Hogyan lehet felismerni és csökkenteni az ellátási lánc kockázatait?

Az ellátási lánc irányítása olykor összetett feladat, hiszen nem elegendő csupán felismerni a potenciális ellátási láncbeli kockázatokat azok elkerülése érdekében, de közben azt sem szabad elfelejteni, hogy az ellátási lánc kockázatkezelésének első lépése maga a kockázat felismerése. A számos lehetséges zavar közül az alábbiakban felsoroljuk az ellátási lánc működését érintő leggyakoribb problémákat, hogy segítsünk Önnek időben kezelni azokat.

Az ellátási láncot gyakran úgy definiálják mint egy termék a boltok polcaira vagy a végfelhasználó kezébe kerülését megelőző szakaszok sorozatát. Az ellátási lánc a gyártástól a szállításig egymástól függő érdekelt felek összetett hálózatából áll, amelyek a lánc különböző láncszemeit alkotják.

Minden olyan vállalat számára, amely több különböző logisztikai érdekelt fél mellett működik, elengedhetetlen a jó ellátási láncmenedzsment. Minél inkább kiszervez egy vállalkozás, annál kényesebbé válik ez a folyamat. A kapcsolatok és szolgáltatások optimális kezeléséhez már nem elég az operatív hatékonyság és a reagálóképesség. Alapvető fontosságú egy olyan logisztikai stratégia kidolgozása, amely figyelembe veszi a különböző ellátási kockázatokat, amelyek hatással lehetnek az Ön vállalkozására.

De mik is ezek a kockázatok? Hogyan védekezhet ellenük a vállalkozása? Milyen stratégiákat lehet alkalmazni a következményeik minimalizálására?

Milyen típusú kockázatokra kell odafigyelni az ellátási lánccal kapcsolatban?

A minőségi szabványok biztosítása érdekében a vállalatoknak átfogó képet kell kapniuk ellátási láncukról, és teljes ellenőrzést kell fenntartaniuk felette.

Egy globalizált világban, ahol a nemzetközi verseny folyamatosan fokozódik, a vásárlói hűség erősítése és a beszállítókkal való tartós kapcsolat kialakítása egyre összetettebb feladat. A logisztikai láncban egyetlen porszem is károsan hathat a vállalat hírnevére.

Ebben az összefüggésben a vállalkozásoknak ma már belső és külső ellátási kockázatokkal egyaránt szembe kell nézniük.

Belső kockázatok:

• projektirányítási problémák
• emberi vagy fizikai erőforrásokkal kapcsolatos nehézségek
• informatikai hiányosságok
• tervezési hibák

Külső kockázatok:

• beszállítói beszerzési problémák
• silány beszállítói menedzsment
• a külföldi pénznemben történő beszállítói kifizetések nyomon követhetőségének hiánya
• fizetési feltételekkel kapcsolatos problémák
• szállítási határidőkkel kapcsolatos problémák
• minőségellenőrzési hiányosságok

Ezek azonosítása és kezelése már bonyolultabb lehet.

Fontos azonban szem előtt tartani, hogy a logisztikai lánc minden szakaszában felmerülhetnek kockázatok, és míg néhányukat könnyebb nyomon követni, addig a többi különleges figyelmet és a külső érdekeltekkel való folyamatos egyeztetést igényel.

Néhány gyakori belső és külső kockázat

Vizsgáljunk meg közelebbről néhány gyakran felmerülő kockázatot az ellátási lánc különböző területeiről, kezdve az olyan belső kockázatoktól, mint a projektmenedzsment-beli problémák, az informatikai és kiberbiztonsági aggályok, egészen a külső kockázatokig, mint a külső érdekelt felek nem kielégítő kapacitása, a beszállítók teljesítménye, a környezeti vagy szabályozási változások, valamint a fizetési nyomon követési lehetőségek hiánya.

1.    Projektmenedzsment

Az ellátási láncot veszélyeztető egyik legnagyobb kockázati tényező a rossz projektmenedzsment.

Gyakran az emberi vagy fizikai erőforrások helytelen elosztásának eredménye, ami alááshatja az Ön működési hatékonyságát és károsíthatja a beszállítókkal való kapcsolatokat.

Van azonban néhány bevált gyakorlat, amelyet követve védekezhet a projektmenedzsmentet veszélyeztető kockázatok ellen.

A projektvezetők dolga, hogy:

• kellően jól képzettek legyenek ahhoz, hogy tevékenységüket a kapcsolódó kockázatokkal szembeni aktív védekezés mellett is tudják végezni.
• alapos ismeretekkel rendelkezzenek a rájuk bízott projekttel és az azt meghatározó főbb kérdésekkel kapcsolatban.
• alaposan feltérképezzék és megértsék a logisztikai láncot és annak működését.
• a lehető legjobb beszállítói kapcsolatokat ápolják.
• megértsék a kiválasztott beszállítók működési folyamatait.
• felmérjék az ellátási láncban esetlegesen felmerülő problémák hatását.

2. Informatika és kiberbiztonság

Mivel a modern ellátási lánc folyamatai nagyrészt már számítógépesítettek, ügyelni kell arra, hogy az informatikai rendszerek megfeleljenek a megfelelő szabványoknak és kellően biztonságosak legyenek.

Tekintettel az ellátási lánc adatainak jelentős értékére, kiemelkedő fontosságú a szükséges védelem kialakítása.

A kiberkockázatok elleni védekezéshez számos bevált gyakorlat követhető.

Elengedhetetlen, hogy:

• rendszeresen vizsgálja meg az alkalmazott informatikai rendszerek megbízhatóságát az esetleges hiányosságok feltárása érdekében.
• értékelje az összes csatlakoztatott eszköz, valamint a weboldalak és a vállalati tűzfalrendszerek sebezhetőségét.
• növelje a munkavállalók ismereteit az informatikai kockázatokkal kapcsolatban, ezzel elkerülve a privát adatok vagy információk véletlen kiszivárgását.

3.    A külső érdekeltek mérsékelt kapacitása

DEgy termék vagy szolgáltatás iránti kereslet meglehetősen hirtelen változhat. Egyes ágazatokban pedig különösen nehéz az ilyen ingadozásokat előre jelezni.

Nagyon káros lehet, ha későn derül ki, hogy egy kulcsfontosságú beszállító nem tudja kielégíteni az igényeit, főleg, ha hirtelen megnövekedett kereslettel kell szembenéznie.

Ennek a csapdának a kiküszöbölése és a függőségek korlátozása érdekében fontos, hogy:

• próbálja meg a többszöri beszerzést, amely lehetővé teszi, hogy diverzifikálja az ellátási forrásokat és a forgalmazási csatornákat.
• fontolja meg a szállító által kezelt készlet megoldásokat a termelés fenntarthatóságának biztosítása érdekében, bár ez a lehetőség néha költséges, és gondos irányítást igényel.

A beszállítókkal való szoros kapcsolat alapvető fontosságú, de az nem biztos, hogy elegendő, ha a termékek A pontból eljutnak a B pontba. A megfelelő forgalmazóval való együttműködés és a fuvarozási problémák előrejelzése segít minimalizálni a Covid-19 világjárvány kezdete óta a tengeri fuvarozási ágazatot sújtó aggodalmak egy részét.

4. Beszállítói teljesítmény

Miután kiválasztott egy adott beszállítót, általában három tényezőt érdemes megvizsgálni a teljesítmény méréséhez: a költséget, a termék vagy szolgáltatás minőségét és a szállítási időt.

Annak érdekében, hogy a legmagasabb minőséget kapja a beszállítóktól, fontos, hogy:

• rendszeres visszajelzést adjon a kínált szolgáltatás minőségéről.
• folyamatosan figyelje a versenytársakat, hogy elemezni és összehasonlítani tudja a kiválasztott beszállító szolgáltatásaival.
• hajtson végre a beszállítóján egy stressztesztet, amely lehetővé teszi, hogy megtudja, milyen megoldásokat tudnak javasolni különösen nehéz időkben, valamint hogy milyen a reagálóképességük, a pénzügyi helyzetük, illetve a biztosítási és kártérítési feltételeik.

5.    Környezeti vagy szabályozási fejlesztések

Annak ellenére, hogy az ellátási lánc határain kívül esnek, az ilyen típusú fejlesztések is jelentős fennakadásokat okozhatnak.

A környezeti vagy szabályozási fejlesztések kezelése során fontos, hogy folyamatosan tájékozottak legyünk, mert csak így lehetünk abban a helyzetben, hogy előre látjuk a potenciálisan felmerülő kockázatokat. Az országok közötti kereskedelmi megállapodásokból származó változtatások hatásai gyorsan átterjedhetnek az importáló és exportáló vállalkozásokra. Az EU-n belüli kereskedelemben az olyan vállalatok számára, amelyek nem szeretnék, hogy üzleti tevékenységüket megzavarják, elengedhetetlen, hogy naprakészek legyenek a legújabb azonosítási és nyilvántartási követelményekkel, például az EORI-számmal kapcsolatban.

A váratlan események elkerülési érdekében egy átfogó ellenőrzési folyamat bevezetése jó módnak bizonyul.

Ehhez a következőkre van szükség:

• gondosan követni kell a logisztikai szabályozásokról szóló megbízható információforrásokat minden olyan régióban, ahol a beszállítói tevékenykednek.
• lépést tartani a geopolitikai fejleményekkel azokon a területeken, amelyek a szabályozás szempontjából volatilisebbek lehetnek.

6. A szállítói kifizetések nyomon követhetőségének hiánya

A fizetés kérdése a vevő-szállító kapcsolat egyik meghatározó szempontja. E kapcsolat erőssége a kifizetések rendszerességétől és gyorsaságától függ.

Az átláthatóság vagy a nyomon követhetőség hiánya a fizetési szolgáltató vagy a fizetési megoldás részéről negatívan befolyásolhatja ezt a kapcsolatot.

Ahhoz, hogy a szállítói bizalom a kifizetésekkel kapcsolatban megmaradjon, fontos, hogy:

• tartsa tiszteletben a velük egyeztetett fizetési feltételeket.
• folyamatosan tájékoztassa őket az Ön által teljesített kifizetésekről, valamint a jelenlegi és tervezett ellátási igényeiről, miközben javaslatokat tesz a kapcsolat jövedelmezőségének optimalizálására.
• olyan fizetési szolgáltatót válasszon, amely nagyobb átláthatóságot biztosít, különösen olyan megoldások révén, amelyek mindkét fél számára lehetővé teszik a kifizetések valós idejű nyomon követését.
  

Hogyan érdemes megalkotni az ellátási lánc stratégiáját?

Az átfogó stratégiának figyelembe kell vennie a saját ellátási láncára és tevékenységi területére jellemző összes lehetséges kockázatot.

De hogyan kell egy ilyen stratégiát kidolgozni?

Kulcsfontosságú, hogy azonosítsa a beszállítók lehetséges gyenge pontjait, számoljon előre az ellátási lánc lehetséges zavaraival, és állítson fel egy folyamatossági tervet a kedvezőtlen helyzetek kezelésére.

1. 1.    A gyenge pontok azonosítása

Ez végső soron a beszállítók teljesítményének értékelését jelenti, és azt, hogy hol van lehetőség a fejlesztésre. A lehetséges problémák előrejelzése lehetővé teszi, hogy jobban reagáljon.

Tekintettel a logisztikai folyamatok összetettségére, alapvető fontosságú, hogy:

• a beszállítóival szemben legyenek pontos fő teljesítménymutatók felállítva, azzal az elsődleges céllal, hogy a végfelhasználó számára optimális minőséget biztosítson.
• végezzen stresszteszteket, hogy mérje a beszállítók reagálóképességét fokozott terhelés vagy kiszámíthatatlanság idején

2. A megszakítások előrejelzése

Az ellátási lánc váratlan zavarai sokféle formában jelentkezhetnek, aminek kiküszöbölésének egyik módja a következő:

• alkalmazzunk minőségbiztosítási megközelítést a hibás termék visszahívásának kockázata ellen.
• hajtsunk végre együttműködésen alapuló tervezési folyamatokat, ezzel biztosítva, hogy minden érdekelt fél tájékoztatást kapjon az értékesítési előrejelzésekről és azok alakulásáról.
• diverzifikálja a partnereket, hogy a kisebb nagyobb zökkenések gyorsan elkerülhetők legyenek, a nélkül, hogy túl nagyra nőnének, ami az egész ellátási lánc és annak folyamatainak megkárosodásához vezetne.

3. Folytonossági terv kidolgozása

Még akkor is, ha látszólag minden lehetséges forgatókönyvre felkészült, az ellátási lánc rugalmasságát még mindig veszélyeztetheti egy előre nem látott esemény. Annak érdekében, hogy az ilyen helyzeteket a lehető leginkább elkerülje, vegye figyelembe az alábbiakat.

• Előzetesen dolgozzon ki egy folyamatossági tervet, és rendszeresen frissítse azt, figyelembe véve minden adandó új kockázatot, és hozza meg a szükséges intézkedéseket.
• A folytonossági tervnek túl kell lépnie a puszta együttműködésen alapuló tervezési folyamatokon, és számos lehetséges választ kell tartalmaznia az előre meghatározott forgatókönyvekre.
• Ehhez az ellátási lánc valamennyi érdekeltjének önkéntes együttműködésére van szükség, beleértve az Ön beszállítóit is.