Comment assurer le suivi des paiements et factures de votre entreprise

La comptabilité, la facturation et le suivi des paiements sont des préoccupations majeures pour les PME, dont la gestion de la trésorerie et la santé financière bénéficient grandement de la mise en place de systèmes efficaces. Nous passons en revue les facteurs à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de comptabilité, ainsi que les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour bien suivre ses paiements et factures.

Les processus comptables et la gestion des flux de trésorerie ne sont plus comme avant. La transformation numérique et les innovations pratiques entraînées par cette dernière ont profondément digitalisé le suivi des paiements et l’émission de factures pour de nombreuses PME, avec tous les avantages que cela implique.

Toutefois, si la digitalisation permet aux PME de gérer plus facilement leurs flux entrants et sortants, elle ne doit pas inciter à la complaisance. Le contrôle et le suivi des paiements et factures sont essentiels à la réussite de toute entreprise, car ils permettent de garantir un niveau de liquidité satisfaisant et d’affiner les prévisions financières. Grâce aux logiciels de comptabilité et outils de suivi des paiements disponibles de nos jours, les entreprises bénéficient d’une visibilité inédite et de nombreux avantages correspondants, de l’efficacité opérationnelle améliorée aux relations fournisseurs renforcées.

Cependant, lorsqu’il s’agit de choisir les bons outils pour suivre les paiements et traiter les flux de trésorerie, certaines entreprises ont du mal à identifier le prestataire de services le plus adapté. Nous examinons les critères à prendre en compte lors du choix d’une solution comptable, ainsi que les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour assurer une gestion de trésorerie juste, une surveillance appropriée et un suivi efficace des factures.

Paiements, facturation et comptabilité : l’état des lieux

Si les paiements électroniques font désormais partie de notre quotidien, de nombreuses PME continuent à effectuer leurs transactions par des moyens plus traditionnels. Pour les entreprises de la tech, les paiements par chèque et les factures papier semblent résolument obsolètes. Cependant, ces processus physiques restent plus ou moins courants, avec un taux de variation remarquable par pays. Si la France cherche à éliminer totalement la facturation papier entre entreprises d’ici 2025, à l’instar d’autres pays de l’UE, ce mode de facturation reste répandu dans d’autres régions du monde. Les chèques papier sont également omniprésents dans certains pays, comme les États-Unis, où 42 % des paiements B2B ont été effectués par chèque en 2019.

Pour les paiements entrants, les transactions par chèque consistent à émettre une facture, puis à attendre que le chèque du client soit encaissé, avec peu de visibilité sur le parcours du paiement. Dans les cas les plus longs, les chèques ne sont même pas encaissés avant la période comptable suivante, ce qui peut compliquer le rapprochement et provoquer des écarts. Par opposition, la facilité des paiements électroniques est un avantage majeur pour toutes les parties prenantes et, malgré un retard asymétrique dans le domaine, la digitalisation se poursuit partout. En effet, la pandémie de Covid-19 et ses séquelles ont donné un regain d’élan à ce phénomène.

Les logiciels de comptabilité contemporains ont eux aussi été façonnés par la transformation digitale. Au fil de la croissance des entreprises, la gestion des flux de trésorerie devient de plus en plus complexe et il peut être difficile d’en assurer le suivi. Pour répondre aux besoins de simplification des PME, une multitude de plateformes intuitives se disputent l’attention des chefs d’entreprises, promettant de faciliter leurs opérations de paiement et leur comptabilité grâce à des fonctionnalités comme celles-ci :

• Automatisation des factures récurrentes.
• Uniformisation des modèles de facturation électronique.
• Envoi de notifications en cas de retard de paiements clients.
• Génération de comptes de résultat.
  
  

En voilà quelques exemples d’aspects pratiques qui font des solutions comptables d’aujourd’hui de véritables atouts pour les entreprises, peu importe leur taille. Et pourtant, le choix est large. Quels sont donc les facteurs à prendre en compte afin de choisir la bonne solution?

Comment choisir le meilleur logiciel de comptabilité

L’automatisation de certains processus permet de réduire la charge de travail du personnel comptable, mais le suivi des factures et paiements exige toujours une attention particulière et une précision sans faille. Bien entendu, tous les services et plateformes ne se valent pas. Certains proposent plus de fonctionnalités que d’autres. Les chefs d’entreprise doivent donc départager les différentes offres, en fonction des besoins de leur entreprise.

De manière générale, il existe un certain nombre de caractéristiques à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de comptabilité, bien que celles-ci dépendent largement de la taille de l’entreprise concernée et du budget établi.

Les chefs d’entreprise devraient se poser les questions suivantes au moment d’établir une liste de solutions potentielles :

1. S’agit-il d’une solution Cloud ?

• Le logiciel de comptabilité choisi doit être accessible à distance.
• En plus d’être restrictive et peu pratique, l’utilisation de logiciels téléchargés et stockés sur un ordinateur de bureau limite l’intuitivité.
• La pandémie a souligné qu’il est essentiel de pouvoir accéder aux systèmes importants à tout moment, peu importe sa localisation. La comptabilité ne fait pas exception.

2. Est-elle accessible à plusieurs utilisateurs ?

• La plupart des solutions comptables actuelles offrent la possibilité d’autoriser l’accès à plusieurs utilisateurs.
• Dans les entreprises d’une certaine taille, il est utile d’accorder un accès à certains employés qui ne font pas partie du service comptable, leur donnant la responsabilité de soumettre leurs notes de frais et factures.
• Cela allège la charge de travail du personnel comptable, qui peut donc se concentrer sur des tâches plus urgentes.
• En revanche, configurer l’accès est indispensable. Tous les utilisateurs ne doivent pas disposer des mêmes droits, car certaines informations sont sensibles et doivent rester protégées.

3. La structure tarifaire est-elle adaptée à vos besoins ?

• La plupart des plateformes de comptabilité contemporaines proposent une structure tarifaire à plusieurs niveaux, avec différentes options et fonctionnalités, allant des plus « basiques » aux plus « avancées ». Il est important d’évaluer l’offre qui correspond le mieux à votre entreprise.
• Les ETI devront privilégier des offres plus complètes, mais elles doivent examiner de près les avantages que ces dernières apportent. Par exemple, si le programme de base s’accompagne de restrictions excessives sur l’accès multi-utilisateur, il peut s'avérer judicieux de passer au tarif supérieur.

4. Quelles fonctionnalités la solution propose-t-elle ?

• Le nombre de fonctionnalités proposées et leurs applications pratiques sont des facteurs essentiels. Les avantages concrets de chaque fonctionnalité doivent pouvoir se justifier.
• Posez-vous les questions suivantes :
  • La plateforme génère-t-elle automatiquement des factures récurrentes ?
  • Permet-elle de catégoriser facilement les dépenses ?
  • Peut-elle générer des comptes de résultat en puisant dans les données intégrées ?
• Ce ne sont que quelques facteurs à prendre en compte.

5. Quel niveau de sécurité offre-t-elle ?

• Le stockage de données financières sensibles exige une vigilance particulière.
• Les entreprises doivent examiner les pare-feu et le cryptage proposés.
• Une bonne plateforme comptable rendra ces informations facilement accessibles.

6. Est-elle rentable ?

• Le rapport coût-efficacité n’est pas une simple question de prix.
• Afin de choisir la solution adéquate, les entreprises doivent évaluer les fonctionnalités proposées et s’interroger sur leurs véritables avantages opérationnels au quotidien.
• Les différentes fonctionnalités se traduisent-elles par un réel gain de temps ou par des économies ? L’efficacité améliorée offre-t-elle un vrai retour sur investissement ?

Les bonnes pratiques

Une fois que vous aurez choisi le bon logiciel pour votre entreprise et que vous vous serez habitué à ses différentes fonctionnalités, les opérations de paiement quotidiennes deviendront plus simples. Cela dit, il est important de mettre en place une série de bonnes pratiques que le personnel comptable, ou tout autre collaborateur, seront tenus de respecter.

Pour les paiements entrants :

1. Relancez les factures impayées

• Même si votre plateforme de comptabilité envoie des rappels ou e-mail automatiques à vos clients, il est recommandé de les relancer directement en cas de factures impayées. Cette démarche assurera un règlement plus rapide et permettra de maintenir de bonnes relations avec vos clients.
• Si vous êtes informé d’un retard de paiement, appelez le client et demandez poliment pourquoi il n’a pas été effectué ou traité. Dans la plupart des cas, il y aura une explication logique, comme un simple oubli, par exemple. Dans ces cas-là, le client concerné appréciera le rappel.
• Donnez suite à cet échange avec un e-mail, mettant la facture en pièce jointe afin que le client puisse y accéder facilement.

2. Renseignez vos coordonnées avec précision

• Lorsque vous générez des factures à l’aide de votre logiciel de comptabilité, assurez-vous de renseigner tous les champs pertinents. L’objet de la facture doit également être visible en un seul coup d’œil.
• Assurez-vous que les données de paiement sont à jour et clairement indiquées. Si vos coordonnées ont changé, assurez-vous de modifier les coordonnées générées automatiquement sur les factures récurrentes.
• Toute plateforme comptable de qualité attribuera automatiquement le numéro approprié à chaque nouvelle facture, mais vérifiez que la date d’échéance du paiement est bien visible. La clarté est essentielle pour éviter les retards.

3. Générez des rapports, observez des tendances, repensez vos stratégies financières

• De nombreux logiciels de comptabilité génèrent des comptes de résultat, puisant dans les données intégrées manuellement. Ces rapports comparent les factures payées et impayées, totalisant le montant de vos bénéfices nets. Cela vous permet d’évaluer l’état de votre trésorerie.
• Au fil du temps, certaines tendances peuvent émerger, vous permettant d’identifier les clients qui paient en retard à répétition. Vous pouvez alors vous interroger sur la possibilité de changer les conditions de paiement du client concerné.
• À moyen terme, ces rapports et analyses vous permettront de réaliser une meilleure prévision des flux de trésorerie et d’affiner vos stratégies financières.
  
  

Pour les paiements sortants :

1. Documentez et catégorisez

• Exploitez votre logiciel de comptabilité pour obtenir une vision complète des paiements que vous devez et gardez la trace de vos paiements sortants sur un tableau.
• Si votre solution dispose d’un tableau de bord intuitif, vous pouvez catégoriser vos transactions par type de paiement, indiquer les paiements effectués par le compte courant ou la carte de crédit de votre entreprise, mettre en évidence les échéances et souligner les délais de traitement.
• Plus la vue d’ensemble est détaillée, plus vous améliorerez la visibilité sur vos coûts et dépenses fréquents.

2. Utilisez un système de gestion de factures

• Ce genre de fonctionnalité fait partie intégrante de nombreuses solutions de comptabilité ou peut être déployée séparément. Elle permet aux entreprises de mieux gérer leurs factures.
• À sa réception, chaque facture est reliée au bon de commande correspondant et, sauf erreur, le paiement se fait automatiquement.
• L’automatisation et la rationalisation de ce type de processus améliorent l’efficacité opérationnelle, tandis que les capacités analytiques approfondies offrent des informations utiles pour le management de l’entreprise.

3. Privilégiez un PSP qui met en avant la visibilité

• Certains prestataires de services de paiement (PSP) ne proposent pas suffisamment de visibilité sur les paiements effectués. Lorsqu’ils sont traités par des banques intermédiaires, les paiements électroniques peuvent prendre plus de temps que prévu, avec peu de visibilité sur le parcours du paiement.
• Certains PSP offrent une plus grande transparence, indiquant le statut des paiements en temps réel, ce qui permet aux entreprises de communiquer clairement avec leurs créanciers et fournisseurs et d’éviter d’éventuels blocages.
  

Dans le domaine de la comptabilité et de la facturation, les PME ne doivent pas être laissées en reste. Ne pas tirer parti des avantages de la digitalisation est une grave erreur. Les plateformes de comptabilité contemporaines aident les entreprises à alléger leur charge de travail, maîtriser les flux de trésorerie et automatiser les tâches fastidieuses et répétitives, augmentant ainsi l’efficacité opérationnelle.

Si la plupart des logiciels proposent une multitude de fonctionnalités, telles que les notifications de retard de paiement et les modèles de factures électroniques, les entreprises doivent examiner leurs options, étudier les fonctionnalités proposées par chacune et identifier la solution la plus adaptée. Toutefois, dépendre excessivement de l’automatisation reste critiquable. Les entreprises doivent faire preuve de proactivité, mettant en œuvre une série de bonnes pratiques qui permettront d’assurer une comptabilité précise, un suivi cohérent des factures et une gestion efficace de la trésorerie.

Grâce à de récentes innovations, il n’a jamais été aussi facile de suivre les paiements. Au-delà des plateformes comptables spécialisées et outils de gestion de factures, certains PSP proposent une plus grande visibilité à leurs clients. Bénéficiant ainsi d’une traçabilité améliorée, les entreprises peuvent suivre l’état de leurs transactions en temps réel, ce qui représente un avantage majeur. L’écosystème de confiance mutuelle que cela instaure entre les entreprises et leurs bénéficiaires s’impose comme une évidence, que les PME ont tout intérêt à prendre en compte lors du choix d’un partenaire de paiement.