Il fut un temps où la contribution d'un directeur financier à une entreprise se résumait à fournir des chiffres et des données pour aider d’autres responsables à prendre des décisions stratégiques. De nos jours, le poste de directeur financier revêt bien d’autres aspects.
« Aujourd'hui, les directeurs financiers sont pleinement impliqués dans la stratégie de croissance de leur entreprise et assument une responsabilité dans le développement de la performance, » explique Arnaud de la Porte, directeur financier chez iBanFirst.
Les PDG attendent beaucoup de leurs directeurs financiers : rapports financiers, vision et connaissances, flexibilité et fiabilité, gestion des risques ou encore compréhension des enjeux commerciaux et solides compétences en communication, pour ne citer que les qualités les plus couramment requises. Les directeurs financiers doivent assurer des performances financières solides et stables, collaborer avec divers collègues pour contribuer à la fluidité de l’exécution des opérations, dialoguer avec les investisseurs et concevoir la feuille de route de l’entreprise.
Avec un rôle aussi exigeant, les premiers jours d'un nouveau directeur financier peuvent sembler un défi difficile. Les premiers mois occupés dans une nouvelle fonction sont décisifs et les 90 premiers jours d'un nouveau directeur financier constituent à la fois un tourbillon de nouvelles responsabilités et une occasion en or de poser des bases et d'ouvrir la voie de la réussite.
Notre approche étape par étape aidera n’importe quel directeur financier à démarrer ses 90 premiers jours du bon pied !
Étape 1 - Rassembler des informations et évaluer la performance
Que vous accédiez pour la première fois au poste de directeur financier ou que vous ayez déjà occupé ce rôle en évoluant désormais vers un nouveau secteur, la première étape vers la réussite consiste à savoir à quoi s’attendre et à anticiper les défis.
Vos premiers jours ne consistent en aucun cas à mettre des actions en place. Cela viendra plus tard. Commencez d’abord par simplement apprendre le maximum de choses sur la culture de l’entreprise, sa vision, ses objectifs à court et long terme ainsi que ses points forts et ses faiblesses. Ces connaissances vous permettront d'exercer plus efficacement vos responsabilités et de définir les objectifs du service financier.
À ce stade, il vous faudra aussi vous pencher sur les chiffres. En évaluant la situation actuelle et la santé financière de votre entreprise, vous obtiendrez une vision plus claire de la situation globale, de ce qui est attendu de la fonction financière et des principaux axes d'intervention à suivre.
Il vous faudra approfondir deux domaines pour connaître les objectifs visés par votre entreprise, et ses progrès accomplis jusqu’à présent :
- Données historiques : comparez les données passées avec les données actuelles, et les budgets avec les résultats réels. Quelles tendances illustrent les états financiers ? L’entreprise a-t-elle atteint ses objectifs ? Disposez-vous de l’ensemble des registres et des états financiers ? Avez-vous tous les documents justificatifs à disposition ?
- Prévisions : quelles sont les perspectives de croissance attendues ? Comment l’entreprise compte-t-elle atteindre ces prévisions ?
Afin d'obtenir une vision globale de la santé financière et de la gestion d’une entreprise, le Boston Consulting Group conseille également d’étudier de plus près les éléments suivants :
- Pratiques comptables. Vérifiez auprès du cabinet d’audit de votre entreprise qu’il n’existe pas de problème d’ordre réglementaire ou de pratiques comptables devant faire l’objet d'une attention particulière.
- Questions relatives aux audits. Prenez contact avec le comité d’audit de l’entreprise pour examiner les pratiques d’audit de celle-ci, ainsi que ses procédures de contrôle interne et sa manière d’aborder la cybersécurité. Il se peut que certains aspects de ces domaines aient besoin d'être urgemment résolus.
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Flux de trésorerie. Veillez à ce que l'entreprise n'ait pas de problème de liquidité en suspens.
Étape 2 - Créer des liens
En tant que nouveau directeur financier, on ne soulignera jamais assez à quel point il est important de consacrer du temps à créer des liens au sein de l’entreprise.
Cela vous aidera non seulement à piloter vos décisions en obtenant des retours sur ce qui fonctionne bien, sur les domaines d’amélioration et sur ce qui est attendu de la fonction financière, mais votre capacité à rapidement instaurer crédibilité et confiance parmi vos principales parties prenantes influera fortement sur votre efficacité. Vous aurez bientôt besoin de l’appui du reste des cadres, des membres du conseil d’administration et d’autres responsables clés pour donner vie à votre vision.
En tant que directeur financier, n’oubliez pas que vous serez aussi un proche conseiller du PDG. Etablir une solide relation de confiance avec le PDG, une étroite collaboration et une vision partagée doit absolument faire partie de vos objectifs. Si cela ne se produira évidemment pas du jour au lendemain, pas même en 90 jours, la première étape consiste à poser des bases en vous familiarisant avec le mode opératoire et le style de communication de votre PDG et à vous mettre régulièrement au fait de son agenda suffisamment à l’avance pour comprendre quelles devraient être vos priorités.
Étape 3 - Évaluer les processus, les technologies et les systèmes mis en place au sein du département
Il est désormais temps de comprendre quelles ressources sont à votre disposition. Dans le cadre de votre rôle de directeur financier, vous devrez passer du temps à évaluer la structure, les procédures et les systèmes de l’entreprise que vous rejoignez. Examinez comment l’argent est dépensé et cherchez à rationaliser l’ensemble des procédures —du traitement comptable au risque de change — en vue de simplifier voire éliminer les tâches inutiles et d’améliorer l’efficacité.
Après avoir passé du temps à rencontrer chaque membre de votre équipe, prenez un peu de temps pour évaluer l'équipe finance et identifier ses points forts et ses faiblesses. A-t-elle les bons outils pour répondre à vos objectifs ? Si tel n’est pas le cas, y a-t-il un moyen de la remettre à niveau ou aurez-vous besoin d'intégrer de nouvelles ressources ? Ne vous précipitez pas pour recruter de nouveaux collaborateurs avant d’avoir la certitude que leur présence est absolument nécessaire.
À ce stade, un autre point à examiner porte sur le processus et les outils mis en place. Avec l’émergence des nouvelles technologies, les entreprises se tournent vers les solutions numériques et les pratiques agiles pour obtenir un avantage compétitif et avoir un impact positif. Investir dans les bons outils et le bon logiciel financier contribue directement à améliorer l’efficacité du service financier et de l'entreprise dans son ensemble. Que votre entreprise ait besoin d’améliorer sa comptabilité, son processus de paiement ou sa budgétisation, le fait de choisir judicieusement le logiciel financier qui améliorera la performance de votre entreprise constitue l’une des plus grandes décisions stratégiques à prendre au cours des 90 premiers jours.
Étape 4 - Hiérarchiser les actions à entreprendre
Après avoir passé les 30 premiers jours à prendre vos marques, à réunir des informations et à trouver votre place auprès de vos collègues, vous aurez eu le temps d'établir une liste d’actions à entreprendre et de problématiques à résoudre.
Vous vous sentez submergé par votre liste de tâches ? La matrice impact/effort est un outil simple mais utile qui peut vous aider à trier et hiérarchiser vos prochaines étapes à accomplir.
En comparant le coût, la valeur, et l’effort par rapport au temps nécessaire, vous serez en mesure d'identifier 4 catégories :
- Impact élevé - peu d’effort (en haut à gauche) : Il s’agit de vos initiatives à effet rapide. Concentrez-vous d’abord sur cette cible facile pour démontrer au plus tôt l’apport d’une valeur ajoutée.
Lorsqu’elle a pris ses nouvelles fonctions de directrice financière chez Blisce, Anne-Claire Colomb a rapidement remarqué que l’opacité des frais bancaires, la longueur des délais de paiement et même les retards de paiement empêchaient la société d'investissement de fonctionner à pleine capacité. En faisant appel à iBanFirst, elle a pu reprendre le contrôle des paiements internationaux de l’entreprise. Une seule action simple et pourtant efficace à son arrivée lui a permis de cocher plusieurs cases d'un coup : la sécurisation d’un accès instantané à des paiements plus rapides, avec des tarifs compétitifs et des frais transparents, en prouvant sa valeur.
- Impact élevé - beaucoup d’effort (en haut à droite) : ces projets sont cruciaux, prendront probablement du temps et exigeront votre totale attention. Veillez à les inclure à votre feuille de route, à co-élaborer un plan avec votre équipe pour s’y attaquer, et à fixer des jalons raisonnables et des points de contrôle réguliers.
- Faible impact - peu d’effort (en bas à gauche) : ces tâches peuvent être déléguées aux membres de votre équipe.
- Faible impact - beaucoup d’effort (en bas à droite) : toute tâche ou idée relevant de cette catégorie ne vaut pas la peine d’y consacrer un effort et peut être écartée.
Étape 5 - Ouvrir la voie de la réussite
La dernière partie de votre parcours pour évoluer avec succès durant vos 90 premiers jours au poste de directeur financier consiste à transformer votre vision en plan concret.
Vous devez désormais savoir quel type de responsable vous devrez être et comment vous et votre service créerez de la valeur pour l’entreprise. A ce stade, il est temps d’établir un calendrier clair pour vos objectifs, de définir votre structure organisationnelle idéale, des mesures de performance et des outils numériques pour mettre en œuvre la stratégie à long terme que vous souhaitez matérialiser.
Il importe d’articuler votre équipe autour de votre plan d’action dans la mesure où cela lui procurera un sentiment d'unité avec un objectif à atteindre.
Au niveau de l’entreprise, le fait d'offrir aux collaborateurs une vision de la mission globale du service financier renforcera la valeur de la fonction financière et contribuera à promouvoir une plus grande collaboration.
Pour conclure : Ayez l’esprit stratégique et avancez étape par étape
L’accès à un nouveau rôle de directeur financier va de pair avec de nombreux défis et une rude courbe d’apprentissage. En fonction du nombre de nouvelles problématiques à gérer, il peut s’avérer difficile de savoir par où commencer.
Il va sans dire que ce n’est pas en 90 jours que vous rayerez tous les éléments de votre liste de tâches de directeur financier. Des initiatives comme la construction de relations et la conception de processus ne sont jamais complètement terminées. Leur identification au cours des trois premiers mois et le fait de disposer d'un plan d’attaque pour les aborder vous aidera néanmoins à aller jusqu'au bout. Gardez l’esprit ouvert et n’oubliez pas que la remise en question du statu quo et l’adoption d'une approche agile et souple vous aidera à évoluer avec fluidité tout au long de cette nouvelle aventure professionnelle.
