La fin de l’exercice approche, les équipes s’animent et le budget de l’année prochaine concentre toutes les préoccupations ? Rien de plus normal pour les directions financières au quatrième trimestre. Le mode planification est enclenché, il consiste à rassembler les informations relatives aux performances de l’année en cours pour pouvoir établir des projections pertinentes et fiables à court, moyen et long terme.
Un défi stimulant en perspective ? Pour les passionnés des chiffres, c’est le moment de définir les objectifs et stratégies gagnantes pour favoriser la croissance future. Pour y parvenir, le service financier doit mobiliser l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise afin de collecter les données du terrain. Le but est d’émettre des prévisions réalistes à la fois ambitieuses et prudentes.
Dans cet article, nous vous proposons d’instaurer une dynamique d’équipe et des bases de travail solides pour réussir l’élaboration de votre planification financière pour l’année à venir.
Gardez le cap sur vos objectifs
La budgétisation est bien plus qu’une simple affectation d’une enveloppe financière à des postes comptables : c’est l’occasion pour votre entreprise d’aligner ses finances sur une vision stratégique commune et des objectifs à long terme.
Si ces derniers sont généralement définis par les cadres dirigeants, les équipes financières représentent des acteurs clés dans leur mise en œuvre. Elles se chargent de fournir les moyens nécessaires à leur accomplissement. Par exemple, il faut parfois savoir privilégier à court terme le financement du département Recherche et Développement pour garantir la compétitivité de l’entreprise dans son secteur d’activité.
Pour prendre les bonnes décisions budgétaires et stimuler la croissance, les directions financières doivent être perspicaces et précises dans leurs prévisions. Elles ont besoin de bien comprendre les tendances du marché, d’étudier le positionnement des concurrents et d’évaluer l’impact potentiel des actions des équipes de vente ou marketing.
Cette analyse s’accompagne de la prise en compte des données historiques. En effet, comment réaliser des projections fiables, si vous ne savez pas d’où proviennent vos bénéfices ? Les équipes financières peuvent ainsi s’assurer de la pertinence et du bien-fondé des objectifs et effectuer des prévisions cohérentes et réalistes.
Impliquez tous les services pour obtenir leur adhésion
Bien que l’équipe dirigeante dispose d’une vision globale pour la croissance de l’entreprise, les chefs de service possèdent leurs propres enjeux budgétaires tels que l’augmentation des effectifs, le remplacement du matériel obsolète ou la mise en place d’un programme d’avantages salariés.
C’est pourquoi il est essentiel d’impliquer chaque service dans le processus de planification. Les demandes spécifiques peuvent contribuer au bien commun et être source de rentabilité à grande échelle. L’investissement dans un logiciel comptable performant permet, par exemple, de digitaliser les processus et de faciliter les interactions de toutes les fonctions supports.
L’équipe financière doit également avoir une idée claire des coûts fixes de chaque service, des éventuelles variations à envisager pour la prochaine année fiscale et des causes de ces changements.
Bien entendu, toutes les demandes budgétaires ne peuvent être satisfaites. La direction financière est tenue de réaliser des arbitrages et de garantir l’équilibre entre les aspirations de chacun et les contraintes budgétaires globales. Face à plusieurs demandes d’embauche, elle peut notamment prioriser le recrutement d’un salarié pour renforcer l’équipe commerciale et la sélection d’un alternant pour aider les ressources humaines.
Cette démarche requiert une communication fluide et transparente pour informer les chefs de service et expliquer ces choix. Ces derniers doivent connaître aussi les conditions préalables indispensables (niveau de chiffre d’affaires ou date spécifique) au débogage des fonds supplémentaires. Il convient donc d’organiser plusieurs réunions et échanges avant de présenter un budget préliminaire. Celui-ci pourra être ajusté de manière à obtenir un consensus.
L’adhésion et l’engagement des collaborateurs constituent des facteurs clés pour atteindre les objectifs de croissance dans une entreprise.
Favorisez une approche multiscénarios
Et si vos prévisions ne se réalisaient pas ? Malgré toute l’expertise de vos équipes, certaines projections se révèlent parfois trop optimistes ou se heurtent aux aléas du marché.
Évidemment, quand on dirige une entreprise, il faut savoir prendre des risques. L’audace est une qualité qui permet souvent à une société de se démarquer et de dégager des profits. De nombreuses fintechs n’hésitent pas à investir d’importants moyens dans des technologies innovantes, sans être sûres du résultat. Le succès n’est pas toujours au rendez-vous, en particulier si une société concurrente décide de commercialiser son produit au même moment.
Pour vous préparer au mieux, vous pouvez envisager différents scénarios selon l’adage « Espérer le meilleur, mais s’attendre au pire ». Ainsi, dans un contexte de croissance optimale, il convient de prévoir des scénarios plus prudents, voire désastreux. L’anticipation est le maître mot, car savoir gérer un scénario catastrophe ne s’improvise pas, surtout en période de crise. Il est notamment recommandé de déterminer en amont comment protéger la trésorerie de l’entreprise en cas de défaut de paiement du principal client ou lors de sanctions financières à la suite d’un manquement grave.
Dans la mesure du possible, faites le point sur les revenus garantis et récurrents, estimez au plus près les bénéfices attendus des futurs contrats et évaluez vos coûts fixes et variables en tenant compte des facteurs de volatilité (envolée des prix des matières premières, évolution défavorable du cours des devises, etc.)
Si vous abordez l’établissement du budget sur la base de plusieurs scénarios, vous pourrez planifier plus efficacement l’année à venir.
Adoptez le processus des rolling forecasts ou prévisions glissantes
La planification budgétaire traditionnelle présente des limites, en particulier dans un contexte économique tendu et incertain. Vous comparez vos projections aux réalisations et ajustez a posteriori en fonction des évolutions. La pratique du rolling forecasts, littéralement des prévisions glissantes, correspond à un processus continu qui offre plus de flexibilité.
Avec cette méthode, vous partez de votre situation actuelle (ou d’une légère variation de celle-ci) et vous mettez vos données à jour régulièrement. Vous gagnez en agilité face aux changements soudains du marché grâce à une planification budgétaire en continu et des informations récentes.
La direction financière se charge de déterminer la fréquence de révision idéale, afin de réagir efficacement aux évolutions de son secteur. De nombreuses entreprises révisent le budget tous les mois ou tous les trimestres, tout dépend de la durée de leur cycle de vente et de l’impact des facteurs externes.
Il convient de définir aussi un horizon de projection, sur 12 ou 24 mois par exemple. Chaque mise à jour entraîne alors l’ajustement des prévisions sur une période glissante de 12 à 24 mois.
Pour les entreprises sensibles aux fluctuations du marché, les rolling forecasts permettent aux équipes financières et dirigeantes de prendre des décisions stratégiques sur la base d’informations actualisées.
Remplacez Excel par une solution digitale performante
Si les feuilles de calcul Excel ont révolutionné les pratiques des directions financières dans les années 90, elles atteignent aujourd’hui leurs limites et complexifient le travail des équipes. Outre la perte de temps et le risque d’erreur, vous ne pouvez pas créer de modèles de budgétisation et de prévisions sophistiqués. De même, l’approche multiscénarios et les rolling forecasts restent trop compliqués à mettre en œuvre, sans outil numérique d’automatisation des processus qui permettent d’ajuster les variables en continu.
Les solutions digitales basées sur le cloud et les logiciels SaaS sont aujourd’hui incontournables pour les services financiers qui souhaitent dépasser la simple affectation de fonds à une ligne budgétaire. Elles offrent davantage de flexibilité et des prévisions plus précises que les méthodes traditionnelles. Le retour sur investissement se mesure rapidement à travers l’augmentation de votre productivité et la satisfaction des équipes.
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