Der umfassende Leitfaden zu grenzüberschreitenden Zahlungen

In den letzten Jahren haben Unternehmen vermehrt den Blick über ihre eigenen Landesgrenzen hinaus gerichtet. Sie wollten nach neuen Gelegenheiten Ausschau halten, Unterbrechungen von Lieferketten abhelfen oder ihre Wachstumserwartungen übertreffen. Nebenbei haben sie dadurch ihrem Unternehmen zu größerer Resilienz in einer sich verändernden ökonomischen Landschaft verholfen. Die Datenlage zeigt, dass diese neue internationale Ausrichtung von Dauer sein dürfte. 

Den grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr zu beherrschen ist eine wesentliche Voraussetzung für jedes Unternehmen, das in unserer globalisierten Wirtschaft international expandieren will.

Eine im Jahr 2022 von Mastercard durchgeführte Unternehmensbefragung brachte Folgendes zutage: 

• 65 % der Unternehmen gaben an, dass die Pandemie neue Optionen für internationale Lieferantenbeziehungen eröffnet habe; 
• 59 % sagten, es sei ihnen gelungen, auf ausländischen Märkten konkurrenzfähigere Anbieter zu finden; 
• 46 % befanden, dass grenzüberschreitende Lieferantenbeziehungen ihre Betriebsrisiken verringert habe; 
• 63 % gaben an, dass sie inzwischen systematisch auf internationaler Ebene nach Lieferanten und Anbietern suchen.

Die bei grenzüberschreitenden Zahlungen zu beobachtenden Tendenzen unterstreichen diese neue globale Ausrichtung. Es wird erwartet, dass im Jahr 2022 grenzüberschreitende Zahlungen 156 Billionen $ erreichen, also beinahe 25 % mehr als noch 2018. Dabei sind B2B-Zahlungen für mehr als 90 % der Gesamtsumme verantwortlich. Für Unternehmen, die ihren Gewinn maximieren und ihr Wachstum fördern möchten, ist deshalb heutzutage ein optimiertes und gestrafftes Verfahren für grenzüberschreitende Zahlungen ein wesentlicher Faktor. 

Was genau ist eine grenzüberschreitende Zahlung?

Bei einer grenzüberschreitenden Zahlung handelt es sich ganz einfach um eine finanzielle Transaktion, bei der der Sender und der Empfänger der Zahlung in unterschiedlichen Ländern bzw. Rechtssystemen angesiedelt sind. In einem Unternehmen könnten sie in folgenden Kategorien vorkommen: 

• Zahlungen an Einzelpersonen, wie z. B. Auftragnehmer oder selbständig Tätige; 
• Zahlungen zwischen Unternehmen, wie z. B. Verkäufer und Zulieferer;
• Steuer- und Gebührenzahlungen an ausländische Behörden

Wie funktioniert eine grenzüberschreitende Zahlung?

Arten der grenzüberschreitenden Zahlung 

Die Besonderheit grenzüberschreitender Zahlungen liegt darin, dass Zahlungen in einer Währung in Auftrag gegeben und in einer anderen – oftmals der Landeswährung des Empfängers – entgegengenommen werden können. Dafür stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. 

• Direkte grenzüberschreitende Zahlungen zwischen Banken 

Bei der grenzüberschreitenden Überweisung von Geldern ist die Zahlung von einer Bank zu einer anderen der einfachste Weg. Konkret geht das so: Der Sender erteilt seiner örtlichen Bank einen Überweisungsauftrag und das Geld wird ohne Umwege direkt auf das Konto des Empfängers überwiesen. Die wesentliche Voraussetzung hierfür ist eine bestehende Geschäftsbeziehung zwischen der sendenden und der empfangenden Bank. Dieses unkomplizierte Vorgehen gewährleistet eine reibungslose und effiziente Überweisung.

• Grenzüberschreitende Zahlungen unter Mitwirkung einer zwischengeschalteten Bank 

Es ist nicht immer einfach, sich in den Feinheiten internationaler Transaktionen zurechtzufinden. Wenn keine direkten Verbindungen zwischen Banken bestehen, können zwischengeschaltete Banken diese Lücke schließen. Diese Methode erfordert einen Zwischenschritt: nachdem die sendende Bank das Geld abgeschickt hat, wird es an ein zwischengeschaltetes Finanzinstitut weitergeleitet, das es wiederum an die empfangende Bank überweist. Diese zusätzliche Etappe bringt eine gewisse Verzögerung mit sich und verursacht Kosten, doch sie ermöglicht eine Transaktion auch zwischen Banken, unter denen keine Verbindung besteht. 

Bisweilen ist die Herausforderung noch größer, insbesondere wenn seltene Währungen im Spiel sind. Wenn beispielsweise eine Zahlung in Euro in Auftrag gegeben wird und in iranischen Rial empfangen werden soll, muss sie möglicherweise mehrere zwischengeschaltete Banken passieren. Dieses ganze Netzwerk von Zwischenstationen ist zwar notwendig, um die Transaktion überhaupt möglich zu machen, verursacht andererseits aber auch Verzögerungen und Zusatzkosten. In einer solch komplexen Situation erweist sich der wirksame Einsatz des Bankennetzes als strategische Notwendigkeit. 

Werfen Sie einen Blick auf unseren Leitfaden mit detaillierten Informationen zu internationalen Zahlungssystemen und deren Funktionsweise. 

Der Ablauf grenzüberschreitender Zahlungen 

Der Ablauf ähnelt sich beim Zahlungsverkehr im Inland wie im Ausland weitgehend. Umfasst die Zahlung jedoch zwei verschiedene Währungen, ergeben sich deutliche Unterschiede.

Vorbereitung der Zahlung 

In jedem Land gelten eigene Anforderungen für das Senden grenzüberschreitender Zahlungen. Wussten Sie zum Beispiel, dass in China die Telefonnummer des Empfängers erforderlich ist, während in der Ukraine seine Steuernummer verlangt wird? Je nach Zielland der Zahlung muss der Auftraggeber die Bankleitzahl, die IBAN oder den BIC/SWIFT Code angeben. All diese Angaben muss er parat haben, bevor er den Überweisungsauftrag erteilt.  

Zahlungsverkehr und -abwicklung 

Sobald die Zahlungsdaten in das entsprechende System eingegeben sind, werden sie zur Überprüfung an das Finanzinstitut weitergeleitet, das sie entweder genehmigen oder ablehnen kann. Im Umgang mit herkömmlichen Banken können sich Komplikationen ergeben, wenn – wie das bei globalen Zahlungen oftmals der Fall ist – mehr als zwei Banken am Prozess beteiligt sind.

Genehmigung von Zahlungen und Überweisung von Geldern

Wird die Genehmigung erteilt, wird der Betrag zum gängigen Devisenkurs in die Währung des Empfängers umgewechselt. Das ausländische Geldinstitut führt die endgültige Zahlung durch und berechnet, abhängig von der Zahlungsart und der Notwendigkeit eines Umtauschs, die anfallenden Gebühren.

Verfolgung und Abgleich

Die Kreditorenbuchhaltung verfolgt die endgültige Zahlung und gleicht sie ab, wie sie dies auch bei einer Inlandszahlung tun würde. Da es keine standardisierten Kommunikationsmittel und -wege zwischen Banken, Auftraggebern, Empfängern und Finanzinstituten gibt, sind rechtzeitige Benachrichtigungen nicht immer gegeben. Auf Verzögerungen oder abgelehnte Zahlungen wird u. U. nicht hingewiesen und die Beteiligten bleiben im Ungewissen.

Welche Herausforderungen ergeben sich bei grenzüberschreitenden Zahlungen?

Aufgrund der Globalisierung ist es heute für Organisationen jeder Größenordnung unverzichtbar, sich mit grenzüberschreitenden Zahlungen auszukennen. Das Thema wirklich zu beherrschen, ist jedoch alles andere als einfach.  

1. Begrenzter Zugriff 

Nicht überall auf dem Erdball besteht uneingeschränkter Zugang zum im Bankwesen gängigen SWIFT-System. Auch wenn grenzüberschreitende Transaktionen immer gängiger werden, sind manche Währungen weiterhin nicht abgedeckt. Das führt dazu, dass Zulieferer nicht in der Währung ihres Heimatlandes bezahlt werden können.  

3. Komplexe Gebührenstrukturen 

Jede Zahlungsweise hat ihre eigene Gebührenstruktur. In bestimmten Fällen kann für eine einzige Zahlung im Verlauf ihrer Abwicklung eine Vielzahl von Gebühren anfallen. Risikominderungsgebühren, Währungsumrechnungsgebühren und Aufhebungsgebühren gelten für jeweils unterschiedliche Arten grenzüberschreitender Zahlungen. Bei elektronischen Überweisungen können die Gebühren schnell 50 $ übersteigen. Für Unternehmen, die jeden Monat zahlreiche elektronische Überweisungen vornehmen, kann da ein nicht unbeträchtlicher Betrag auflaufen.

4. Mangel an Transparenz und Visibilität 

Was hilft ein Stadtplan ohne Straßennamen? So kommen sich manche Auftraggeber vor, die sich durch das Dickicht undurchsichtiger Gebührenstrukturen schlagen. Doch auch der Weg, den das Geld nimmt, ist oft nicht nachvollziehbar. Es ist alles andere als einfach, den Fortschritt der Zahlung durch die einzelnen Etappen nachzuvollziehen oder eine lückenlose Prüfkette zu erstellen.  

5. Zahlungsgeschwindigkeit 

Wir leben zwar in der Zeit des Instant Messaging und des Instantkaffees, doch grenzüberschreitende Zahlungen sind immer noch nicht ganz so unverzüglich. Je nach der gewählten Methode müssen Empfänger schon mal 5–10 Tage auf den Eingang ihrer Zahlung warten. Dies kann die Lieferantenbeziehungen belasten und das Abgleichen erschweren.  

6. Wechselkursrisiko 

Globale Transaktionen gehen häufig mit Währungsumrechnungen einher und setzen den Zahler schwankenden Devisenkursen aus. Der relative Wert zweier Währungen kann sich zwischen dem Zeitpunkt, zu dem die Rechnung erstellt wurde, und dem Moment, in dem diese beglichen wird, geändert haben. Genau diese Unberechenbarkeit macht einen effizienten Umgang mit Wechselkursschwankungen so schwierig.  

Betrugsrisiko 

70 % der Unternehmen sind von Zahlungsbetrug betroffen. Seit der Pandemie haben Betrugsversuche sogar zugenommen. Die Ursachen hierfür sind zwar unklar, doch Sicherheitsexperten gehen davon aus, dass die vermehrte Arbeit im Home Office zu größeren Anfälligkeiten aufgrund nicht gesicherter Netzwerke, Geräte und Dateien geführt hat.  

8. Vorschriften und Konformität 

Der Transfer von Geldmitteln zwischen Ländern und Rechtssystemen erfordert Einblick in – und Konformität mit – den örtlichen Gesetzen und Vorschriften. Diese intern händisch zu verwalten ist zeitaufwändig und arbeitsintensiv. Ganz zu schweigen von ausgesprochen kostspieligen Konsequenzen bei eventuellen Verstößen. 

9. Separate manuelle Verfahren 

Zahlreiche Methoden zur grenzüberschreitenden Zahlung können nicht ohne Weiteres in weitverbreitete Business-Lösungen wie z. B. ERP-Plattformen oder Buchhaltungs-Software integriert werden. Dies verlangsamt Buchführung und Abgleiche und erschwert die Automatisierung und Skalierung der Zahlungsabwicklung. Fehlende Integration und Automatisierung können das Unternehmenswachstum hemmen und die Fehleranfälligkeit der Zahlungsabwicklung erhöhen.

Verfahrensoptimierung von grenzüberschreitenden Zahlungen 

Bedauerlicherweise sind grenzüberschreitende Zahlungen gegenwärtig von zeitaufwändigen und ineffizienten Aufgaben, ausgedehnten Abwicklungsphasen und ebenso kostspieligen wie unvorhersehbaren Gebühren geprägt. Das muss sich schnellstens ändern. Unternehmen können – und sollten – Schritte zur Optimierung, Vereinfachung und Straffung ihrer weltweiten Zahlungsvorgänge unternehmen.

• Verhandeln Sie die Zahlungswährung 

Manche Organisationen halten es für riskant, in einer anderen als einer der großen Währungen wie z. B. Euro oder US-Dollar zu zahlen. Sie wissen nicht, dass sie oftmals bessere Zahlungskonditionen und Ermäßigungen aushandeln können, wenn sie ihre Lieferanten in deren eigener Währung bezahlen und somit Umtauschgebühren umgehen. Bedenken Sie, dass die Fähigkeit zum Bezahlen in unterschiedlichen Währungen einem Unternehmen einen strategischen Vorsprung gewährt und seine Verhandlungsbasis für geschickt ausgehandelte und nahtlos durchgeführte grenzüberschreitende Zahlungen verbreitert.

• Behalten Sie die Währungskurse im Blick

Für Organisationen, deren Geschäfte von grenzüberschreitenden Zahlungen abhängen, stellt das Währungsrisiko einen nicht zu unterschätzenden Faktor dar. Wer den Devisenhandel im Blick behält und sich günstige Umtauschkurse sichert, schützt sich vor Kursschwankungen und wahrt seine Gewinnspanne. Führende Zahlungsplattformen bieten flexible Absicherungslösungen, mit denen Sie Ihr Wechselkursrisiko minimieren.  

• Arbeiten Sie mit einer globalen Zahlungsverkehrsplattform zusammen

Wenn Ihr Unternehmen öfter mit internationalen Transaktionen zu tun hat, wäre es vermutlich weise, sich kompetente Unterstützung zu holen, damit der tägliche Betrieb glatter und effizienter läuft. Anstatt sich gänzlich auf eine herkömmliche Bank zu verlassen, bietet die Zusammenarbeit mit einem Experten für grenzüberschreitende Zahlungen eine ganze Reihe von Vorteilen.

Sie erlangen nicht nur Zugang zu konkurrenzfähigeren Wechselkursen, sondern kommen auch in den Genuss einer problemlosen, von modernster Technologie gesteuerten grenzüberschreitenden Zahlungserfahrung. Vor allem aber können Sie sich an Fachleute wenden, die sich mit den Themen globale Zahlungen und Währungsumtausch bestens auskennen. Sie können sich vermutlich gut vorstellen, welche Effizienzsteigerung und welche Gelassenheit im Blick auf den Betriebsablauf diese spezielle Kombination mit sich bringen würde.

Die Auswahl einer Lösung für grenzüberschreitende B2B-Zahlungen 

Jenen Unternehmen, die in neue, globale Märkte vorstoßen, bereitet oftmals die Komplexität grenzüberschreitender Zahlungen Kopfzerbrechen, denn diese haben u. a. Auswirkungen auf die Liquidität, setzen die Organisation unnötigen Risiken aus, belasten die Lieferantenbeziehung und hemmen das Wachstum.  

Wer den richtigen Partner für globale B2B-Zahlungen gefunden hat, räumt solche Komplexitäten aus dem Weg und setzt Zeit und Ressourcen frei, die in andere Bereiche und in das Wachstum des Unternehmens investiert werden können.  

Heutzutage wimmelt es in der FinTech-Szene nur so von Lösungen für grenzüberschreitende Zahlungen. Gar nicht so einfach, in diesem Überfluss an Angeboten die eine Lösung zu finden, die wirklich alle für einen reibungslosen Betrieb nötigen Funktionen in sich vereint. Betrachten wir gemeinsam einige der wichtigsten Faktoren, die Sie beim Vergleich im Auge behalten sollten.

Welche Länder und welche Währungen sind abgedeckt? 

Die meisten globalen Zahlungssysteme konzentrieren sich auf die großen Märkte und Währungen. Wenn Sie Geschäftsbeziehungen in aufstrebenden Märkten unterhalten, vergewissern Sie sich, dass die betreffende Plattform diese Länder und Währungen unterstützt.  

Können Multiwährungskonten verwaltet werden? 

Die robustesten Lösungen ermöglichen es Ihnen, mehrere Girokonten in den Währungen zu eröffnen und zu verwalten, die Sie zur Straffung und Beschleunigung Ihres Zahlungsverkehrs und Abgleichs benötigen. Achten Sie auf zentralisierte Kontoverwaltung sowie die Möglichkeit, externe Konten hinzuzufügen, um einen kompletten Überblick über Ihre Geschäftskonten zu erhalten.  

Kann man sich gegen das Wechselkursrisiko absichern? 

Führende Lösungen bieten nicht nur Informationen über Wechselkurse in Echtzeit, sondern ermöglichen es auch, Wechselkurse für einen bestimmten Zeitraum zu fixieren, sodass Sie sich weniger Sorgen um die Auswirkungen von Wechselkursschwankungen auf Ihre Finanzen machen müssen.

Gibt es flexible Zahlungsoptionen, mit denen sich sowohl die Geschwindigkeit als auch die Kosten kontrollieren lassen?  

Ein effizientes Liquiditätsmanagement braucht mehrere Zahlungsoptionen, mit denen das Finanzteam Zahlungsgeschwindigkeit und -kosten abstimmen kann. Wählen Sie eine Lösung, die größtmögliche Kontrolle über den zeitlichen Ablauf der Zahlung und gleichzeitig völlige Kostentransparenz bietet.  

Sind durchgängige Visibilität und leistungsfähige Zahlungsverfolgung inbegriffen? 

Bevorzugen Sie eine Lösung, die eine Verfolgen Ihrer Zahlungen in Echtzeit ermöglicht, damit Sie sie nicht jede einzelne mühsam aufspüren müssen. Wichtig ist außerdem, sich über die zwischengeschalteten Banken und die entsprechend anfallenden Gebühren informieren zu können. Die besten Lösungen ermöglichen das Teilen von Echtzeit-Informationen zur Zahlungsverfolgung und tragen so zur Vertrauensbildung bei Ihren Geschäftspartnern bei, die nun nicht mehr ständig nach dem Stand ihrer Zahlungen fragen müssen.

Welche Sicherheitsprotokolle sind in Kraft? 

Damit Sie nicht zu spät entdecken, dass Sie aufs falsche Pferd gesetzt haben, stellen Sie rechtzeitig sicher, dass Ihr Anbieter von grenzüberschreitenden Zahlungen über eine vollständige Lizenz verfügt und sämtliche Finanzordnungen respektiert. Erkundigen Sie sich speziell nach seiner Mitgliedschaft bei SWIFT und seiner SEPA-Zertifizierung. In Bezug auf das Konto achten Sie besonders auf sicherheitsrelevante Aspekte wie z. B. Einmal-Passwort und Zwei-Faktoren-Authentifizierung. Schließlich sollte die Sicherheit Ihrer grenzüberschreitenden Zahlungen eine Ihrer höchsten Prioritäten sein.

Letztendlich ist die beste Lösung für grenzüberschreitende Zahlungen die, die Ihre Bedürfnisse erfüllt und sich nahtlos in Ihre Geschäftsabläufe einfügt. Sollte sich herausstellen, dass sie wesentliche Funktionen vermissen lässt oder schwer zu bedienen ist, wird sie sich intern nicht durchsetzen können.  

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