Les technologies sont en train de révolutionner les méthodes de travail au sein même des divers départements d'une entreprise, et les services financiers n'y font pas exception. Il y a bien longtemps que les équipes financières ont cessé d’utiliser uniquement des feuilles de calcul Excel. Il existe aujourd'hui de nombreux nouveaux outils qui répondent chacun à des besoins spécifiques et sont tous conçus pour donner une longueur d’avance aux responsables financiers afin de soutenir la croissance de leur entreprise.
Vous avez pu remarquer que vos systèmes financiers existants peinent à s’adapter aux responsabilités et à la charge de travail grandissantes de votre équipe, ce qui vous ralentit et vous empêche de devenir le partenaire professionnel de choix au sein de votre entreprise. Le moment n’est-il pas venu d’évoluer vers la transformation numérique et de repenser votre boîte à outils Finance ?
Cet article vous explique comment mettre à niveau vos opérations et processus financiers en modernisant les outils technologiques utilisés par la fonction Finance, communément appelée « finance tech stack » en anglais.
Pourquoi mettre à niveau votre stack financière ?
Certains signes indiquent que le système financier de votre entreprise a atteint ses limites. Si vous constatez que votre service financier est confronté à l’un des problèmes suivants, c’est un signe fort que votre équipe tirerait profit d’une mise à niveau de ses solutions technologiques :
- De nombreuses tâches essentielles mais non stratégiques doivent faire l’objet d'un traitement manuel, ce qui empêche votre équipe de se concentrer sur des travaux à plus forte valeur ajoutée ;
- Vos systèmes ne communiquent pas, obligeant votre équipe à s'attarder sur des tâches répétitives et à ré-agréger des données ;
- Vous détectez et corrigez régulièrement des erreurs dans vos modèles financiers et la perspective de nouvelles réunions du conseil d'administration constitue pour vous un gros facteur de stress ;
- Vous n’avez qu’un contrôle et une visibilité en temps réel limités sur vos transactions financières.
Une évolution vers des processus plus automatisés, des outils collaboratifs et intégrés, et des analyses de données de nouvelle génération peut de bien des façons améliorer la santé financière et la productivité tout en contribuant à la rationalisation des processus financiers et à une prise de décisions plus éclairées, pour ne citer que quelques avantages.
Il est néanmoins probable que vous hésitiez encore à faire le grand saut, car vous craignez des difficultés liées à la mise en œuvre ou à une courbe d’apprentissage trop abrupte. Si ces inquiétudes sont légitimes, n'oubliez pas que le statu quo a lui aussi un coût : celui de rater de nombreuses fonctionnalités susceptibles de doper les performances et au final ne pas assurer la réussite future de votre équipe et de votre entreprise. Avec le bon outil, la transition est souvent plus facile que prévu.
Comment procéder ?
Avec tant de possibilités à disposition, la sélection des bons outils financiers pour votre entreprise peut s’avérer chronophage et accablante, voire parfois coûteuse en cas de mauvais choix.
Vous devez aborder cette démarche dans sa globalité et en avançant par étapes afin de tirer le maximum de valeur de la technologie financière que vous allez opter.
Commencez par les fondamentaux
Parce qu'aucune entreprise ne ressemble à une autre, il importe de se rappeler qu’il n’existe pas d’infrastructure technologique « universelle ». Celle de votre entreprise doit être adaptée à vos besoins spécifiques qui varient en fonction de votre secteur, de la maturité de votre organisation et de ses priorités stratégiques.
À titre d’exemple, les entreprises qui souhaitent développer leurs activités à l’international peuvent trouver utiles les solutions facilitant les paiements internationaux et la conversion de devises, tandis que celles qui sont structurées autour de plusieurs filiales ou qui collaborent avec divers fournisseurs internationaux feront face à de complexes problématiques d’ordre fiscal et réglementaire, nécessitant de porter une attention particulière à la consolidation des données en cas d’audits.
Toutefois, les composantes fondamentales les plus courantes d'une stack financière moderne sont les suivantes :
- Comptabilité clients et comptabilité fournisseurs ;
- Comptabilité/Planification des ressources de l’entreprise (ERP) ;
- Paie ;
- Gestion des dépenses et des frais ;
- Planification et analyse financières.
Évaluez vos besoins
Veillez à analyser vos besoins pour commencer.
À quelle vitesse se développe votre équipe ? Quels sont les questions les plus pressantes liées au risque financier pour votre entreprise ? Quels éléments fonctionnent pour l’instant bien au niveau de vos systèmes financier et comptable ? Votre équipe rencontre-t-elle actuellement des difficultés croissantes ? Quelles difficultés peuvent-être rapidement résolues, et lesquelles nécessitent plus de temps ?
Veillez à choisir les mesures correctives qui optimiseront le temps et les efforts que vous consacrez à vos tâches.
En examinant les potentielles technologies, vérifiez la pérennité de votre infrastructure financière en équilibrant les besoins à court et long terme. La stack financière que vous choisissez pour votre entreprise ne devrait pas être simplement orientée vers les gains à court terme mais aussi s'aligner sur les priorités à long terme de votre entreprise.
Quels critères prendre en compte ?
Plusieurs facteurs sont à prendre en compte pour évaluer si les outils que vous envisagez sont adaptés à votre équipe financière.
L'outil est-il facile à utiliser ? Comment s'intègre-t-il aux actuels systèmes de votre entreprise ? Répond-il aux exigences d’audit et juridiques ? Bien qu’il importe de répondre aux questions ci-dessus, pensez à analyser de plus près les points suivants :
1. Prix
Quel est le modèle tarifaire de l'outil ? Vous devriez également estimer le coût global, en tenant compte de l’évolution de vos besoins parallèlement au développement de votre équipe, ainsi que des éventuels coûts de formation, frais de maintenance et modules complémentaires.
Veillez en outre à lire toutes les informations attentivement et posez des questions complémentaires. Vous pouvez découvrir l’existence de frais cachés, de conditions de renouvellement restrictives ou de mises à niveau automatiques payantes.
2. Accès
Une solution en ligne basée sur le cloud sera essentielle pour permettre à votre équipe d’accéder aux données 24 heures/24 et 7 jours/7 de n’importe quel endroit, à domicile ou dans différents bureaux. La prise de décisions éclairées et l’agilité professionnelle exigent aussi des solutions offrant un accès aux données en temps réel.
Vous n’aimeriez par exemple pas que des informations financières sensibles circulent dans le restaurant d’entreprise, n’est-ce pas ? De même, pour initier des paiements, vous souhaitez sans doute disposer d'un système reflétant vos propres politique internes. Des solutions comme celles d'iBanFirst, dotées d’options avancées de configuration des accès utilisateurs et de règles de validation de paiement granulaires, sont ainsi à privilégier.
3. Support client
Existe-t-il une équipe dédiée au support client ? Ses membres sont-ils disponibles pour accompagner votre intégration et répondre à vos éventuelles requêtes ?
Bien que certains outils puissent intialement ressembler à une aubaine, ils peuvent rapidement tourner au cauchemar en l’absence d’interlocuteur dédié - autre qu’un robot automatisé - si vous rencontrez des problèmes.
Envisagez de rechercher des outils à intégrer qui proposent des fonctionnalités de coaching avec un support permanent.
Chez iBanFirst, nous sommes fiers du niveau de service que nous offrons à nos clients, qui leur permet de tirer le meilleur parti de nos technologies et de répondre à la complexité du marché des devises grâce à une équipe de chargés de compte dédiés.
Faites évoluer vos outils technologiques à mesure que vous grandissez
Votre stack financière devrait évoluer en phase avec la croissance de votre entreprise. Qu’il s’agisse d'une start-up, d'une PME ou d'une franchise, de nouveaux défis apparaîtront en lien avec l’augmentation de vos effectifs, votre élargissement à l’international, vos projets d’acquisition ou d'introduction en Bourse.
Voici nos conseils :
- Commencez simplement : au début de la construction de votre boite à outils, concentrez-vous sur l’essentiel et résistez à la tentation de choisir les outils ou fonctionnalités les plus avancés seulement pour le plaisir - de beaux « gadgets » pourraient faire empirer les choses. Il vaut mieux commencer par la base avant d’affiner les besoins. Sans compter que vous ne voulez pas non plus faire un trou dans votre budget en vous lachant sur trop d'outils.
- Refaites le point en cours de route : surveillez de très près votre infrastructure technologique au fur et à mesure que votre entreprise se développe et murit. Il est tout aussi important de comprendre à quel moment appliquer des changements que de sélectionner le bon logiciel en premier lieu. Préparer l’avenir en gardant un œil attentif sur les nouveaux acteurs du marché vous permettra d’être prêt le moment venu.
En conclusion
Les bienfaits liés à l’optimisation de vos solutions technologiques ne sauraient être surestimés : réaffectation d'un temps précieux à des tâches plus importantes, optimisation de l’efficacité et économies de coûts, élimination des lenteurs et incohérences dans les prises de décision, pour n’en citer que quelques-uns. Il est primordial de veiller à ce que votre équipe Finance soit bien parée pour garder une longueur d’avance dans un environnement d'entreprise en évolution constante.
Si vous pouvez vous sentir submergé par le choix d'outils numériques à disposition, le fait de mettre les problématiques les plus significatives en avant, d’adopter une posture axée sur le long terme, et d’ajouter des strates au fur et à mesure de votre évolution constitue la meilleure approche.
Vous aimeriez savoir comment iBanFirst peut vous aider à reprendre le contrôle de vos transactions de change ? Parlons-en !
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