Den Monatsabschluss im Griff: ein umfassender Leitfaden

Wenn Sie im Finanzwesen tätig sind, kennen Sie das Gefühl: das Ende des Monats naht und damit der nächste Endspurt. 

In einer Finanzabteilung geht es ohnehin öfter mal hoch her, und so ein Monatsabschluss erhöht den Druck noch weiter. Das Ganze wiederholt sich zwölfmal pro Jahr und bringt jedes Mal dasselbe Kopfzerbrechen mit sich.

Dabei ist der Monatsabschluss nicht zu vermeiden. So zeitaufwändig und anspruchsvoll er auch sein mag, ist er doch für jedes Unternehmen unentbehrlich. Er bildet die Grundlage für fundierte Finanzentscheidungen und für das reibungslose Funktionieren des Betriebs.

Aber keine Sorge! Zahlreiche Unternehmen haben es dank weiser Planung und hilfreicher Systeme (darunter detaillierte Checklisten) geschafft, ihrem Monatsabschluss den Schrecken zu nehmen und mit kühlem Kopf ein belastbares Ergebnis zu liefern. Wir verraten Ihnen, wie sie vorgegangen sind. 

Im Folgenden betrachten wir im Detail, was ein Monatsabschluss ist, welche Herausforderungen er üblicherweise mit sich bringt und wie Sie durch optimiertes Vorgehen einen schnelleren und präziseren Monatsabschluss erstellen – und dabei gelassen bleiben.

Wie verläuft ein Monatsabschluss?

Der Monatsabschluss, bisweilen auch Finanzabschluss genannt, bezeichnet die Fertigstellung der Finanzunterlagen eines Unternehmens zum Ende jedes Monats. Einzelne Schritte stellen sicher, dass am Ende die finanzielle Gesundheit, die Leistung sowie die Liquidität eines Unternehmens akkurat wiedergegeben werden.

Laut einer Umfrage im CFO Magazine benötigten die leistungsstärksten Teams durchschnittlich 5 Arbeitstage für den Monatsabschluss, während langsamere Finanzteams 10 Tage oder mehr dafür aufwendeten. 

Ein langwieriger oder chaotischer Monatsabschluss ist nicht nur ein Zeitfresser, sondern macht es auch schwieriger, maßgebliche Entscheidungen im Interesse des Unternehmens auf der Grundlage belastbarer Daten zu treffen. Dabei lohnt es sich auf jeden Fall, Zeit in die Rationalisierung der Aufgabe Monatsabschluss zu investieren, denn die Vorteile liegen auf der Hand:

Fundierte Entscheidungen: Rechtzeitige Finanzberichterstattung ermöglicht es den Verantwortlichen, Entwicklungstendenzen sofort zu erkennen, Ressourcen zuzuweisen und Wachstumsstrategien zu entwickeln.

Transparenz: Klare Finanzunterlagen wirken vertrauensbildend bei Anspruchsgruppen wie Investoren, Kunden und Aufsichtsbehörden. Außerdem erleichtern sie genaue Prüfungen ebenso wie die Vorbereitung der Steuererklärung.

Effiziente Ressourcenzuweisung: Ein gut organisiertes und automatisiertes Verfahren ermöglicht es Ihrem Team, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und beispielsweise umfassende Managementberichte zu erstellen.

Weniger Stress: Ein gut organisierter Monatsabschluss nimmt den Druck von den Finanzteams und schafft ihnen Luft für Tätigkeiten mit höherem Mehrwert.

Mögliche Herausforderungen

So ein Monatsabschluss kann manche Herausforderung mit sich bringen, insbesondere für kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen. Auf folgende Hürden könnten Sie stoßen:

Fehler bei manueller Arbeit
Werden Daten von Hand eigegeben, unterminiert möglicherweise der Termindruck die erforderliche Genauigkeit der Arbeit. Händische Datenbearbeitung mag zwar bisweilen nötig sein, kann aber zu Fehlern in Ihren Finanzunterlagen führen, die im weiteren Verlauf Probleme verursachen. 

Verstreute und unzusammenhängende Daten
Sich mit Daten auseinanderzusetzen hat so seine Tücken. Wenn Sie Ihre Finanzdaten aus verschiedenen Softwaresystemen und Tabellenkalkulationsprogrammen zusammensuchen müssen, ergibt sich daraus ein ineffizientes Arbeiten voller Verzögerungen. 

Vage Zuständigkeiten und fehlende Prozessdokumentation
Wenn Verantwortungsbereiche nicht klar definiert sind, macht sich Verwirrung breit, es muss nachgebessert werden und die Frustration wächst. Wo Arbeitsabläufe nicht nahtlos ineinandergreifen, drohen Stress, Pannen und verpasste Termine, die bei allen Beteiligten Unmut hervorrufen.

Ebenso können unzureichend dokumentierte Vorgehensweisen zusätzliches Chaos verursachen. Zahlreiche Unternehmen, insbesondere solche mit einer wenig personalstarken Buchhaltungsabteilung, arbeiten ohne klar festgelegte Verfahren und haben deshalb mit Torschlusspanik, Fehlern und Frust zu kämpfen. 

Wir haben herausgearbeitet, welche Schritte bei einem Monatsabschluss regelmäßig anfallen, damit Sie auf dieser Grundlage Ihre eigene detaillierte Dokumentation erstellen und an Ihre Mitarbeiter geben können.

In 10 Schritten zum Monatsabschluss

Wenn wieder mal die Zeit drängt, erleichtert ein in logische Schritte eingeteiltes und gut verständliches Vorgehen dem ganzen Team die Arbeit. 

1.    Kommunizieren Sie den Zeitplan für den Abschluss

Vereinbaren, dokumentieren und kommunizieren Sie die Fristen für jeden Beitrag zum Monatsabschluss. Wenn alle verstanden haben, was zu welchem Zeitpunkt von ihnen erwartet wird, wächst die Chance auf einen reibungslosen Ablauf und ein erfolgreiches Ergebnis.

2.    Tragen Sie Daten und Dokumente zusammen

Die erste Aufgabe ist ungefähr in der letzten Woche des Monats zu erledigen. Tragen Sie alle relevanten Unterlagen (sei es in Papier- oder elektronischer Form) und Daten zusammen, einschließlich

• Journaleinträge
• Hauptbuchkonten
• Rechnungen von und Zahlungen an Lieferanten
• Spesenabrechnungen und -belege
• Kontoauszüge
• Bilanzen
• GuV
• Finanzberichte

Wenn Sie nicht ungehindert auf alle benötigten Daten zugreifen können, dauert der Monatsabschluss möglicherweise länger als nötig. Eine bessere Methode zur Speicherung und zum Abruf der Daten kann Abhilfe schaffen.

3.    Prüfen Sie Ihre Bücher und Transaktionen

Nehmen Sie sich zunächst nochmals den Abschluss des Vormonats vor und prüfen Sie, ob Ihnen ungelöste Probleme, Unstimmigkeiten oder Verbesserungsmöglichkeiten für den bevorstehenden Abschluss auffallen. Anschließend wenden Sie sich dem laufenden Monat zu und befassen sich eingehend mit den Transaktionen in folgenden Bereichen:

Außenstände: Spätestens jetzt sollten alle fälligen und überfälligen Zahlungen von Kunden eingefordert werden, schließlich trägt eine gute Kreditkontrolle wesentlich zur Aufrechterhaltung einer positiven Liquiditätslage bei.

Kreditorenbuchhaltung: Stellen Sie sicher, dass alle Zahlungsausgänge für den Monat verbucht sind. Denken Sie dabei auch an Spesenabrechnungen, Kreditkarten und Darlehenszahlungen ebenso wie Ihre Materialbestellungen.

Entgeltabrechnung: Vergewissern Sie sich, dass nicht nur alle aufgelaufenen Urlaubstage, sondern auch außergewöhnliche Zahlungen an die Belegschaft, wie z. B. einmalige Boni, Abfindungen oder andere nicht wiederkehrende Vergütungen berücksichtigt worden sind.

Bargeld: Falls in Ihrem Unternehmen immer noch Bargeld fließt, zählen Sie alles, was noch nicht zur Bank gebracht wurde, einschließlich eventuell vorhandener Fremdwährungen, und berücksichtigen Sie diese Salden in Ihrer Buchführung.

Inventar: Selbst, wenn Sie nicht jeden Monat eine physische Bestandskontrolle durchführen, sollten Sie doch sicherstellen, dass Ihr Buchbestand so präzise wie möglich ist. Kleinere Unternehmen verfügen in der Regel nicht über kontinuierliche Bestandsführungssysteme und müssen sich auf Vergangenheitswerte stützen, um die üblichen Bestandsverluste zu belegen.

Anlagevermögen: Stellen Sie sicher, dass alle neuen Vermögenswerte aktiviert und alle Abgänge aus dem Anlagevermögensbuch entfernt wurden. Bei manchen Vermögenswerten kann aufgrund von Aufrüstung oder wesentlichen Änderungen eine Anpassung des Buchwerts notwendig werden. Prüfen Sie Abschreibungen, um sicherzustellen, dass der Nettobuchwert korrekt erfasst wurde.

Rechnungslegung für Leasingverhältnisse: Vergewissern Sie sich, dass die Journaleinträge mit den entsprechenden Standards für die Leasingbuchhaltung (IFRS 16 bzw. FRS 102) übereinstimmen und dass die entsprechenden Beträge in der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht bzw. in der Bilanz für alle geleasten Anlagegüter aktiviert wurden.

Steuerrückstellungen und -verbindlichkeiten: Berechnen Sie Steuerverbindlichkeiten und bilden Sie Rückstellungen für Mehrwertsteuer, Einkommens- und Körperschaftssteuer und achten Sie dabei auf die Einhaltung aller relevanten Steuervorschriften.

Rücklagen und Wertberichtigungen: Bilden Sie Rücklagen für mögliche Verluste oder Notfälle und nehmen Sie Rückstellungen für uneinbringliche Forderungen vor. Nehmen Sie eine Einschätzung potenzieller Risiken für die finanzielle Gesundheit des Unternehmens vor.

4.    Führen Sie einen Kontenabgleich durch

In diesem Schritt werden verschiedene Konten wie Bankkonten, Außenstände und Verbindlichkeiten abgeglichen. 

• Prüfen Sie, ob die Gesamtbeträge auf Belegen wie Verkaufs- und Einkaufsrechnungen mit den Konten des Hauptbuchs übereinstimmen. 
• Ermitteln und beseitigen Sie jegliche Unstimmigkeiten. 
• Falls Sie innerbetriebliche Buchungen vorgenommen haben, stellen Sie sicher, dass auf beiden Seiten die Transaktion mit dem korrekten Betrag im entsprechenden Buch verzeichnet wurde, sodass die Bücher des Unternehmens ausgeglichen sind.
• Der Abgleich kann Währungsumrechnungen und Wechselkursanpassungen einschließen. 

5. Geben Sie Ihrer Buchführung mit Rechnungsabgrenzungs-posten und Vorauszahlungen den letzten Schliff

Erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben, die möglicherweise noch nicht in den Finanzunterlagen ausgewiesen sind. Rechnungsabgrenzungsposten und Vorauszahlungen gewährleisten, dass Transaktionen im richtigen Zeitraum erfasst werden, unabhängig davon, wann die Zahlung tatsächlich erfolgt. Für grenzüberschreitend in Europa tätige KMU ist dieser Schritt von entscheidender Bedeutung, um grenzüberschreitende Transaktionen zum korrekten Wechselkurs erfassen zu können.

6. Nehmen Sie anhand von Journaleinträgen letzte Anpassungen vor

Protokollieren Sie alle endgültigen Anpassungen, Korrekturen oder Umgliederungen mithilfe von Journalbuchungen. Notieren Sie die Gründe für den jeweiligen Eintrag, damit Sie später darauf zurückgreifen können. Journalbuchungen können für die Korrektur nicht korrekt kodierter Buchungen im Hauptbuch erforderlich sein. Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Rechtssystemen tätig ist, müssen bei diesen Buchungen unbedingt die regionalen Rechnungslegungsstandards eingehalten werden.

7.  Erstellen Sie Finanzberichte

Generieren Sie die Finanzberichte: Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Kapitalflussrechnung. Diese Abschlüsse stellen die finanzielle Lage und das Leistungsniveau Ihres Unternehmens zum aktuellen Zeitpunkt dar. Sie bilden Parameter, die für die Entscheidungsfindung unerlässlich sind und finanzielle Solidität beweisen.

8. Führen Sie eine abschließende Überprüfung durch und erbitten Sie die Freigabe

Prüfen Sie die Abschlüsse und die Begleitunterlagen gründlich. Holen Sie die Genehmigungen der relevanten Interessengruppen ein, z. B. der Geschäftsleitung oder des CFO. Dieser Schritt gewährleistet die Genauigkeit und Transparenz der Berichterstattung.

9.  Nehmen Sie Abschlussbuchungen vor

Abschlussbuchungen bereiten Ihr Unternehmen auf den nächsten Zeitraum vor, indem sie Salden auf bestimmten Konten verrechnen, die nicht in die nächste Periode übertragen werden sollen. Die Verrechnung der Salden auf Ertrags-, Aufwands- und Dividendenkonten ermöglicht den Leistungsvergleich zwischen den jeweiligen Zeiträumen. So sind diese Konten für die nächsten Periode vorbereitet. Die Ertrags- und Aufwandskonten des Zeitraums werden in ein Verrechnungskonto übergeführt, das wiederum in die Gewinnreserve der Bilanz übertragen wird. 

10.  Legen Sie alle wichtigen Unterlagen ab

Bewahren Sie sämtliche Unterlagen zum Monatsabschluss in einem gut durchdachten Ablagesystem auf. Eine zweckmäßige und nach Möglichkeit digitale Ablage ist nicht nur im Falle einer Prüfung wichtig, sondern macht es auch einfacher, sich später darauf zu beziehen. Bewahren Sie die Unterlagen für Steuerzwecke mindestens sieben Jahre lang auf. Dokumente, die nicht mehr benötigt werden, sollten sicher vernichtet werden.

Tipps zur Rationalisierung des Monatsabschlusses

Ein reibungsloser Monatsabschluss ist für alle Beteiligten von Vorteil. Ihr Team hat weniger Stress, Interessenvertreter sind beruhigt, und das Unternehmen spart Geld. Hier noch ein paar Ideen, wie alles glatt laufen könnte.

Gehen Sie ins Detail

Im Finanzwesen kommt es auf Präzision an. Eine genaue Dokumentation des Monatsabschlusses klingt nach zusätzlicher Arbeit, ist jedoch eine Investition, die sich lohnt. Eine präzise Aufzeichnung gewährleistet Konsistenz, strafft Arbeitsabläufe, verringert das Fehlerrisiko und trägt somit entscheidend zu einem einwandfreien Monatsabschluss bei. Die Vorteile sind nicht zu übersehen: es herrscht Transparenz, Delegieren wird zum Kinderspiel und Probleme lassen sich unverzüglich lösen.
Als besonders nützlich erweist sich dabei eine umfassende Checkliste für den Monatsabschluss. Sie dient als Richtschnur, beschreibt die einzelnen Schritte und macht die an das Team gerichteten Erwartungen klar. Verschaffen Sie sich zu Beginn gemeinsam einen Überblick, weisen Sie Aufgaben zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest. Dokumentieren Sie im Verlauf des Monatsabschlusses sämtliche Herausforderungen ebenso wie jene Bereiche, die besondere Aufmerksamkeit erfordern. Verbessern Sie die Checkliste nach jedem Durchlauf, indem Sie diese Erkenntnisse einarbeiten.

Aktualisieren Sie Ihren Tech-Stack

Sind Sie es leid, in Tabellen zu versinken, sich mit manueller Datenerfassung herumzuschlagen und endlose Zahlenreihen abzugleichen? Moderne Technologie kann Abhilfe schaffen.

Stellen Sie sich vor, automatisierte Abläufe würden Ihrem Team viele Stunden mühsamer Arbeit ersparen, integrierte Systeme würden den Datenfluss koordinieren, Unstimmigkeiten und Fehler aus dem Weg räumen. Dabei würden eingebaute Kontrollmechanismen das Risiko der Nichtkonformität und dafür anfallender Strafen reduzieren.

Ein Übergang zu stärker automatisierten Prozessen, der Einsatz kollaborativer und integrierter Tools gepaart mit Datenanalyse der nächsten Generation kann den Weg zu größerer Effizienz und höherer Genauigkeit ebnen. Insbesondere kleineren Finanzteams mit begrenzten Ressourcen kann eine solche Umstellung einen rationalisierten und präzisen Monatsabschluss ermöglichen.
Wollen Sie in diese Richtung weiterdenken? In unserem ausführlichen Leitfaden „Der Aufbau eines modernen Fintech-Stacks“ besprechen wir im Detail, was Sie bei der Zusammenstellung eines auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Technologiepakets beachten müssen.

Ziehen Sie kontinuierliche Buchführung in Betracht

Viele Finanzteams auf der Suche nach einem schmerzfreien Monatsabschluss finden früher oder später eine Lösung in der kontinuierlichen Buchführung. Im Gegensatz zum üblichen, von Hektik geprägten Monatsabschluss sind bei der kontinuierlichen Buchführung die Aufgaben über den gesamten Monat verteilt. Das heißt, dass tägliche Journaleinträge und Abgleiche vorgenommen und in ein ständig aktualisiertes Hauptbuch übertragen werden. Hieraus ergibt sich ein doppelter Vorteil, denn Sie gewinnen einen Überblick über die Finanzen in Echtzeit und haben einen geringeren Arbeitsaufwand beim Hard Close. Dieser innovative Ansatz passt finanzielle Vorgänge der Geschwindigkeit des Geschäftslebens an und ermöglicht zu jedem Zeitpunkt des laufenden Monats fundierte Entscheidungen.

Suchen Sie nach Möglichkeiten der kontinuierlichen Verbesserung

Wenn man ständig im Notfallmodus arbeitet und sich mit ineffizienten Prozessen und Systemen herumschlägt, kann es einem durchaus aufs Gemüt schlagen, wenn der nächste Monatsabschluss schon wieder bevorsteht, nachdem man den letzten gerade erst abgeschlossen hat. Selbst wenn es Ihnen widerstrebt, Zeit auf einen Rückblick zu verwenden, führt doch kein Weg daran vorbei, anhand einer Analyse des Geschehenen nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen. Eine solche Übung bildet generell eine nützliche Ergänzung zur eigentlichen Arbeit am Monatsabschluss.

Doch gehen Sie es langsam an. Nehmen Sie lieber schrittweise Verbesserungen vor, die den monatlichen Zeitplan nicht gefährden, anstatt alles auf einmal umzuwerfen und einen ungenauen oder verspäteten Rechnungsabschlusses zu riskieren.

Fazit

In einer Zeit, in der von Finanzteams erwartet wird, nicht mehr nur Zahlen zu verarbeiten, sondern auch zu strategischen Geschäftsentscheidungen beizutragen, wird es besonders wichtig, Routineaufgaben wie den Monatsabschluss effizienter zu erledigen und mehr Zeit für wertschöpfende Arbeiten zu reservieren. Mit vorausschauender Planung, klaren Arbeitsabläufen sowie dem Einsatz von Technologien zur Automatisierung und Reduzierung manueller Arbeiten lassen sich bemerkenswerte Fortschritte erzielen.

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