-delà des frais bancaires et de transfert élevés que celles-ci sont susceptibles d'impliquer pour vous, leur comportement peut s’avérer difficile à prévoir, car les devises fluctuent en réponse à la volatilité de l’environnement économique. Envisagez de mettre en place des stratégies de couverture afin de limiter l'impact des variations de change sur vos marges commerciales et de mieux anticiper vos flux de trésorerie. En diminuant votre exposition au risque de change, vous pourrez également atténuer l’incertitude et éviter les mauvaises surprises.
En conclusion
Sur un marché volatil, vous pouvez oublier l’ancien adage selon lequel « il faut faire comme d'habitude » : vous devez pouvoir prendre des décisions rapides et pourtant bien pondérées.
S’il y a toujours des périodes difficiles, les entreprises les plus performantes sont celles qui réussissent à s’adapter rapidement et à considérer les défis comme des opportunités de croissance. Avec une gestion appropriée des flux de trésorerie, en anticipant suffisamment et en faisant preuve d’agilité, la santé financière de votre entreprise peut résister à n’importe quel ralentissement de l’activité économique !
Catégories
