Als u actief bent in de financiële sector, kent u het gevoel: alweer een maand die ten einde loopt, alweer een sprint naar de finishlijn.
Financieel experts hebben vaak heel wat aan hun hoofd en de maandafsluiting maakt het alleen maar erger. Twaalf maal per jaar dezelfde cyclus die soms aanvoelt als een terugkerende migraine.
Maar je kan de afsluiting van de maand nu eenmaal niet uitstellen. Het is een tijdrovende en relatief uitdagende taak, maar ook een hoeksteen voor elke onderneming. Het is de basis die nodig is om met kennis van zaken financiële beslissingen te nemen en te waarborgen dat de operaties van het bedrijf lopen als een goed geoliede machine.
Maar geen nood! Met een goede dosis proactieve planning en de juiste tools, waaronder een strenge checklist voor de maandelijkse afsluiting, hebben heel wat ondernemingen het recept gevonden voor een vlot en betrouwbaar proces om de maand af te sluiten.En wij gaan jullie er alles over vertellen.
Laten we dieper ingaan op wat de afsluiting van de maand inhoudt, met welke uitdagingen het proces vaak gepaard gaat, en hoe uw proces kan worden gestroomlijnd om de maand sneller en nauwkeuriger af te sluiten zonder de kluts kwijt te raken.
De afsluiting aan het einde van de maand, soms ook de financiële afsluiting of het afsluiten van de boeken genoemd, is het proces waarbij de financiële gegevens van uw onderneming worden gefinaliseerd aan het einde van elke maand. Het gaat om een reeks taken waarmee wordt beoogd dat uw jaarrekening een waarheidsgetrouwe weergave biedt van de financiële gezondheid, de resultaten en de cashflow van uw bedrijf.
Een enquête in CFO Magazine wees uit dat de hoogst presterende teams gemiddeld vijf werkdagen spenderen aan de maandafsluiting, en dat tragere financiële teams er wel tien dagen of meer over doen om de boeken af te sluiten.
Een eindeloze of ongeorganiseerde afsluiting van de maand kost uw team niet alleen tijd, het staat ook hun vermogen om belangrijke bedrijfsbeslissingen te nemen in de weg. Anderzijds loont het absoluut om tijd te investeren in de stroomlijning van uw sluitingsproces, aangezien dat wezenlijke voordelen met zich kan meebrengen, zoals:
Besluitvorming met kennis van zaken: Tijdige financiële rapportering geeft bedrijfseigenaars de kans om snel trends te herkennen, middelen toe te wijzen en een groeistrategie uit te tekenen.
Transparantie: Duidelijke financiële cijfers creëren vertrouwen bij uw belanghebbenden, zoals beleggers, klanten en regelgevende organen. Ook nauwkeurige audits uitvoeren en belastingaangiftes indienen, wordt eenvoudiger.
Efficiënte middelentoewijzing: Met een goed georganiseerd en geautomatiseerd sluitingsproces houden uw medewerkers meer tijd over voor waardevollere taken, zoals uitgebreide managementrapportage.
Minder stress: Een goed georganiseerde maandafsluiting zorgt voor minder druk op de financiële teams, waardoor ze zich kunnen toespitsen op activiteiten met meer toegevoegde waarde.
De maandafsluiting gaat vaak gepaard met heel wat uitdagingen, met name voor kleine ondernemingen met beperkte middelen. Enkele gangbare struikelblokken tijdens het proces zijn:
Manuele arbeid en fouten
Een veelvoorkomende uitdaging betreft manueel werk, aangezien stress voor naderende deadlines niet altijd te rijmen is met nauwkeurige gegevensinvoer. Hoewel manueel werk soms niet te vermijden is, kan het leiden tot fouten in uw financiële cijfers, met problemen in de toekomst tot gevolg.
Verspreide en onsamenhangende gegevens
Ook bij gegevensverzameling kan het fout lopen. Financiële gegevens die verspreid zitten over verschillende softwaresystemen en -spreadsheets kunnen leiden tot inefficiëntie en vertraging bij het vergaren van de nodige informatie.
Onbepaalde rollen en gebrek aan procesdocumentatie
Als de rollen niet duidelijk zijn, treedt er verwarring op, met dubbel werk en een pak frustratie tot gevolg. Zonder vlotte werkstromen is er risico op stress, fouten en gemiste deadlines, wat weegt op ieders moreel.
Zo kan ook een gebrek aan gedocumenteerde processen leiden tot onnodige chaos. Heel wat ondernemingen, en voornamelijk die met kleine boekhoudkundige teams, vertrouwen op ongedocumenteerde gewoontes, wat leidt tot haastwerk op het allerlaatste moment, fouten en frustratie.
Om u een betere grip te bieden op uw sluitingsproces, bepaalden we de standaardstappen in het proces aan het einde van de maand, om u een uitgangspunt te bieden om uw eigen uitgebreide maandafsluitingsdocumentatie samen te stellen voor het hele team.
Als uw financiële team weer aan het vechten is tegen een deadline, kunt u de situatie vereenvoudigen door een logische en door iedereen goed gekende stapsgewijze routine te volgen.
Bespreek, noteer en communiceer de deadlines voor elk onderdeel van het maandafsluitingsproces. Zodra iedereen weet wat er wanneer van hem wordt verwacht, wordt een gestroomlijnd en succesvol afsluitingsproces een stuk realistischer.
De eerste taak vindt plaats tijdens de laatste week van de maand. Verzamel alle paperassen (of de digitale versies) en cijfers die u nodig heeft voor de boekhouding van uw onderneming, zoals:
Als u niet moeiteloos toegang hebt tot alle gegevens die u nodig hebt, zal uw sluitingsproces meer tijd in beslag nemen dan nodig is. Zoek naar manieren om gegevensopslag en -ophaling te verbeteren om onnodige vertragingen te beperken.
Herbekijk in eerste instantie de financiële afsluiting van de voorgaande maand en identificeer alle problemen, discrepanties en verbetermogelijkheden bij de afsluiting van de huidige maand. Nu is het tijd om uw aandacht op de huidige periode te vestigen en dus de details te bekijken van de transacties met betrekking tot:
Vorderingen: Nu moet u de uitstaande betalingen opvolgen van klanten met verschuldigde of achterstallige betalingen. Goede kredietcontrole is een van de belangrijkste manieren om een positieve cashflow te handhaven.
Handelsschulden: Controleer of alle uitgaande betalingen voor de maand in orde zijn. Houd rekening met onkostennota's, kredietkaarten en -afbetalingen en handelswaren.
Loonadministratie: Vergeet niet om alle nog te betalen vakantiedagen en uitzonderlijke personeelsbetalingen zoals unieke bonussen, ontslagvergoedingen of andere niet-recurrente vergoedingen op te nemen in uw cijfers.
Cash: Als u nog in cash handelt, dient u alles mee te rekenen dat niet op de bank staat, inclusief alle deviezen. Neem die sommen mee op in uw rekeningen.
Voorraad: Hoewel u misschien niet elke maand een fysieke voorraadcontrole uitvoert, moet u minstens uw voorraadbalansen bekijken om na te gaan dat ze zo nauwkeurig mogelijk zijn. Kleine bedrijven beschikken zelden over een voortdurend opvolgingssysteem voor voorraadbeheer en moeten vaak gebruik maken van historische gegevens om standaardvoorraadverlies te verklaren.
Vaste activa: Zorg ervoor dat alle nieuwe activa werden opgenomen en alle vervreemdingen werden verwijderd uit uw vaste activa. Upgrades of wezenlijke wijzigingen kunnen ertoe leiden dat de boekwaarde van activa moet worden aangepast. Nazicht van de afschrijvingen om te waarborgen dat er correcte nettowaarden worden opgenomen in de boeken.
Leaseboekhouding: Controleer dat de journaalposten voldoen aan de gepaste leaseboekhoudingsnormen (IFRS 16 of FRS 102) en dat de correcte bedragen worden afgetrokken van de winst- en verliesrekening of toegevoegd aan de balans voor alle geleasede vaste activa.
Belastingvoorzieningen en -verplichtingen: Bereken uw belastingverplichtingen en creëer voorzieningen voor btw, omzet- en ondernemingsbelasting, en zorg dat u in lijn bent met alle relevante fiscale regels.
Reserves en voorzieningen: Reserves creëren voor mogelijke verliezen of onvoorziene gebeurtenissen en voorzieningen voor oninbare schulden. Mogelijke risico's voor de financiële gezondheid van de onderneming inschatten.
Bij deze stap worden heel wat rekeningen in overeenstemming gebracht, zoals bankrekeningen, vorderingen en handelsschulden.
Erken inkomsten en kosten die misschien nog niet zichtbaar zijn in de financiële cijfers. Aangroeiende schulden en vooruitbetalingen zorgen ervoor dat transacties in de juiste periode worden opgenomen, ongeacht het moment dat het geld werd overgeboekt. Voor kmo's die buiten Europa actief zijn, is dit een cruciale stap om de grensoverschrijdende transacties nauwkeurig op te nemen aan de correcte wisselkoers.
Maak gebruik van journaalposten voor de laatste aanpassingen, correcties of herindelingen. Documenteer de redenering achter elke actie voor later. Journaalposten zijn soms vereist om lijnen in het GB met een onjuiste code te corrigeren. Als u in verscheidene rechtsgebieden actief bent, is het van essentieel belang om bij die posten in lijn te zijn met de lokale boekhoudkundige normen.
Genereer uw financiële verklaring - de winst- en verliesrekening, de balans en het kasstroomoverzicht. Die verklaring biedt een overzicht van de financiële positie en resultaten van uw onderneming en vormt een essentiële troef voor besluitvorming en om uw financiële gezondheid aan te tonen.
Herbekijk de financiële verklaring en de ondersteunende documenten grondig. Verwerf de goedkeuring van relevante belanghebbenden zoals het hogere management of de CFO. Die stap garandeert nauwkeurige en transparante rapportering.
Afsluitende posten bereiden uw onderneming voor op de volgende periode door de balansen leeg te maken van de rekeningen die niet mogen worden meegenomen naar de volgende periode. Door de balansen van inkomsten-, uitgaven- en dividendrekeningen leeg te maken kunt u de resultaten over periodes heen vergelijken en zijn die rekeningen weer klaar om in de volgende periode nieuwe balansen te verwerven. De inkomsten- en uitgavenrekeningen voor de periode moeten worden overgedragen naar het inkomstenoverzicht, dat dan wordt overgedragen naar de ingehouden winst op de balans.
Organiseer en archiveer alle documentatie rond de maandafsluiting in een duidelijk archiefsysteem. Behoorlijke documentatie is niet alleen essentieel voor audits, maar ook voor opzoekingen, en moet in de mate van het mogelijke digitaal worden gearchiveerd. Houd documenten minstens zeven jaar lang bij voor belastingdoeleinden. Alle overbodige documenten moeten veilig vernietigd worden.
Iedereen plukt de vruchten van een vlotter maandafsluitingsproces. De medewerkers ervaren minder stress, de belanghebbenden hebben meer vertrouwen en uw onderneming spaart geld uit. Hier zijn enkele ideeën om het einde van de maand op rolletjes te laten lopen.
Precisie is cruciaal als het om financiën gaat. Uw maandafsluitingsproces documenteren kan klinken als een bijkomende stap, maar het heeft een diepgaande impact. Het waarborgt consistentie, stroomlijnt de werkstroom en minimaliseert fouten; essentiële stappen voor een onberispelijke maandafsluiting. De voordelen vallen niet te ontkennen: transparantie, eenvoudiger delegeren en het vermogen om snel problemen aan te kaarten.
Het is erg belangrijk een uitgebreide maandafsluitingschecklist op te stellen. Die gids schetst de stappen en verwachtingen voor uw financiële team. Begin door het proces samen uit te tekenen en taken en deadlines toe te wijzen. In de loop van een maandafsluitingscyclus noteert u alle uitdagingen en de kwesties waarvoor bijzondere aandacht is vereist. Schaaf de checklist na elke cyclus bij met die inzichten, zodat het volgende proces nog beter verloopt.
Bent u het beu om te verdrinken in spreadsheets, te worstelen met manuele gegevensinvoer en eindeloze cijfers in overeenstemming te brengen? Daar kan moderne technologie te hulp schieten.
Beeld u een scenario in waar al die taken worden geautomatiseerd, waardoor uw team wordt bevrijd van talloze uren langdradig werk en waar de datagolven naadloos aan elkaar worden geregen door geïntegreerde systemen, die geen marge laten voor discrepanties en fouten. Ingebouwde controles en balansen? Die binden de strijd aan met compliancerisico's en mogelijke boetes.
Een evolutie naar meer geautomatiseerde processen, samenwerkende en geïntegreerde hulpmiddelen en baanbrekende gegevensanalyses kan op heel wat manieren leiden tot meer efficiëntie en nauwkeurigheid. Vooral voor kleinere financiële teams die worstelen met beperkte middelen, kan die transitie de baan vrijmaken voor een gestroomlijnde en nauwgezette maandafsluiting.
Klaar om actie te ondernemen? Verken onze diepgaande gids, 'Hoe stel ik een modern softwarepakket samen', om dieper in te gaan op de creatie van een softwarepakket dat aansluit op de noden van uw bedrijf.
In de jacht op een naadloze maandafsluiting betekent ook een doorlopende boekhouding voor veel financiële teams een doorbraak. Bij een doorlopende boekhouding worden de taken over de hele maand verdeeld, in tegenstelling tot de klassieke aanpak waarbij het hele pakket aan het einde van de maand valt. Dat betekent dagelijkse journaalposten en overeenstemmingen, die zich vertalen in een grootboek dat altijd is bijgewerkt. Dat brengt twee voordelen met zich mee: financiële inzichten in realtime en een kleinere werklast bij de 'echte' afsluiting. Die vernieuwende aanpak brengt de financiële operaties in lijn met het tempo van de bedrijfsvoering, waardoor het op elk moment mogelijk is geïnformeerde beslissingen te nemen.
Voor iemand die voortdurend brandjes loopt te blussen en die moet worstelen met inefficiënte processen en systemen, kan het erg demoraliserend worden als het alweer tijd is voor de maandafsluiting wanneer de vorige amper werd afgerond. Hoewel het misschien aanvoelt alsof u geen tijd hebt om na te denken over wat goed en fout ging, kan er alleen verbetering worden geboekt als u actief de tijd neemt om te herbekijken wat er is gebeurd en op zoek te gaan naar verbeterpunten. Een 'wat-hebben-we-geleerd'-oefening is bijna altijd een nuttige toevoeging aan uw sluitingsproces.
Probeer evenwel niet op de zaken vooruit te lopen. U kunt beter kleine, marginale verbeteringen doorvoeren en elke maand uw deadlines halen, dan in grote stappen vooruitgang te proberen boeken, met slordig werk of gemiste afsluitingsdeadlines tot gevolg.
In een wereld waarin wordt verwacht dat financiële teams ontsnappen uit hun cijfercocon en een rol opnemen als strategische zakenpartners, is het cruciaal om hun routinetaken zoals de boeken afsluiten efficiënter te maken, zodat er tijd vrij komt voor werk met meer toegevoegde waarde. Door vooruit te plannen, duidelijke werkstromen op te stellen en technologie te omarmen teneinde manueel werk te beperken en te automatiseren, kunt u opmerkelijke voordelen ontgrendelen voor uw bedrijf.
Heeft uw onderneming daarnaast nog te maken met valutatransacties? Bij iBanFirst zijn we ons er terdege van bewust dat dat uw boekhoudkundige processen nog complexer maakt. Daarom kunnen onze gebruikers:
Neem contact op met onze experts voor meer informatie.