Checkliste „Internationale Expansion“ für CFOs von KMU

Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen sind von vornherein international ausgerichtet. Ob sie nun in Asien Produkte beschaffen und in der EU verkaufen oder aber in der EU Waren produzieren und dann nach Nordamerika liefern – internationale Expansion ist untrennbar mit dem Aufgabenbereich des CFOs eines KMU verbunden.

Dabei stellt sich die Frage: Wie lassen sich die dabei entstehenden Herausforderungen erfolgreich bewältigen? Die Lösung liegt in den Antworten auf folgende drei Fragen:

• Wie sollen Zahlungen abgewickelt werden?
• Wie wollen die Gewinne erwirtschaften?
• Wie können Sie gesetzliche Vorgaben einhalten?

Lassen Sie uns diese Themen einzeln betrachten:

Frage 1: Wie sollen Zahlungen abgewickelt werden?

Eine Ihrer vordringlichsten Aufgaben als CFO besteht darin, einen reibungslosen Cash-Flow zu gewährleisten. Dabei empfiehlt es sich, die mit Zahlungen verbundenen Herausforderungen in drei Bereiche zu unterteilen und für jeden eine eigene Strategie zu entwickeln.

Es geht konkret um:

• Löhne und Gehälter der Beschäftigten
• Zahlungen an Lieferanten
• Vergütungsstrukturen

Nehmen wir sie eingehender unter die Lupe:

Löhne und Gehälter der Beschäftigten

Selbst in Zeiten vermehrter Tätigkeit im Home-Office und verbesserter technologischer Möglichkeiten hierzu kann das Anwerben von Arbeitskräften vor Ort sich als die sinnvollste Entscheidung erweisen. Doch obwohl lokale Kräfte den Geschäftsbetrieb vereinfachen, kann ihre Bezahlung Schwierigkeiten bereiten.

Insbesondere

• müssen Sie sie unbedingt termingerecht bezahlen,
• müssen Sie Ihnen den exakten Betrag in der örtlichen Währung bezahlen,
• müssen Sie Wechsel- und Überweisungsgebühren möglichst niedrig halten.

Aleksandar Stojanovic, Gründer von Fiscallion, verfügt über Erfahrung auf diesem Gebiet. „Es ist von größter Bedeutung, ein auf die örtlichen Vorschriften und die jeweilige Währung zugeschnittenes, belastbares System zur Entgeltabrechnung zu integrieren,“ mahnt er.

„Ich würde mit lokalen Banken und Zahlungsdienstleistern zusammenarbeiten, um die Transaktionen zu optimieren. Die Verwendung einer Cloud-basierten Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, die mehrere Währungen unterstützt und das lokale Steuerrecht respektiert, ist unabdingbar.“

Für manche Unternehmen wäre die Zusammenarbeit mit Banken vor Ort umständlich. In diesem Fall können sich Anbieter grenzüberschreitender Zahlungsdienstleistungen als die einfachere und effizientere Lösung erweisen.

So haben beispielsweise Kunden von iBanFirst die Möglichkeit, sofort online Mehrfachwährungskonten zu eröffnen und dadurch die bei herkömmlichen Konten üblichen langwierigen Genehmigungsverfahren und den zugehörigen Papierkrieg zu umgehen.

Stojanovic rät außerdem dazu, im operativen Budget einen gewissen Puffer vorzusehen, um Währungsschwankungen aufzufangen. „Dadurch werden Unterbrechungen der Lohn- und Gehaltsabrechnung vermieden,“ erklärt er.

Zahlungen an Lieferanten

Ein gutes Verhältnis zu Ihren Lieferanten hängt nicht zuletzt davon ab, dass Sie deren Rechnungen pünktlich auf Heller und Pfennig begleichen. Dem stehen traditionelle Zahlungsabläufe leider oft im Weg.

„Wir müssen systematisch eine Zahlungsbestätigung vorlegen, damit der Zulieferer die Ware freigibt. Und bei den Banken, mit denen wir zusammenarbeiten, gab es immer eine Woche Verzögerung.“ klagt Jean-Nicolas Payart, Gründer von Hircus. „Das war ausgesprochen hinderlich, zumal die Zahlungen über verschiedene zwischengeschaltete Banken liefen und ich sie nicht einmal verfolgen konnte. Deswegen war es mit der Transparenz unseren Zulieferern gegenüber nicht weit her,“ fügt er hinzu.

Sich auf einen erfahrenen Zahlungsdienstleister wie iBanFirst zu stützen machte Jean-Nicolas Payart das Leben leichter. Dabei sollte der erste Schritt immer darin bestehen, die im jeweiligen Land üblichen Zahlungsgewohnheiten zu verstehen.

Wichtige Fragen sind zum Beispiel:

• Welche Art von Bestätigung braucht der Zulieferer, damit er die Ware herausgeben kann?
• Wie viel Bearbeitungszeit muss bei einer Bestellung eingeplant werden?
• Über welche Kanäle kann auf Seiten des Zulieferers die Zahlung abgewickelt werden?
• Sind diese Kanäle Ihrem Unternehmen ebenfalls zugänglich?

Ein weiterer wichtiger Aspekt, der einbezogen werden sollte, ist Ihr Management der Währungsrisiken. Ziel ist es, Ihren Zulieferern exakte Zahlungen in der Landeswährung zu garantieren und Ihrerseits Verluste durch Währungsschwankungen zu vermeiden. Wählen Sie eine einfache Strategie zur Steuerung des Wechselkursrisikos, bestehend aus Devisentermingeschäften und Kassageschäften. Prüfen Sie sie in den folgenden sechs Monaten immer wieder auf Stichhaltigkeit.

Arbeiten Sie auch hier mit einem erfahrenen Experten für Währungsrisikomanagement zusammen, um die für Sie bestehenden Gefahren zu erkennen und Wege zu deren Eindämmung zu finden. Überprüfen Sie die Erfahrung des gewählten Dienstleisters ebenso wie die von ihm angebotenen Kursspannen und behalten sie dabei das Preis-Leistungsverhältnis im Auge.

Vergütungsstrukturen

Löhne und Gehälter, deren Komplexität sich durch einen Standort im Ausland erhöht, verursachen in einem Unternehmen die höchsten Kosten. Die Frage, die sich zuerst aufdrängt, lautet deshalb: Wollen Sie sich vor Ort über einen Employer-of-Record (EOR) niederlassen oder lieber mit Auftragnehmern arbeiten?

Denken Sie auch daran, lokale Besonderheiten in der Vergütungsstruktur einzubeziehen. CJ Gustafson weist zum Beispiel darauf hin, dass in nordischen Ländern das Lohnniveau niedriger ausfällt als im Rest der Welt. Staatlich verordnete Sozialleistungen können jedoch die Vergütungsaufwendungen in Norwegen um 20 % und in Schweden um 40 % in die Höhe treiben.

Aus diesem Grund brauchen Sie eine exakte Modellierung der Lohnkosten. Aleksandar Stojanovic erwähnt in diesem Zusammenhang Mercer's Cost of Living Reports sowie Payscale als hilfreiche Quellen für Bezugswerte.

Doch wie können CFOs die Gefahr von Kostenschwankungen bannen?

„Ich fahre dabei zweigleisig,“ offenbart er. „Zuerst empfiehlt es sich, eine flexible Gehaltsstruktur einzuführen, die leistungs- und erfolgsabhängige Elemente enthält, wie z. B. Boni oder Aktienoptionen.

Ergänzend dazu wird ein Notfallfonds eingerichtet, mit dem eine Erhöhung der Lohnkosten um 10-15 % abgefangen werden kann.“ Auf diese Weise sichern Sie Ihre finanzielle Flexibilität. Diese Kosten sollten regelmäßig auf ihre Gültigkeit hin überprüft werden.

Frage 2: Wie wollen die Gewinne erwirtschaften?

Diese Frage mag Ihnen seltsam erscheinen, denn schließlich verfügen Sie über ein gut eingeführtes Produkt und haben auf Ihrem neuen Markt Indikatoren für eine bestehende Nachfrage ermittelt. Grenzüberschreitend Gewinne zu machen kann jedoch tückisch sein.

Können Sie zum Beispiel vorab sagen, wie sich nach einer Expansion die Struktur Ihres Cash-Flows gestalten wird? Wenn Sie Risiken für Ihre Gewinne verringern wollen, sollten Sie folgende drei Faktoren beachten:

• saisonale Trends,
• „Ease of doing business“,
• lokale kulturelle Eigenheiten.

Betrachten wir diese Punkte im Einzelnen:

Saisonale Trends

Wenn Sie nicht gut aufpassen, können spezielle saisonale Trends Ihre Liquidität gefährden. So bieten sich zum Beispiel in Kanada die mit Thanksgiving einhergehenden Verkaufsmöglichkeiten zu einem anderen Zeitpunkt als in den USA.

Derartige Trends können dazu führen, dass es in kurzer Zeit zu einer hohen Anzahl grenzüberschreitender Zahlungen kommt und dadurch ein beträchtliches Risiko entsteht. Eine in Erwartung solcher Phasen vorab erstellte wohldurchdachte Strategie zum Management des Währungsrisikos trägt dazu bei, dieses zu senken.

Aleksandar Stojanovic spricht sich für ein robustes Risikomanagement aus. „Der Einsatz finanzieller Instrumente wie Termingeschäfte zur Festlegung von Wechselkursen für zukünftige Transaktionen ist ausgesprochen wichtig,“ betont er.

„Zusätzlich empfiehlt es sich, Devisenbestände zu diversifizieren und regelmäßig das Devisenportfolio an die Marktentwicklung anzupassen.“

Saisonale Trends können unversehens Ihre Pläne zum Scheitern bringen. Nutzen Sie deshalb Vorhersageanalysen und Tools zur wirtschaftlichen Prognose, um sich auf Kommendes einstellen und dafür planen zu können. In dieser Hinsicht ist die Unterstützung, die ein speziell für Sie verfügbarer Manager einer Plattform für Währungsmanagement bieten kann, von unschätzbarem Wert.

Vor allem kann ein solcher Dienstleister Ihnen auch dabei helfen, das Geld vom Ausland in die Heimat zu überweisen und innerbetriebliche Geldflüsse kosteneffizient zu verwalten.

„Ease of business“

Fördert oder behindert die örtliche Regierung Geschäftstätigkeiten? Wer beispielsweise nach Brasilien expandieren möchte, muss sich darauf gefasst machen, dass damit implizite, „Custo Brasil“ genannte Kosten verbunden sind.

Außerdem erhebt die Regierung Einfuhrabgaben auf die Auszahlung von Devisen und erhöht somit die Kosten für Ihre Zulieferer. Zu allem Übel fallen diese Abgaben sowohl auf lokaler als auch auf föderaler Ebene an, wodurch sich die Warenkosten verdoppeln können.

Mit folgenden Tipps lässt sich die effektive Einstellung der lokalen Regierung zur Wirtschaftstätigkeit herausfinden:

• Schauen Sie sich lokale Zahlungsnetzwerke und -abläufe genau an;
• Sprechen Sie mit in den örtlichen Gegebenheiten erfahrenen Dienstleistern;
• Untersuchen Sie, wie komplex die lokalen Steuern sind, denn komplexe Steuerregelungen bedeuten oftmals auch komplizierte Zahlungen;
• Eruieren Sie den gewerkschaftlichen Organisationsgrad und die bestehende Toleranz für Arbeitsunterbrechungen.
  
  

Lokale kulturelle Eigenheiten

Nicht wenige ausländische Unternehmen haben unabsichtlich die lokale Bevölkerung gegen ihre Produkte aufgebracht. Selbst ein so bedeutendes Unternehmen wie BMW kam deswegen in den Vereinigten Arabischen Emiraten in Schwierigkeiten.

Finden Sie heraus, ob die lokale Bevölkerung bereit ist, die Güter, die Sie anbieten, von ausländischen Anbietern zu kaufen. Oftmals entstehen Bewegungen, die zum lokalen Kauf ermutigen, scheinbar über Nacht und können eine echte Gefahr für Ihren Umsatz darstellen.

Um dem entgegenzuwirken, sollten CFOs gemeinsam mit den Abteilungen Marketing und Vertrieb Verkaufsprognosen, Preismodelle und Lieferkettenstrategien an die örtliche Marktentwicklung anpassen.

Frage 3: Wie können Sie gesetzliche Vorgaben einhalten?

Lokale Regierungen sehen es gar nicht gern, wenn ausländische Unternehmen Vorschriften umgehen. Bei folgenden drei Aspekte müssen Sie besonders auf die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen achten:

• Einreichung vorgeschriebener Unterlagen;
• IT-Infrastruktur;
• Mitarbeiter im Back Office.

Betrachten wir diese Punkte im Einzelnen.

Einreichung vorgeschriebener Unterlagen

Dieser Bereich ist nicht zu unterschätzen: Wie werden Sie Ihre Steuern entrichten und wie kompliziert ist Ihre Berichterstattung?

Im Hinblick auf steuerliche Regelungen verfügt die EU über eines der komplexesten Rechtssysteme und umfasst eine Vielzahl an Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten von Kunden.

Wenn Sie also dorthin expandieren wollen, müssen Sie entscheiden, welche Daten Sie erheben wollen und wie Sie dies der Regierung übermitteln können.

Dasselbe gilt für das Vereinigte Königreich (VK). Firmen müssen ihre Lohnsteuerberichte monatlich elektronisch einreichen, wenn sie Strafen vermeiden möchten.

Eine detaillierte Kenntnis der aktuell gültigen Steuervorschriften ist unabdingbar. Arbeiten Sie mit einem ortsansässigen Steuerberater zusammen, um die Abläufe zu vereinfachen und sicherzustellen, dass Sie gesetzeskonform vorgehen.

IT-Infrastruktur

Ihre Compliance hängt nicht zuletzt von Ihrer IT-Infrastruktur ab. Aleksandar Stojanovic empfiehlt, die bestehenden Systeme zu überprüfen, um mögliche Lücken aufzuspüren.

„Achten Sie zum Beispiel auf das Thema Datenhoheit und stellen Sie sicher, dass Ihre Infrastruktur mit den im Land gültigen Datenschutzgesetzen wie etwa der DSGVO in Europa im Einklang ist,“ empfiehlt er. „Schauen Sie sich auch die von Ihnen getroffenen Maßnahmen zur Computer- und Netzsicherheit noch einmal ganz genau an, damit Sie für die Region typische Cyber-Bedrohungen abwehren können.“

Diese Aufgabe scheint eher dem Technologie-Verantwortlichen Ihres Unternehmens zuzukommen. Nichtsdestotrotz ist ein moderner CFO ein strategischer Partner, der an diesem Prozess mitwirken sollte, damit er die daraus entstehenden Kosten versteht.

Der Fiscallion-Gründer führt folgendes Beispiel an. „Lassen sich Ihre Cloud-Dienste von Ihrem lokalen Internet-Anbieter nahtlos integrieren? Benötigen Sie zusätzliche VPNs für sichere Kommunikationen?“

Die Kosten dafür summieren sich schnell. Wenn Sie sie im Vorfeld verstehen, sparen Sie sowohl Zeit als auch Geld.

Mitarbeiter im Back Office

Im Rahmen einer internationalen Expansion ist die Modellierung des Ressourcenbedarfs ungemein wichtig. Beabsichtigen Sie, Mitarbeiter einzustellen oder wollen Sie lieber auf Auftragnehmer zurückgreifen? Welche Kosten und administrativen Verpflichtungen entstehen Ihnen jeweils?

Setzen Sie sich mit den Abteilungsleitern zusammen, um den Personalbedarf zu besprechen und die Kosten zu berechnen. Aleksandar Stojanovic weiß, dass selbst nach sorgfältiger Planung die tatsächlichen Kosten bisweilen das vorgesehene Budget übersteigen.

Er rät: „Nehmen Sie eine sorgfältige Varianzanalyse vor, um die Gründe dafür herauszufinden – seien es unvorhersehbare Betriebskosten, Wechselkursschwankungen oder unerwartet hohe Lohnkosten.“

Er empfiehlt außerdem, Verträge mit Zulieferern nachzuverhandeln oder vorrübergehend nicht absolut notwendige Ausgaben zu reduzieren, um so Ausgaben wieder budgetkonform zu machen.

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