Hogyan tudja nyomon követni az utalásait és a számláit

A számvitel, a számlázás és az utalások nyomon követése komoly aggodalomra adhat okot a kkv-k számára. A vállalkozások pénzügyeinek kezelését és pénzügyi stabilitását nagymértékben támogathatja a megfelelő rendszerek bevezetése. Megvizsgáljuk azokat a tényezőket, amelyeket érdemes figyelembe venni a számviteli szoftver, valamint a megfelelő gyakorlatokat kiválasztásakor a fizetések és a számlák megfelelő nyomon követhetőségének megvalósítása érdekében.

A számviteli folyamatok és a pénzforgalom kezelése már nem teljesen úgy működik, mint ahogy korábban. A digitális átalakulás és a gyakorlatias újítások azzal a kényelemmel járnak, hogy a fizetések nyomon követésének és a számlák kiállításának feladata sok kisvállalkozás számára jelentős mértékben digitalizálódott.

Bár alapvetően a digitalizáció azzal jár, hogy a kis- és középvállalkozások (kkv-k) jóval könnyebben és egyszerűbben tudják kezelni ki- és bemenő pénzügyi ügyleteiket, ennek ellenére sem tudnak teljes mértékig hátradőlni. A fizetések és a számlák nyomon követése elengedhetetlen az üzleti vállalkozások sikeres működéséhez, hiszen hozzájárul a megfelelően működő pénzforgalom és pénzügyi előrejelzés biztosításához. A modern számviteli programok és a fizetések nyomon követésének képessége révén a vállalkozások minden eddiginél nagyobb átláthatóságot tapasztalhatnak meg, ami nagyban hozzásegíti őket a fejlődéshez, a működési hatékonyságuktól egészen a szállítókkal való kapcsolattartásig.

Azonban amikor kiválasztják a fizetések nyomon követésének és a pénzforgalom kezelésének a legmegfelelőbb módját, egyes vállalkozások sok esetben nehezen találják meg az igényeiknek leginkább megfelelő szolgáltatót. Vizsgáljuk meg azokat a kritériumokat, amelyeket érdemes szem előtt tartani a számviteli megoldás kiválasztásakor, valamint azokat a bevált gyakorlatokat, amelyek biztosítják a lehető legésszerűbb módját a pénzforgalom kezelésének, valamint a számlák és utalások megfelelő nyomon követésének.

Fizetési műveletek, számlázás és számvitel napjainkban

Míg az elektronikus fizetések ma már teljes mértékben elterjedtek, sok kkv továbbra is inkább a hagyományos eszközökkel bonyolítja le tranzakcióit. A technológiai vagy a technológiával összefüggő vállalkozások számára határozottan elavultnak tűnhet a csekk alapú fizetések vagy a papír alapú számlák használata. Ezek azonban országonként eltérő mértékben továbbra is mindennaposnak számítanak egyes vállalkozások számára. Míg például Franciaország hamarosan egy újabb olyan európai uniós nemzet lesz, amely 2025-ig teljesen megszünteti a papír alapú B2B számlázást, addig a világ bizonyos részein továbbra is jelen van. A papírcsekkek szintén jelentős mértékben elterjedt bizonyos területeken, például az Egyesült Államokban, ahol a B2B-fizetések 42%-át csekken teljesítették 2019-ben.

Az ügyfelektől beérkező tranzakciók esetében csekk alapú tranzakcióknál először kiállítják a számlát, majd ezt követően következik a csekk ellenőrzése, amely folyamat egyáltalán nem nevezhető átláthatónak. A leghosszabb esetekben a csekkek ellenőrzése a következő számviteli időszak előtt sem fejeződik be, ami bonyolíthatja az egyeztetéseket és gyakran eltérésekhez vezethet. Ezzel szemben az elektronikus fizetések kényelmes folyamata minden érdekelt számára jelentős előnnyel jár, és az e-fizetési és e-számlázási helyzet aszimmetrikus lemaradása ellenére a digitalizáció továbbra is folytatódik. A jelenség a Covid-19 járvány és annak utóhatásai következtében csak fokozódott.

A modern számviteli programokat is átformálta a digitális átalakulás. Az üzleti vállalkozások növekedésével a pénzforgalom kezelése egyre összetettebbé válik, és egyre nehezebb nyomon követni a folyamatait. Az egyszerűség és a korszerűség iránti igény kielégítése érdekében a felhasználóbarát számviteli platformok sokasága többek között felkeltette az üzleti vállalkozások tulajdonosainak figyelmét is, hiszen jelentősen megkönnyíthetik a tranzakciós műveleteket és a könyvelési folyamatokat az olyan funkciók révén, mint:

• Automatizált ismétlődő számlázás.
• Egységes e-számlázási sablonok.
• Értesítések késedelmes ügyfélfizetésekről.
• Profit és veszteségi statisztikák, kimutatások elkészítése.

Csak néhány olyan hasznos és gyakorlatias funkció a sok közül, amely a modern számviteli megoldásokat a legkisebb vállalkozások számára elengedhetetlenné tették. A rengeteg választási lehetőség közül azonban milyen szempontokat kell figyelembe venniük a kkv-knak a számviteli megoldás keresése folyamán?

Hogyan válasszuk ki a legjobb számviteli szoftvert

Míg bizonyos folyamatok automatizálása nagyban megkönnyíti a számlákat kezelő pénzügyi munkatársak dolgát, a számlák és a fizetések nyomon követése még mindig kiemelt figyelmet és rendkívüli pontosságot igényel. Természetesen nem minden platform és szolgáltatás működik egyformán, egyesek több funkciót kínálnak, mint mások. Így az üzleti vállalkozások tulajdonosai igyekeznek döntést hozni, hogy saját vállalkozásuk követelményeinek megfelelően melyik szolgáltatást vagy platformot válasszák.

Általánosságban elmondható, hogy a számviteli szoftver kiválasztásakor számos jellemzőt szem előtt kell tartani, amelyek nagymértékben függenek az üzleti vállalkozás méretétől és az elkülönített költségvetéstől.

Az üzleti vállalkozások tulajdonosainak a következő kérdéseket kell feltenniük maguknak a listájuk összeállításakor:

1. Felhőalapú?

• A kiválasztott számviteli szoftvernek távolról is elérhetőnek kell lennie.
• Az irodai asztali számítógépre letöltött és ott tárolt szoftverek használata nem praktikus, hiszen korlátozza és hátrányosan befolyásolja a felhasználóbarát alkalmazást.
• A világban történő legújabb események rávilágítottak a távolról elérhető rendszerek fontosságára, és ez alól a számvitel sem kivétel.

2. Elérhető-e több felhasználó részére?

• A legtöbb számviteli megoldás manapság lehetővé teszi a többfelhasználós hozzáférés engedélyezését.
• Nagyobb vállalkozásoknál hasznos hozzáférést biztosítani a számviteli osztályon kívül dolgozó munkavállalóknak is, felelősséget adva a kifizetések és számlák benyújtására vonatkozóan.
•  Ez átviteli szélességet tesz lehetővé a felhasználói fiókok számára, akik ezáltal a fontosabb ügyekre összpontosíthatnak..
• A megfelelő hozzáférések beállítása egyénenként azonban létfontosságú. Nem minden felhasználónak szükséges azonos jogokkal rendelkeznie, hiszen egyes információk érzékenyek és bizalmasnak minősülnek.

3. Megfelel-e az árstruktúra az Ön üzleti igényeinek?

• A legtöbb modern számviteli platform többszintű árstruktúrát kínál különböző funkciókkal és jellemzőkkel, a „basic” és a „intermediary” kategóriáktól egészen a „premium” és a „advanced” kategóriákig. Fontos értékelni az üzleti igényeknek leginkább megfelelő csomagot.
• A nagyobb vállalatoknak valószínűleg átfogóbb tervekre van szükségük, de alaposan meg kell vizsgálniuk a többletköltséggel járó funkciókat. Ha például a többfelhasználós hozzáférést korlátozza a „basic” csomag, akkor ajánlatos lehet egy fentebbi szintre lépni.

4. Milyen funkciókat kínál?

• A kínált szolgáltatások száma és gyakorlati alkalmazása döntő szempont az üzleti vállalkozások szempontjából. Meg kell indokolni minden funkció valós megtérülését.
  • Figyelembe kell venni a következőket:
• • A platformon elérhető az automatizált ismétlődő számlázás?
  • Egyszerűen és átláthatóan kategorizálja a kiadásokat?
  • Képes-e az integrált adatokkal profit és veszteségi kimutatás készítésére?
  
• Ez csak néhány tényező, amelyet érdemes figyelembe kell venni.

5. Mennyire biztonságos?

• Az érzékeny pénzügyi adatok tárolása fokozott elővigyázatosságot igényel.
• A vállalkozásoknak meg kell vizsgálniuk a szolgáltatás által használt tűzfalak és titkosítások típusait.
• Egy jó számviteli platform ezt az információt könnyen elérhetővé teszi.

6. Költséghatékony-e?

• A költséghatékonyság nem az ár kérdése.
• A számviteli program kiválasztásakor a vállalkozásoknak mérlegelniük kell a kínált funkciók szükségességét, valamint azt, hogy a program mindennapi alkalmazása valóban előnyös a cég számára.
• A különböző funkciók kiegyenlítik-e a valós időt és végső soron költségmegtakarítással járnak-e? A megnövekedett hatékonyság kinál-e tényleges befektetési megtérülést?

A legjobb fizetési és számlázási gyakorlatok

Miután kiválasztotta az üzleti vállalkozásának megfelelő szoftvert, és megszokta a különböző funkcióinak használatát, a napi pénzügyi műveletek egyszerűbbé válnak. Ennek ellenére a számviteli, és egyéb munkatársak számára érdemes a legjobb gyakorlatokat alkalmazni.

Kimenő utalásokhoz:

1. Dokumentáljon és kategorizáljon

• Többek között arra is használhatja a számviteli szoftvert, hogy részletes áttekintést nyerjen az esedékes kifizetéseiről, és külön táblázatban vagy magán a rendszeren belül kövesse nyomon a kimenő tranzakcióit.
• Ha értesítést kap arról, hogy egy ügyfele késik az befizetéssel, rákérdezhet udvariasan telefonon keresztül hogy miért nem hajtották végre a tranzakciót. A legtöbb esetben az ügyfél logikus magyarázattal szolgál, például egy egyszerű mulasztás történhetett a részéről. Ezekben az esetekben ügyfelei értékelni fogják az emlékeztetőt.
• Ezt követően küldjön egy e-mailt az ügyfele részére, csatolja újra a számlát, hogy ne kelljen a régi üzenetek között keresgélnie.

2. Győződjön meg arról, hogy minden adat világos és pontos

• Ha számlát hoz létre a számviteli programon keresztül, győződjön meg arról, hogy kitöltötte az összes fontos mezőt. A számla tárgyának első ránézésre egyértelműnek kell lennie mindkét fél számára.
• Győződjön meg arról, hogy a fizetési adatok naprakészek és egyértelműek legyenek, továbbá tegye meg a szükséges módosításokat az automatikusan létrehozott, ismétlődő számlázások esetében, ha az adatai megváltoztak.
• Bármely hiteles számviteli platform automatikusan hozzárendeli a helyes számot minden új számlához, de ellenőrzi, hogy a fizetési határidő egyértelműen látható-e. Az egyértelműség elengedhetetlen a késedelmek elkerülése érdekében.

3. Készítsen kimutatásokat, figyelje meg a szokásait, gondolja át a pénzügyi stratégiákat

• Számos számviteli programn hozhat létre profitra és veszteségre vonatkozó kimutatásokat az integrált adatok felhasználásával. Ez által összehasonlíthatóak a kifizetett és ki nem fizetett számlák, és láthatóvá válik a nettó nyereség összege, amely lehetővé teszi a pénzforgalom állapotának értékelését.
•  Idővel kialakulhatnak olyan minták, amelyek segítségével Ön is láthatja, hogy mely ügyfelek fizetése késedelmes rendszeresen. Ez módosíthatja a fizetési feltételeket.
• Középtávon a jelentések és az elemzések segítenek a pénzforgalom jobb előrejelzésében és a jövőbeli pénzügyi stratégiák kialakításában.

Kimenő utalásokhoz:

1. Dokumentáljon és kategorizáljon

• Használja arra is a számviteli szoftvert, hogy részletes áttekintést nyerjen az esetleges kifizetéseiről, és külön táblázatban vagy a rendszeren belül kövesse nyomon a kimenő fizetéseit.
• Az intuitív irányítópult, segítségével felcímkézheti a fizetési típusokat, megjelölheti üzleti vállalkozásának folyószámláján vagy hitelkártyáján a végrehajtott kifizetéseket, kiemelheti a határidőket és aláhúzhatja a fizetések feldolgozási idejét.
• Minél részletesebb az áttekintése, annál nagyobb átláthatóságot tapasztalhat meg a rendszeres költségekben és kiadásokban.

2. Használjon számlakezelő rendszert

• Ez történhet a választott számviteli program részeként, vagy attól függetlenül is. Lehetővé teszi az üzleti vállalkozások számára, hogy jobban kezeljék a szállítók és az üzletfelek számláit.
• A számlák beérkezésekor azokat a program összeegyezteti a megfelelő megrendeléssel, és a számlák megjelölése esetén automatikusan kifizetésre kerülnek.
• A folyamat automatizálása és az ilyen jellegű ésszerűsítés javítja a működési hatékonyságot, míg a megnövekedett elemzési képességek hasznos betekintést nyújtanak a vezetőség számára.

3. Válasszon olyan fizetési szolgáltatót, amely az átláthatóságot hangsúlyozza

• Bizonyos fizetési szolgáltatók esetében az átláthatóság hiányozhat az Ön által végrehajtott kifizetések tekintetében. A közvetítő bankok általi feldolgozás esetében sokszor előfordul, hogy az elektronikus kifizetések a vártnál hosszabb ideig tartanak, a tranzakció pedig követhetetlen az Ön számára.
• Egyes fizetési szolgáltatók nagyobb átláthatóságot kínálnak a tranzakciók valós idejű követhetőségével, ezáltal lehetővé téve az üzleti vállalkozások számára, hogy egyértelműen kommunikáljanak a hitelezőkkel és a szállítókkal az esetleges megoldatlan helyzetekről.

Ami a számviteli folyamatokat és a számlázást illeti, a kkv-k a mai világban nem engedhetik meg maguknak, hogy lemaradjanak. A digitalizáció előnyei kihasználásának elmulasztása súlyos hiba. A modern számviteli szoftverek támogatják az üzleti vállalkozásokat a munkafolyamatok megkönnyítésében, a pénzforgalom nyomon követésében és a rutinszerű, ismétlődő feladatok automatizálásában, ezáltal növelve a működési hatékonyságot.

Míg a legtöbb program olyan funkciókat tartalmaz, mint a késedelmes fizetésekről szóló értesítések és az e-számlázási sablonok, az üzleti vállalkozásoknak fel kell mérniük a kínálatot, meg kell vizsgálniuk a lehetőségeket, és meg kell találniuk a számukra legelőnyösebb megoldásokat. Az automatizálásra való túlzott támaszkodás sem ajánlott, mivel az üzleti vállalkozásoknak proaktív módon kell bevezetniük a legjobb gyakorlatokat. Ez biztosítja a pontos könyvelést, a számlák következetes nyomon követését, és a pénzforgalom megfelelő kezelését.

A mai innovációk révén a fizetések nyomon követése egyszerűbb, mint valaha. A speciális számviteli platformokon és a számlák nyomon követési eszközein túl egyes fizetési szolgáltatók szintén nagyobb átláthatóságot képviselnek, lehetővé téve vállalati ügyfeleik számára, hogy valós időben nyomon követhessék a fizetési állapotokat, ezáltal értékes információkkal látva el őket. Ez megbízható ökoszisztémát teremt az üzleti vállalkozások és kedvezményezettjeik számára, amit komolyan figyelembe kell venni a fizetési partner kiválasztásakor.