Als u nu al vooruitdenkt aan het budget voor volgend jaar, dan bent u niet de enige. In het vierde kwartaal gaan financiële teams in "planningsmodus": ze verzamelen de nodige informatie over de resultaten van het lopende jaar en beginnen vooruit te denken naar het volgende jaar.
Spannend, toch? Het is de tijd om strategieën uit te stippelen en doelen te stellen, een aantal van de belangrijkste functies van groei. Het is ook het moment voor elk financieel team om binnen de organisatie samen te werken om ervoor te zorgen dat de financiële prognose realistisch is - een evenwicht vinden tussen de juiste mate van groei, zorgvuldig financieel beheer en een gezonde dosis voorzichtigheid.
In dit artikel gaan we verder dan CFO-prognoses die in het luchtledige worden opgesteld. In plaats daarvan richten we ons op de teamdynamiek en nuttige oefeningen die elk financieel team nodig heeft om met succes een financieel plan op te stellen voor het nieuwe jaar.
Als het gaat om budgettering moet het hele bedrijf op één lijn zitten rond een strategisch plan. Het budget voor het komende jaar maakt weliswaar deel uit van een korte-termijnplan , maar moet ook passen in lange-termijndoelen .
Hoewel het strategisch plan meestal wordt bepaald door de visie op directieniveau, spelen financiële teams een cruciale rol bij het omzetten van die visie in cijfers. Een investering in middelen kan bijvoorbeeld gekoppeld zijn aan het behalen van bepaalde benchmarks in het komende jaar.
Het is makkelijk om overambitieus te worden over de groei van het bedrijf. Nauwkeurige prognoses zijn afhankelijk van inzicht in de marktomstandigheden, het concurrentielandschap en het verwachte succes van bedrijfsinitiatieven (zoals verkoop- en marketinginspanningen).
Financiële teams kunnen ervoor zorgen dat de doelen realistisch zijn door prognoses te baseren op historische gegevens. Om te voorspellen welke vooruitgang er geboekt zal worden, moeten ze begrijpen wat omzet stimuleert. Zonder dat inzicht kunt u de algemene financiële doelen van het bedrijf niet koppelen aan een nauwkeurige financiële prognose.
Uw managementteam kan een algemene visie hebben, maar elk afdelingshoofd zal waarschijnlijk ook specifieke budgetaanvragen hebben. Denk maar aan de uitbreiding van het personeelsbestand, het vervangen van hardware, het aanbieden van nieuwe voordeelprogramma's voor werknemers enz.
Daarom is het belangrijk om de juiste mensen bij het planningsproces te betrekken. Een specifieke begrotingspost houdt misschien niet direct verband met de algemene bedrijfsdoelstellingen, maar is toch een noodzakelijke kostenpost voor bedrijfsvoering. Het financiële team moet ook een duidelijk inzicht hebben in de bekende uitgaven voor elke afdeling, en in wat er kan veranderen in het komende fiscale jaar en waarom.
Het is natuurlijk niet omdat een afdeling een verzoek indient, dat het ook wordt ingewilligd. Het is de taak van het financiële team om de juiste balans te vinden tussen ieders "verlanglijstje" en het budget en de prognose voor het komende jaar.
Daarom is communicatie essentieel: elk afdelingshoofd moet begrijpen welke beslissingen er zijn genomen. Soms zijn verschillende vergaderrondes en discussies nodig voordat een voorgesteld budget wordt gedeeld, en het budget kan verschillende aanpassingen ondergaan voordat iedereen ermee instemt.
Het is ook belangrijk dat afdelingshoofden begrijpen dat, als bepaalde doelen moeten worden gehaald (zoals een omzetdoelstelling of een specifieke datum) voordat er extra geld wordt uitgegeven (bijvoorbeeld voor het aanwerven van een nieuwe medewerker), ze duidelijk moeten zijn over wat die benchmarks zijn. Niets mag het volgende jaar als een verrassing komen.
Uw financiële team kan een budget opstellen volgens een specifieke prognose, maar wat als uw prognoses niet uitkomen?
Onderdeel van een strategisch plan kan zijn om risico's te nemen. Dat leidt immers tot groei van het bedrijf. Maar die risico's leiden misschien niet tot de verwachte groei. Of er doet zich een onverwachte verschuiving voor in de markt.
Om u zo goed mogelijk voor te bereiden, kunt u plannen maken voor verschillende scenario's. U kunt ervoor kiezen om uit te gaan van een best-case scenario, of zelfs een conservatief groeiscenario, maar u zou toch ook moeten plannen voor een worst-case scenario. Het is beter om u voor te bereiden op een worst-case scenario en te weten welke stappen u zou nemen om de financiën van het bedrijf te beschermen dan om halverwege het jaar en onder stress beslissingen te moeten nemen.
Scheid zoveel mogelijk het bekende van het onbekende. Het kan zijn dat u terugkerende inkomsten hebt waar u op kunt vertrouwen versus nieuwe inkomsten die worden verwacht. Of u hebt kosten die u contractueel verplicht bent te betalen. U kunt scenario's maken op basis van factoren die veranderlijker zijn .
Als u budgettering benadert met meerdere scenario's in kaart, kunt u effectiever plannen voor het komende jaar.
Een alternatieve benadering van een jaarplanning is een voortschrijdende prognose. In plaats van een jaarbudget dat gedurende het jaar moet worden aangepast als de omstandigheden veranderen, zijn voortschrijdende prognoses een continu proces.
Bij een voortschrijdende prognose begint u met uw huidige prognose (of een kleine variatie daarop) en brengt u gaandeweg wijzigingen aan. Het budget wordt regelmatig herzien en evolueert. Als dit correct wordt gedaan, kan het bedrijf flexibeler zijn en zal het voor minder verrassingen komen te staan in de loop van het jaar.
Uw financiële team moet bepalen hoe vaak het budget wordt herzien, zodat er genoeg tijd is om te reageren op wijzigingen in de prognose. Veel bedrijven herzien het budget maandelijks of per kwartaal. U kiest ook een tijdshorizon voor uw prognose. Als uw tijdshorizon bijvoorbeeld vier kwartalen is, rolt u uw prognose voortdurend door zodat u altijd vier kwartalen in de toekomst vooruit kijkt.
Als uw bedrijf bijzonder gevoelig is voor marktomstandigheden, stelt een voortschrijdende prognose de financiële en managementteams in staat om strategische beslissingen te nemen op basis van actuele informatie.
Als uw financiële team nog steeds gebruikmaakt van Excel-spreadsheets, maken ze het werk moeilijker dan nodig. Naast het feit dat het gebruik van Excel-spreadsheets tijdrovend is en het risico op fouten vergroot, is het niet mogelijk om de geavanceerde budgetterings- en prognosemodellen te maken die succesvolle bedrijven vandaag de dag nodig hebben. Scenarioplanning en rolling forecasts zijn bijzonder lastig zonder technologie om het proces te automatiseren en variabelen snel aan te passen.
Cloud-gebaseerde en SaaS-producten zijn nu gemeengoed voor alle financiële sectoren en bieden meer flexibiliteit en nauwkeurigere voorspellingen dan handmatige opties. Het is een investering die snel vruchten afwerpt voor uw team.
Lees hier meer over de rol van technologie voor financiële teams en het bouwen van een moderne tech stack.