Fatturazione elettronica nel 2026: tutto quello che c’è da sapere

Proprio quando pensavate di aver acquisito tutte le competenze in materia di conformità normativa transfrontaliera, ecco che arriva un'altra sfida: l'introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria.

I mandati di fatturazione elettronica si stanno diffondendo in Europa a velocità diverse, creando un mosaico tra i diversi adempimenti di conformità normativa che potrebbe influire sul flusso di cassa, sull'efficienza operativa e — diciamolo pure — sulla vostra tranquillità!

La buona notizia? I Paesi stanno mettendo in pratica questi cambiamenti in più fasi, offrendo un margine di tempo per consentirvi di preparare il vostro team e la vostra attività. La notizia un po’ meno buona? Ogni paese ha i propri requisiti e le proprie tempistiche.Pertanto, se operate in più mercati europei, dovrete districarvi tra le diverse date di adeguamento alla conformità normativa e gli standard tecnici.

Ecco cosa dovete sapere effettivamente sulla fatturazione elettronica in ciascuno dei principali mercati europei e come procedere, in modo che abbiate tutte le informazioni necessarie per pianificare il vostro approccio.

Che cos'è la fatturazione elettronica o “e-invoicing”?

Iniziamo con la domanda più ovvia: Che cos'è la fatturazione elettronica o “e-invoicing”?

La fatturazione elettronica prevede che un fornitore invii all'acquirente una fattura in formato elettronico con un formato di dati strutturato che può essere riconosciuto ed elaborato automaticamente. Anziché richiedere l'inserimento manuale dei dati da una fattura standard da parte di un operatore, il vostro sistema finanziario legge automaticamente tutti i dati rilevanti della fattura. I dati vengono trasferiti direttamente dal sistema del vostro fornitore al vostro — senza necessità di inserimento, scansione o immissione manuale.

Come si gestiscono i PDF inviati tramite e-mail?

Oggi è molto probabile che l’invio e la ricezione delle fatture avvenga in formato PDF tramite e-mail. Poiché il PDF è un formato semi-strutturato, può essere in parte automatizzato grazie alla tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Tuttavia, è opportuno sottolineare che l'invio di fatture in formato PDF non può essere considerata una modalità di fatturazione elettronica nel senso stretto del termine. Perché? Poiché i PDF richiedono ancora l'OCR o l'intervento umano per estrarre i dati.La formattazione non è standardizzata e non vi è alcuna garanzia che i dati si integrino perfettamente con il software di contabilità del destinatario.

Che cos'è la fatturazione elettronica obbligatoria?

Un aspetto fondamentale della discussione sulla fatturazione elettronica: non è facoltativa. Molti paesi europei richiederanno alle aziende di emettere e ricevere fatture in formati elettronici specifici per determinati tipi di transazioni, principalmente:

• Business-to-government (B2G), da azienda a Pubblica Amministrazione: Transazioni con enti della PA
• Business-to-business (B2B), da azienda ad azienda: Transazioni tra società

Perché questo cambiamento? Gli Stati membri stanno introducendo modifiche per soddisfare i requisiti dell'UE in materia di IVA nell'era digitale (VAT in the Digital Age, ViDA). L'obiettivo è quello di standardizzare e modernizzare la conformità IVA migliorando i processi di riscossione, aumentando l'accuratezza dei dati e riducendo il rischio di frodi.

Lo standard europeo per la fatturazione elettronica (EN16931) definisce i requisiti di conformità di una fattura. Fortunatamente,molte piattaforme moderne di fatturazione elettronica supportano diversi formati che sono già conformi — pertanto non è necessario diventare esperti di XML da un giorno all'altro.

Cosa significa tutto questo per la vostra azienda

Tuttavia, le modifiche operative necessarie per soddisfare questo standard sono ancora considerevoli:

• Complessità multinazionale: Come già menzionato, se si opera a livello internazionale, potrebbe essere necessario gestire contemporaneamente diversi formati, piattaforme e scadenze.
• Tempi stretti: A seconda della vostra sede operativa, potreste già avere l'obbligo di passare a una soluzione conforme o dovrete farlo molto presto.
• Modifiche al processo: I vostri team finanziari potrebbero dover stabilire nuovi flussi di lavoro per l'approvazione delle fatture, la gestione delle eccezioni e i processi di riconciliazione.
• Aggiornamenti del sistema: A seconda del software di fatturazione attualmente in uso, potrebbe essere necessario integrarlo con piattaforme accreditate o aggiornare il sistema ERP.

Vantaggi della fatturazione elettronica per i titolari di aziende

C'è una cosa da sapere sui cambiamenti normativi: spesso causano problemi nel breve termine. Tuttavia, la fatturazione elettronica è uno di quei casi in cui i vantaggi potrebbero superare le difficoltà — una volta risolti i problemi iniziali dell'implementazione. Eccocome.

Ridurre gli errori e il rischio operativo

Gli errori causati dall'inserimento manuale dei dati possono rappresentare un problema significativo. Pensate a quante volte avete dovuto modificare i pagamenti o risolvere una controversia di pagamento perché qualcuno ha digitato 1.000 invece di 10.000.

Con la fatturazione elettronica, gli errori di inserimento manuale dei dati diventano un ricordo del passato. I dati fluiscono direttamente dalla fonte al sistema, eliminando quei momenti di incertezza in cui ci si chiede: “Come abbiamo potuto commettere questo errore?”.

Inoltre, un minor numero di errori comporta meno controversie con i fornitori, meno correzioni che richiedono tempo al vostro team e un minor rischio di problemi di conformità dovuti a calcoli IVA errati.

Semplificare la conformità in tutti i mercati

Se la vostra azienda opera in più Paesi, la conformità normativa potrebbe sembrare un processo complesso e in continua evoluzione.

La fatturazione elettronica obbligatoria è ormai una realtà, indipendentemente dal fatto che vi piaccia o meno — ma la buonanotizia è che, una volta che siete pronti per un Paese, gli altri diventano esponenzialmente più semplici da gestire.

Inoltre, quando tutto è contrassegnato da data e ora, strutturato e archiviato elettronicamente, le verifiche di fine anno risultano notevolmente meno complesse. I vostri revisori contabili possono monitorare le transazioni e verificare i calcoli dell'IVA, anziché dover ricercare le fatture mancanti.

Migliorare la visibilità dello stato dei pagamenti

In questo momento, il vostro team sta probabilmente ricevendo regolarmente e-mail dai fornitori che chiedono: “Avete ricevuto la nostra fattura?” e “Quando possiamo aspettarci il pagamento?” — e contemporaneamente starà inviando le stesse domande ai vostri clienti.

Grazie ai sistemi strutturati di fatturazione elettronica, tutte le parti coinvolte possono monitorare lo stato di avanzamento di una fattura. I vostri fornitori possono avere la conferma che avete ricevuto la loro fattura. E voi potete monitorare quando i vostri clienti hanno ricevuto le vostre. Le controversie relative ai pagamenti diminuiscono poiché esiste una traccia chiara che mostra cosa è stato inviato, quando e cosa ne è stato.

Quando si gestiscono centinaia o migliaia di fatture in diversi Paesi e valute, la visibilità è fondamentale. È possibile identificare più rapidamente i colli di bottiglia, prevedere con maggiore precisione il flusso di cassa e rispondere alle richieste dei fornitori senza dover consultare lunghe catene di e-mail o cercare informazioni presso diversi reparti.

Quando la vostra azienda dovrà conformarsi all'obbligo di fatturazione elettronica?

Analizziamo la situazione in alcuni dei principali mercati europei.

• Belgio: A partire dal 1° gennaio 2026, il Belgio introdurrà la fatturazione elettronica obbligatoria per tutte le transazioni B2B in conformità con la norma europea EN16931. Peppol è il formato e il metodo di trasmissione principale.

• Bulgaria: Al momento non esiste alcun obbligo per il B2B.

• Francia: Le grandi e medie imprese dovranno emettere e ricevere fatture elettroniche a partire da settembre 2026, mentre le piccole imprese dovranno adeguarsi a partire da settembre 2027. Saranno accettati solo formati elettronicistrutturati (come XML o Factur-X), che dovranno passare attraverso una piattaforma di dematerializzazione partner (PDP) o la piattaforma pubblica di fatturazione (PPF).

• Germania: Tutte le imprese sono già tenute a ricevere fatture elettroniche, mentre l'emissione obbligatoria sarà introdotta gradualmente a partire da gennaio 2027 per le aziende con un fatturato superiore a 800.000 euro e da gennaio 2028 per tutte le imprese. Sono accettati i formati XRechnung e ZUGFeRD (dalla versione 2.0.1 in poi), poiché forniscono le informazioni fiscali richieste in un formato strutturato.

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  Ungheria: Al momento non esiste alcun obbligo per il B2B.

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  Italia: Dal 2019 è in vigore l'obbligo di fatturazione elettronica per tutte le transazioni B2G e B2B tramite la piattaforma SDI (Sistema di Interscambio).

• Nei Paesi Bassi esiste un obbligo parziale di fatturazione elettronica B2G, ma non per le transazioni B2B. È accettato su base volontaria (previo consenso dell'acquirente).

• Portogallo: A differenza delle transazioni B2G, attualmente in Portogallo non vi è alcun obbligo di fatturazione elettronica B2B. Le aziende possono scegliere il formato di fattura che preferiscono, purché entrambe le parti siano d'accordo.

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  Romania: Dal 2024, tutte le imprese registrate ai fini IVA utilizzano la fatturazione elettronica per le transazioni B2B tramite la piattaforma RO e-Factura.

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  Spagna: Le grandi aziende con un fatturato pari o superiore a 8 milioni di euro sono già tenute a conformarsi, mentre le piccole e medie imprese dovranno adeguarsi a partire dall'inizio del 2026.

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  Regno Unito: Tutte le imprese registrate ai fini IVA dovranno emettere fatture elettroniche a partire dal 2029 per le transazioni B2B e B2G, concedendo alle imprese diversi anni per prepararsi. Una tabella di marcia per l'attuazione sarà pubblicata nell'ambito del Bilancio 2026.

Il quadro è chiaro: se si opera in più mercati europei, nei prossimi cinque anni si dovrà fare i conti con scadenze di conformità continue. Quali sono quindi le azioni chiave da intraprendere?

Come potete preparare la vostra azienda in cinque passaggi

Di seguito sono riportati cinque passaggi per preparare la vostra azienda alla conformità:

1. Sottoponete a revisione i vostri attuali sistemi di fatturazione

Iniziate con una valutazione onesta della vostra situazione attuale. Di seguito sono riportate alcune domande per assistervinell'avvio del processo:

• Il vostro attuale software ERP o di contabilità è in grado di generare fatture elettroniche strutturate nei formati richiesti da ciascun Paese in cui operate?

• Disponete delle competenze tecniche necessarie per ricevere ed elaborare automaticamente le fatture elettroniche?

• Quante fatture emettete mensilmente in ciascun Paese? Quante ne ricevete? Qual è il valore medio?

• Quali fornitori e clienti rappresentano i volumi più elevati?

• Come è classificata vostra azienda (grande, media o piccola) in ciascuna giurisdizione?

2.Comprendere i vostri obblighi specifici

Come abbiamo osservato, non tutti i Paesi hanno gli stessi requisiti in materia di fatturazione elettronica. Alcuni li hanno esclusivamente per il B2G, altri per il B2B. Alcuni li hanno già introdotti. Altri lo faranno in seguito. Comprendere quali sono i propri obblighi in ciascun Paese vi consente di pianificare l'implementazione in modo graduale.

Valutate anche come elaborate le fatture. I vostri fornitori devono essere in grado di inviarvi fatture elettroniche conformi,pertanto potrebbe essere necessario valutare la preparazione dei vostri fornitori oltre che la vostra.

3. Scegliete la soluzione di fatturazione elettronica più adatta alle vostre esigenze

È qui che la vostra revisione contabile si ripaga.Dopo aver identificato le vostre attuali capacità e aver compreso quali obblighi si applicano alla vostra attività, potete decidere quale sia la soluzione di fatturazione elettronica più adatta alle vostre esigenze.

Se operate in più mercati, cercate soluzioni che supportino tutte (o almeno la maggior parte) delle vostre aree geografiche.In caso contrario, sarete costretti a gestire numerose piattaforme specifiche per ogni Paese.

Ricordate che alcuni Paesi richiedono l'utilizzo di intermediari approvati dal governo locale. Queste piattaforme (come i PDP francesi e i fornitori di servizi compatibili con lo SDI italiano) gestiscono la conversione dei formati, la convalida e la trasmissione alle autorità fiscali. Ciò potrebbe restringere l'elenco delle soluzioni tra cui scegliere.

4. Preparate il vostro team finanziario

La tecnologia rappresenta solo metà del lavoro.Anche i vostri team interni dovranno adattarsi a questi cambiamenti.

Accertatevi che qualcuno nel vostro team comprenda i requisiti normativi o assumete un consulente in materia di conformità che possa monitorare i cambiamenti normativi e tenervi informati sull'evoluzione del panorama normativo.

Potrebbe essere opportuno creare un piano di progetto con le tappe fondamentali per ciascun Paese. Prevedere un margine di tempo prima delle scadenze normative e assegnare chiaramente la responsabilità dei compiti e delle regioni — ad esempio chi è responsabile della conformità di ciascun paese.

I team addetti alla contabilità fornitori e alla contabilità clienti necessiteranno di una formazione pratica sui nuovi sistemi e di tempo per testare i nuovi flussi di lavoro. Inoltre, le procedure di chiusura di fine mese potrebbero richiedere alcune modifiche.

5. Eseguire test e implementare gradualmente

Evitate di cercare di essere presenti ovunque contemporaneamente. Invece, scegliete un Paese, idealmente quello in cui avete la scadenza più urgente o il volume più elevato, e testate prima i vostri processi e sistemi con un piccolo gruppo di fornitori e clienti. Imparate dagli errori commessi (di solito ce ne sono!) e applicate tali insegnamenti al vostro prossimo lancio in un altro Paese.

Gestite i vostri pagamenti internazionali con semplicità

Questi cambiamenti normativi sono indubbiamente fonte di preoccupazione.Tuttavia, una volta completata l'implementazione, i vantaggi operativi — quali risparmio di tempo, riduzione dei rischi e maggiore visibilità del flusso di cassa — diventano evidenti.

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