Lista de control del director financiero de una pyme para la expansión internacional

La mayoría de las pequeñas y medianas empresas (pymes) modernas operan sistemáticamente a nivel internacional. Tanto si adquiere productos en Asia y los vende en la Unión Europea (UE) como si fabrica en la UE y envía mercancías a Norteamérica, gestionar la expansión internacional es parte integrante del trabajo de un director financiero de una pyme.

La cuestión es cómo gestionar con éxito los riesgos de la expansión internacional. Para superar este reto, debe responder a tres preguntas fundamentales:

• ¿Cómo gestionará los pagos?
• ¿Cómo obtendrá beneficios?
• ¿Cómo mantendrá el cumplimiento normativo?

Analicemos cada una de ellas por separado, empezando por los pagos.

Pregunta 1: ¿Cómo gestionará los pagos?

Una de sus tareas principales como director financiero es garantizar un buen flujo de caja. La buena noticia es que puede clasificar los retos que plantean los pagos en tres categorías y afrontarlos en consecuencia.

Estos son los principales retos relacionados con los pagos:

• Pagar a los empleados.
• Pagar a los proveedores.
• Diseñar estructuras de remuneración.

Echemos un vistazo a cada uno de ellos.

Pagar a los empleados

A pesar del auge del teletrabajo y de la tecnología que lo hace posible, puede que contratar empleados locales le parezca la opción más lógica. Si bien los empleados locales ayudan en las operaciones comerciales, pueden plantear retos en cuanto a los pagos.

Más concretamente:

• Debe pagarles puntualmente sin falta.
• Debe pagarles el importe correcto en la moneda local.
• Debe minimizar las comisiones por cambio de divisas y transferencias.

Aleksandar Stojanovic, fundador de Fiscallion, tiene experiencia previa en el tema. «Es fundamental integrar sistemas de nóminas sólidos que se adapten a la normativa y la moneda locales», afirma.

«Me asociaría con bancos locales y procesadores de pagos para agilizar las transacciones. Es fundamental utilizar un software de nóminas basado en la nube que admita múltiples divisas y cumpla con la legislación fiscal local».

Asociarse con bancos locales puede resultar engorroso para algunas empresas. En estos casos, los proveedores de pagos transfronterizos pueden ofrecer una opción más cómoda y eficiente.

Por ejemplo, los clientes de iBanFirst pueden abrir cuentas multidivisa en línea al instante, ahorrándose los lentos procesos de aprobación y el exceso de papeleo asociados a la creación de cuentas bancarias tradicionales.

Stojanovic también recomienda mantener un margen en los presupuestos operativos para hacer frente a las fluctuaciones monetarias. «Esto garantiza un procesamiento ininterrumpido de las nóminas», apunta.

Pagar a los proveedores

Pagar puntualmente a sus proveedores sin equivocarse en los importes es fundamental para mantener una buena relación. El problema es que las vías bancarias tradicionales suponen un obstáculo.

«La confirmación del pago siempre es necesaria antes de que el proveedor entregue la mercancía. Y con nuestros socios bancarios, había siempre un retraso de una semana», afirma Jean-Nicolas Payart, fundador de Hircus. «Esto nos limitaba mucho, sobre todo porque no era capaz de realizar el seguimiento de los pagos a medida que pasaban por diferentes bancos intermediarios. Nos era imposible ser transparentes con nuestros proveedores en este aspecto», añade.

Aunque recurrir a un proveedor de pagos experimentado como iBanFirst facilitó las cosas a Jean-Nicolas, el primer paso debe ser comprender las costumbres locales en materia de pagos.

Para ello, hágase preguntas como:

• ¿Qué tipo de confirmación necesitarán sus proveedores antes de enviar la mercancía?
• ¿Cuáles son los plazos de entrega?
• ¿Qué canales de pago aceptan?
• ¿Puede adaptarse a estos canales? 

Otro aspecto que debe abordar es su estrategia de gestión del riesgo cambiario. De este modo, podrá garantizar a los proveedores pagos exactos en la moneda local y evitar pérdidas por fluctuaciones cambiarias en sus cuentas. Mantenga una estrategia sencilla de gestión del riesgo cambiario, con una combinación de contratos de pago con seguro de cambio a plazo y al contado. Revísela y evalúela para los próximos seis meses.

Una vez más, trabaje con expertos de confianza en gestión del riesgo cambiario para determinar su exposición y cómo mitigarla. Examine la experiencia de estos expertos y los márgenes que ofrecen, teniendo en cuenta la rentabilidad.

Diseñar estructuras de remuneración

Las nóminas son su mayor gasto. Además, su localización internacional complica los costes de remuneración. Una de las primeras preguntas que tendrá que responder es: ¿Debe establecerse localmente, a través de un empleador de referencia (EOR), o por medio de contratistas?

Recuerde tener en cuenta los matices locales en materia de remuneración. Por ejemplo, CJ Gustafson señala que los salarios nórdicos son más bajos que en el resto del mundo. Sin embargo, las prestaciones obligatorias del gobierno pueden aumentar los costes de remuneración en un 20 % en Noruega y en un 40 % en Suecia. 

Esto significa que es primordial confirgurar los costes laborales con precisión. Stojanovic cita los informes Coste de Vida de Mercer y Payscale como valiosos recursos de referencia.

No obstante, ¿cómo deben mitigar los directores financieros el riesgo de las fluctuaciones de costes?

«Yo utilizo una estrategia doble», señala. «En primer lugar, implantar una estructura salarial flexible con componentes vinculados al rendimiento y al éxito de la empresa, como bonificaciones u opciones sobre acciones».

«En segundo lugar, crear fondos de contingencia que tengan en cuenta un aumento del 10-15 % en los costes laborales». Esto garantiza la flexibilidad financiera. Revise periódicamente estos costes y así se asegurará de que siempre estén vigentes.

Pregunta 2: ¿Cómo obtendrá beneficios? 

Esta pregunta puede parecer extraña, ya que usted tiene un producto consolidado y ha observado indicadores de demanda en su nuevo mercado. Sin embargo, obtener ingresos transfronterizos puede ser complicado.

Por ejemplo, ¿sabe cómo quedará su patrón de flujo de caja tras la expansión? Estos son los tres factores que debe examinar para mitigar los riesgos relacionados con los ingresos:

• Tendencias estacionales.
• Facilidad para hacer negocios.
• Cultura local.

Veamos cada uno de ellos individualmente. 

Tendencias estacionales

Las tendencias estacionales únicas pueden poner en peligro su flujo de caja si no tiene cuidado. Por ejemplo, si vende productos en Canadá, ese país experimenta un aumento en las ventas por Acción de Gracias diferente al de Estados Unidos.

Tendencias como estas pueden crear una situación en la que experimente un gran volumen de pagos transfronterizos en un periodo reducido, lo que genera un riesgo significativo. Una buena estrategia de gestión del riesgo cambiario, planificada con antelación a estos periodos, puede ayudarle a reducir su exposición.

Stojanovic aboga por el uso de una estrategia sólida de gestión de riesgos. «[Es imprescindible] emplear instrumentos financieros como los contratos de pago con seguro de cambio para fijar los tipos de cambio de las transacciones futuras», afirma.

 «Además, diversificar las tenencias de divisas y revisar periódicamente la cartera de divisas en función de las tendencias del mercado ayuda a mitigar los riesgos».

 Las tendencias estacionales pueden trastocar sus planes rápidamente. Utilice herramientas de análisis predictivo y previsión económica que le ayuden a anticiparse y planificar con antelación. En este sentido, la ayuda que ofrecen los gestores especializados en una plataforma de gestión de divisas externa es muy valiosa. 

Y lo que es más importante, también pueden ayudarle a transferir efectivo desde el extranjero a su país de origen, gestionando los flujos entre empresas de forma rentable. 

Facilidad para hacer negocios

¿El gobierno local dificulta o facilita las operaciones comerciales? Por ejemplo, es posible que quiera expandirse a Brasil, pero las operaciones allí conllevan un coste implícito (conocido como «Custo Brasil»). 

Por otra parte, el gobierno cobra impuestos de importación sobre los pagos en moneda local, lo que aumenta los costes para sus proveedores. Peor aún, estos impuestos se aplican a nivel local y federal, lo que a veces duplica el coste de los productos. 

A continuación, le indicamos algunos pasos a seguir para averiguar la verdadera postura del gobierno local en cuanto a los negocios:

• Examine las redes y los procesos de pago locales.
• Hable con proveedores de servicios con experiencia local.
• Examine la complejidad fiscal local, ya que si los impuestos son complejos los pagos también lo serán.
• Analice el apoyo a la sindicalización y la tolerancia ante los paros laborales.
  
  

Cultura local

Muchas empresas extranjeras han alejado involuntariamente a la población local de sus productos. Incluso una empresa del tamaño de BMW cayó en esta trampa en los Emiratos Árabes Unidos.

Analice si los locales tienen intención de comprar los productos que usted vende de empresas extranjeras. A menudo, los movimientos de «compra local» surgen de la noche a la mañana y pueden poner en peligro sus ingresos.

Para hacer frente a esta situación, los directores financieros deben colaborar con los departamentos de marketing y ventas para alinear las previsiones de ventas, los modelos de precios y las estrategias de la cadena de suministro con las tendencias del mercado local.

Pregunta 3: ¿Cómo mantendrá el cumplimiento normativo?

Los gobiernos locales no ven con buenos ojos que las empresas extranjeras esquiven las normativas. Estos son los tres procesos que debe controlar para asegurarse de cumplir con la ley:

• Presentación de documentos reglamentarios.
• Infraestructura de TI.
• Recursos administrativos.

 Veamos cada uno de ellos en detalle. 

Presentación de documentos reglamentarios

Se trata de un tema importante. ¿Cómo pagará los impuestos y qué tan complejo será el cumplimiento de sus obligaciones de presentación de informes?

 La UE es una de las jurisdicciones más complejas desde el punto de vista fiscal y cuenta con una serie de normativas relacionadas con la privacidad de los datos de los consumidores.

 En pocas palabras, si se implanta aquí, debe averiguar qué datos necesita y cómo proporcionarlos al gobierno. 

El Reino Unido (RU) no es diferente. Las empresas deben presentar electrónicamente sus registros de Pay-as-you-earn (PAYE) cada mes o incurrirán en sanciones.

Es fundamental estar al día de la normativa fiscal. Trabaje con un experto fiscal local para simplificar este proceso y asegurarse de que cumple con la ley.

Infraestructura de TI

La calidad de su infraestructura de TI determina su capacidad para cumplir con la normativa. Stojanovic recomienda auditar sus sistemas actuales para detectar posibles deficiencias.

 «Evalúe factores como el cumplimiento de la soberanía de los datos y asegúrese de que la infraestructura se ajusta a las leyes locales de protección de datos, como el RGPD en Europa», apunta. «Reevalúe las medidas de ciberseguridad para contrarrestar cualquier amenaza cibernética específica de la región».

Estas tareas pueden parecer más propias de su director de tecnología, y así es. Sin embargo, el director financiero moderno es un socio estratégico y ambos deben colaborar para comprender los costes que implican estos procesos. 

Stojanovic pone un ejemplo. «¿Pueden sus servicios en la nube integrarse perfectamente con los proveedores de servicios de Internet locales?», pregunta. «¿Necesita VPN adicionales para garantizar la seguridad de las comunicaciones?». 

Estos costes se acumulan rápidamente. Comprenderlos de antemano le ahorrará tiempo y dinero.

Recursos administrativos

A la hora de expandirse internacionalmente, resulta fundamental configurar las necesidades de recursos. ¿Contratará a empleados o a contratistas? ¿Cuáles son sus costes y su impacto normativo?

Colabore con los directores de departamento de su empresa para configurar sus necesidades y calcular los costes. Stojanovic advierte que, aun después de hacer todo esto, es posible que los resultados reales sobrepasen los importes presupuestados.

«Lleve a cabo un análisis exhaustivo de las variaciones para identificar las causas principales, ya sean costes operativos impredecibles, fluctuaciones monetarias o costes laborales más elevados de lo esperado», aconseja.

También menciona la renegociación de los contratos con los proveedores o la reducción temporal de los gastos no imprescindibles como tácticas para ajustar los resultados reales a sus previsiones.

Expansión internacional con iBanFirst

La expansión internacional puede resultar compleja, especialmente cuando entran en juego los pagos transfronterizos.

En iBanFirst, trabajamos para ayudar a las pymes a crecer más allá de las fronteras. Cobre, convierta y envíe fondos fácilmente a más de 140 países. Aproveche las ventajas de las transferencias internacionales rápidas, transparentes y con comisiones bajas, al tiempo que protege su negocio de las fluctuaciones del mercado de divisas.

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