Как да идентифицираме и намалим рисковете по веригата на доставки?

Управлението на вашата верига на доставки може да бъде сложна задача. Въпреки че самото идентифициране на потенциални рискове по веригата на доставки не винаги е достатъчно за избягването им, трябва да се напомни, че първата стъпка в управлението на риска по веригата на доставки е идентифицирането на риска. Сред многото потенциални смущения сме изброили по-долу най-често срещаните проблеми, които стоят в основата на операциите по веригата за доставки, за да ви помогнем да ги разрешите навреме.

Веригата на доставки често се определя като многото етапи от съществуването на продукта, преди той да достигне до рафтовете на магазините или да попадне в ръцете на крайния клиент. Веригата на доставки се състои от сложна мрежа от взаимозависими заинтересовани страни, от производството до доставката, всички съставляващи различните звена по веригата.

За всяка компания, работеща с множество различни логистични заинтересовани страни, доброто управление на веригата на доставки е задължително. Колкото повече един бизнес възлага дейности на външни изпълнители (аутсорсинг), толкова по-деликатен става този процес. За да се осигури оптимално управление на взаимоотношенията и услугите, оперативната ефективност и възможността за реакция вече не са достатъчни. От съществено значение е да се разработи логистична стратегия, която взема предвид различните рискове за доставките, които могат да повлияят на вашия бизнес.

Но какви са тези рискове? Как защитавате бизнеса си от тях? Какви стратегии могат да бъдат приети за ограничаване на техните ефекти?

За какви видове рискове по веригата на доставките трябва да внимавате?

За да осигурят стандарти за качество, компаниите трябва да имат цялостен поглед върху своята верига на доставките и да поддържат пълен контрол върху нея.

В един глобализиран свят, в който международната конкуренция непрекъснато се засилва, укрепването на лоялността на клиентите и установяването на трайни взаимоотношения с доставчиците е все по-сложна задача. Поради верижните ефекти единичен недостатък в логистичната верига може да бъде пагубен за репутацията на компанията.

В този контекст рисковете при доставките, пред които са изправени фирмите днес, са както вътрешни, така и външни.

Вътрешни рискове:

• проблеми с ресурсите на доставчик.
• лошо управление на доставчиците.
• липса на проследимост на плащанията на доставчиците в чуждестранни валути.
• проблеми с условията на плащане.
• проблеми с времето за доставка.
• недостатъци в контрола на качеството.

Справянето с тези рискове може да се окаже по-лесно, тъй като те са пряко свързани с вътрешните процеси на управление на бизнеса.

Външни рискове:

• проблеми с ресурсите на доставчик.
• лошо управление на доставчиците.
• липса на проследимост на плащанията на доставчиците в чуждестранни валути.
• проблеми с условията на плащане.
• проблеми с времето за доставка.
• недостатъци в контрола на качеството.

Те могат да бъдат по-сложни за идентифициране и преодоляване.

Важно е обаче да се има предвид, че рисковете могат да възникнат на всеки етап от логистичната верига. И докато някои са по-лесни за наблюдение, други изискват специално внимание и постоянно сътрудничество с външни заинтересовани страни.

Някои общи вътрешни и външни рискове

От вътрешните рискове, като проблеми с управлението на проекти и опасения за ИТ и киберсигурността, до външни рискове, като недостатъчен капацитет на външни заинтересовани страни, ефективност на доставчиците, екологични или регулаторни промени и липса на възможности за проследяване на плащанията, нека разгледаме по-подробно някои повтарящи се рискове в различни области от веригата на доставки.

1. Управление на проекти

Лошото управление на проекти е един от основните рискови фактори за веригата на доставки.

Често резултатът от неправилното разпределение на човешки или физически ресурси може да подкопае оперативната ви ефективност и да навреди на взаимоотношенията с вашите доставчици.

Съществуват обаче редица най-добри практики, които можете да следвате, за да се предпазите от рискове при управлението на проекти.

Всеки ръководител на проект трябва:

• да бъде достатъчно добре обучен, за да извършва дейностите си, като същевременно активно се предпазва от свързани рискове.
• да притежава задълбочени познания за проекта, към който е причислен, както и основните проблеми, които го определят.
• да очертае логистичната верига, за да получи задълбочено разбиране за това как работи тя.
• да поддържа възможно най-добрите отношения с доставчиците.
• да разбира оперативните процеси на избраните доставчици.
• да прави оценка на въздействието от потенциални прекъсвания, които могат да възникнат във веригата на доставки. 

2. ИТ и киберсигурност

Тъй като съвременните процеси на веригата на доставки са до голяма степен компютризирани, трябва да се внимава, за да се гарантира, че ИТ системите отговарят на подходящите стандарти и са достатъчно сигурни.

Като се има предвид значителната стойност на данните по веригата на доставки, от първостепенно значение е да се настроят необходимите защити.

Съществуват редица най-добри практики, които можете да следвате, за да се предпазите от рисковете, свързани с киберсигурността.

Важно е:

• редовно да оценявате надеждността на използваните ИТ системи, за да идентифицирате възможните недостатъци.
• да оцените уязвимостта на всички свързани устройства, както и на уеб страниците и фирмените системи за защитна стена.
• повишаване на осведомеността на служителите по отношение на ИТ рисковете, за да се избегнат всякакви неволни течове на чувствителни данни или информация 

3. Недостатъчен капацитет на външните заинтересовани страни

Търсенето на продукт или услуга може да се промени доста рязко. Особено в някои сектори подобни колебания могат да бъдат трудни за предвиждане.

Откриването в края на процеса, че ключов доставчик не е в състояние да отговори на вашите нужди, особено когато сте изправени пред внезапно увеличение на търсенето, може да доведе до голяма вреда.

За да се преодолее този капан и да се ограничат зависимостите, е важно да…

• се опитате да работите с много източници, което ще ви позволи да диверсифицирате източниците на доставка и каналите за дистрибуция.
• обмислите решения за управлявани от доставчиците запаси (VMI), за да гарантирате устойчивостта на вашето производство, въпреки че тази опция понякога е скъпа и изисква внимателно управление 

Наличието на стабилни отношения с доставчиците е от съществено значение, но може да не е достатъчно, когато става въпрос за доставяне на продукти от точка А до точка Б. Партньорството с правилния дистрибутор и предвиждането на проблемите с товарите ще помогне да се сведат до минимум някои от главоболията, които засягат сектора на морския транспорт от началото на пандемията от Covid-19.

4. Ефективност на доставчика

След като сте избрали даден доставчик, обикновено се използват три фактора, за да се оцени тяхната ефективност: цена, качество на продукта или услугата и време за доставка.

За да осигурите най-високо качество от вашите доставчици, е важно да:

• предоставяте редовно обратна връзка за качеството на предлаганите услуги.
• оценявате непрекъснато конкуренцията, за да направите сравнителен анализ на услугите на избрания от вас доставчик.
• направите стрес тест на вашия доставчик, което ви позволява да оцените решенията, които той е в състояние да предложи в особено напрегнати времена, както и тяхната възможност за реакция, финансовото им състояние и техните застрахователни и компенсационни условия.

5. Екологични или регулаторни промени

Тези видове промени, които са извън контрола на веригата на доставки, също могат да причинят големи смущения. 

Когато се боравите с екологични или регулаторни промени, важно е да сте информирани постоянно. Само тогава ще бъдете в състояние да предвидите потенциалните рискове, които могат да възникнат. Ефектите от промяната на търговски споразумения между държави могат бързо да се разпространят върху бизнеса при внос и износ. Да бъдат в крак с най-новите изисквания за идентификация и регистрация, като например EORI номера (регистрационен и идентификационен номер на икономическите оператори и физическите лица) при търговия в рамките на ЕС, е от съществено значение за компаниите, които не желаят бизнесът им да изпитва смущения.

Прилагането на един цялостен процес на наблюдение е добър начин да не бъдете хванати неподготвени.

За да направите това, ще трябва:

• внимателно да следите съответните източници на информация относно логистичните разпоредби във всички региони, в които работят вашите доставчици.
• да бъдете в крак с геополитическите развития в области, които са потенциално по-променливи по отношение на регулирането. 

6. Липса на възможност за проследяване на плащането на доставчика

Въпросът за плащането е решаващ аспект в отношенията клиент – доставчик. Силата на тази връзка зависи както от редовността, така и от бързината на плащанията

Липсата на прозрачност или проследимост от вашия доставчик на платежни услуги или решения за плащане може да повлияе отрицателно на тази връзка.

За да запазите доверието на доставчика, когато става въпрос за плащания, е важно :

• да спазвате условията на плащане, договорени с тях.
• да ги информирате за плащанията, които сте направили, както и за вашите текущи и прогнозни нужди от доставки, като същевременно предлагате начини за оптимизиране на рентабилността на вашите отношения.
• да изберете доставчик на платежни услуги (PSP), който предлага по-голяма прозрачност, особено чрез решения, които позволяват и на двете страни да проследяват плащанията в реално време.

Въпреки че изложените по-горе рискове може да не са изчерпателни, те предлагат общ преглед на опасностите, пред които са изправени всички предприятия, които разчитат на външни заинтересовани страни в рамките на своята верига на доставки.

Как създавате стратегията си за веригата на доставки?

Цялостната стратегия трябва да взима предвид всички потенциални опасности, специфични за вашата собствена верига на доставки и вашата сфера на дейност.

Но как трябва да се заемете с изготвянето на такава стратегия?

От решаващо значение е да идентифицирате потенциалните слаби места на вашите доставчици, да предвидите възможни прекъсвания на веригата на доставки и да създадете план за непрекъснатост, за да се справите с неблагоприятни ситуации.

1. Идентифицирайте слабите места

Това в крайна сметка означава да оцените ефективността на вашите доставчици и да видите къде има място за подобрение. Предвиждането на потенциални проблеми ви позволява да имате по-добра реакция.

Като се има предвид сложността на логистичните потоци, от съществено значение е:

• да зададете точни показатели за ефективност (KPI) за вашите доставчици, като крайната цел е да осигурите оптимално качество за крайния клиент.
• да провеждате стрес тестове, за да измерите тяхната възможност за реакция във времена на повишено напрежение или непредвидимост 

2. Предвиждайте прекъсванията

Неочакваните прекъсвания във веригата на доставки могат да приемат много форми. Един от начините да ги избегнете е да:

• възприемете подход за осигуряване на качеството срещу риска от необходимост от изтегляне на дефектен продукт.
• прилагате процеси на съвместно планиране, с което гарантирате, че всички заинтересовани страни са информирани за прогнозите за продажбите и промените в тях. 

3. Разработете план за непрекъснатост

Дори когато привидно сте предвидили всички възможни сценарии за прекъсване, устойчивостта на веригата на доставките все още може да бъде компрометирана от непредвиден случай. За да избегнете по възможно най-добрия начин, обмислете следното:

• Разработете предварително план за непрекъснатост и го актуализирайте редовно, като вземете предвид всички нови рискове и приложите необходимите разпоредби.
  

• Планът за непрекъснатост трябва да надхвърля обикновените процеси на съвместно планиране и да включва набор от потенциални реакции на предварително определени сценарии за прекъсване.
  

• Това ще изисква доброволното сътрудничество на всички заинтересовани страни по веригата за доставки, включително вашите доставчици.

Веригата на доставки е сложна екосистема, включваща редица взаимно зависими страни. Успехът на много компании зависи в не малка степен от правилното управление на техните логистични процеси. Това в крайна сметка позволява на бизнеса да поддържа положителни отношения със своите заинтересовани страни и да гарантира устойчивостта на своите дейности.

Възприемането на активна позиция и внимателното наблюдение на работата на доставчиците и дистрибуторите са основни стъпки за ограничаване на рисковете по веригата на доставки. В допълнение въвеждането на процеси на съвместно планиране позволява да се предвидят потенциални сценарии за смущения и да се ограничат техните въздействия. Освен това, разработването на план за непрекъснатост ще помогне на предприятията да се подготвят за различни възможни логистични нарушения, позволявайки им да прилагат решения, които осигуряват относително безпрепятствена непрекъснатост на работата.

Плащането и управлението на вашите плащания също са аспекти на вашата верига за доставки, които трябва да имате предвид. Въпреки че плащането към вашите доставчици в тяхната местна валута несъмнено ще ви постави в по-добра позиция, плащането им навреме също ще помогне за укрепване на лоялността и консолидиране на връзката. Бързите плащания също могат да намалят времето за доставка, тъй като получаването на плащането често е условието, при което доставчикът ще започне производство или ще изпрати вашата поръчка.