Междуфирмено счетоводство — как работи?

Междуфирменото счетоводство е сложна област за всички участващи предприятия. Какво точно включва то? Какви са различните стъпки, които трябва да се следват, и кои са стандартите, които трябва да се спазват? Как могат да се оптимизират тези процеси? В настоящата статия са разгледани различните етапи, включени в междуфирменото счетоводство, от счетоводната консолидация и видовете сделки, които обичайно се обработват, до различните несъответствия, които може да възникнат при равнението на сметките. 

Каква е разликата между междуфирменото и вътрешнофирменото балансиране?

Междуфирменото счетоводство са всички финансови и търговски сделки, осъществени и записани между отделни юридически лица или дъщерни дружества, които принадлежат към едно дружество майка, както и „елиминирането“ на тези потоци при приключване на финансовата година.

Междуфирменото счетоводство е от значение за всички дружества с външни органи или дъщерни дружества в чужбина. В повечето юрисдикции изготвянето на консолидирани отчети за междуфирмените потоци е изискване за дружества с определен размер. Това включва преглед на сделките, които са както реципрочни (междуфирмени сделки), така и нереципрочни.

Въпреки това дружествата и дъщерните дружества в рамките на един субект също обменят стоки и услуги помежду си. Тези потоци обикновено се наричат вътрешнофирмени сделки. 

Например купуването на продукти от дружество майка и продаването им на дъщерно дружество се счита за междуфирмена сделка, докато сделката между две дъщерни дружества на едно и също дружество майка се счита за вътрешнофирмена сделка.

В контекста на междуфирменото счетоводство консолидацията се определя като механизъм, чрез който дадена група неутрализира сделките, осъществени между нейните различни субекти. Целта е да се комбинират отчетите на дружеството майка и неговите дъщерни дружества, което позволява да се представят точен счетоводен баланс и отчет за доходите, които отразяват финансовото състояние на групата като цяло.

Колкото по-голяма е групата, толкова по-сложен става нейният процес на счетоводна консолидация. Ето защо дружествата трябва да следват строги счетоводни стандарти Международните стандарти за финансово отчитане (МСФО). Въпреки спазването на строгите счетоводни правила и стандарти, по време на периода на равнение на сметките могат да възникнат несъответствия.

Причините за тези счетоводни несъответствия са, наред с другото:

• Все по-кратките срокове за приключване, които могат да са различни за различните дъщерни дружества.
• Необходимостта от определяне на нереципрочните сделки между дружеството майка и неговите дъщерни дружества, което понякога е дълъг процес.
• Дъщерните дружества, намиращи се в чужбина, записват сделките си в местната си валута, което може да усложни процеса на равнение

В светлината на тези пречки финансовите директори, ковчежниците и другите специалисти в областта на счетоводството трябва да намерят възприетите най-добри счетоводни практики и решения за опростяване и рационализиране на усилията за консолидация. По-конкретно, това може да означава стандартизиране на счетоводните процедури в различните дъщерни дружества на групата или корпорацията и цифрова трансформация на финансовите и счетоводните звена на групата.

За кои видове междуфирмени сделки обаче става въпрос? Коя е най-добрата процедура, която да се следва, за да се осигури безпроблемна и ефективна счетоводна консолидация?

Кои сделки са включени в счетоводната консолидация?

Съществуват два вида вътрешногрупови сделки:

• Реципрочни сделки (междуфирмени сделки)
  Съответстваща сума съществува в отчетите на друго дружество от групата
• Нереципрочни сделки
  В отчетите на друго дружество в рамките на групата не може да бъде установена съответстваща сума, но сделката все пак трябва да бъде елиминирана.

Следните сделки са най често наблюдаваните вътрешногрупови сделки:

Елиминирането на реципрочните сделки е просто на теория, тъй като сумата, установена като вземане в отчетите на едно дружество в рамките на групата, се третира като задължение в отчетите на друго. Консолидираният отчет за доходите не се променя след процеса на елиминиране.

Елиминирането на нереципрочните сделки е различно, тъй като в отчетите на друго дружество в рамките на групата не може да бъде установена съответстваща сума. Поради това консолидираният отчет за доходите се променя след процеса на елиминиране.

Как обаче да определим включените сделки? Къде започва процесът на консолидация? Какви методи могат да се използват, за да се гарантира надеждността на извлеченията по сметката?

Какви са различните стъпки, включени в консолидацията?

Счетоводната консолидация започва с картографиране на „обхвата на консолидацията“. Това са субектите в групата, които трябва да бъдат включени при изготвянето на консолидираните финансови отчети на групата. Обхватът им се определя от контрола на дружеството майка върху неговите дъщерни дружества. След като бъде определен обхватът, трябва да се състави опис на реципрочните сделки, които трябва да бъдат елиминирани, и накрая трябва да се направи равнение на сметките, за да се установят достоверността и съответствието на всички осъществени сделки.

1. Картографиране на обхвата на консолидацията

Включването на дъщерни дружества в обхвата на консолидацията зависи от степента на контрол, който дружеството майка упражнява върху външното дружество. Ако дружеството майка притежава повече от 50 % от правата на глас в дадено дружество, включването на това дружество в обхвата на консолидацията е задължително. Това е така, защото такива права на глас възлагат на дружеството майка цялостната отговорност за финансовата и оперативната политика на дъщерното дружество.

2. Съставяне на опис на вътрешногруповите сделки

Инвентаризацията — втората фаза на счетоводната консолидация — се състои в събиране на всички данни за реципрочните и нереципрочните вътрешногрупови сделки. Това е първата стъпка към неутрализирането им. На този етап също така е важно да се установи прагът на същественост, под който грешките в отчитането не компрометират надеждността на съответните финансови отчети.

Прагът на същественост се ръководи от набор от професионални стандарти и серия от най добри практики. Въпреки че може да са различни за различните отрасли, праговете, които обикновено се считат за съществени, са:

• между 1 % и 3 % за оборота;
• между 1 % и 5 % за акционерния капитал;
• между 5 % и 10 % за текущия нетен доход.

3. Равнение на сметките

Счетоводната консолидация също така изисква попълването на пакет от отчети. В него са изброени различните сделки, предприети от дружествата в рамките на групата, което прави възможно извършването на сравнителен анализ и равнението на сметките. Последното се отнася до сравнение между две реципрочни сметки или до оценка на нереципрочни потоци с крайната цел да се установят достоверността и съответствието на идентифицираните суми

Равняването на междуфирмените потоци може да бъде уморително и да отнеме много време. За да го направят правилно, специалистите в областта на счетоводството във всяко от различните дъщерни дружества на групата трябва да работят в тясно сътрудничество със своите партньори в съответствие с поредица от предварително определени валидни за цялата група процеси. По време на фазата на равняване е важно да се установят:

• прецизни методи за обмен на съответните счетоводни данни;
• стриктен график за обмен на съответните счетоводни данни;
• ясни процедури за идентифициране и разрешаване на всякакви несъответствия.

Централизирането на процесите е по-просто в по-малките групи и става безкрайно по-сложно, когато има висока степен на вътрешногрупови сделки. В последния случай е необходимо строго управление във всяко дъщерно дружество.

Въпреки това, ако няма строги процедури за сътрудничество, е вероятно да възникнат счетоводни несъответствия. И така как могат да бъдат разрешени те? Нещо повече, как те могат да бъдат избегнати напълно и как счетоводният процес може да бъде рационализиран в по-голяма степен

Защо възникват счетоводни несъответствия и как да ги коригираме

За да се преодолеят междуфирмените счетоводни несъответствия, процесът на равняване трябва да бъде оптимизиран, трябва да се помисли за приемането на решения за валутно хеджиране и трябва да се възприеме по-единен подход към управлението на равнището на групата.

Най-често срещаните несъответствия в междуфирменото счетоводство често се дължат на следните фактори:

• различни дати за записване на съответните счетоводни данни в различните дъщерни дружества;
• различни срокове за приключване;
• междуфирмени сделки в чуждестранни валути, с колебания на обменния курс между датата на сделката и датата на равняването. Справянето с валутния риск е едно действие, което попада директно в общите процедури за премахване на трудностите в процеса на междуфирменото счетоводство.

Някои от начините, по които дадена група може да елиминира получените несъответствия, включват създаването на:

• управление на счетоводството отгоре надолу, налагане на строги срокове за процеса на равнение на сметките във всички дъщерни дружества;
• модули за междуфирмено равняване като допълнение към съществуващия използван софтуер за консолидация. С тях може да се автоматизира процесът на равняване в цялата група, като се използва обща база данни, споделена от всички дъщерни дружества;
• платформи или услуги, които позволяват определянето на фиксиран обменен курс за всяка валута, които са особено полезни за вътрешногруповите сделки, деноминирани в чуждестранни валути

Софтуерът за консолидация е изключително разпространен в днешно време, но допълнителните модули, които автоматизират и централизират равняването, не се използват толкова често въпреки очевидните им предимства. Същото може да се каже и за решенията за валутно хеджиране, като валутните форуърдни договори, които позволяват да се зададе фиксиран обменен курс за определен период от време, като по този начин се улеснява равнението на сметките, деноминирани в чуждестранни валути.

В толкова сложна област като междуфирменото счетоводство оптимизацията на процесите и цифровата трансформация са от съществено значение за изпълнение на регулаторните изисквания, наложени на дружествата, като същевременно се подобрява тяхната оперативна ефективност.

Научете повече за предлаганите от iBanFirst решения

Счетоводната консолидация е едно от основните предизвикателства за междуфирменото счетоводство. Въпреки че често е сложна, тя е задължителна за групи или корпорации с определен размер и са необходими внимание към детайлите и оптимизация, ако целта е да се даде ясна представа за финансовото състояние на групата.

В процеса на консолидация са включени няколко фази, от очертаване на обхвата на консолидацията до изготвяне на опис на вътрешногруповите сделки и равнение на сметките на групата. Както при всеки период на приключване, могат да възникнат несъответствия, но има цифрови решения, които улесняват обработването им и справянето с тях.

В крайна сметка счетоводните процеси, използвани от дадена група, зависят от редица фактори — от географското местоположение на групата до броя на включените в нея дружества. За групи с дъщерни дружества, чиято отчетна валута се различава от валутата на консолидация, определено си струва да бъдат проучени решенията за хеджиране, тъй като те помагат за обработването на вътрешногруповите сделки по по-прост начин и допринасят за оптимизирането на паричните потоци в няколко валути.