Ever found yourself manually typing invoice details into your payment platform at 6pm on a Friday, wondering if there’s a better way? You're not alone.
Tatsächlichbearbeiten 82 % aller KMU* ihre Rechnungen immer noch von Hand. Das kostetZeit, Geld und jede Menge Nerven.
Was wäre, wenn Sie sich die händische Eingabe komplett sparen und Zahlungsanweisungen einfach durch das Weiterleiten einer E-Mail generierenkönnten? Praktischerweise geht das schon!
Dürfenwir vorstellen: iBanPay, den intelligenten Zahlungsassistenten, der die lästigeRechnungsbearbeitung überflüssig macht und wertvolle Arbeitszeit rettet.
Indiesem Artikel zeigen wir auf, wie sehr das händische Bearbeiten von RechnungenIhren Betrieb aufhält, und erklären, wie iBanPay Arbeitsabläufe verändern kann.
Dieversteckten Kosten bei der händischen Rechnungsbearbeitung
Seienwir mal ehrlich: reihenweise Zahlen von Rechnungen in Formulare zu übertragenist niemandes Traumjob.
Dabeisteht genau das bei vielen Finanzteams auf der Tagesordnung. Für jede einzelneZahlung erfassen sie von Hand Angaben zum Zahlungsempfänger, Beträge, Währungenund Referenznummern. Das alles dauert ewig und ist überdies erstaunlichkostspielig, wenn man die dafür aufgewendete Arbeitszeit mit einberechnet.
Zeit ist Geld – und händische Bearbeitung vonRechnungen eine Verschwendung von beidem
So oder ähnlich sieht ein typischer Arbeitsablaufaus:
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Ihr Zulieferer schickt Ihnen eine Rechnung.
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Jemand aus Ihrem Team muss sie öffnen, alleEinzelheiten zur Kenntnis nehmen, sich in Ihre Bank- oder Zahlungsplattformeinloggen und von Hand den Empfänger eintippen.
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Dann wird der Betrag überprüft, die Referenznummerhinzugefügt, eine Währung ausgewählt und die Zahlung zur Genehmigung vorgelegt.
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Nun ist es an einer weiteren Person, all diese Details zu überprüfen.
Pro Rechnung nimmt das ungefähr 15 Minuten inAnspruch. Das klingt eigentlich ganz akzeptabel, oder?
Doch wie sieht es aus, wennSie jeden Monat 20, 50 oder 100 Rechnungen zu bearbeiten haben? Plötzlich wirdklar, dass all diese Stunden für gewinnbringendere Aufgaben fehlen, wie zumBeispiel die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens. Und Ihr Finanzteam reißtsich auch nicht gerade darum, seine Zeit mit Datenerfassung zu verbringen,sondern würde seine Fähigkeiten lieber anderweitig einsetzen.
MenschlicheFehler sind unvermeidlich ... und teuer
Es ist vielleicht nicht schmeichelhaft, aber wahr:händische Datenerfassung führt zu Fehlern. Das liegt einfach in dermenschlichen Natur, insbesondere wenn Sie den ganzen Tag lang monotoneInformationen eintippen.
Irrtümer wie z. B. Fehler bei IBAN, SWIFT/BIC oderBankleitzahl gehören zu den häufigsten Gründen für fehlgeschlagene oderverzögerte Zahlungen. Ebenso kann ein fehlender Zusatz (Ltd, SA, GmbH), dieVerwendung des Handelsnamens anstelle des eingetragenen offiziellen Namens odersolch eine Kleinigkeit wie fehlerhafte Interpunktion Probleme verursachen.
Ein falsch eingegebener Betrag äußert sich in zuviel oder zu wenig Geld auf dem Empfängerkonto und zieht unerquicklicheGespräche mit Ihrem Zulieferer nach sich. Währung verwechselt? Das ist nochmaleine ganz andere Hausnummer.
Derartige Fehler sind nichtnur Zeitfresser, wenn sie behoben werden müssen, sie können den Beziehungen zuIhren Zulieferern schaden, die Buchhaltung in den Wahnsinn treiben und Gebührenfür verspätete Zahlung verursachen bzw. den Verlust von Frühzahlerrabattbedeuten.
Finanzüberwachung wird zum Alptraum
Wo jede Rechnung von Hand bearbeitet wird, kanndie Nachverfolgung der Zahlungen zum Ratespiel werden, je nachdem wie vielEinblick Ihr Zahlungsdienstleister gewährt. Welche Rechnungen sind bereitsbezahlt? Welche stehen noch aus? Wer hat was genehmigt? Wann ist esletztendlich rausgegangen?
Ohne automatisierteArbeitsabläufe und detaillierte Verfolgung muss Ihr Team mit Spreadsheetshantieren, um den Überblick zu behalten. Also noch mehr händischeDatenerfassung und doch kein richtiger Überblick über ausgehende Zahlungen.
Wie iBanPay Ihre Zahlungsabwicklung neu aufstellt
Wie also lässt sich eine überholteVorgehensweise korrigieren? Indem man die Handarbeit komplett herausnimmt.
Laut McKinsey könnenFinanzteams dank Automatisierung 30 % bis 40 % Ihrer Kapazitätenzurückgewinnen und diese Zeit für Analyse, Prognosen und andere strategischwichtige Aufgaben verwenden.</spanlang=de>
Sie müssen lediglich dierichtige Automatisierung einführen
So funktioniert iBanPay (in 3 einfachen Schritten erklärt)
iBanPay ist ein KI-basierter Zahlungsassistent,der Ihre Rechnungen liest und automatisch Zahlungsanweisungen erstellt. KeinEintippen. Kein Kopieren und Einfügen. Kein Wechsel zwischen Fenstern. Einfachüberprüfen und die Zahlung abschicken, wenn sie bereit ist.
So funktioniert es.
Schritt 1: Sie leiten die Rechnung weiter
Leiten Sie einfach Ihre Rechnungen an diespezielle iBanPay E-Mail-Adresse weiter. Jedes Unternehmen verfügt über seineeigene Adresse, sodass erst gar keine Zweifel aufkommen, wem die Rechnungenzuzuordnen sind.
Rechnungen können sowohl von Ihrem E-Mail-Kontoals auch von den Konten Ihrer Mitarbeiter oder externen Buchhalter gesendetwerden. Sie haben sogar die Möglichkeit, in einer Mail mehrere Anhängemitzuschicken. Ganz egal, wie Sie es handhaben wollen, iBanPay passt sich IhrenArbeitsabläufen an – nicht umgekehrt.
Schritt 2: iBanPay erstellt Zahlungsanweisungen
Und jetzt kommt die Magie ins Spiel, denn iBanPaysKI liest Ihre Rechnung und extrahiert alle relevanten Informationen: Angabenzum Zahlungsempfänger, Betrag, Währung, Fälligkeitsdatum, Referenznummern,einfach alles.
Innerhalb kürzester Zeiterscheint eine vollständig ausgefüllte Zahlungsanweisung auf IhreriBanFirst-Plattform. Keine weiteren Eingaben von Hand erforderlich. KeineFehler beim Abschreiben. Einfach korrekte Informationen, die nur noch überprüftwerden müssen.
Schritt 3: Sie bestätigen mit einem Klick
Loggen Sie sich auf Ihrer iBanFirst-Plattform einund überprüfen Sie die Zahlungsanweisung. Es ist bereits alles ausgefüllt undkorrekt formatiert. Sie brauchen es nur noch mit einem Klick zu bestätigen.
Sie haben weiterhin dievolle Kontrolle und Aufsicht, aber diesmal ohne die lästige Datenerfassung, dieIhnen so viel Zeit gestohlen hat.
Ihre Vorteile auf einen Blick
EineAutomatisierung Ihrer Rechnungsbearbeitung hat weit mehr Vorteil als nur einwenig Zeitersparnis hier und da. Betrachten wir im Einzelnen, welche konkretenAuswirkungen iBanPay auf Ihr Unternehmen haben kann.
Zeitersparnis
Wenn die Datenerfassung wegfällt, kann Ihr Team die auf diese Weise gewonnene Zeitjenen Themen widmen, die tatsächlich wichtigsind – Cash-Flow-Analyse, Verhandlungen mit Zulieferern, Finanzplanung ... oder einfach mal pünktlich Feierabend machen!
Eine unserer Kundinnen, Isabelle Bert von Surprisez-vous, sagt:
iBanPayspart mir so viel Zeit. Nun muss ich nicht mehr wie bisher jede Rechnungeinzeln eingeben.
Weniger Fehler
Die Zeit, die Sie darauf verwendet haben, durch Handarbeit entstandene Fehler zukorrigieren? Hinfällig!
Nach dem iBanPay die Datenextraktion und dasAusfüllen der Felder übernommen hat, muss Ihr Team nur noch die Detailsüberprüfen. Dadurch sinkt das Fehlerrisiko auf nahezu null. Keine Tippfehlermehr. Keine Zahlendreher mehr. Und nie wieder 10 000 € anstatt 1 000 € überweisen. Was bleibt, sind verlässliche, korrekteZahlungsanweisungen, bereit zur Bestätigung.
Sie sparen nicht nur Zeit, da Sie keine Fehler mehr beheben müssen, auch Ihre Lieferantenbeziehungen undder Ruf Ihres Unternehmens entwickeln sich vorteilhaft.
Umfassende Kontrolle und Aufsicht
Manche befürchten immer noch, dass Automatisierungmit einem Verlust von Kontrolle oder Aufsicht einhergeht. Mit iBanPay ist eherdas Gegenteil der Fall.
Sie behalten die volleÜbersicht über jede Zahlung. Das System erstellt Anweisungen, aber dieÜberprüfung und Bestätigung liegt weiterhin bei Ihnen. Sie sehen auf einenBlick, was noch nicht bearbeitet ist, was schon bestätigt wurde und was sichbereits auf dem Weg befindet.
Céline Terrats von Synersy formuliert es so:
Rechnungenbezahlen war noch nie einfacher! Die Erinnerungen per E-Mail sind eine großeHilfe bei der Tagesplanung.
IhrTeam arbeitet effizienter, die Software übernimmt die Schwerarbeit und Siehaben weiterhin die Kontrolle über alles.
iBanPay einrichten
WürdenSie auch gerne Ihre Rechnungsbearbeitung vereinfachen? iBanFirst-Nutzer könnenin fünf simplen Schritten iBanPay einrichten:
- Schritt 1: Loggen Siesich als Super Admin in Ihren iBanFirst-Kunden- bzw. Unternehmensbereich ein
- Schritt 2: Klicken Sieauf Kontoeinstellungen im Menu auf der linken Seite
- Schritt 3: Aktivieren Sieim Servicebereich iBanPay, indem Sie die allgemeinen Bedingungen akzeptieren
- Schritt 4: Bei Bedarfermöglichen Sie weiteren Teammitgliedern das Verschicken von Rechnungen überiBanPay, indem sie deren E-Mail-Adressen im Bereich iBanPay in denKontoeinstellungen eingeben
- Schritt 5: Daraufhinerhalten Sie eine Willkommens-E-Mail mit Ihrer persönlicheniBanPay-E-Mail-Adresse und einem Sicherheitscode
Und das war‘s auch schon! Innerhalb weniger Minuten können Sie Ihre Datenerfassungan iBanPay abgeben.
Warum iBanFirst?
Sie haben noch kein Konto bei uns? Wenn Siebeim Bezahlen von Rechnungen Ihre Arbeitsabläufe wirklich von Grund aufverändern wollen, brauchen Sie einen zuverlässigen, transparenten undinnovativen Zahlungsdienstleister.
Mit iBanFirst können Sie:
- innerhalb von Minuten ein Mehrfachwährungskontoeröffnen und Gelder in mehr als 25 Währungen halten
- dank iBanPay das Risikokostspieliger Fehler eliminieren und einen besseren Überblick über anstehendeZahlungen erlangen und gleichzeitig ihren Kontroll- und Bestätigungsprozessbeibehalten
- in Echtzeit Links zur Verfolgungvon Zahlungen mit Ihren Partnern teilen, damit diese genau nachvollziehenkönnen, wann die Zahlung abgeschickt wurde, welche Zwischenstationen sie nimmtund wann sie ankommen wird
- Tools zum Management der Währungsrisiken zugreifen, darunter feste, flexible unddynamische Kontrakte über Zahlung mit Devisentermingeschäft
- mit FX-Fachleuten ausFleisch und Blut, die Ihre speziellen Anforderungen bei grenzüberschreitendenZahlungen verstehen, zusammenarbeiten
Beantragen Sie nochheute ein Konto bei iBanFirst.
*von iBanFirstim Juni 2024 mit 530 Nutzern in 10 Ländern durchgeführte Studie
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