Avez-vous déjà saisi manuellement les données d’une facture dans votre plateforme de paiement un vendredi à 18 h, en vous demandant s’il n’y avait pas une meilleure solution ? Vous n’êtes pas le seul.
En réalité, 82 % des PME* traitent encore leurs factures manuellement, ce qui leur coûte du temps et de l’argent, et leur cause bien des désagréments.
Et si vous pouviez éviter la saisie de données et créer des brouillons de paiement par un simple envoi de mail… C’est possible !
Découvrez iBanPay, l’assistant de paiement intelligent qui élimine le traitement fastidieux des factures et vous fait gagner un temps précieux.
Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi le traitement manuel des factures freine votre activité et comment iBanPay peut transformer votre flux de paiement.
Le coût caché du traitement manuel des factures
Soyons honnêtes : personne ne crée une entreprise pour passer ses journées à recopier des chiffres d’une facture dans un outil de paiement.
Et pourtant, c’est exactement ce que font la plupart des équipes finance. Elles saisissent manuellement les coordonnées des bénéficiaires, les montants, les devises et les références de chaque paiement. C’est lent, répétitif… et bien plus coûteux qu’il n’y paraît au regard du coût de la main-d’œuvre.
Le temps, c’est de l’argent (et le traitement manuel fait perdre les deux…)
Voici à quoi ressemble, en pratique, un processus classique :
- Votre fournisseur vous envoie une facture.
- Un membre de votre équipe doit la réceptionner, en lire les détails, accéder à votre plateforme bancaire ou de paiement et saisir manuellement les informations relatives au bénéficiaire.
- Il doit revérifier le montant, ajouter une référence, sélectionner la devise et soumettre le paiement pour approbation.
- Quelqu’un d’autre doit alors vérifier tous ces détails.
Pour une seule facture, cela représente peut-être 15 minutes. Pas terrible, n’est-ce pas ?
Mais qu’en est-il lorsque vous traitez 20, 50 ou 100 factures par mois ? Tout à coup, cela représente des heures de travail qui pourraient être consacrées à des tâches à plus forte valeur ajoutée..
L’erreur humaine est inévitable (et coûteuse…)
Voici une vérité qui dérange : la saisie manuelle de données est source d’erreurs. C’est humain, surtout lorsque vous saisissez le même type d’informations, encore et encore,tout au long de la journée.
Les erreurs d’IBAN, SWIFT/BIC ou de numéros de routage sont les causes les plus fréquentes d’échec ou de retard de paiement. Un suffixe manquant (Ltd, SA, GmbH), l’utilisation du nom commercial du bénéficiaire au lieu de sa raison sociale, voire un signe de ponctuation manquant, peuvent poser problème.
Un montant erroné peut entraîner un paiement insuffisant ou excessif — et des échanges délicats avec votre fournisseur. Vous avez confondu les devises ? C’est encore un autre casse-tête.
Ces erreurs vous font non seulement perdre votre temps, mais elles peuvent également dégrader les relations avec les fournisseurs, compliquer la comptabilité et même entraîner des frais de retard ou vous faire perdre des remises pour paiement anticipé.
Quand le pilotage financier tourne au casse-tête
Lorsque chaque facture est traitée manuellement, le suivi des paiements peut devenir un jeu de devinettes (selon le niveau de visibilité que vous avez avec votre prestataire de de paiement). Quelles factures ont été payées ? Lesquelles sont en attente ? Qui a validé quoi ? À quelle date le paiement a-t-il réellement été envoyé ?
Sans workflows automatisés ni outils de suivi détaillés, votre équipe doit se contenter de feuilles de calcul pour assurer le suivi des paiements. C’est encore de la saisie manuelle des données et vous n’avez toujours pas de véritable visibilité sur vos paiements sortants.
Comment iBanPay transforme votre flux de paiement
Alors, comment moderniser un processus devenu obsolète ?
En supprimant tout simplement le travail manuel. Selon une étude du cabinet McKinsey, l’automatisation permet aux équipes finance de libérer 30 à 40 % de leur capacité — du temps qu’elles peuvent consacrer à l’analyse, aux prévisions et à des missions plus stratégiques.
Il vous suffit de mettre en œuvre la bonne automatisation.
Comment fonctionne iBanPay (en 3 étapes simples)
iBanPay est un assistant de paiement basé sur l’IA qui lit vos factures et crée des brouillons de paiement automatiquement. Pas de saisie. Pas de copier-coller. Pas d’allers-retours entre plusieurs outils.
Vous vérifiez les informations, puis vous validez le paiement lorsque tout est prêt. Voici comment cela fonctionne.
Étape 1 : Transmettez vos factures
Il vous suffit de transmettre vos factures à votre adresse e-mail iBanPay. Chaque entreprise dispose d’une adresse unique, ce qui évite toute confusion quant à la destination des factures.
Vous pouvez transférer les factures directement depuis votre messagerie, permettre à vos collaborateurs ou à votre expert-comptable externe de les envoyer également, et même joindre plusieurs factures dans un seul email.
iBanPay s’adapte à votre organisation — pas l’inverse.
Étape 2 : iBanPay crée vos brouillons de paiement
C’est là que la magie opère : le module IA d’iBanPay lit votre facture et en extrait toutes les informations pertinentes — coordonnées du bénéficiaire, montant, devise, date d’échéance, références, etc.
En quelques secondes, un brouillon de paiement complet apparaît sur votre plateforme iBanFirst, avec tous les champs automatiquement préremplis. Pas de saisie manuelle. Pas d’erreurs de transcription. Juste des informations de paiement précises, prêtesà être vérifiées.
Étape 3 : Approuvez en un clic
Connectez-vous à votre plateforme iBanFirst pour vérifier le brouillon de paiement. Tout est déjà correctement mis en forme et prêt à être approuvé d’un simple clic.
Vous avez la maîtrise et le contrôle total — sans la saisie fastidieuse et chronophage des données.
Vos avantages en quelques mots
Les avantages de l’automatisation du traitement de vos factures vont bien au-delà d’un simple gain de quelques minutes ici et là. Voyons l’impact réel qu’iBanPay peut avoir sur votre activité.
Gain de temps
En supprimant des heures de saisie de données, votre équipe financière peut réaffecter ce temps à des tâches plus importantes : analyse des flux de trésorerie, négociations avec les fournisseurs, planification financière — ou tout simplement rentrer chez soi à une heure décente !
L’une de nos clientes, Isabelle Bert de Surprisez-vous, témoigne :
iBanPay me fait gagner beaucoup de temps. Je ne dois plus saisir chaque facture une à une, comme c’était le cas auparavant.
Moins d’erreurs
Fini les erreurs !
iBanPay extrait les données et remplit les champs de paiement : votre équipe n’a plus qu’à vérifier les détails. Le risque d’erreur est ainsi quasiment nul. Plus de fautes de frappe. Plus de chiffres transposés. Plus d’envoi accidentel de 10 000 € au lieu de 1 000 €. Des brouillons de paiement fiables et précis qui n’attendent que votre approbation.
Cela vous épargne non seulement le temps de correction des erreurs : cela préserve également les relations avec vos fournisseurs et la réputation de votre entreprise.
Maîtrise et contrôle total
Certains craignent que l’automatisation se traduise par une perte de visibilité ou de contrôle. Avec iBanPay, c’est tout le contraire.
Vous gardez un contrôle total sur chaque paiement. Le système crée des brouillons, mais vous restez responsable de leur validation.. En un coup d’œil, vous voyez ce qui est en attente, ce qui a été approuvé et ce qui a déjà été envoyé.
Comme le souligne Céline Terrats de Synersy :
Le paiement des factures n’a jamais été aussi simple ! Les rappels par emailsont très utiles pour planifier ma journée.
Votre équipe travaille beaucoup plus efficacement et l’outil se charge des tâches fastidieuses, mais vous restez maître de la situation.
Démarrer avec iBanPay
Prêt à en finir avec le traitement manuel des factures ?
Les utilisateurs iBanFirst peuvent activer iBanPay en cinq étapes simples :
- Étape 1 : Connectez-vous à votre espace client ou entreprise iBanFirst en tant que Super Admin.
- Étape 2 : Cliquez sur Paramètres du compte dans le menu situé à gauche
- Étape 3 : Activez iBanPay dans la section Services et acceptez les conditions générales.
- Étape 4 : Si nécessaire, autorisez d’autres collaborateurs à envoyer des factures via iBanPay en saisissant leur adresse mail dans les paramètres du compte de la section iBanPay.
- Étape 5 : Vous recevrez un email de bienvenue contenant votre adresse électronique personnalisée iBanPay et votre code sécurisé.
Et voilà ! Vous êtes prêt à déléguer la saisie des factures à iBanPay.
Pourquoi choisir iBanFirst
Vous n’avez pas encore ouvert de compte chez nous ? Pour transformer véritablement votre gestion des paiements fournisseurs, vous avez besoin d’un prestataire de services de paiement fiable, transparent et innovant.
En travaillant avec iBanFirst, vous pouvez :
- Ouvrir un compte multidevise en quelques minutes et détenir des fonds dans plus de 25 devises
- Réduire les erreurs coûteuses et gagner en visibilité sur vos paiements grâce à iBanPay, tout en conservant vos circuits de validation et votre contrôle interne
- Partager des liens de suivi des paiements en temps réel avec vos partenaires afin qu’ils sachent exactement quand un paiement a été envoyé, quels sont les intermédiaires impliqués et quand il arrivera à destination.
- Accéder à nos outils de gestion du risque de change comme les contrats de paiement avec change à terme fixes, flexibles et dynamiques
- Collaborer avec des experts en change qui comprennent vos enjeux internationaux
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*Étude réalisée par iBanFirst, juin 2024, 530 utilisateurs dans 10 pays.
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