Hoe risico's in de toeleveringsketen identificeren en beperken

Het identificeren van de risico's op onderbrekingen is niet altijd voldoende om ze te vermijden. Lees onze tips om de kwesties met betrekking tot de toeleveringsketen beter te begrijpen.

De bevoorradingsketen, in het Engels supply chain genoemd, wordt vaak gedefinieerd als alle stappen van het bestaan van een product, voordat het in de winkel of in de handen van de eindklant terechtkomt.

Van productie tot levering, via alle spelers en leveranciers die de schakels van de keten vormen, bestaat de supply chain uit een complex netwerk van spelers die onderling afhankelijk van elkaar zijn.

Een bedrijf dat gebruik maakt van meerdere partners om zijn logistieke operaties uit te voeren, moet zijn supply chain goed beheren. Hoe meer het bedrijf logistieke operaties uitbesteedt en met externe actoren samenwerkt, hoe moeilijker dit is.

Om garant te staan voor een optimaal beheer van de betrokken relaties en diensten, volstaan operationele efficiëntie en reactievermogen niet langer. U moet een logistieke strategie ontwikkelen, waarbij rekening gehouden wordt met de verschillende bevoorradingsrisico's die de werking van uw bedrijf kunnen beïnvloeden.

Wat zijn de risico's? Hoe kunt u zich er tegen beschermen? Welke strategie kunt u aannemen om ze te beperken?

Wat zijn de risico's met betrekking tot de supply chain?

Om de kwaliteit van hun producten te waarborgen, moeten bedrijven een globale visie van hun supply chain hebben en er volledige controle over houden.

In een geglobaliseerde context waarin de internationale concurrentie steeds heviger wordt, wordt het steeds complexer om klanten te binden en duurzame relaties met leveranciers aan te gaan. Een zwakke plek in de bevoorradingsketen kan schadelijke gevolgen hebben voor de reputatie van een bedrijf.

De risico's voor bedrijven zijn zowel intern als extern.

De interne risico's:

• problemen met betrekking tot projectmanagement.
• moeilijkheden in verband met menselijke of materiële middelen.
• zwakke punten op het gebied van IT.
• planningsfouten.

Het is gemakkelijker om proactief te zijn ten aanzien van deze risico's, die rechtstreeks verband houden met het beheer van het bedrijf.

De externe risico's:

• problemen met de sourcing van leveranciers.
• wanbeheer van leveranciers.
• gebrek aan traceerbaarheid van betalingen van leveranciers in vreemde valuta.
• betalingstermijnen.
• levertijden.
• tekortkomingen op het gebied van kwaliteitscontrole.

Het is vaak ingewikkelder om ze te herkennen en te bestrijden.

In elke fase van de toeleveringsketen kunnen er gevaren ontstaan. Sommige zijn eenvoudig te controleren, andere vereisen speciale aandacht en een constante samenwerking met externe belanghebbenden.

Focus op bepaalde interne en externe risico's

Laten we een aantal risico's die regelmatig terugkeren en betrekking hebben op verschillende aspecten van de supply chain, nader bekijken: projectbeheer, IT en cyberveiligheid wat betreft interne risico's en ondercapaciteit van externe actoren, prestaties van leveranciers, veranderingen op het gebied van milieu of regelgeving en gebrek aan traceerbaarheid van betalingen wat betreft externe risico's.

1. Projectbeheer

Slecht projectbeheer is een van de belangrijkste risico's van de supply chain.

Het is vaak het gevolg van een slechte toewijzing van menselijke of materiële middelen, kan afbreuk doen aan uw operationele doeltreffendheid en de relaties met uw leveranciers schaden.

Zie hier enkele goede praktijken om zich te wapenen tegen risico's op het gebied van projectbeheer.

Elke projectmanager moet:

• voldoende opgeleid zijn om zijn activiteiten goed uit te voeren en zich tegelijkertijd bewust zijn van de bijbehorende risico's.
• grondige kennis van het project hebben en van de problemen die het met zich meebrengt.
• de toeleveringsketen in kaart brengen om beter te begrijpen hoe deze in elkaar steekt.
• perfecte controle hebben over de relaties met de leveranciers.
  
• de bedrijfsprocessen van de geselecteerde leveranciers kennen.
  
• de mogelijke gevolgen van eventuele verstoringen beoordelen.

2. IT en cybersecurity

De processen van de supply chain zijn tegenwoordig grotendeels geautomatiseerd en men moet ervoor waken dat de ingevoerde IT-systemen aan de normen voldoen en voldoende veilig zijn.

Gezien de aanzienlijke waarde van de gegevens van de bevoorradingsketen, is het van het grootste belang deze processen te beveiligen.

Zie hier enkele goede praktijken om u te beschermen tegen cyberrisico's.

U moet...

• regelmatig de robuustheid van de gebruikte computersystemen beoordelen, om eventuele tekortkomingen op te sporen.
  
• de kwetsbaarheid van alle randapparatuur, van webpagina's en van de firewall van het bedrijf beoordelen.
  

uw medewerkers bewustmaken van de IT-risico's om lekken door onoplettendheid te voorkomen.

3. Ondercapaciteit van de externe stakeholders

De vraag naar een product of dienst kan snel en onverwacht veranderen. In sommige sectoren zijn deze schommelingen moeilijk te voorspellen.

Het in een laat stadium ontdekken dat een belangrijke leverancier niet in staat is om aan uw behoeften te voldoen terwijl u geconfronteerd wordt met een toename van de vraag, kan zeer schadelijke gevolgen hebben.

Om dit te voorkomen en afhankelijkheidssituaties te beperken, is het belangrijk om...

• Gebruik te maken van multisourcing, oftewel het diversifiëren van de bevoorradings- en distributiekanalen.
  
• De waarde van voorraden die bij de klant staan te evalueren om de duurzaamheid van uw productie te garanderen; een soms kostbare optie waarvoor een zorgvuldig beheer vereist is.

4. Prestaties van de leveranciers

Zodra u uw leverancier geselecteerd heeft, worden drie elementen gebruikt om de prestatie ervan te evalueren: de kosten, de kwaliteit van het product of van de dienst en de levertijd.

Om u te verzekeren van optimale kwaliteit van uw leveranciers, moet u...

• Regelmatig communiceren over de kwaliteit van de geleverde diensten.
  
• Voortdurend de concurrentie bestuderen om de diensten van de gekozen leverancier in een breder verband te plaatsen.
  
• De relatie onderwerpen aan een crisissimulatie om de door de leverancier voorgestelde oplossingen, zijn reactievermogen, zijn financiële situatie en zijn voorschriften op het gebied van verzekering en schadeloosstelling te testen.

5. Ontwikkeling op het gebied van milieu en regelgeving

Bepaalde ontwikkelingen die buiten de controle van de spelers van de toeleveringsketen vallen, kunnen verstoringen veroorzaken.

Bij het omgaan met veranderingen op het gebied van milieu of regelgeving is het belangrijk dat u geïnformeerd blijft. Zo kunt u beter anticiperen op mogelijke risico's.

Het volgen en bijhouden van informatie en actualiteiten is een goede manier om te voorkomen dat u achter de feiten aanloopt.

Hiervoor moet u...

• De informatiebronnen over de logistieke regelgeving nauwgezet volgen in alle gebieden waar uw leveranciers actief zijn.
  
• De geopolitieke ontwikkelingen op het gebied van regelgeving in potentieel onstabiele gebieden volgen.

6. Gebrek aan traceerbaarheid van betalingen van leveranciers

Betaling is een doorslaggevend element in de relatie tussen de klant en de leverancier. De kwaliteit van deze relatie hangt met name af van de regelmaat en snelheid van de betalingen.

Gebrek aan transparantie of traceerbaarheid van uw betalingsprovider of -oplossing, kan nadelig zijn voor deze relatie.

Om het vertrouwen van uw leveranciers op het gebied van betalingen te bewaren, moet u...

• De overeengekomen betalingsvoorwaarden naleven.

• Regelmatig communiceren over uw uitgevoerde betalingen en uw behoeften, terwijl u met suggesties komt om de winstgevendheid van uw uitwisselingen te optimaliseren.

• Een betalingsprovider (PSP) kiezen die meer transparantie biedt, met name door middel van een oplossing die beide partijen in staat stelt om betalingen in real time te traceren.

Deze risico's zijn niet uitputtend, maar bieden desondanks een overzicht van de gevaren waaraan alle bedrijven die een beroep doen op externe actoren voor hun toeleveringsketen, worden blootgesteld.

Hoe bepaalt u uw supply chain strategie?

Bij deze strategie moet u rekening houden met alle mogelijke risico's die specifiek zijn voor uw bevoorradingsketen en activiteitenbranche.

Maar hoe gaat u te werk?

Het is van absoluut belang om de zwakke punten van uw leveranciers te herkennen, om op onderbrekingen in de toeleveringsketen te anticiperen en een continuïteitsplan op te stellen.

1. Zwakke punten herkennen

Dit doet u door de prestaties van uw leveranciers te evalueren. Door te anticiperen op potentiële problemen kunt u er beter op reageren.

Gezien de complexiteit van de stromen, moet u:

• nauwkeurige KPI's voor uw leveranciers invoeren om optimale kwaliteit voor de eindklant te garanderen.
• crisissimulaties uitvoeren om het reactievermogen van de geselecteerde leverancier te meten.

2. Onderbrekingen anticiperen

Er kunnen zich tal van onverwachte verstoringen voordoen in de toeleveringsketen. Om dit te voorkomen, kunt u met name:

• een aanpak hanteren gericht op kwaliteitsgarantie om risico op terugroeping van een defect product tegen te gaan.
• gebruikmaken van collaboratieve planning, zodat alle belanghebbenden op de hoogte blijven van de verkoopprognoses en de ontwikkeling ervan.

3. Een continuïteitsplan opstellen

Zelfs door te anticiperen op alle mogelijke verstoringsscenario's kan het herstelvermogen van de supply chain nog steeds op de proef worden gesteld door een onverwachte verstoring.

• Het vooraf ontwikkelen van een continuïteitsplan en het regelmatig actualiseren ervan is een manier om op een dergelijke situatie voorbereid te blijven.
• Dit continuïteitsplan is meer dan een eenvoudige collaboratieve planning en omvat talrijke oplossingen om te reageren op vooraf bepaalde verstoringsscenario's.
• Het vereist de volledige medewerking van alle actoren in de keten, inclusief uw leveranciers.

De bevoorradingsketen is een complex ecosysteem met meerdere actoren die onderling afhankelijk van elkaar zijn. Het succes van een bedrijf hangt grotendeels af van het beheer van zijn supply chain. Met een goed beheer kunnen positieve relaties onderhouden worden met de betrokken partijen en wordt de duurzaamheid van de activiteit gewaarborgd.

Om de risico's in verband met de bevoorradingsketen te beperken, zijn proactiviteit en een nauwgezette opvolging van de prestaties van uw leveranciers van cruciaal belang. Gebruikmaken van een collaboratieve planning biedt de mogelijkheid om te anticiperen op mogelijke verstoringen en de effecten ervan te beperken. Door het ontwikkelen van een continuïteitsplan bereidt u zich bovendien voor op verschillende verstoringsscenario's van de toeleveringsketen.

Betaling is ook een aspect van uw supply chain waar u rekening mee moet houden. Het op tijd betalen van uw leveranciers helpt om loyaliteit op te bouwen. Daarbij dragen snelle betalingen bij aan het verkorten van uw levertijden. De ontvangst van uw geld is vaak bepalend voor de productie of verzending van uw producten door uw leveranciers.