So funktioniert konzerninterne Buchhaltung

Konzerninterne Buchhaltung oder auch Intercompany Accounting genannt, stellt für alle betroffenen Unternehmen eine komplexe Aufgabe dar. Aber welche Schritte muss man befolgen und welche Standards gilt es einzuhalten? Wie können diese Vorgänge optimiert werden?

Unter konzerninterner Buchhaltung versteht man sämtliche finanziellen und kommerziellen Transaktionen, die zwischen verschiedenen Unternehmen eines einzigen Konzerns durchgeführt werden, sowie die „Eliminierung“ dieser Kapitalflüsse beim Abschluss des Geschäftsjahrs.

Konzerninterne Buchhaltung ist für sämtliche Unternehmen von Bedeutung, die externe Stellen oder Tochtergesellschaften im Ausland haben. In den meisten Gerichtsbarkeiten müssen Unternehmen ab einer bestimmten Größe einen Konzernabschluss für konzerninterne Kapitalflüsse erstellen. Dabei werden sowohl beidseitige konzerninterne Transaktionen als auch einsietige Transaktionen geprüft.

Dieser Beitrag befasst sich mit den verschiedenen Phasen der konzerninternen Buchhaltung, von der Konsolidierung und die verschiedenen Arten von Transaktionen, die üblicherweise bearbeitetet werden bis hin zu Diskrepanzen, die bei der Kontenabstimmung auftreten können.

Was versteht man unter einer Konzernkonsolidierung?

Innerhalb eines Konzerns können die verschiedenen Unternehmen und Tochtergesellschaften Waren und Dienstleistungen untereinander austauschen. Diese Kapitalflüsse werden als konzerninterne Transaktionen bezeichnet. Im Rahmen der konzerninternen Buchhaltung, versteht man unter der Konsolidierung den Mechanismus, mit dem ein Konzern zwischen seinen verschiedenen Unternehmen durchgeführte Transaktionen aufhebt. Das Ziel hierbei besteht darin, den Abschluss der Muttergesellschaft und ihrer Tochtergesellschaften zu kombinieren, sodass eine genaue Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung vorgelegt werden kann, die die finanzielle Situation des Konzerns als Ganzes widerspiegelt.

Je größer der Konzern ist, umso komplexer wird auch die Konzernkonsolidierung. Daher entstehen Diskrepanzen vor allem in der Zeit der Kontenabstimmung.

Die Gründe für diese Diskrepanzen in der Buchführung sind unter anderem:

• Immer kürzere Fristen für den Abschluss, die je nach Tochtergesellschaft unterschiedlich ausfallen können.
• Die Notwendigkeit, nicht gegenseitige Transaktionen zwischen der Muttergesellschaft und ihren Tochtergesellschaften zu identifizieren, eine manchmal langwierige Aufgabe.
• Tochtergesellschaften mit Sitz im Ausland verbuchen ihre Transaktionen in ihrer lokalen Währung, was die Abstimmung erschweren kann.

Angesichts dieser Hürden müssen CFOs, Finanzleiter und andere Fachkräfte der Buchführung Lösungen finden, um die Konsolidierungsvorgänge zu vereinfachen und zu optimieren. Konkret kann dies bedeuten, die Buchführungsverfahren innerhalb der verschiedenen Tochtergesellschaften des Konzerns zu standardisieren und die Finanz- und Buchführungsfunktionen des Konzerns digital umzugestalten.

Aber welche konzerninternen Transaktionen sind betroffen? Wie gewährleistet man am besten eine reibungslose und effiziente Konsolidierung?

Welche Transaktionen sind von der Konzernkonsolidierung betroffen?

Es gibt zwei Arten konzerninterner Transaktionen:

• Gegenseitige Transaktionen (konzerninterne Transaktionen)
  Es existiert ein entsprechender Betrag im Abschluss eines anderen Unternehmens innerhalb des Konzerns.
• Nicht gegenseitige Transaktionen
  In dem Abschluss eines anderen Unternehmens innerhalb des Konzerns kann kein entsprechender Betrag erfasst werden, die Transaktion muss dennoch „eliminiert“ werden.

Im Folgenden werden die am häufigsten beobachteten konzerninternen Transaktionen aufgeführt:

Die Eliminierung gegenseitiger Transaktionen ist theoretisch unkompliziert, da der im Abschluss eines Unternehmens innerhalb des Konzerns als Forderung erfasste Betrag im Abschluss eines anderen Unternehmens als Verbindlichkeit behandelt wird. Die konsolidierte Gewinn-und-Verlust-Rechnung ändert sich nach der Eliminierung nicht.

Die Eliminierung nicht gegenseitiger Transaktionen unterscheidet sich, da ein entsprechender Betrag im Abschluss eines anderen Unternehmens innerhalb des Konzerns nicht erfasst werden kann. Die konsolidierte Gewinn-und-Verlust-Rechnung wird daher nach dem Eliminierungsverfahren verändert.

Aber wie werden die betroffenen Transaktionen erfasst? Wo beginnt das Konsolidierungsverfahren? Welche Methoden gibt es, um zuverlässige Abschlüsse zu gewährleisten?

Was sind die verschiedenen Phasen einer Konzernkonsolidierung?

Die Konsolidierung beginnt mit der Abgrenzung eines „Konsolidierungskreises“. Dies bezieht sich auf Unternehmen innerhalb eines Konzerns, die bei den Konzernabschlüssen integriert werden müssen. Der Umfang des Kreises wird durch die Kontrolle der Muttergesellschaft über ihre Tochtergesellschaften bestimmt. Sobald der Konsolidierungskreis festgelegt wurde, muss eine Bestandsaufnahme der gegenseitigen Transaktionen, die eliminiert werden müssen, erstellt werden und schließlich müssen die Abschlüsse verglichen werden, um die Aufrichtigkeit und Konformität aller durchgeführten Transaktionen zu bestimmen.

Bestimmung des Konsolidierungskreises

Die Aufnahme von Tochtergesellschaften in den Konsolidierungskreis hängt von dem Kontrollniveau der Muttergesellschaft über das Tochterunternehmen ab. Wenn die Muttergesellschaft mehr als 50 % der Stimmrechte eines Unternehmens hält, dann muss dieses Unternehmen in den Konsolidierungskreis aufgenommen werden. Dies liegt daran, dass ein solcher Stimmanteil der Muttergesellschaft die Gesamtverantwortung für die finanzielle und operative Geschäftstätigkeit der Tochtergesellschaft verleiht.

Erstellung einer Bestandsaufnahme der konzerninternen Transaktionen

The Bestandsaufnahme – die zweite Phase der Konsolidierung der Buchhaltung – besteht darin, sämtliche Daten über gegenseitige und nicht gegenseitige konzerninterne Transaktionen zu sammeln. Dies ist der erste Schritt für die Eliminierung dieser Transaktionen. Hier ist es von wesentlicher Bedeutung, die Materialitätsschwelle festzulegen, unter der Fehler bei der Berichterstattung die Verlässlichkeit des entsprechenden Abschlusses nicht gefährden.

Die Materialitätsschwelle unterliegt einer Reihe professionellen Standards und bewährter Verfahren. Sie kann je nach Branche variieren, aber die Schwellenwerte, die im Allgemeinen als wesentlich angesehen werden, sind:

• Zwischen 1 % und 3 % für den Umsatz.
• Zwischen 1 % und 5 % für das Eigenkapital
• Zwischen 5 % und 10 % für das laufende Nettoeinkommen

Abstimmung der Konten

Bei der Konzernkonsolidierung muss auch ein Berichtspaket fertiggestellt werden. In diesem Rahmen werden die verschiedenen Transaktionen der Unternehmen innerhalb des Konzerns aufgeführt, wodurch eine Vergleichsanalyse ermöglicht wird und die Kontoabschlüsse abgestimmt werden können. Bei der Abstimmung handelt es sich um einen Vergleich zwischen zwei gegenseitigen Konten oder einer Beurteilung zweier nicht gegenseitiger Kapitalflüsse mit dem Ziel, die Aufrichtigkeit und Konformität der erfassten Beträge zu bestimmen.

Die Abstimmung von konzerninternen Kapitalflüssen kann lästig und zeitaufwendig sein. Wenn man sie jedoch richtig durchführen möchte, müssen die Fachkräfte der Buchhaltung jeder Tochtergesellschaft des Konzerns eng mit ihren Kollegen in den anderen Gesellschaften zusammenarbeiten, wobei einer Reihe von vorher festgelegten konzernweiten Verfahren eingehalten werden muss. Während der Abstimmung muss Folgendes festgelegt werden:

• Konkrete Verfahren für den Austausch relevanter Buchhaltungsdaten.
• Ein strenger Zeitplan für den Austausch relevanter Buchhaltungsdaten.
• Klare Prozesse für die Erfassung und Behebung eventueller Diskrepanzen.

Die zentrale Zusammenfassung der Verfahren ist in kleineren Konzernen einfacher und wird immer komplexer, je mehr konzerninterne Transaktionen es gibt. In diesem Fall ist ein sorgfältiges Management in jeder Tochtergesellschaft erforderlich.

Ohne strenge Verfahren bei der Zusammenarbeit ist es jedoch wahrscheinlich, dass Diskrepanzen bei der Buchführung entstehen. Aber wie können diese behoben werden? Wie können sie sogar ganz vermieden werden und wie kann die Buchhaltung optimiert werden?

Warum Diskrepanzen bei der Buchführung entstehen und wie man diese behebt

Zur Behebung von Diskrepanzen bei der konzerninternen Buchführung muss das Abstimmungsverfahren optimiert werden, es müssen Währungsabsicherungslösungen in Erwägung gezogen werden und auf Konzernebene muss ein einheitlicher Ansatz für das Management verfolgt werden.

Die am häufigsten aufkommenden Diskrepanzen bei der konzerninternen Buchhaltung sind häufig auf folgende Faktoren zurückzuführens:

• Unterschiedliche Daten bei der Buchung entsprechender Buchhaltungsdaten von einer Tochtergesellschaft zur nächsten.
• Unterschiedliche Abschlussfristen.
• Konzerninterne Transaktionen in Fremdwährungen, mit einem Wechselkurs, dessen Wert von Datum der Transaktion- und dem Abstimmungsdatum abweicht.

Die entstehenden Diskrepanzen können vom Konzern wie folgt eliminiert werden:

• Top-down-Ansatz für die Verwaltung von der Buchhaltung, Festlegung strenger Fristen für die Abschlussabstimmung in allen Tochtergesellschaften.
• Module zur konzerninternen Abstimmung als Ergänzung zur bestehenden und verwendeten Konsolidierungssoftware. Diese können den Abstimmungsprozess automatisieren, indem sie eine gemeinsame
• Plattformen und Dienste, die es ermöglichen, einen festen Wechselkurs zu bestimmen, was insbesondere für konzerninterne Transaktionen in Fremdwährungen nützlich ist.

Die Konsolidierungssoftware wird heutzutage weitgehend verwendet, zusätzliche Module, die die Abstimmung automatisieren und zentral zusammenfassen, sind jedoch nicht üblich, obwohl sie offensichtliche Vorteile bieten. Das Gleiche gilt für Lösungen zur Währungsabsicherung wie z. B. Devisentermingeschäfte, die es ermöglichen, einen festen Wechselkurs für einen bestimmten Zeitraum festzulegen und dadurch die Abstimmung von Konten in Fremdwährungen zu erleichtern.

Da die konzerninterne Buchführung äußerst komplex ist, ist die Optimierung der Prozesse und digitale Transformation unerlässlich, um die regulatorischen Anforderungen für Unternehmen zu erfüllen und gleichzeitig die operative Effizienz zu verbessern.

Die Konzernkonsolidierung ist eine der größten Herausforderungen im Rahmen der konzerninternen Buchführung. Sie ist oftmals komplex, ist jedoch für Konzerne ab einer gewissen Größe Pflicht und erfordert Detailgenauigkeit und Optimierung, wenn sie ein akkurates Gesamtbild der finanziellen Situation eines Konzerns liefern soll.

Bei der Konsolidierung gibt es verschiedene Phasen, von der Erfassung des Konsolidierungskreises bis hin zur Bestandsaufnahme der konzerninternen Transaktionen und der Abstimmung der Abschlüsse des Konzerns. Bei jedem Abschluss können Diskrepanzen auftreten, es gibt jedoch digitale Lösungen, die ihre Bearbeitung und Behandlung erleichtern.

Letztendlich hängen die von einem Konzern genutzten Buchführungsverfahren von einer Reihe von Faktoren ab, wie beispielsweise dem Standort des Konzerns und der Anzahl betroffener Unternehmen. Für Konzerne, die Tochtergesellschaften mit einer von der Konsolidierungswährung abweichenden Buchführungswährung haben, sollten Absicherungslösungen in Betracht gezogen werden, da sie bei der einfacheren Bearbeitung konzerninterner Transaktionen helfen und zur Optimierung der Cashflows in mehreren Währungen beitragen.