Vi è mai capitato di dover inserire manualmente i dati di una fattura nella vostra piattaforma di pagamento alle 18:00 di un venerdì, chiedendovi se esista un modo migliore? Non siete i soli.
In effetti, l'82% delle PMI* elabora ancora le fatture manualmente, con un costo significativo in termini di tempo, denaro e più di qualche grattacapo.
E se poteste saltare del tutto l'inserimento dei dati e creare bozze di pagamento con un semplice inoltro email? Ebbene sì, si può fare!
Vi presentiamo iBanPay, l'assistente di pagamento intelligente che elimina la tediosa elaborazione manuale delle fatture e vi restituisce ore preziose nella giornata.
In questo articolo vi spieghiamo perché l'elaborazione manuale delle fatture frena la vostra attività e come iBanPay può trasformare il vostro flusso di lavoro sui pagamenti.
Il costo nascosto dell'elaborazione manuale delle fatture
Siamo onesti: nessuno ha avviato un'azienda per trascorrere le proprie giornate a copiare numeri da una fattura in un modulo di pagamento.
Eppure è esattamente quello che fa la maggior parte dei team finanziari: inserire manualmente i dati del beneficiario, gli importi, le valute e i numeri di riferimento per ogni singolo pagamento. È un lavoro lento e ripetitivo — e sorprendentemente costoso, una volta considerati i costi del personale.
Il tempo è denaro (e l'elaborazione manuale li spreca entrambi)
Ecco come si presenta un flusso di lavoro tipico:
- Il fornitore invia una fattura.
- Un membro del team deve aprirla, leggerne i dettagli, passare alla piattaforma bancaria o di pagamento e inserire manualmente i dati del beneficiario.
- Deve verificare l'importo, aggiungere il numero di riferimento, selezionare la valuta e inviare il pagamento per l'approvazione.
- Poi qualcun altro deve verificare tutti questi dati.
Per una singola fattura, forse sono 15 minuti. Non sembra molto, vero?
Ma cosa succede quando si elaborano 20, 50 o 100 fatture al mese? Ci si ritrova a perdere ore di lavoro che potrebbero essere impiegate in attività che fanno davvero crescere l'azienda. Il vostro team finanziario non è in azienda per fare data entry — è in grado di fare molto di più.
L'errore umano è inevitabile (e costoso)
Ecco una verità scomoda: l'inserimento manuale dei dati genera errori. È nella natura umana, soprattutto quando si digitano le stesse tipologie di informazioni più volte nell'arco della giornata.
Errori come IBAN, SWIFT/BIC o codici di routing errati sono tra le cause più comuni di pagamenti falliti o in ritardo. Oppure può trattarsi di un suffisso mancante (Ltd, SA, GmbH), dell'utilizzo del nome commerciale del beneficiario invece della ragione sociale, o perfino di una punteggiatura mancante che genera problemi.
Un importo errato può portare a un pagamento in difetto o in eccesso, con conseguenti conversazioni imbarazzanti con i fornitori. E sbagliare la valuta? Quello è tutto un altro tipo di problema.
Questi errori non fanno solo perdere tempo nel tentativo di correggerli: possono danneggiare i rapporti con i fornitori, creare veri e propri grattacapi contabili e persino comportare penali per ritardi di pagamento o la perdita di sconti per pagamento anticipato.
La gestione finanziaria diventa un incubo
Quando ogni fattura viene elaborata manualmente, tenere traccia dei pagamenti può diventare un'operazione a tentoni (a seconda della visibilità offerta dal vostro provider di pagamento). Quali fatture sono state pagate? Quali sono ancora in sospeso? Chi ha approvato cosa? Quando è stato effettivamente inviato il pagamento?
In assenza di flussi di lavoro automatizzati e di un tracciamento puntuale, il team finisce per gestire tutto tramite fogli di calcolo. Altro inserimento manuale — e senza una reale visibilità sui pagamenti in uscita.
Come iBanPay trasforma il vostro flusso di lavoro sui pagamenti
Come si risolve un processo ormai obsoleto? Eliminando il lavoro manuale del tutto.
Secondo McKinsey, i team finanziari possono liberare dal 30% al 40% della propria capacità operativa grazie all'automazione, con più tempo da dedicare ad analisi, previsioni e attività più strategiche.
Basta implementare l'automazione giusta.
Come funziona iBanPay (in 3 semplici passaggi)
iBanPay è un assistente di pagamento basato sull'intelligenza artificiale che legge le vostre fatture e crea automaticamente le bozze di pagamento. Niente digitazione. Niente copia-incolla. Niente cambi di schermata. Verificate e inviate il pagamento quando siete pronti.
Ecco come funziona.
Passo 1: Inoltrate la fattura
Basta inoltrare le fatture al vostro indirizzo email iBanPay dedicato. Ogni azienda riceve il proprio indirizzo univoco, per evitare qualsiasi confusione.
Potete inoltrare le fatture direttamente dalla vostra casella email, consentire ai membri del team e ai commercialisti esterni di inviarle dai propri account, o allegare più fatture in un'unica email.
iBanPay si adatta semplicemente al vostro modo di lavorare.
Passo 2: iBanPay crea le vostre bozze di pagamento
È qui che avviene la magia: il motore di intelligenza artificiale di iBanPay legge la fattura e ne estrae tutte le informazioni rilevanti: dati del beneficiario, importo, valuta, data di scadenza, numeri di riferimento, tutto.
In pochi istanti, nella vostra piattaforma iBanFirst compare una bozza di pagamento completa, con tutti i campi già precompilati automaticamente. Nessun inserimento manuale. Nessun errore di trascrizione. Solo informazioni accurate, pronte per la revisione.
Passo 3: Approvate con un clic
Accedete alla vostra piattaforma iBanFirst per esaminare la bozza di pagamento. È tutto già lì, correttamente formattato e pronto per essere approvato con un singolo clic.
Mantenete il pieno controllo e la visibilità su ogni operazione, senza il noioso inserimento dei dati che vi rubava tempo prezioso.
I vantaggi in sintesi
I benefici dell'automazione del processo di elaborazione delle fatture vanno ben oltre il semplice risparmio di qualche minuto. Ecco il reale impatto che iBanPay può avere sulla vostra attività.
Risparmio di tempo
Niente più data entry significa che il vostro team finanziario può dedicare quelle ore ad attività che contano davvero: analisi dei flussi di cassa, trattative con i fornitori, pianificazione finanziaria, o semplicemente uscire dall'ufficio in orario.
Una nostra cliente, Isabelle Bert di Surprisez-vous, racconta:
iBanPay mi fa risparmiare molto tempo. Ora non devo più inserire ogni fattura una per una, come facevo prima.
Meno errori
Il tempo perso a correggere gli errori manuali? Sparito anche quello.
Con iBanPay che gestisce l'estrazione dei dati e la compilazione dei campi di pagamento, il vostro team deve solo verificare i dettagli. Il rischio di errori si riduce quasi a zero. Niente più refusi. Niente più cifre scambiate. Niente più invii accidentali di 10.000 € invece di 1.000 €. Solo bozze di pagamento affidabili e accurate, pronte per la vostra approvazione.
Non si tratta solo di risparmiare tempo nella correzione degli errori: è anche una tutela concreta per i rapporti con i fornitori e per la reputazione della vostra azienda.
Controllo e visibilità completi
Alcuni temono che l'automazione significhi perdere visibilità o controllo. Con iBanPay, è esattamente il contrario.
Mantenete la piena supervisione su ogni pagamento. Il sistema crea le bozze, ma siete sempre voi a rivederle e approvarle. Con un colpo d'occhio, vedete cosa è in attesa, cosa è stato approvato e cosa è stato inviato.
Come osserva Céline Terrats di Synersy:
Pagare le fatture non è mai stato così semplice! I promemoria via email sono perfetti per organizzare la giornata.
Il team lavora in modo molto più efficiente e lo strumento fa il lavoro operativo, ma voi rimanete saldamente al comando.
Come iniziare con iBanPay
Pronti a eliminare il problema dell'elaborazione delle fatture?
Gli utenti iBanFirst possono attivare iBanPay in cinque semplici passaggi:
- Passo 1: Accedete al vostro spazio Cliente o Aziendale iBanFirst come Super Admin
- Passo 2: Cliccate su Impostazioni account nel menu a sinistra
- Passo 3: Attivate iBanPay nella sezione Servizi, accettando i Termini e Condizioni
- Passo 4: Se necessario, autorizzate altri membri del team a inviare fatture tramite iBanPay inserendo i loro indirizzi email nelle impostazioni dell'account, nella sezione iBanPay
- Passo 5: Ricevete l'email di benvenuto con il vostro indirizzo iBanPay personalizzato e il codice di sicurezza
Tutto qui. In pochi minuti, siete pronti a delegare il data entry a iBanPay.
Perché scegliere iBanFirst
Non avete ancora un conto con noi? Per trasformare davvero il vostro flusso di lavoro sui pagamenti delle fatture, avete bisogno di un provider di pagamento affidabile, trasparente e innovativo.
Con iBanFirst potete:
- Aprire un conto multivaluta in pochi minuti e detenere fondi in oltre 25 valute
- Eliminare il rischio di errori costosi e ottenere una migliore visibilità sulla vostra pipeline di pagamenti con iBanPay, mantenendo al contempo il pieno controllo e i flussi di approvazione
- Condividere link di tracciamento dei pagamenti in tempo reale con i partner, in modo che possano vedere esattamente quando è stato inviato, quali intermediari sono coinvolti e quando arriverà a destinazione
- Accedere agli strumenti di gestione del rischio di cambio, tra cui contratti a termine fissi, flessibili e dinamici
- Collaborare con esperti FX che comprendono le vostre specifiche esigenze di pagamento transfrontaliero
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*Studio iBanFirst, giugno 2024, 530 utenti in 10 paesi.
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