Liquiditätsprobleme erreichen ein Unternehmen früher oder später. Grund dafür ist oft ein nicht transparentes, schwerfälliges Management des Cashflows mit Hilfe von Tabellen, die schnell fehleranfällig sind. Welche Gefahren für die Liquidität eines Unternehmens treten am häufigsten auf und wie kann man sie bewältigen? Wie eng sollte die Liquidität überwacht werden? Diese und andere Fragen beantwortet Ihnen unser Partner Agicap in diesem Gastartikel.
Was führt zu Liquiditätsproblemen?
Es gibt zahlreiche Ursachen für Liquiditätsprobleme – manche sind von den Unternehmen selbst herangezüchtet, manche anderen treten unverschuldet auf. Wir zeigen Ihnen in diesem Abschnitt, welche Gründe sehr häufig Ursachen für Liquiditätsprobleme und -engpässe sind.
Kein Überblick über den Cashflow
Viele Unternehmen können Ihren Cashflow nicht kontrollieren, weil sie schlicht und ergreifend keinen Überblick darüber haben. Jeden Tag finden auf zig Konten zig Transaktionen statt – Geldströme fließen ununterbrochen aus dem Unternehmen hinaus und darin hinein.
Am Ende des Monats wird bestenfalls zusammengerechnet, wie hoch die Einnahmen und die Ausgaben waren, um zu sehen, ob man ein Liquiditätsdefizit erwirtschaftet hat oder einen Überschuss. Das Reagieren auf ein Liquiditätsproblem fällt so sehr schwer, weil man es oft erst sieht, wenn es schon da ist.
Mit einer Liquiditätsplanung ließen sich manche Probleme jedoch schon im Voraus erkennen, was Entscheidern:innen wichtige Zeit verschafft, um gegenzusteuern.
Einnahmeschwankungen nicht bei der Planung berücksichtigen
Selbst wer eine Liquiditätsplanung durchführt, begeht oft den Fehler, dass diese nur unzureichend die Realität abbildet.
Ein Extrembeispiel: In einer Eisdiele wird das ganze Jahr über mit konstanten Einnahmen geplant, weil die Planung so vielleicht einfacher ist. Ist das sinnvoll? Sie schütteln jetzt bestimmt den Kopf, und Sie haben Recht: ein Plan, der nicht die Realität wiederspiegelt, ist nichts wert, denn er hat keine Aussagekraft.
Wenn Sie Ihre Liquidität monatsweise für ein ganzes Jahr im Voraus planen, sollten Sie also saisonale Schwankungen, einnahmenstarke und -schwache Monate so realistisch wie möglich im Plan abbilden.
Wenn Sie das zum ersten Mal tun, ist das mit etwas Arbeit verbunden, denn Sie müssen zuerst die Liquidität der vergangenen Jahre anschauen, um ein klares Bild darüber zu bekommen, wie sich Ihr Geschäft über das Jahr entwickelt. Diese Mühe wird sich jedoch auszahlen, da Sie ein besseres Gefühl dafür bekommen werden, wie sich Ihre Liquidität von Monat zu Monat ändert.
Großes Lager und hohe Vorfinanzierung
Unternehmen, die sich ein großes Lager gönnen, haben oft mit einer niedrigen Liquidität zu kämpfen. Die Waren, die eingelagert werden, müssen nämlich vorfinanziert werden. Dieses Geld fehlt dann an anderer Stelle, um die laufenden Kosten zu decken. Es empfiehlt sich also, das Lagermanagement auf den Prüfstand zu stellen, und sich zu fragen, ob man den durchschnittlichen Lagerbestand nicht reduzieren könnte.
Ähnlich verhält es sich, wenn ein Betrieb auf Bestellung produziert: es muss Rohmaterial eingekauft werden, das Produkt gefertigt und dann an den Kunden ausgeliefert werden. Bis die Kundenzahlung dann beim Unternehmen eingeht, können mehrere Monate vergehen. Während dieser Zeit hat das Unternehmen seine laufenden Kosten weiterhin zu decken, sprich: der negative Cashflow bleibt konstant, während sich der positive Cashflow erst zu einem späteren Zeitpunkt einstellt.
Damit in diesem Szenario kein Liquiditätsproblem entsteht, müssen genügend Rücklagen vorhanden sein, damit das Unternehmen seine laufenden Kosten decken kann. Berücksichtigt man einen solchen Fall in der Liquiditätsplanung, indem man die Vorfinanzierung miteinrechnet, lässt sich erkennen, ob man in den nächsten Wochen die erhöhten Kosten aus seinen anderen Einnahmen decken kann.
Umständliche Tools zur Liquiditätsplanung
Viele Finanzverantwortliche benutzen für die Liquiditätsplanung Excel, einfach weil es auf den meisten Rechnern installiert ist und man prinzipiell die Planung damit machen kann. Da es sich bei Excel aber um ein statisches Tool handelt, ist die Planung mit sehr hohem Zeitaufwand verbunden, was mitunter auch ein Grund ist, warum die Liquiditätsplanung in Unternehmen oftmals viel zu kurz kommt.
Nutzt man Excel, müssen Kontotransaktionen abgerufen, zusammengerechnet und in eine Tabelle eingetragen werden. Das kostet sehr viel Zeit und ist auch noch fehleranfällig, denn es können sich Zahlendreher ergeben, oder man übersieht eine Transaktion, die dann das Endergebnis über die Liquidität verfälscht.
Deshalb empfiehlt sich das Nutzen eines dynamischen Tools, das solche Routineprozesse automatisiert abarbeitet, sodass Verantwortliche gleich auf Knopfdruck einen tagesaktuellen Überblick über die Unternehmensliquidität haben und nicht erst noch manuell Tabellen aktualisieren müssen.
Wie helfen Tools dabei Liquiditätsprobleme zu vermeiden?
Effizientere Planung und schnelleres Reagieren durch Automatisierung von Prozessen
Oben schon angesprochen wurden spezielle Tools fürs Liquiditätsmanagement. Eines davon ist Agicap. Dieses ruft automatisch von allen Geschäftskonten die Transaktionen ab und aktualisiert dann die Liquiditätsübersicht und -planung. Die manuelle Arbeit reduziert sich somit drastisch. Dadurch kann die Liquidität jeden Tag angeschaut werden, was ein schnelles Reagieren ermöglicht, falls erforderlich.
Zudem lassen sich in Agicap verschiedene Szenarien erstellen, in denen man sich anschauen kann, wie sich die Liquidität entwickelt, wenn ein bestimmtes Ereignis tritt: zum Beispiel eine sinkende Kundennachfrage oder eine unerwartete Verbindlichkeit.
In turbulenten Zeiten lässt sich der Cashflow von Tag zu Tag planen, was Verantwortlichen die volle Kontrolle darüber gibt, wo sie die zur Verfügung stehenden Mittel am besten einsetzen.
Kosten sparen
Zudem ermöglicht eine engmaschige Kontrolle des Cashflows auch, hohe Kostenverursacher zu identifizieren. Es kommt nicht selten vor, dass bei einer solch detaillierten Darstellung der Kosten viele Verantwortliche erst sehen, wofür das Unternehmen alles Geld ausgibt. Häufig ist dies der erste Schritt für eine eingehende Kostenanalyse, bei der das ganze Unternehmen auf Einsparpotenzial abgeklopft wird. Hier gibt es noch weitere Tipps, um die Liquidität zu verbessern.
Fazit: Liquiditätsprobleme müssen nicht sein
Liquiditätsprobleme lassen sich häufig vermeiden, wenn die Liquidität regelmäßig und akkurat geprüft und geplant wird. Mit den richtigen Tools ist es sogar möglich, höchst unwahrscheinliche Ereignisse zu simulieren und sich anzuschauen, wie etwas Unvorhergesehenes sich auf die Liquidität auswirkt und wie lange es in einem solchen Fall dauern würde, bis sich ein Engpass einstellt.
Unternehmen haben so mehr Kontrolle über ihren Cashflow und können rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, falls ein Engpass erwartet wird. Durch eine engmaschige Analyse lassen sich auch hohe Kosten viel leichter identifizieren und gegebenenfalls reduzieren. Anstatt nur auf Sicht zu fahren, haben Verantwortliche mit dem richtigen Werkzeug die Möglichkeit, präziser in die Zukunft zu sehen und sind so in der Lage, bessere Entscheidungen für ihr Unternehmen zu treffen.
Über Dr. Nirmalarajah Asokan:
Dr. Nirmalarajah Asokan ist Senior Content Marketing Manager bei Agicap in Berlin. Er ist in den Themen Liquiditätsmanagement, Cashflow und Finanzplanung unterwegs. Derzeit zeichnet er für Konzeption, Optimierung und Umsetzung des Content Marketings für das Liquiditätsmanagement-Tool Agicap verantwortlich.
