CFO-Checkliste: Die ersten 90 Tage in Ihrer neuen Position meistern

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Die ersten 90 Tage eines CFO stellen eine einzigartige Chance dar, einen nachhaltigen Eindruck zu hinterlassen und die Zukunft eines Unternehmens zu gestalten. Folgen Sie unseren Handlungsempfehlungen, damit Sie voll durchstarten können.

Früher einmal bestand die Aufgabe eines Chief Financial Officer im Unternehmen darin, Zahlen und Daten bereitzustellen und anderen Führungskräften so bei strategischen Entscheidungen zu helfen. Doch inzwischen leisten Chief Financial Officers (CFO) sehr viel mehr. „Heute sind CFOs vollumfänglich in die Wachstumsstrategie ihrer Firma eingebunden und tragen Verantwortung dafür, die unternehmerische Leistung zu fördern,“ sagt Arnaud de la Porte, CFO bei iBanFirst.

 

CEOs haben große Erwartungen an ihre Finanzdirektoren: Finanzberichterstattung, Vision und Bewusstsein, Flexibilität und Zuverlässigkeit, Risikomanagement sowie kaufmännisches Verständnis und gute Kommunikationskompetenzen, um nur die häufigsten zu nennen. CFOs sollen robuste und stabile Finanzergebnisse sicherstellen, in Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Kollegen die reibungslose Durchführung von Geschäftsabläufen unterstützen, den Dialog mit Anlegern führen und den Fahrplan des Unternehmens gestalten.

 

Angesichts einer derart anspruchsvollen Rolle kann die Aufnahme einer neuen Tätigkeit als Chief Financial Officer durchaus einschüchtern. Die ersten Monate in einer neuen Position sind entscheidend, und die ersten 90 Tage eines neuen CFO bringen nicht nur einen regelrechten Wirbelwind neuer Aufgaben mit sich, sondern bieten auch eine hervorragende Gelegenheit, die Weichen zu stellen und den Weg für den zukünftigen Erfolg zu ebnen.

 

Dieser Leitfaden und die darin enthaltene allgemeine Übersicht helfen jedem neuen CFO Schritt für Schritt, die ersten 90 Tage richtig in Angriff zu nehmen!

 

Schritt 1 – Sammeln Sie Informationen und bewerten Sie Leistungen

Unabhängig davon, ob Sie zum allerersten Mal eine Position als CFO übernehmen oder in dieser Rolle bereits tätig waren, nun aber in eine neue Branche wechseln, der erste Schritt auf dem Weg zum Erfolg besteht darin, in Erfahrung zu bringen, was Sie zu erwarten haben, und Herausforderungen frühzeitig zu erkennen.

 

In Ihren ersten Tagen geht es nicht darum, auf irgendeine Weise tätig zu werden. Das kommt später. Als erstes lernen Sie einfach alles, was Sie können, über die Kultur des Unternehmens, seine übergeordnete Vision, seine kurz- und langfristigen Ziele sowie seine Stärken und Schwächen kennen. Dieses Wissen trägt dazu bei, Ihre Effektivität in Ihrer Führungsrolle zu steigern, und hilft Ihnen, die Ziele für die Finanzabteilung aufzustellen.

 

In dieser Phase müssen Sie sich zudem mit den Zahlen vertraut machen. Indem Sie die aktuelle Situation und die Finanzlage Ihres Unternehmens bewerten, verschaffen Sie sich ein klareres Bild von der allgemeinen Ertragslage, von den Erwartungen an die Finanzfunktion und von den für Sie bestehenden wichtigsten Aktionsschwerpunkten.

In zwei Bereiche müssen Sie tiefer einstiegen, damit Sie wissen, wo Ihr Unternehmen hin will und wo es bislang steht:

 

  • Historische Fakten: Vergleichen Sie Daten der Vergangenheit mit aktuellen Daten sowie Budgets mit Ist-Ergebnissen. Welche Trends lassen sich aus den Abschlüssen erkennen? Hat das Unternehmen seine Ziele erreicht? Liegen Ihnen alle Aufzeichnungen und Finanzdaten vor? Verfügen Sie über sämtliche unterstützenden Dokumente?
  • Prognosen: Wie sehen die erwarteten Wachstumsprognosen aus? Wie wird das Unternehmen diese Prognosen voraussichtlich erreichen?

 

Um sich einen ganzheitlichen Überblick über die wirtschaftliche Lage und das Finanzmanagement des Unternehmens zu verschaffen, empfiehlt die Boston Consulting Group[1] außerdem, folgende Dinge genauer zu betrachten:

 

  • Bilanzierungsverfahren. Kontrollieren Sie mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft des Unternehmens, dass es keine regulatorischen Probleme oder Bilanzierungsverfahren gibt, die besonderes Augenmerk erfordern.
  • Prüfungsprobleme. Setzen Sie sich mit dem Prüfungsausschuss des Unternehmens in Verbindung, um sich die Prüfungsverfahren des Unternehmens, seine internen Kontrollen und seinen Umgang mit Cyber-Sicherheit anzuschauen. Möglicherweise existieren in diesen Bereichen Aspekte, bei denen dringender Handlungsbedarf besteht.
  • Cashflow. Vergewissern Sie, dass keine Liquiditätsprobleme bestehen, die das Unternehmen zügig klären muss.[2]

 

Schritt 2 - Knüpfen Sie Beziehungen

Es kann gar nicht oft genug hervorgehoben werden, dass es zu den obersten Prioritäten des neu berufenen CFO gehören sollte, feste Beziehungen zu knüpfen.

 

Das hilft Ihnen einerseits, Ihre Entscheidungen in die richtigen Bahnen zu lenken, weil Sie Rückmeldungen erhalten zu dem, was funktioniert, was verbesserungsbedürftig und was von der Finanzabteilung erwartet wird. Andererseits wird Ihre Fähigkeit, sich rasch Glaubwürdigkeit und Vertrauen bei Ihren wesentlichen Anspruchsgruppen zu verschaffen, in erheblicher Weise beeinflussen, wie effizient Sie auf der ganzen Linie sind. Schon bald brauchen Sie Unterstützung von den übrigen Vorstandsmitgliedern, Verwaltungsratsmitgliedern und anderen wichtigen Führungskräften, um Ihre Vision in die Praxis umzusetzen.

 

Vergessen Sie nicht, dass Sie als CFO letztendlich auch ein enger Berater des CEO sind. Feste Beziehungen mit dem CEO auf der Basis von Vertrauen, einer engen Zusammenarbeit und einer gemeinsamen Vision zu schmieden, sollte definitiv zu Ihren Zielen gehören. Natürlich wird dies nicht über Nacht geschehen, noch nicht einmal in den ersten 90 Tagen. Aber das Fundament hierfür zu legen, indem Sie sich mit dem operativen Stil und der Kommunikationsweise des CEO vertraut machen und regelmäßig mit ihm Termine zwecks Abstimmung über Ihre Prioritäten vereinbaren, ist der erste Schritt.

 

Schritt 3 – Bewerten Sie die Prozesse, Technologie und Kompetenzen der Abteilung

Nun ist es an der Zeit, die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen zu verstehen. In Ihrer Rolle als CFO müssen Sie Zeit aufwenden, um die Struktur, Verfahren und Systeme des Unternehmens zu bewerten, in das Sie eintreten. Halten Sie im Auge, wie Geld ausgegeben wird, und versuchen Sie, alle Verfahren zu straffen — angefangen von der Buchführung bis hin zum Devisenrisiko. Ziel ist hierbei die Vereinfachung von Aufgaben bzw. die Beseitigung von unnötigen Aufgaben und die Verbesserung der Effizienz.

 

Wenn Sie ein persönliches Gespräch mit jedem Mitglied in Ihrem Team geführt haben, nehmen Sie sich auch Zeit, um die Beschäftigten innerhalb der Finanzabteilung zu bewerten und ihre Stärken und Schwächen zu ermitteln. Ist das Team entsprechend gerüstet, um Ihre Ziele zu erfüllen? Gibt es andernfalls eine Möglichkeit, das Team auf Vordermann zu bringen, oder müssen Sie für neue Ressourcen sorgen? Vermeiden Sie die übereilte Einstellung neuer Mitarbeiter, bis Sie sicher sind, dass sie gebraucht werden.

 

Ein weiterer Bereich, der in dieser Phase näher zu beleuchten ist, betrifft die vorhandenen Prozesse und Instrumente. Mit dem Entstehen neuer Technologien wenden sich Unternehmen digitalen Lösungen und agilen Verfahren zu, um Wettbewerbsvorteile zu fördern und positive Effekte herbeizuführen. Investitionen in die richtigen Instrumente und die richtige Finanzsoftware tragen direkt dazu bei, Effizienzverbesserungen in der Finanzabteilung und im Unternehmen insgesamt zu gewährleisten. Wenn Ihr Unternehmen seine Buchführung, seinen Zahlungsprozess oder seine Budgetierung verbessern muss, gehört die kluge Auswahl der Finanzsoftware, die die Leistung Ihres Unternehmens verbessern soll, zu den größten strategischen Entscheidungen, die in den ersten 90 Tagen getroffen werden.

 

Schritt 4 – Priorisieren Sie Ihre Aktionen

Nachdem Sie etwa die ersten 30 Tage darauf verwendet haben, sich zu orientieren, Informationen zu sammeln und sich bei Ihren Kollegen einzugewöhnen, hatten Sie Zeit, eine Liste der anstehenden Aktionen und zu regelnden Probleme aufzustellen.

 

Sie fühlen sich erschlagen von Ihrer To-Do-Liste? Ein einfaches, aber nützliches Instrument, das Ihnen bei der Sortierung und Priorisierung Ihrer nächsten Schritte helfen kann, ist eine Matrix, die Effekt und Aufwand gegenüberstellt[1].

 

Wenn Sie Kosten gegen Nutzen und Aufwand gegen Zeit abwägen, können Sie 4 Kategorien bestimmen:

Nutzen

Einfache erreichbare Ziele

Großprojekte

Lückenfüller

Lohnt sich nicht

Aufwand

 

Großer Effekt – geringer Aufwand (oben links): Dies sind Ihre schnellen Erfolge. Konzentrieren Sie sich zuerst auf diese einfach erreichbaren Ziele, um Ihren Wert frühzeitig klarzumachen.

 

Als Anne-Claire Colomb ihre neue Rolle als CFO bei Blisce übernahm, merkte sie rasch, dass undurchschaubare Bankgebühren, langwierige und sogar verspätete Zahlungen das Investmentunternehmen an einem Betrieb bei voller Kapazität hinderten. Sie wandte sich an iBanFirst und konnte so die Kontrolle über die internationalen Zahlungen des Unternehmens zurückerlangen.

 

Durch eine einfache, aber effektive Maßnahme gelang es ihr beim Antritt ihrer Position, gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe zu schlagen: Sie sicherte den sofortigen Zugang zu schnelleren Zahlungen, wettbewerbsfähigen Tarife und transparenten Gebühren und stellte so ihren Wert unter Beweis.

 

Großer Effekt – hoher Aufwand (oben rechts): Diese Projekte sind kritisch, brauchen höchstwahrscheinlich Zeit und verlangen Ihre volle Aufmerksamkeit. Achten Sie darauf, dass sie auf Ihrer Roadmap stehen, entwickeln Sie zusammen mit Ihrem Team einen Plan, um diese Projekte anzugehen, und legen Sie vernünftige Meilensteine und regelmäßige Kontrollpunkte fest.

 

Geringer Effekt – geringer Aufwand (unten links): Diese Aufgaben können an Ihre Teammitglieder delegiert werden, die sie sich hiermit beschäftigen, wenn sie Zeit haben.

 

Geringer Effekt – hoher Aufwand (unten rechts): Aufgaben oder Ideen, die in diese Kategorie fallen, lohnen die Mühe nicht und können zurückgestellt werden.

 

Schritt 5 – Ebnen Sie Ihren Weg zum Erfolg

Im letzten Teil der Reise, mit der Sie Ihre ersten 90 Tage als CFO erfolgreich bewältigen, geht es darum, Ihre Vision in einen umsetzbaren Plan zu verwandeln.

 

Sie sollten inzwischen wissen, welche Art von Führungskraft Sie sein müssen und wie Sie und Ihre Abteilung Wertschöpfung für das Unternehmen herbeiführen. Nun ist es an der Zeit, einen klaren Zeitrahmen für Ihre Ziele aufzustellen sowie Ihre optimale Organisationsstruktur, Ihre Leistungskennzahlen und Ihre digitalen Instrumente zu definieren, die zur Umsetzung der von Ihnen angedachten langfristigen Strategie benötigt werden.

 

Es ist wichtig, Ihr Team mit Ihrem Aktionsplan in Einklang zu bringen, denn das sorgt im Team für Zielbewusstsein und Wir-Gefühl.

 

Wenn den Mitarbeitern auf Unternehmensebene die übergeordnete Mission der Finanzabteilung vermittelt wird, stärkt das den Wert der Finanzfunktion und hilft, eine bessere Zusammenarbeit zu fördern.

 

Seien Sie strategisch und machen Sie immer nur einen Schritt auf einmal

Die Übernahme einer neuen CFO-Rolle ist mit vielen Herausforderungen und einer steilen Lernkurve verbunden. Je nachdem, wie viele neue Aufgaben anstehen, kann es schwierig sein, zu wissen, wo man anfangen soll.

 

Selbstverständlich werden Sie Ihre CFO-Checkliste innerhalb der ersten 90 Tage nicht komplett abarbeiten. Dinge wie der Aufbau von Beziehungen und die Gestaltung von Prozessen sind niemals ganz fertig. Doch wenn Sie sie in den ersten drei Monaten ermitteln und einen klaren Plan haben, wie Sie diese Aspekte in Angriff nehmen wollen, wird Ihnen dies helfen, sehr weit zu kommen. Bleiben Sie aufgeschlossen und denken Sie daran, dass es Ihnen zugutekommen wird, dieses neue berufliche Abenteuer reibungslos zu durchstehen, wenn Sie Gegebenheiten hinterfragen und ein agiles, flexibles Denken an den Tag legen.

 

[1] https://www.bcg.com/fr-fr/publications/2021/90-day-agenda-for-chief-financial-officers 

[3] https://lucidspark.com/templates/impact-effort-matrix 

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