Clôture comptable mensuelle : Méthode et conseils pour un arrêté efficace

Si vous évoluez dans le secteur de la finance, vous savez que la fin de mois implique de mobiliser les équipes et de respecter un timing de travail très serré.

Les directions financières sont en perpétuelle effervescence et la clôture comptable mensuelle vient renforcer cette cadence infernale. Le cycle se répète 12 fois par an et ressemble parfois à un véritable casse-tête.

Néanmoins, vous pouvez difficilement faire l’impasse sur les arrêtés. Bien qu’ils soient chronophages et exigeants, ils représentent une base indispensable aux entreprises pour prendre des décisions éclairées et assurer la bonne continuité de l’exploitation.  

Mais n’ayez crainte ! Avec une planification stratégique en amont, des procédures adaptées et la mise en place d’une check-list détaillée, de nombreuses sociétés réussissent à gérer efficacement cette période complexe. 

Pour vous aider à mieux vous organiser, nous vous proposons un point complet sur la clôture comptable mensuelle et ses enjeux. Puis, nous découvrirons ensemble comment rationaliser vos process pour gagner en rapidité et en fiabilité tout en préservant votre sérénité et celle de vos équipes.

En quoi consiste le processus de clôture mensuelle ?

La clôture mensuelle, souvent désignée sous le terme de situation ou d’arrêté mensuel, correspond au processus de vérification et de validation des écritures comptables à chaque fin de mois. 

Elle comporte une série de tâches dont l’objectif consiste à déterminer le résultat comptable de la période et à garantir l’exactitude de vos états financiers. Ces derniers doivent donner une image fidèle de la santé financière, des performances et des flux de trésorerie de votre société.

Cette clôture est à distinguer de l’arrêté des comptes annuels, étape obligatoire, qui marque la fin d’un exercice comptable. Les entreprises établissent alors le bilan, le compte de résultat et les annexes qui serviront de base aux déclarations auprès de l’administration fiscale. Les arrêtés mensuels permettent d’anticiper et de fluidifier les travaux de clôture annuelle.

Une enquête du CFO Magazine a montré que les équipes les plus performantes parviennent à clôturer leurs comptes en 5 jours ouvrables en moyenne, tandis que les services financiers les moins efficaces y consacrent encore 10 jours ou plus.

Un manque d'organisation ou de moyens nuit à la productivité de vos services et entrave votre capacité à prendre des décisions au moment opportun. Investir du temps dans l’optimisation de vos processus de clôture peut ainsi vous permettre de bénéficier d’avantages substantiels.

• Prise de décision éclairée : disposer d’états financiers fiables et régulièrement mis à jour permet aux dirigeants d’avoir une vision claire de la situation financière de leur entreprise. Ils identifient rapidement les tendances positives comme négatives, allouent les ressources nécessaires et élaborent des stratégies de croissance.
  
  Par exemple, la détection d’une hausse imprévue des coûts opérationnels peut conduire à la révision des contrats fournisseurs ou l'ajustement des tarifications, sans attendre la fin de l’année. 

• Transparence : des documents comptables clairs et précis renforcent la crédibilité de l’entreprise auprès des tiers, comme les investisseurs et les clients, et simplifient les audits et les déclarations fiscales. 

• Gestion efficace des ressources : avec un processus de clôture mensuelle bien structuré et automatisé, les employés peuvent se concentrer sur des activités plus stratégiques telles que la création de rapports de gestion détaillés. C’est possible notamment lorsque des tâches chronophages et fastidieuses, comme le rapprochement bancaire ou la saisie des écritures, sont automatisées via un logiciel comptable. 
• Réduction du stress : une bonne organisation allège la pression sur les équipes comptables, crée une atmosphère de travail plus sereine et diminue les absences des collaborateurs pour cause de surmenage.

Quels sont les enjeux du processus de clôture mensuelle ?

Si, tous les mois, votre service financier peine à produire les états comptables dans les temps, c’est peut-être le signe que l’organisation actuelle est défaillante. Pour atténuer les tensions, misez sur une méthode rigoureuse et des procédures solides, facilement applicables. 

1. 1. Communiquez votre calendrier de clôture

Certaines informations peuvent paraître évidentes du point de vue de la direction financière, mais ne le sont pas forcément pour d’autres services. Par exemple, les ressources humaines ne sont pas toujours au fait des impératifs comptables.

Préparez un calendrier de clôture avec les différentes échéances et délais à respecter. Puis, partagez ces informations avec vos collaborateurs et l’ensemble des services concernés. N’oubliez pas de préciser les éléments attendus (liste des immobilisations, montant des devis en attente de signature, etc.). 

Vous pouvez également programmer des rappels ou prévoir des réunions de coordination pour que tout le personnel soit en phase et que l'arrêté se déroule de manière optimale.

2. Collectez les données financières et les documents comptables

Vous pouvez planifier vos travaux de collecte pour la dernière semaine du mois. Regroupez tous les justificatifs et les documents (ou leur version numérique) dont vous aurez besoin pour compléter la comptabilité de votre entreprise, y compris : 

• les factures et paiements des fournisseurs et des clients ; 
• les notes de frais ;
• les relevés bancaires ;
• les tableaux d’amortissement des emprunts ;
• l’inventaire des stocks ;
• l’état des immobilisations ;
• le livre journal ;
• le grand livre ;
• la balance générale. 

Tout retard dans la collecte des données peut prolonger d’autant le processus de clôture. Cherchez à optimiser le stockage et la récupération des données, à travers un système de GED ou un cloud, afin de réduire les délais inutiles.

3. Contrôlez vos grands livres et vos transactions

Commencez par réviser l’arrêté comptable du mois précédent pour traiter les questions en suspens. Puis, identifiez les éventuelles anomalies et les axes d'amélioration à mettre en œuvre pour l’arrêté en cours. Enfin, concentrez-vous sur les flux financiers de la période, pour les postes suivants :

• Immobilisations : vérifiez l’enregistrement effectif des acquisitions et cessions d’actifs immobilisés. Faites le point sur les mises au rebut, les ajustements des valeurs comptables et la mise à jour des écritures d’amortissements. 

• Contrats de location : si vous tenez une comptabilité en normes internationales, IFRS 16 vous impose des règles strictes pour la saisie des contrats de location. Vous devez inscrire le droit d’usage à l’actif et la dette financière (loyers) au passif du bilan, puis enregistrer les amortissements et les charges financières au compte de résultat.

• Stocks : même si vous n'effectuez pas de contrôle physique des stocks tous les mois, il est conseillé d’ajuster leur niveau pour vous assurer qu'ils reflètent au mieux la réalité. Les petites entreprises, qui ne disposent pas d’un système de gestion des stocks perpétuel, peuvent s'appuyer sur des données historiques pour tenir compte des fluctuations récurrentes dans leur inventaire.

• Comptes clients : ciblez les créances échues et relancez vos clients pour éviter que vos impayés ne se transforment en pertes irrécouvrables. Une bonne gestion du poste client constitue la base d’une position de trésorerie positive. 

• Comptes fournisseurs : assurez-vous d'avoir comptabilisé toutes factures reçues ou à recevoir ainsi que les règlements effectués. Les retards de paiement sont soumis à des intérêts et des indemnités qui affectent votre résultat.

• Gestion de la paie : outre le paiement des salaires et des charges sociales, il convient de prendre en compte les primes exceptionnelles, les indemnités de licenciement ou encore les engagements retraite.  

• Dettes fiscales : calculez les dettes fiscales et constituez des provisions pour la TVA, la CFE ou l'impôt sur les sociétés, en veillant au respect de la réglementation en vigueur.

• Provisions : listez les charges probables à venir et les risques pour la santé financière de l’entreprise. Puis, effectuez une estimation de leur montant et enregistrez-les en comptabilité. Il peut s’agir d’une provision pour dépréciation d’un actif, pour constater une perte de change ou une créance douteuse.

• Caisse : si votre entreprise réalise des transactions en espèces, veillez à bien comptabiliser le solde de la caisse, y compris si vous détenez des devises étrangères. 
  
  

4. Réconciliez vos comptes

Cette étape consiste à rapprocher différents comptes, tels que les comptes bancaires, les comptes clients et ceux des fournisseurs avec leurs justificatifs (relevés de comptes, factures d’achats et de ventes…), mais également de vérifier le lettrage des factures avec les règlements. 

Si vous constatez des écarts de réconciliation, ceux-ci doivent être analysés, justifiés et corrigés le cas échéant. Le rapprochement bancaire, par exemple, présente les décalages éventuels entre la date de comptabilisation et la date effective de l’encaissement d'une créance client. Il permet aussi de détecter des oublis d’enregistrement ou des erreurs de montant.

Par ailleurs, si vous effectuez des transactions intragroupes avec des filiales, assurez-vous que les deux parties concernées ont correctement saisi les opérations réciproques dans les bons livres, pour le bon montant, afin que les états consolidés du groupe soient équilibrés.

Dans tous les cas, la réconciliation peut impliquer des conversions de devises et des ajustements de taux de change dont il faut tenir compte.

5. Enregistrez les charges à payer et les produits à recevoir

Les comptes tiers du bilan permettent de rattacher les charges et les produits à la bonne période comptable. Ainsi, il convient de distinguer : 

• les charges à payer ;
• les charges et produits constatés d’avance ;
• les produits à recevoir ;
• les factures non parvenues...

Pour les PME opérant à l’international, les comptes d’écarts de conversion enregistrent les gains et pertes de change latents au moment de la clôture. 

6. Finalisez les écritures de votre livre journal

Enregistrez les ajustements, corrections ou reclassements finaux à l'aide d'écritures d’opérations diverses (OD) passées, en fin de mois, dans votre livre journal. Justifiez ces lignes comptables supplémentaires pour pouvoir vous y référer ultérieurement. 

Vous pouvez, par exemple, saisir une écriture pour corriger un compte du grand livre, faisant apparaître une erreur de montant ou une écriture dans le mauvais sens (débit au lieu de crédit). Si vous opérez dans plusieurs pays, il est essentiel de veiller au respect des normes comptables régionales lors de la passation de ces écritures.

7. Éditez vos états financiers

Produisez vos états financiers : la balance générale, le compte de résultat, le bilan et le tableau des flux de trésorerie. Ces documents donnent un aperçu concret des performances de votre entreprise à la date de clôture mensuelle. Ils sont essentiels pour prendre des décisions avisées et pour informer vos partenaires ou de futurs investisseurs sur la santé financière de votre exploitation.

8. Procédez à un examen final et obtenez l'approbation des comptes

Examinez minutieusement les états financiers, les annexes et les pièces justificatives. Demandez l'approbation des parties prenantes concernées, telles que la direction générale ou le directeur financier. Cette étape garantit l'exactitude et la transparence des rapports.

9. Extournez les écritures de clôture

Les écritures d’arrêté mensuel permettent de donner une image fidèle des comptes de l’entreprise à un instant T. C’est pourquoi on constate les intérêts courus et non échus des emprunts ou un prorata de la prime d’assurance annuelle.

Néanmoins, une fois la phase de clôture mensuelle terminée, ces lignes comptables doivent être extournées, c’est-à-dire passées en sens inverse. Cela évite une double comptabilisation au moment du prélèvement de l’échéance de l’emprunt ou du montant de l’assurance.

10. Classez tous les justificatifs comptables

Organisez et conservez toute la documentation relative à la clôture du mois grâce à un système de classement bien défini. Celle-ci pourra vous servir en cas d’audit financier ou comme historique de référence. 

De plus, la loi vous impose de garder l’ensemble des documents et pièces comptables pendant 10 ans, en cas de contrôle de l’administration fiscale. Le stockage au format papier demande de disposer d’espace important. Il est donc conseillé d’avoir recours à un système d’archivage numérique et de mettre en place une procédure fiable de classement et de destruction sécurisée des justificatifs.

Les conseils à suivre pour optimiser votre processus de clôture comptable mensuelle

Si vous parvenez à simplifier votre processus d’arrêté mensuel, tout le monde sera gagnant. Le personnel sera moins stressé, vos partenaires seront plus confiants et votre entreprise économisera de l'argent. Voici quelques idées pour que votre fin de mois se déroule sans accroc.

Détaillez vos procédures

En finance, la précision est essentielle. Documenter vos processus de clôture de fin de mois peut sembler fastidieux, mais présente pourtant un intérêt non négligeable. 

Vous uniformisez ainsi les modes opératoires, optimisez chaque étape de la production de l’arrêté mensuel et réduisez le risque d'erreur, autant d'éléments indispensables pour une fin de mois sans défauts. Les avantages des procédures détaillées sont indéniables : transparence, meilleure répartition des tâches et résolution rapide des problèmes.

Un des facteurs clés de réussite consiste à établir une check-list complète pour mener les travaux de clôture. Cette feuille de route décrit les étapes et les actions à accomplir par votre équipe financière. 

Commencez par définir le processus dans son ensemble, en attribuant des tâches et en fixant des échéances. Au cours de l’arrêté mensuel, notez les difficultés ou les points qui requièrent une attention particulière. Après chaque clôture, affinez votre check-list en y intégrant ces informations, afin d'améliorer vos procédures pour le mois suivant.

Mettez à jour vos outils de gestion financière

La saisie manuelle, le rapprochement bancaire ligne par ligne ou l’utilisation de feuilles de calcul vous semblent contre-productifs ? Ces méthodes sont en effet source d’erreurs, d’oublis et vous font perdre un temps précieux. Heureusement, des outils innovants existent ! 

Des logiciels performants automatisent désormais les tâches les plus chronophages, faisant gagner à vos équipes plusieurs de travail. Ces solutions s'intègrent à votre système et offrent une interconnexion parfaite entre vos différents outils. De plus, ils respectent les réglementations comptables, fiscales ou sociales en vigueur et garantissent la conformité de votre organisation.  

À bien des égards, les processus automatisés, les outils collaboratifs et interconnectés, ainsi que l'analyse de données de nouvelle génération, ouvrent la voie à plus d’efficacité et de précision. Pour les équipes financières réduites, aux prises avec des ressources limitées, cette transition vers le tout numérique permet d’optimiser le processus de clôture mensuelle.

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Optez pour la comptabilité en temps réel

Le concept de comptabilité en temps réel va de pair avec la transition numérique. Il bouleverse les pratiques des services comptables et offre une meilleure visibilité des flux financiers au moment de l’arrêté des comptes mensuels. 

Au lieu de concentrer les actions à réaliser sur la fin du mois, les tâches sont réparties de façon homogène sur toute la période. Les logiciels fournissent la base de travail, avec la mise à jour instantanée de certaines données (factures, mouvements bancaires) et l’automatisation de la saisie et du rapprochement. Puis, les collaborateurs, désignés au préalable, s’occupent de la vérification et de la validation en continu.  

Cette démarche présente un double avantage : une vision financière en temps réel et un allègement de la charge de travail lors de la clôture mensuelle ou annuelle. La comptabilité s’aligne sur le rythme de l'activité et permet de prendre des décisions à tout moment.

Recherchez de nouveaux aces d'amélioration

Le processus de clôture peut se révéler éprouvant et, une fois l’arrêté terminé, il faut déjà préparer le suivant. Même si vous pensez manquer de temps pour dresser le bilan des actions menées, vous devez essayer de déterminer les forces et les faiblesses de votre organisation pour progresser. 

Néanmoins, ne brûlez pas les étapes ! Il est préférable d'apporter de petites améliorations que d’effectuer des changements radicaux qui pourraient nuire au respect des délais ou à la qualité de l’arrêté comptable.

En résumé

Aujourd’hui, les services financiers ont besoin de s'affranchir de leur rôle traditionnel de professionnels des chiffres pour devenir des partenaires stratégiques de l'entreprise, capable de produire des analyses poussées pour favoriser la prise de décision. 

Il paraît donc indispensable de dynamiser leur productivité, dans l’exécution de tâches récurrentes comme la clôture des comptes, afin qu’ils se consacrent à des travaux à plus forte valeur ajoutée. 

Planifier, définir clairement vos procédures et adopter la technologie adaptée pour automatiser et réduire le travail manuel sont autant de facteurs clés qui contribuent à la réussite de vos arrêtés comptables mensuels, et plus globalement au bon fonctionnement de votre société.

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