EBICS: Wie das Protokoll die Verwaltung Ihrer Finanzen erleichtert

Ob Sie nun Wirtschaftsprüfer oder Finanzdirektor sind, Sie stehen vermutlich ähnlichen Problemen gegenüber. Die Konjunktur und die Digitalisierung bringen neue Herausforderungen mit sich und zwingen Sie zum Umdenken. Es gilt, das Verfahren zum Cashflow-Management zu beschleunigen und zu automatisieren, und dabei dessen Zuverlässigkeit ebenso wenig aus den Augen zu verlieren wie seine Fähigkeit, Betrugsversuche abzuwehren. 

Wie also lassen sich Produktivität und Effizienz Ihrer Zahlungen erhöhen? Das EBICS-Protokoll erweist sich als besonders effizient, wo beispielweise bei der Massenverarbeitung von Zahlungsanweisungen oder bei der Erfassung von Zahlungsströmen Programmierschnittstellen (API) fehlen. Betrachten wir im Detail, wie es funktioniert und welche Vorteile es bietet.

EBICS: die Alternative zu API-Lösungen

Die zweite Zahlungsdiensterichtlinie (PSD2) hat den Banken die Öffnung ihres Systems auferlegt. Daraufhin wurden API entwickelt, die den Zugriff auf Bankdaten ermöglichen sollten. Dennoch kamen im Juni 2023, als eine erste Bilanz der Erfolge und Fehlschläge des Open Banking gezogen werden sollte, die zuständigen Instanzen nicht umhin, Probleme im Hinblick auf die Verfügbarkeit und Verlässlichkeit besagter Schnittstellen zu beklagen.

Das EBICS-Protokoll bietet sich deshalb als eine stabilere und gleichzeitig leistungsfähigere Alternative an.

Was ist das EBICS-Protokoll ?

Electronic Banking Internet Communication Standard oder EBICS ist ein im Jahr 2003 durch den deutschen Bankensektor eingeführtes Protokoll zur Standardisierung und Absicherung des Datenaustauschs zwischen Finanzinstitutionen und Unternehmen ohne Mengenbeschränkung. In Deutschland ersetzt es das veraltete BCS-FTAM-Protokoll, das mit SEPA-Zahlungsmitteln nicht kompatibel war.

EBICS ist ein bankenunabhängiger Standard und deshalb in jedem Land und in jedem System einsetzbar. Er kommt an mehreren Stellen des Zahlungsprozesses zum Einsatz und optimiert:

• das Verschicken von Zahlungsaufträgen;
• das Abrufen von Bankbewegungen.

Für Unternehmen besonders interessant:

• die Übertragungsgeschwindigkeit;
• die Möglichkeit der Integration ihrer eigenen Software (ERP, TMS, Buchhaltung);
• die Möglichkeit zum Multibanking;
• die vom Protokoll gebotene Sicherheite.

Absicherung finanzieller Transaktionen

Einer der wesentlichen Vorteile des EBICS-Protokolls besteht darin, dass es Unternehmen und Zahlungsdienstleistern eine effiziente Lösung zur Vorbeugung vor Zahlungsbetrug und Cyberangriffen bietet.

Die Kommunikation zwischen Banken erweist sich als besonders zuverlässig, erfolgt sie doch mittels sicherer XML-Nachrichten über verschlüsselte HTTPS-Anfragen. Somit können dank der Verschlüsselung der Dateien unbefugte Dritte weder auf Ihre Daten zugreifen noch sie gefährden.

Automatisierung des Datenflusses zwischen Bank und Buchhaltungssoftware

Generell bietet jede digitale Lösung eine echte Gelegenheit zur Automatisierung von Verfahren. Da macht das EBICS-Protokoll keine Ausnahme, denn es beschleunigt die Bearbeitung Ihrer Zahlungen an Lieferanten und Mitarbeiter. Es ermöglicht insbesondere:

• die Massenverarbeitung von Zahlungsanweisungen direkt von Ihrer Buchhaltungssoftware (ERP/TMS) aus, einschließlich internationaler Zahlungen;
• die Erfassung und Zentralisierung der Zahlungsströme mithilfe des automatischen Downloads der Bankbewegungen.

Wie funktioniert EBICS?

Man unterscheidet zwei Verträge: EBICS T und EBICS TS. Gehen wir ein wenig ins Detail.

Der Vertrag EBICS T vereinfacht Finanzgeschäfte

EBICS T ist die erste Version des Protokolls. T steht für Transport und bezieht sich auf den Austausch von Dateien, der beim Verschicken von Zahlungsanweisungen oder beim Erhalt von Kontoauszügen stattfindet.

Das Protokoll ist leicht einzurichten und vereinfacht den Datenaustausch, erfordert jedoch systematisch eine zusätzliche, separate Unterschrift. Ursprünglich haben Unternehmen ihre Zahlungsanweisungen per Fax bestätigt. Heutzutage erfolgt die Unterschrift im Kundenbereich oder auf der mobilen App der Bank.

Der Vertrag EBICS TS, die innovative digitale Lösung

EBICS TS gibt es seit 2017. Die Buchstaben TS stehen für Transport und Unterschrift. Diese Weiterentwicklung des Protokolls beinhaltet bereits eine gemeinsame elektronische Signatur bei der Übertragung der Bankdateien. Diese trägt dazu bei, die Kommunikation zwischen den Unternehmen und den Zahlungsdienstleistern noch sicherer zu machen und die Freigabe der gesendeten und empfangenen Dateien zu automatisieren.

Diese Technologie basiert auf der Verwendung von Tokens für Zertifikate für digitale Signaturen, die von Zertifizierungsstellen wie Certeurope oder Swift 3Skey ausgestellt werden.

Das EBICS-Protokoll im Detail

Die Sicherheit des Austauschs wird durch drei verschiedene digitale Zertifikate gewährleistet:

• das Verschlüsselungszertifikat, das den Verschlüsselungsschlüssel für die Dateien enthält;
• das Authentifizierungszertifikat zur Unterzeichnung der XML-Nachrichten;
• das Transportunterschriftszertifikat, das den Sender identifiziert.

Um eine Zahlungsanweisung zu verschicken, muss das Unternehmen:

• eine verschlüsselte, komprimierte Datei erstellen;
• eine Verbindung zum EBICS-Server herstellen;
• die Datei übermitteln.

Der Zahlungsdienstleister prüft die Identifizierung des Senders sowie die Integrität der Datei und führt die Zahlung durch.

Es obliegt dem Unternehmen, das einen Kontoauszug erhalten möchte, eine EBICS-Kommunikation mit dem Zahlungsdienstleister aufzubauen. Dieser übermittelt die Daten per XML-Nachricht, die nach ihrer Authentifizierung und Entschlüsselung Zugriff auf die einzelnen Finanzbewegungen gewährt.

Was sind die Vorteile des EBICS-Protokolls?

Das EBICS-Protokoll schafft etlichen Problemen in Wirtschaftsprüfungsfirmen und Finanzdirektionen Abhilfe und bietet beträchtliche Vorteile.

Zeitgewinn und optimierte Zahlungsverwaltung

Die Automatisierung der Zahlungsanweisungen und der Erfassung von Bankbewegungen spart kostbare Zeit bei der täglichen Verwaltungsarbeit. Sie können von Ihrer ERP- oder TMS-Software aus Massenzahlungen anweisen und ihre Daten automatisch exportieren, um die Verarbeitung Ihrer Finanzströme (Abgleich, Erfassung von Buchungsposten usw.) zu beschleunigen.

So bleiben Ihnen größere Kapazitäten für die Datenanalyse und Entscheidungsfindung.

Den Kampf gegen Betrug verstärken

Die Verschlüsselung von Dateien, das Authentifizierungszertifikat und die elektronische Signatur sind ebenso innovative wie leistungsfähige Techniken, die die Sicherheit der Kommunikation zwischen Unternehmen und Zahlungsdienstleistern gewährleistet.

Das EBICS-Protokoll ist eine solide Lösung zur Verringerung des Risikos, einem Betrug oder einem Cyberangriff zum Opfer zu fallen.

Besseres Liquiditätsmanagement

Kein Unternehmen kann auf eine ununterbrochene Überwachung seines Cashflows verzichten, denn eine negative Liquiditätslage erhöht die Gefahr einer Zahlungsunfähigkeit drastisch. EBICS biete eine Übersicht über Ihre Finanzen in Echtzeit. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, umgehend tätig zu werden und ggfs. die entsprechenden Finanzmittel zu beschaffen.

Verringerung der Fehlergefahr

Das EBICS-Protokoll und die Automatisierung tragen dazu bei, die Fehlergefahr zu verringern und die Zuverlässigkeit finanzieller Daten zu erhöhen. Dadurch dass Kontoauszüge in Ihrer Buchhaltungssoftware abgerufen werden können, entfällt ein großer Teil der händischen Eingabe. Sie verwalten Ihren Cashflow automatisch und generieren direkt die entsprechenden Buchungen.

Interessiert an den zahlreichen Vorteilen von EBICS? Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass Sie mit dem EBICS-TS-Protokoll nun auch iBanFirst mit Ihrer Finanzverwaltungssoftware verbinden und dadurch Ihre Devisentransaktionen beschleunigen können. Für weitere Informationen wenden Sie sich gerne an unser Team.