Qu'est-ce qu'un ERP et comment est-ce que votre entreprise pourrait en bénéficier ?

De nos jours, la plupart des grandes entreprises du monde entier connaissent bien le terme ERP et tout ce qu'il englobe. Mais savez-vous ce que signifie ce terme? Regardons de plus près ce qui se cache réellement derrière ces trois lettres.

Qu'est-ce qu'un ERP ?

Communément appelé ERP ou « Enterprise Resource Planning » en anglais, il s’agit en français d’un Progiciel de Gestion Intégré (PGI). Comme son nom l'indique, un ERP est un type de logiciel utilisé par une entreprise pour gérer les activités quotidiennes et structurer les ressources de la meilleure façon possible. L’intérêt d’un ERP est de rationaliser et d’intégrer une série d'applications (telles que la gestion de la relation client ou la gestion de la chaîne d'approvisionnement) tout en permettant à ces applications de communiquer des données entre elles. Les applications, ou modules, portent généralement sur une fonction essentielle de l'entreprise (les ressources humaines, les finances, le traitement des commandes ou les stocks) de sorte que les entreprises peuvent choisir les applications qui leur conviennent et faire évoluer leur ERP en fonction de leurs besoins. En utilisant des données communes et en fonctionnant sur une base de données unique, l'ERP vise à servir tous les départements d'une entreprise, en évitant la duplication des données et en garantissant leur intégrité. Sur le long terme, à mesure que l'entreprise se développe, un ERP doit également avoir la capacité d'évoluer et de s'adapter à la croissance.

En pratique, l'ERP simplifie les opérations de l'entreprise en utilisant des données communes et en faisant fonctionner tous les processus sur une base de données unique.

L'intégration d'un ERP est un sujet complexe

La mise en place d'un système ERP n'est pas une mince affaire, car elle implique de revoir entièrement le mode de fonctionnement de l'entreprise et modifie intégralement le mode de fonctionnement des employés. Pour profiter pleinement de ce nouveau système, il est souvent nécessaire de repenser les processus de l'entreprise et de faire en sorte que les employés changent leurs habitudes. En soi, cela peut être un défi. Ne nous y trompons pas, l'intégration d'une solution ERP est longue et difficile. C'est pourquoi elle doit être réalisée de manière réfléchie. Ainsi, une mise en œuvre optimale s'organise en six phases :

La planification - La première étape consiste à comprendre la situation de l'entreprise, à mettre en lumière ses forces et ses axes d’amélioration, à définir le projet et les dates cibles.

La conception - La deuxième étape consiste à concevoir des flux de travail efficaces à partir des données fournies par les utilisateurs qui seront amenés à se service de l’ERP.

Le développement - Une fois la conception générale décidée, vient la phase de développement. C'est à ce moment-là que le logiciel est configuré et personnalisé pour répondre aux besoins établis de l'entreprise. Le matériel de formation destiné à guider les utilisateurs dans le nouveau système est également créé à ce stade.

Les essais - Les applications sont ensuite testées par les utilisateurs et des ajustements sont apportés en conséquence.

Le déploiement - Une fois les applications testées et corrigées, vient le moment crucial du déploiement. À ce stade, une migration des données bien planifiée garantit une transition fluide vers le nouveau système.

L'assistance et la mise à jour - Enfin, la dernière étape de la mise en œuvre d'un ERP est l'assistance aux utilisateurs et le déploiement de mises à jour en cas de besoin. Au fur et à mesure que l'entreprise se développe, de nouvelles configurations peuvent être nécessaires et les nouveaux employés auront besoin de sessions de formation.

Au-delà de la question de la mise en œuvre, l’aspect financier doit également être abordé. Le travail nécessaire pour changer de système peut entraîner des dépenses plus importantes que prévu et les coûts de formation pour se familiariser avec le nouveau système doivent également être pris en compte. Cela dit, malgré les difficultés, les avantages à long terme de l'installation d'un ERP en valent la peine.

Mais alors quels sont les avantages d'un ERP ?

L'ERP vise à améliorer l'efficience et l'efficacité d’une entreprise de plusieurs façons. Selon Aberdeen Group, une société de marketing basée sur l’analyse de données, on estime que la mise en œuvre d'un ERP améliore les coûts opérationnels de 23 % et les coûts administratifs de 22 %. Outre l'aspect financier, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les entreprises se tournent vers les ERP afin d’améliorer leurs activités quotidiennes. Nous avons trouvé six raisons pour lesquelles toutes les entreprises peuvent bénéficier d'un ERP sur le long terme :

Une meilleure productivité : En rationalisant et en coordonnant les processus métier de base, les départements peuvent collaborer grâce à une base de données commune et surmonter facilement des obstacles tels que les fuseaux horaires et les barrières linguistiques.

Une meilleure visibilité : En réduisant la multiplication des données et en travaillant avec une source unique de vérité, il est plus facile pour une entreprise de garantir la traçabilité et pour chaque employé de trouver une réponse à sa question.

Un suivi plus précis : Toute entreprise conviendra que les prises de décision doivent reposer sur des données précises. Avec les systèmes ERP, les informations en temps réel peuvent être organisées en rapports personnalisables qui peuvent ensuite être partagés de manière transparente dans toute l'entreprise.

Une meilleure gestion des risques : Le fait de rassembler tous les documents et informations sensibles en un seul endroit sécurisé réduit les risques de pratiques frauduleuses ou de failles de sécurité.

Un système informatique simplifié : L'intégration des applications dans un seul logiciel qui partage une base de données à l'échelle de l'entreprise simplifie le système informatique global de l'entreprise ainsi que les activités quotidiennes de tous ses employés.

Une plus grande agilité : Parce que chaque entreprise est unique, l'ERP est entièrement personnalisable pour s'adapter parfaitement aux besoins de l'entreprise.

Quels sont les types de déploiement d'un ERP ?

L'ERP et le monde de la fintech

L'ERP et la fintech ont des points communs : ils sont tous deux conçus pour résoudre les défis organisationnels des entreprises. Alors que les solutions ERP continuent de s'améliorer, les fintechs cherchent également à fournir des services améliorés au monde du B2B. Par conséquent, de nouveaux acteurs proposent désormais le meilleur des deux mondes : intégrer les capacités fintech aux systèmes ERP. En intégrant de manière transparente les solutions fintech dans les systèmes ERP, les entreprises peuvent profiter de tous les avantages des deux et d'une expérience logicielle tout compris.

En utilisant ces technologies ensemble, les entreprises peuvent améliorer leurs meilleures pratiques et automatiser les processus chronophages qui étaient auparavant réalisés manuellement. L'accès à des données facilement disponibles provenant des autres fonctions essentielles permet aux employés d'avoir une compréhension globale de leur entreprise et de mieux appréhender ses activités pour gagner du temps et de l'argent, et améliorer les performances de l'entreprise.