Digitalisering bevorderen. Veerkracht opbouwen. De focus verleggen van het kraken van cijfers en het in evenwicht brengen van de boeken naar het aansturen van strategische zakelijke besluitvorming.
Als CFO heeft u misschien al gemerkt dat de eisen die uw bedrijf aan u stelt veranderen. Misschien heeft u zich ook wel gerealiseerd dat de structuur van uw financiële afdeling niet goed is afgestemd op deze doelen.
Uitzoeken hoe u uw financiële afdeling moet structureren met het oog op dergelijke veranderingen kan intimiderend overkomen. Maar door inzicht te krijgen in belangrijke trends en technologie te gebruiken, kunt u uw financiële afdeling omvormen tot een drijvende kracht achter uw bedrijf.
Laten we eens kijken hoe CFO's hun financiële afdeling optimaal kunnen structureren.
Belangrijkste trends die de structuur van de financiële afdeling beïnvloeden
De kunst van het toekomstbestendig maken van een financiële afdeling is het inzicht krijgen in trends die van invloed zijn op deze omgeving en het organiseren van uw afdeling om deze trends te benutten.
We zetten de zes belangrijkste trends op een rij die van invloed zijn op een financiële afdeling.
1. Finance kiest voor selectief lean
AI en automatisering veranderen financiële afdelingen, waardoor wordt gespeculeerd dat deze functie binnenkort overbodig zal zijn. Susan Hogan en Anton Sher van Deloitte denken daar echter anders over.
In het Finance 2025 report van Deloitte schrijven ze: "Sommigen vinden het interessant om te speculeren over het verdwijnen van financiële afdelingen onder de druk van digitale ontwrichting, maar wij zien dat niet gebeuren. Ja, de financiële afdeling zal waarschijnlijk leaner worden, maar dat zal vooral te maken hebben met het aantal medewerkers in de operationele financiële afdeling (order-to-cash, procure-to-pay, transactionele boekhouding, enz.)."
Conclusie: Een CFO moet begrijpen dat automatisering er weliswaar voor zorgt dat bedrijven minder mensen nodig hebben, maar dat het vooral repetitieve handmatige functies vervangt, en niet de hele financiële afdeling.
2. Finance moet bedrijfswaarde toevoegen
Technologie zal het aantal menselijke medewerkers in operationele financiën verminderen, maar zal CFO's ook dwingen om opnieuw na te denken over hoe ze bedrijfsfinanciën best organiseren. In het verslag van Deloitte schrijven Hogan en Sher: "Of finance de middelen die het momenteel onder controle heeft zal blijven inzetten, zal afhangen van zijn vermogen om waarde toe te voegen. Dat vereist inzichten van hoge kwaliteit en een uitzonderlijke klantenservice."
"(Als gevolg hiervan...) zullen de verwachtingen voor ondersteuning door business finance (business partnering, rapportage, planning, budgettering, prognoses, etc.) en gespecialiseerde finance (belastingen, treasury, IR, etc.) blijven groeien."
Conclusie: Een CFO moet zakelijke inzichten leveren aan zijn organisatie, niet alleen rapportages.
3. Real-time prognoses zullen toenemen
De meeste financiële processen, zoals maandafsluitingen, kijken terug. Deloitte voorspelt dat naarmate de technologie verbetert, de vraag naar realtime prognoses zal toenemen.
"Financiële organisaties zullen nog steeds moeten voldoen aan de externe vraag naar cyclische informatie, maar externe investeerders willen mogelijk ook vaker informatie over hun prestaties", stellen Hogan en Sher. "Er is geen afsluiting. Je voorspelt niet eens per maand of per kwartaal. Het gebeurt allemaal in real-time."
Conclusie: Een CFO moet investeren in ad-hoc, realtime trackingtools die hem/haar een nauwkeurig inzicht geven in zijn/haar bedrijf.
4. Automatisering zal outsourcing vervangen
Hogan en Sher zijn van mening dat CFO's automatisering volledig moeten omarmen. "Automatisering biedt een nieuwe hefboom voor kostenbeheer, een die financiële organisaties de kans geeft om opnieuw te evalueren hoe ze georganiseerd zijn, waar het werk gebeurt en welke processen niet langer menselijke tussenkomst vereisen," zeggen ze.
Conclusie: Een CFO moet opnieuw nadenken over outsourcingafspraken en de mogelijkheden van technologie onderzoeken om kosten te verlagen en werk sneller af te leveren.
5. Financiële vaardigheden veranderen
Samenwerking, de kunst van storytelling en klantgerichtheid zijn net zo belangrijk als analytische vaardigheden. Hogan en Sher adviseren: "Al uw mensen moeten kunnen bijdragen aan het verhogen van de waarde van finance in termen van communicatie, impact en invloed."
"Uw financiële organisatie zou iedere nieuwe aanwerving moeten bekijken door de bril van 2025."
Conclusie: Een CFO moet elke nieuwe aanwerving laten meetellen om zijn financiële afdeling zoveel mogelijk toekomstbestendig te maken.
Belangrijkste functies op de financiële afdeling
Nu u de belangrijkste trends begrijpt die de organisatie van een financiële afdeling beïnvloeden, delen we hieronder de veelvoorkomende functies in de meeste financiële teams. Houd er rekening mee dat de grootte en de sector van uw bedrijf van invloed zijn op het belang en de relevantie van onderstaande functies.
- Procure-to-pay: Deze functie regelt de relaties met leveranciers, van inkooporders tot crediteurenadministratie.
- Order-to-cash: Deze functie, ook wel O2C genoemd, regelt klantrelaties, van facturering en debiteuren tot het afhandelen van geschillen en incasso.
- Treasury: Deze functie beheert het werkkapitaal en de cashflow. Het regelt bankrelaties en kredietstatussen van bedrijven.
- Financiële planning en analyse (FP&A): FP&A, een relatief nieuwe finance functie, houdt zich bezig met prognoses, budgetprojecties en het bijhouden van efficiëntie.
- Belastingen: Dit zorgt ervoor dat uw bedrijf voldoet aan de normen van de overheid en definieert interne rapportagenormen.
- Boekhouding: Deze functie bereidt boekhoudrapporten voor en beheert de uitgaven
4 organogrammen van de financiële afdeling
Nu we de essentiële functies van een financiële afdeling hebben geschetst, is de vraag: hoe gaat u ze organiseren binnen uw bedrijf?
Hieronder vindt u vier voorbeelden van organisatiestructuren voor financiële afdelingen, gebaseerd op de grootte van het bedrijf en de bedrijfsaanwezigheid.
Organisatiestructuur van de financiële afdeling van een snelgroeiende startup
Organisatiestructuur van de financiële afdeling van een snelgroeiende startup
Snelgroeiende startups hebben behoefte aan flexibiliteit. Daarom houden controllers toezicht op alle betalingen en op de boekhouding. Startups kunnen de boekhouding uitbesteden of automatiseren om de handmatige belasting te verminderen.
Om groei te garanderen, moeten startups een strategische financiële functie hebben die de efficiëntie van de cash burn controleert en groeipaden modelleert. Een strategisch financieel tool moet deze rol ondersteunen.
Deze bedrijven kunnen hun salarisadministratie beter uitbesteden of een geautomatiseerd personeelsplatform gebruiken.
Organisatiestructuur van de financiële afdeling van een gevestigd klein bedrijf
Organisatiestructuur van de financiële afdeling van een gevestigd klein bedrijf
Een klein bedrijf moet kostenbewust handelen. Deze structuur helpt kleine bedrijven om te functioneren met een lean team, waarbij betalingen intern worden afgehandeld om ervoor te zorgen dat de zakelijke relaties worden onderhouden.
Kleine bedrijven kunnen ook geautomatiseerde tools gebruiken om een groot aantal van deze processen te vereenvoudigen. Het automatiseren van de salarisadministratie, het naleven van de belastingwetgeving en de boekhouding (of het uitbesteden ervan) zal de druk op de CFO van het bedrijf verminderen.
Organisatiestructuur van de financiële afdeling van een middelgroot bedrijf
Organisatiestructuur van de financiële afdeling van een middelgroot bedrijf
Middelgrote bedrijven zijn complex en hebben aparte treasury- en controllerafdelingen nodig. Controllers houden toezicht op betalingen en naleving met behulp van subafdelingen en tools. Treasurers houden toezicht op strategische planning, interne auditcontroles en boekhoudkundige workflows.
Elk middelgroot bedrijf is anders. Pas deze structuur dus aan uw behoeften aan. U zou bijvoorbeeld de boekhouding kunnen automatiseren of uitbesteden. Of u zou de salarisadministratie kunnen onderbrengen bij uw Controller in plaats van bij HR.
Organisatiestructuur van de financiële afdeling van een internationaal middelgroot bedrijf
Organisatiestructuur van de financiële afdeling van een internationaal middelgroot bedrijf
Middelgrote bedrijven die in het buitenland actief zijn, kunnen gebruikmaken van de afdelingsstructuur die we hierboven hebben beschreven.$
Zoals geïllustreerd moeten ze een valutarisicobeheerfunctie opnemen voor het minimaliseren van wisselkoersrisico's die gepaard gaan met het werken in meerdere valuta.
Terwijl grotere bedrijven kunnen kiezen voor interne traders, kunnen kleine en middelgrote bedrijven bepaalde taken beter uitbesteden aan een specialist, die hen kan helpen hun blootstelling aan fx-risico's nauwkeurig in te schatten en een effectieve strategie voor het beheer van valutarisico's voor het bedrijf te bepalen.
5 best practices voor het structureren van uw financiële afdeling
Hierna volgen vijf best practices om ervoor te zorgen dat u het meeste haalt uit de organisatiestructuren die we hierboven hebben uitgelicht.
1. Zorg dat de basis goed is
Bij het uitzoeken hoe u uw financiële team moet opzetten, is de verleiding soms groot om alles in één keer aan te pakken. Maar u kunt beter eerst met de basis beginnen. Dat betekent dat u uw gegevensbronnen moet controleren op integriteit, degelijke boekhoudprincipes moet installeren en goed moet kijken waarmee uw team mogelijk worstelt. Groeien kan bestaande problemen nog lastiger maken. De sleutel is dus om u vanaf het begin te richten op de basis.
2. Geef evenveel prioriteit aan tools als aan mensen
Technologie kan financiële teams bevrijden van repetitieve, zeer gestructureerde taken. Geef evenveel prioriteit aan automatisering en het gebruik van tools als aan uw personeelsbezetting.
Overweeg bijvoorbeeld tools die geldapplicaties en journaalposten automatiseren. Het automatiseren van deze taken is vooral relevant voor bedrijven die internationaal werken, omdat het tijd bespaart bij het omrekenen van valuta en bij de opmaak van uw boekhouding.
Christian Martinez, schetst een methode waarmee CFO's afdelingsactiviteiten kunnen organiseren en een balans kunnen vinden tussen automatisering en menselijke inbreng in het proces.
"Begin met het maken van een uitgebreide lijst van alle taken en verantwoordelijkheden die onder de financiële afdeling vallen," zegt hij. "Budgettering, financiële rapportage, compliance, risicobeheer en andere."
"Voeg een kolom toe aan elke taak om de waarde of impact ervan te evalueren," vervolgt hij. "Taken zoals financiële rapportage kunnen bijvoorbeeld een hoge waarde hebben vanwege hun juridische en strategische belang. De volgende kolom moet worden gebruikt om de complexiteit van elke taak te beoordelen."
"Sommige taken zijn eenvoudig en vereisen minimale gespecialiseerde kennis, terwijl andere, zoals belastingplanning, zeer complex kunnen zijn. Na het evalueren van de waarde en complexiteit is de volgende stap om te analyseren welke taken geautomatiseerd kunnen worden."
Hij merkt op dat, hoewel automatisering geweldig is voor "...routinematige, tijdrovende taken, het cruciaal is om ervoor te zorgen dat automatisering de kwaliteit of integriteit van het werk niet in gevaar brengt."
3. Screen op de juiste vaardigheden
door te screenen op vaardigheden op het gebied van gegevensanalyse en -interpretatie, maar ook op technische vaardigheden. Neem mensen aan die bereid zijn om met verschillende afdelingen samen te werken om nieuwe groeigebieden te ontdekken.
"Het is essentieel om medewerkers te hebben die goed op de hoogte zijn van geautomatiseerde processen," voegt Martinez toe. "Zo weet u zeker dat er iemand is in uw team die problemen kan oplossen als de geautomatiseerde systemen op problemen stuiten."
"Het zorgt ook voor continuïteit en inzicht in de processen binnen het team, wat cruciaal is voor het behouden van controle en overzicht over de functies van de afdeling."
4. Promoot finance als een belangrijke CX driver
Finance maakt het verschil bij het opbouwen van klantrelaties. Functies zoals debiteurenadministratie kunnen u helpen om waardevolle customer experiences (CX) te leveren. Debiteurenteams kunnen bijvoorbeeld automatisering gebruiken om factuurfouten te voorkomen, waardoor ze meer tijd hebben om complexe klantproblemen op te lossen.
Dankzij deze extra tijd kan de debiteurenadministratie zich richten op de behoeften van de klant en de klantrelaties versterken.
"CFO's moeten binnen de financiële afdeling en de organisatie als geheel een cultuur bevorderen waarin de klant bij elke beslissing prioriteit krijgt," zegt Martinez.
"Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat u financiële medewerkers traint om vanuit een klantgericht perspectief te denken of dat u klanttevredenheidscijfers integreert in financiële prestatie-indicatoren."
Hij zegt dat CFO's moeten samenwerken met afdelingen als marketing en verkoop om inzicht te krijgen in klanttrajecten en moeten vertrouwen op technologie om hun afdelingen te oriënteren op de behoeften van de klant.
"CFO's moeten ook pleiten voor investeringen in technologieën en systemen zoals CRM-software of tools voor gegevensanalyse die waardevolle inzichten bieden in de voorkeuren en het gedrag van klanten," zegt hij.
5. Evalueer en schaal
Herzie de structuur van uw financiële team naarmate uw bedrijf groeit. Als uw bedrijf bijvoorbeeld internationaal uitbreidt, moet u de activiteiten op elke nieuwe locatie en in elke regio herzien en analyseren.
"CFO's moeten een afdeling creëren die zich kan aanpassen aan toenemende complexiteit en eisen, terwijl de financiële integriteit behouden blijft en de algemene bedrijfsdoelstellingen worden ondersteund", legt Martinez uit.
"Ze moeten de structuur van hun financiële team beoordelen en mogelijk opnieuw ontwerpen," vervolgt hij. "Dit kan betekenen dat er gespecialiseerde functies of divisies moeten worden gecreëerd (zoals treasury, belastingen, financiële planning en analyse, etc.) om de toegenomen werkdruk en complexiteit aan te kunnen."
Processen beoordelen op efficiëntie is ook een belangrijke taak. "Als het bedrijf groeit, moeten CFO's ervoor zorgen dat hun financiële systemen schaalbaar zijn en naadloos kunnen integreren met andere bedrijfssystemen (zoals CRM, ERP, enz.)," aldus Martinez.
"Upgraden naar robuustere software voor financieel beheer kan nodig zijn om de toegenomen transactievolumes en complexe financiële rapportagevereisten te verwerken."
Benieuwd welke tools u kunnen helpen om een lean financieel team op te bouwen? Bekijk onze lijst met de beste fintech tech stack voor CFO's.
