Contabilità infragruppo, come funziona?

La contabilità infragruppo è un ambito complesso per tutte le realtà coinvolte. Ma cosa comporta esattamente? Quali sono i diversi passi da seguire e gli standard da rispettare? Come si possono ottimizzare questi processi? Questo articolo affronta le diverse fasi coinvolte nella contabilità infragruppo, dal consolidamento contabile e i tipi di transazioni abitualmente elaborati, alle varie discrepanze che possono sorgere al momento della riconciliazione dei conti.

Qual è la differenza tra contabilità infragruppo e interaziendale?

La contabilità infragruppo è definita come l’insieme di tutte le transazioni finanziarie e commerciali effettuate e registrate tra entità giuridiche separate o filiali che appartengono a un'unica società madre, nonché l'"eliminazione" di questi flussi alla chiusura dell'esercizio finanziario.

La contabilità infragruppo è rilevante per tutte le aziende che lavorano con divisioni esterne o filiali all'estero. Nella maggior parte delle giurisdizioni, la redazione di bilanci consolidati per i flussi infragruppo è un requisito per le aziende di una certa dimensione. Ciò comporta l'esame delle transazioni che sono sia reciproche (transazioni infragruppo o "intercos", come vengono convenzionalmente chiamate, da “intercompany transactions”) che non reciproche.

Detto questo, anche le società e le filiali all'interno di un'unica entità tendono a scambiare beni e servizi tra loro. Questi flussi sono comunemente chiamati transazioni interaziendali.

A titolo di esempio, una società madre che acquista prodotti e li vende ad una filiale è considerata una transazione infragruppo, mentre una transazione tra due filiali della stessa società madre è considerata una transazione interaziendale.

Nel contesto della contabilità infragruppo, il consolidamento è definito come il meccanismo con cui un gruppo annulla le transazioni effettuate tra le sue diverse entità. L'obiettivo è quello di combinare i conti della società madre e delle sue filiali, consentendo di presentare uno stato patrimoniale e un conto economico accurati che riflettano la situazione finanziaria del gruppo nel suo complesso.

Più grande è il gruppo, più complesso diventa il processo di consolidamento contabile. Ecco perché le aziende devono seguire standard contabili rigorosi. Mentre ogni Paese ha la propria serie di standard contabili, le aziende internazionali devono conformarsi ad una serie di regole e standard internazionali. A tal proposito, l'International Accounting Standards Board con sede a Londra ha istituito gli International Financial Reporting Standards (IFRS). Nonostante l'adesione a regole e standard contabili rigorosi, possono sorgere discrepanze durante il periodo di riconciliazione dei conti.

I motivi di queste discrepanze contabili possono essere:

• Tempi di chiusura sempre più brevi, che possono variare da una filiale all'altra.
• La necessità di identificare le transazioni non reciproche tra la società madre e le sue filiali, un processo a volte macchinoso.
• Le filiali situate all'estero registrano le loro transazioni nella valuta locale, il che può complicare il processo di riconciliazione.

Alla luce di questi ostacoli, i CFO, i tesorieri e gli esperti di contabilità devono trovare le migliori soluzioni contabili al fine di semplificare e snellire le procedure di consolidamento. In concreto, questo può significare standardizzare le formule contabili tra le varie filiali del gruppo o dell'azienda e digitalizzare le funzioni finanziarie del gruppo.

Ma quali tipi di transazioni infragruppo sono interessate? Qual è la procedura migliore da seguire per garantire un consolidamento contabile fluido ed efficiente?

Quali operazioni sono coinvolte nel consolidamento contabile?

Esistono due tipi di transazioni infragruppo:

• Transazioni reciproche (transazioni infragruppo o “intercos”)
  Esiste un importo corrispondente nei bilanci di un'altra società del gruppo.
• Transazioni non-reciproche
  Un importo corrispondente non è identificabile nei bilanci di un'altra società del gruppo, ma la transazione deve essere comunque eliminata.

Di seguito sono riportate le transazioni infragruppo più ricorrenti:

L'eliminazione delle transazioni reciproche (o “intercos”) è teoricamente semplice, in quanto l'importo identificato come credito nei conti di una società del gruppo viene trattato come debito nei conti di un'altra. Il Conto Economico consolidato non cambia dopo il processo di “eliminazione”.

L'eliminazione delle transazioni non reciproche differisce in quanto un importo corrispondente non è identificabile nei bilanci di un'altra società del gruppo. Il Conto Economico consolidato viene quindi modificato dopo il processo di eliminazione.

Ma come identificare le transazioni coinvolte? Dove inizia il processo di consolidamento? Quali metodi possono essere utilizzati per garantire l'affidabilità dei bilanci?

Quali sono le diverse fasi del consolidamento?

Il consolidamento contabile inizia con la definizione di un "perimetro di consolidamento". Questo si riferisce alle entità di un gruppo da includere nella redazione del bilancio consolidato del Gruppo. Il suo ambito è determinato dal controllo della società madre sulle sue filiali. Una volta definito l'ambito, è necessario redigere un inventario delle transazioni reciproche da eliminare e, infine, riconciliare i conti per accertare la veridicità e la conformità di tutte le transazioni effettuate.

1. Mappatura dell'ambito di consolidamento

L'inclusione delle filiali nell'area di consolidamento dipende dal livello di controllo che la società madre esercita sull'entità esterna. Se mantiene più del 50% dei diritti di voto in una società, l'inclusione di quest’ultima nel perimetro di consolidamento è d'obbligo. Questo perché tali diritti di voto attribuiscono alla società madre la responsabilità generale delle politiche finanziarie e operative della filiale.

2. Redazione di un inventario delle transazioni infragruppo

L’inventario - la seconda fase del consolidamento contabile - consiste nel raccogliere tutti i dati sulle transazioni reciproche e non reciproche all'interno del gruppo. Questo è il primo passo per la loro cancellazione. A questo punto, è inoltre essenziale stabilire la soglia di rilevanza, al di sotto della quale eventuali errori di rendicontazione non compromettono l'affidabilità del bilancio corrispondente.

La soglia di rilevanza è regolata da una serie di standard professionali e di buone norme. Anche se può variare da settore a settore, le soglie considerate generalmente rilevanti sono:

• Tra l'1% e il 3% per il fatturato.
• Tra l'1% e il 5% per il patrimonio netto.
• Tra il 5% e il 10% per l’utile netto corrente.

3. Riconciliazione dei conti

Il consolidamento contabile richiede la compilazione di un pacchetto di reporting. Questo elenca le varie transazioni effettuate dalle società del gruppo, rendendo possibile un'analisi comparativa e la riconciliazione dei conti. Quest'ultima si riferisce ad un confronto tra due bilanci reciproci, o ad una valutazione dei flussi non reciproci, con l'obiettivo finale di accertare la veridicità e la conformità degli importi identificati.

La riconciliazione dei flussi infragruppo può essere impegnativa e richiedere molto tempo. Per conseguirla al meglio, gli esperti contabili di ciascuna delle diverse filiali del gruppo devono lavorare a stretto contatto con le loro controparti, secondo una serie di processi preimpostati a livello di gruppo. Durante la fase di riconciliazione, è importante stabilire:

• Metodi precisi per lo scambio dei dati contabili rilevanti.
• Un calendario rigoroso per lo scambio dei dati contabili rilevanti.
• Procedure chiare per identificare e risolvere eventuali discrepanze.

La centralizzazione dei processi è più semplice nei gruppi più piccoli e diventa infinitamente più complessa quando c'è un alto livello di transazioni infragruppo. Per quanto riguarda quest'ultimo aspetto, è necessaria una gestione rigorosa in ogni filiale.

Tuttavia, senza procedure di cooperazione rigorose, è probabile che si verifichino discrepanze contabili. Quindi, come si possono risolvere questi problemi? In effetti, come si possono evitare del tutto e come si può snellire il processo contabile?

Perché nascono le discrepanze contabili e come porvi rimedio

Per risolvere le discrepanze contabili tra società, è necessario ottimizzare il processo di riconciliazione, prendere in considerazione l'adozione di soluzioni di copertura valutaria e adottare un approccio più unificato della gestione a livello di gruppo.

Le discrepanze più comuni nella contabilità infragruppo sono spesso dovute ai seguenti fattori:

• Date diverse per la registrazione dei dati contabili rilevanti da una filiale all'altra.
• Diverse scadenze di chiusura.
• Transazioni infragruppo in valuta estera, con un tasso di cambio che fluttua tra la data della transazione e la data di riconciliazione. Affrontare il rischio di cambio è un'azione che rientra nelle procedure comuni per semplificare il processo di contabilità infragruppo.

Alcuni dei modi in cui un gruppo può eliminare le discrepanze contabili includono la determinazione:

• della Gestione della contabilità di tipo “top-down”, imponendo scadenze rigorose per il processo di riconciliazione dei bilanci in tutte le filiali.
• dei Moduli di riconciliazione infragruppo come complemento al software di consolidamento esistente in uso. Questi possono automatizzare il processo di riconciliazione in tutto il gruppo, utilizzando un database comune condiviso da tutte le filiali.
• di Piattaforme o servizi che consentono di impostare un tasso di cambio fisso per valuta, particolarmente utile per le transazioni infragruppo denominate in divise estere.

I software di consolidamento sono estremamente diffusi al giorno d'oggi, ma i moduli aggiuntivi che automatizzano e centralizzano la riconciliazione non sono altrettanto utilizzati, nonostante i loro evidenti vantaggi. Lo stesso vale per le soluzioni di copertura valutaria, come i contratti a termine, che consentono di fissare un tasso di cambio per un periodo di tempo specifico, facilitando così la riconciliazione dei conti denominati in divisa estera.

In un settore così complesso come quello della contabilità infragruppo, l'ottimizzazione dei processi e la digitalizzazione sono essenziali per soddisfare i requisiti normativi imposti alle aziende, migliorando al contempo la loro efficienza operativa.

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Il consolidamento contabile è una delle principali sfide della contabilità infragruppo. Anche se spesso complesso, è obbligatorio per i gruppi o le società di una certa dimensione e richiede ottimizzazione delle tempistiche e particolare attenzione ai dettagli, se si vuole fornire un quadro accurato della situazione finanziaria di un gruppo.

Il processo di consolidamento prevede diverse fasi, dalla definizione dell'area di consolidamento, alla stesura di un inventario delle transazioni infragruppo e alla riconciliazione dei bilanci del gruppo. Come in ogni periodo di chiusura, possono sorgere delle discrepanze, ma esistono soluzioni digitali che rendono più facile elaborarle e gestirle.

In definitiva, i processi contabili utilizzati da un gruppo dipendono da una serie di fattori, dalla posizione geografica del gruppo al numero di società coinvolte. Per i gruppi con filiali la cui valuta contabile differisce dalla valuta di consolidamento, le soluzioni di copertura sono certamente da tenere in considerazione, in quanto aiutano a elaborare le transazioni infragruppo in modo più semplice e contribuiscono all'ottimizzazione dei flussi di cassa in divise diverse.