Ролите и отговорностите на съвременния финансов директор

Като финансов директор вероятно усещате как ролята ви непрестанно се трансформира. Всеки ден излизат новини за иновации в изкуствения интелект, анализи за предизвикателната макроикономическа среда и за променящите се потребителски нагласи – фактори, които коренно променят възприятието за ролята на финансовия директор в малките и средни предприятия.

Усилието да сте в крак с всички тези промени може да бъде изтощително. Но как да се ориентирате успешно и да постигнете устойчив успех в свят, който се променя с главоломна скорост?

Тук ще разгледаме какви са очакванията на малките и средни предприятия към финансовите директори, с какви предизвикателства се сблъсква тяхната роля днес и кои са седемте ключови практики, които ще ви помогнат да се утвърдите като стратегически лидер във вашата организация.

Четирите роли на съвременния финансов директор на малки и средни предприятия (МПС) 

Днес малките и средни предприятия поставят по-високи изисквания към финансовите директори, отколкото в миналото. Като финансов директор на МСП, от вас най-вероятно се очаква да изпълнявате четири ключови роли. Те са:

• Да изпълнявате функции, които гарантират непрекъснатост на дейността
• Да предлагате решения за едно несигурно бъдеще
• Да бъдете стратегически съветник
• Да имате водеща роля в трансформацията на бизнеса.

Нека разгледаме по-задълбочено начините за успешно справяне с тези роли.

Първата роля: изпълнение на функции, които гарантират непрекъснатост на дейността 

Ролята на финансовия директор може и да се променя, но традиционните отговорности остават същите. Крис Мартинес, мениджър „Финансови анализи“ в компанията Крафт Хайнц, изброява няколко от тях.

„Компаниите продължават да очакват от финансовите директори да изпълняват традиционни или исторически наследени отговорности, които са от съществено значение за финансовата стабилност и оперативната ефективност на организацията“, казва той. „Финансовите директори трябва да управляват оборотния капитал на дружеството, да изготвят точни финансови отчети, да разработват и управляват бюджета на организацията и да работят за оптимизиране на разходите.“

Кърк Капелхоф, директор „Стратегически финанси“ в Drivetrain, посочва, че не е необходимо финансовите директори да изпълняват всички задачи сами. „Отделянето на по-традиционните финансови дейности от ролята на финансовия директор се проявява чрез появата на нова роля – тази на финансовия контрольор“, казва той.

„Тези [традиционни] операции все още са част от компетенциите на финансовия директор, но са делегирани на контрольора, който ги управлява активно.“ 

Александър Стоянович, главен изпълнителен директор и основател на Fiscallion, консултантска компания в областта на финансовите отчети и управлението на разходите, казва, че традиционните задачи на финансовите директори все още предлагат на фирмите висока стойност. 

„Редовното провеждане на финансови одити, съчетано с използването на дигитални инструменти за отчетност, може значително да оптимизира процесите, осигурявайки прозрачност, съответствие и висока степен на финансова точност“, казва той. 

„В предишната си роля въведох динамична система за наблюдение на паричните потоци. Това се оказа от ключово значение по време на период на интензивен растеж, тъй като ни даде възможност да вземаме обосновани решения относно инвестициите и управлението на оперативните разходи.“

Обобщение: Въпреки стратегическата трансформация на ролята на финансовия директор, изпълнението на традиционни задачи продължава да предоставя възможности за значимо и положително въздействие върху дейността на компанията.

 Предлагане на решения за едно несигурно бъдеще 

Пазарите на малките и средните предприятия се променят постоянно и непредвидимо. Стоянович дава пример, с който вероятно са се сблъсквали мнозина финансови директори. „По време на пандемията от COVID-19 направихме стратегически завой, като пренасочихме фокуса си към по-устойчиви пазарни сегменти.

Това включваше анализ на пазарните тенденции и съответно адаптиране на финансовата ни стратегия“, обяснява той. На въпроса какво могат да направят финансовите директори, за да се справят с подобни сътресения, Стоянович подчертава: „Ключово е да се следят нововъзникващите пазарни тенденции.

„Ключово е да се следят нововъзникващите пазарни тенденции. Редовното актуализиране на финансовите модели и прогнози въз основа на актуални данни е ключово важно."

Капелхоф доразвива тази идея: „Разчленяването на макроикономическите промени на по-малки елементи действа като фар в нощта, който насочва финансовия директор към най-важните показатели.

Разбийте голямата картина на съставните й елементи. Анализирайте микрофакторите, които стоят зад дадена макропромяна.“ Той припомня важния постулат, формулиран от Малкълм Гладуел, според който 80% от резултатите често се дължат на 20% от причините – принцип, който остава валиден и днес.

Кристоф От, финансов директор в Dizmo, смята, че финансовите директори могат да внесат усещане за спокойствие в бизнеса във времена на несигурност.  

„Финансовите директори могат активно да градят мостове между отделите, като насърчават безпроблемната комуникация и прозрачност по отношение на ресурсите“, казва той.

„Такъв тип сътрудничество е особено критично в условията на икономическа несигурност, тъй като гарантира, че всички звена получават необходимата подкрепа и работят в синхрон за постигането на оптимални бизнес резултати.“

Обобщение: Променящите се условия ви дават възможност да се позиционирате като надежден лидер. Планирането на сценарии, вземането на решения, основани на данни, и провеждането на стрес тестове в добрите времена ще ви подготвят за трудните периоди.

 Влизане в ролята на стратегически съветник 

Разказването на истории е ключово умение за съвременния финансов директор. Необходимо е да виждате какво се случва зад цифрите на повърхността и да можете да го „преведете“ на езика на бизнеса. Този тип анализи помага на изпълнителните директори да водят бизнеса напред.

Кристоф От обяснява. „Стратегическата роля на финансовия директор при вземането на решения, свързани с инвестиционни приоритети и бюджетни съкращения, е от съществено значение. Работата в тясно сътрудничество с главния изпълнителен директор и изграждането на стабилни отношения с лидерите в цялата организация подпомагат ефективното вземане на решения.“

Работейки заедно с главния изпълнителен директор ви дава възможност да разберете контекста зад плановете за разширяване и да моделирате бизнес риска по подходящ начин. Това сътрудничество също така ви помага да анализирате риска и да определите възвръщаемостта на дадена възможност.

Закупуването на стоки от международните пазари може да предложи по-ниски цени, но административните процедури крият рискове, които могат да повлияят неблагоприятно на бъдещите печалби, споделя Хубер Рот, управляващ директор на Mecheltron GmbH & Co. KG, клиент на iBanfirst, и илюстрира това с пример.

„Китай предлага огромно разнообразие от източници на доставки и възможности за продажби“, казва той. „Но най-сериозният проблем при снабдяването със стоки от Китай продължава да бъде качеството.“

„Износителят трябва да върне стоките обратно по официалните канали и да заплати значителни вносни мита“, обяснява той. „Освен това има и транспортни разходи. Често това означава, че връщането на стоките не си струва. Затова при възникване на съмнение, често дефектната продукция остава за ваша сметка.“

Един прозорлив финансов директор може да моделира въздействието на дефектните стоки върху крайните резултати, да оцени разходите за откриване на международен офис за контрол на качеството и да представи обосновано предложение за най-добрия стратегически път напред.

Обобщение: Финансовите директори трябва да предлагат стратегическа информация, поднесена убедително под формата на разказ, а не просто да изготвят отчети.

 Водеща роля в трансформацията на бизнеса 

„Финансовите директори трябва да приоритизират инвестициите в технологии, които осигуряват както незабавно повишаване на ефективността, така и дългосрочна стратегическа стойност“, казва Стоянович. „Важно е бюджетът да бъде балансиран между бързи печалби и мащабни цифрови инициативи.“

Той дава пример с предишна своя роля, в която е подпомогнал цифровата трансформация: „Ръководих проект за дигитализация на системата ни за фактуриране. Това не само подобри ефективността, но и осигури по-добър анализ на данните за вземане на финансови решения.“

Мартинес подчертава, че трансформацията има и „човешки“ елемент, отвъд технологичните решения: „Смятам, че финансовите директори трябва приоритетно да инвестират в програми за обучение и развитие, за да повишат цифровите умения както на финансовия екип, така и на останалите служители“, казва той.

„Това гарантира, че работната сила е подготвена да работи ефективно с новите цифрови инструменти и технологии.“

 Капелхоф разширява тази гледна точка: „Финансовият директор, който се вслушва ежедневно в служителите си, е този, който знае кога е настъпил моментът за преминаване към цифрови технологии“, казва той. 

„Казва ли ви екипът, че е претоварен? Време е да преминете към цифрови технологии. Кой инструмент е най-подходящ за вашата организация? Попитайте екипа си.“

Кристоф От допълва, че финансовите директори трябва да инициират различни форми на сътрудничество, за да разберат по-добре инициативите за цифрова трансформация:

„Финансовите директори са ключови фигури и направляват цифровизацията и ефективното внедряване на нови технологии в различните отдели“, казва той. „Освен това насърчаването на сътрудничество между отделите – особено между финансовия отдел и ИТ отдела – е от съществено значение за безпроблемната интеграция на новите технологии.“

Обобщение: Финансовите директори трябва да излязат извън очертанията на чисто финансовата перспектива и да оценят стратегическите ползи от технологичната трансформация за своя бизнес.

 Предизвикателства пред финансовите директори на малки и средни предприятия 

Макар че малките и средните предприятия очакват от своите финансови директори да изпълняват четирите роли, които обсъдихме по-горе, кои са онези предизвикателства, които възпрепятстват дейността им?

Последните доклади за състоянието на индустрията посочват следните фактори като основни предизвикателства пред финансовите директори:

• Икономическата несигурност
• Баланса на иновациите и бюджетите
• Адаптацията към променящата се роля и очаквания

 Ето кои са основните притеснения на финансовите директори.

 Икономическата несигурност 

Най-важните фактори, които според финансовите директори оказват влияние върху бъдещия растеж на компаниите. Със съдействието на: Datarails  

Според доклада 2023 SMB CFO Sentiment Report на Datarails, несигурната макроикономическа среда значително затруднява стратегическото планиране, което е основна отговорност на финансовите директори. Повод за особена тревога са валутните курсове и нарастващите лихвени проценти.

Анализът на широкия спектър от тези проблеми (от прекъсванията по веригата за доставки до цените на енергията) разкрива обхвата на отговорностите, които съвременният финансов директор трябва да поеме.

Въпреки сложността на ситуацията, съсредоточаването върху ключовите роли, описани в предходния раздел, ще ви помогне да позиционирате бизнеса си за устойчив успех.

 Балансиране на иновациите и бюджетите 

Почти всички финансови директори съзнават колко важно е да обезпечат бъдещето на своя бизнес. Въпреки това, програмите, насочени към тази трансформация, често се натъкват на ограничения, наложени от бюджета на организацията.

Докладът на EY 2023 Global EY DNA of the CFO Report извежда на преден план някои от тези противоречия.

Важно е да се подчертае, че технологиите и цифровите иновации заемат второ място сред пречките, въпреки че всички компании осъзнават тяхната значимост.

Изводът за финансовите директори е необходимостта да приоритизират програмите за иновации в зависимост от тяхната критичност и неотложност.

Например ефективното разпределяне на ресурси за управление на валутния риск е от решаващо значение за съхраняване на печалбите при осъществяване на бизнес дейност в различни географски региони и валути. Финансовите директори трябва да преценят това предимство при съпоставка с други инициативи (като автоматизацията на процесите по обработка на задължения – AP), за да постигнат баланс между внедряването на иновации и спазването на бюджетните ограничения.

 Адаптация към промените в ролята и очакванията 

Според доклад на EY, финансовите директори в малките и средни предприятия се намират в парадоксална позиция: от една страна, тяхната роля има по-голям потенциал за влияние върху бизнеса от всякога, а от друга – ориентирането в тази роля е значително по-сложно отколкото в миналото.

 Работата на финансовите директори става все по-сложна. Със съдействието на: EY 

Първото наблюдение от тази графика е особено показателно: Компаниите търсят финансови директори, които могат да анализират и интерпретират данни, а не просто да съставят счетоводни отчети. Това вероятно обяснява защо липсата на дългогодишен финансов опит не е пречка за заемането на тази позиция. 

Както Капелхоф вече отбеляза, компаниите очакват традиционните отчетни дейности да се поемат от финансовите контрольори. Съвременните финансови директори трябва да бъдат ориентирани към данните, за да се утвърдят като ценен стратегически партньор в управлението на бизнеса.

Седем най-добри практики за съвременните финансови директори

Какво трябва да предприемете, вземайки предвид тази информация? Какви процеси можете да следвате, за да отговорите на очакванията на компанията и да се справите с предизвикателствата?

Ето седем водещи практики за съвременните финансови директори:

• Бъдете подготвени за нестабилност
• Бъдете отворени за технологиите
• Преразглеждане на ключовите показатели за ефективност
• Насърчаване на сътрудничеството
• Структуриране на финансовите ресурси с поглед към бъдещето
• Изграждане на мислене, основано на данни
• Пренастройване на финансовата функция спрямо клиентското изживяване

Нека разгледаме тези добри практики по-подробно.

 Бъдете подготвени за нестабилност  

Научете се да приемате икономическата нестабилност, дори когато дава повод за опасения и тревога. 

Разполагате с разнообразен набор от финансови продукти за ограничаване на рисковете от валутни колебания. Свържете се с доверен специалист по валутни операции, който може да ви съдейства при оценката на ползите, разходите и рисковете, свързани с валутната търговия, като същевременно поставя на преден план целите на вашата компания.

Стоянович препоръчва задълбочено проучване на международните пазари, с особен фокус върху развиващите се икономики, които се характеризират с висока волатилност. „Опитът ми на нестабилния пазар в Югоизточна Азия ме убеди колко важно е гъвкавото финансово планиране и колко критична е необходимостта от надеждни планове за действие при непредвидени обстоятелства“, споделя той.

"Непрекъснатото обучение в области като валутния риск и тенденциите в световната икономика е от ключово значение за поддържане на адаптивност в динамична среда ."

Въвеждане на технологии

Технологиите са актив за финансовата дейност на компаниите и има решаваща роля за структурирането на финансовия отдел. Осигурете на екипа си възможност да изследва технологичните иновации и образовайте членовете му, за да ги използват и да работят по-интелигентно, а не повече и по-усилено.

Чарли Хочет, финансов директор на Docshipper и клиент на iBanFirst, е нагледен пример за трансформиращия ефект на технологиите в областта на финансите.

Опитът му подчертава, че включването на iBanFirst не само рационализира трансграничните плащания, като прави процеса по-лесен и по-бърз, намалявайки разходите на Docshipper, но и осигурява значително конкурентно предимство. Той споделя: 

 „Можем да фактурираме нашите клиенти в местна валута. За тях е много важно да знаят, че не трябва да се притесняват за обменните курсове.“ 

Докато технологията разширява влиянието си от трансграничните плащания към области като счетоводство и фактуриране, някои професионалисти вероятно се колебаят дали технологията няма да отнеме работата им. Подчертайте необходимостта от развитие в крак с времето и насърчавайте гледната точка, която не разглежда технологиите като заплаха, а като ценен инструмент за подобряване и усъвършенстване на уменията. Например, помогнете на колегите си да се запознаят с ползите от ChatGPT в областта на финансите.

Прогресивно мислещите финансови директори ръководят дейността, като използват технологиите за ускоряване на изпълнението на рутинни задачи, освобождавайки време, което екипите могат да използват, за да се съсредоточат върху задачи с по-висока стойност.

 Преразглеждане на ключовите показатели за ефективност 

Планирането на финансовите ключови показатели за ефективност (KPI) е от съществено значение, затова се уверете, че вашите показатели са:

• Подходящи за конкретния бизнес
• Редовно се преразглеждат от вашия екип
• Достъпно представени са в интуитивно табло за управление
• Актуализират се в реално време, доколкото това е възможно
• Отчитат международния контекст (например валутните курсове, заложени в бюджета).

 Насърчаване на сътрудничеството 

Компаниите очакват финансовите директори да допринасят със стратегическа визия, а сътрудничеството е най-добрият начин да придобиете по-широк поглед върху бизнеса. Мартинес подчертава значението на насърчаването на инициативи за цифрова трансформация като пример за партньорство, което води до реални промени.

„Работете в сътрудничество с ИТ и други отдели, за да разработите цифрова стратегия, която е в синхрон с финансовите цели на компанията“, казва той.

„Това включва разбиране на начина, по който цифровите инициативи могат да допринесат за увеличаване на приходите, намаляване на разходите и повишаване на ефективността.“

Подобно сътрудничество ще ви помогне да балансирате между инвестициите в технологии и бюджетните ограничения.

Структуриране на финансовите ресурси с поглед към бъдещето 

Структурата на финансовия отдел трябва да отразява динамично променящата се реалност. Технологиите вече дават сериозно предимство, но е важно да бъдат използвани с необходимите умения.

Ето няколко подхода за постигане на тази цел:

• Проучване на възможностите за автоматизация на оперативните финансови процеси
• Приоритизиране на аналитичните умения в стратегически роли като финансово планиране и анализ (FP&A)
• Редовно преразглеждане на структурата на отдела, за да се гарантира неговата ефективност.
• Следвайте правилните влиятелни личности в областта на финансите, за да сте в крак със съвременните тенденции

 Изграждане на мислене, основано на данни 

Финансовите директори и екипите им редовно оценяват предимствата и недостатъците на множество потенциални проекти. Използването на данни като основа за вземането на решения е от ключово значение.

„Финансовите директори трябва да прилагат финансово моделиране и да анализират възвръщаемостта на инвестициите (ROI) за всеки проект“, обяснява Мартинес. „Това позволява оценка на финансовата устойчивост на инициативите и определяне на потенциалното им въздействие върху крайните резултати на компанията.“

Той допълва: „Насърчавайте култура, отворена към цифровите иновации. Това означава активна подкрепа за внедряването на цифрови инструменти и практики в цялата организация, както и изграждане на среда, в която цифровата трансформация се възприема като ключов двигател на бъдещия успех.“

Отново, сътрудничеството с ИТ и техническите екипи ще ви помогне да разберете по-добре как се управляват данните в компанията и какви аналитични възможности ви дава съществуващата ви инфраструктура. 

Това разбиране ще ви помогне да приоритизирате най-подходящите дигитални инвестиции, които предоставят оптимални данни на екипа ви и са условие за вземането на информирани решения.

Пренастройване на финансовата функция спрямо клиентското изживяване

Финансите дълго време се възприемаха като бек-офис функция, но тази представа бързо отстъпва място на нова реалност. Финансовите директори, които се стремят към стратегическа роля, трябва да преструктурират отделите си така, че да отразяват тази амбиция.

Клиентското изживяване (CX) може да служи като ефективен пътеводител за екипа. Насърчавайте служителите си да разбират нуждите на клиентите и преструктурирайте клиентски ориентираните финансови функции – като управлението на вземанията (AR) – така че да подкрепят CX стратегията.

Например, инвестициите в технологии могат да синхронизират дейността на екипите по продажби и управление на вземанията, елиминирайки често срещани грешки във фактурирането, които водят до възникването на спорове. Това ще позволи на екипа по управление на вземанията да се съсредоточи върху по-сложни казуси, изискващи индивидуален подход.

Крайният ефект е запомнящо се клиентско изживяване, което изгражда устойчиви взаимоотношения с клиентите.

 Адаптиране към променящата се роля на финансовия директор? 

„Финансите и ролята на финансовия директор винаги са били в процес на еволюция. Капелхоф подчертава, че ключът към успеха се крие в способността да приемаме промяната с отворени обятия.

„Историята не просто разказва за промени – тя разказва за промени, които непрекъснато ускоряват темпото“, отбелязва той. 

 „Посочете ми лидер, който умее да се адаптира, и аз ще ви покажа успешен финансов директор.“ 

„Всеки ден се появяват нови показатели, а цели индустрии възникват и изчезват за една нощ. Финансовият директор, който открива вдъхновение в динамиката на промяната, е този, който ще устои на напрежението и ще преодолее умората.“