Falls Sie jetzt schon das Budget für das kommende Jahr auf dem Schirm haben, stehen Sie nicht alleine da. Normalerweise befinden sich Finanzteams im 4. Quartal im Planungsmodus, tragen relevante Informationen über die Ergebnisse des laufenden Jahres zusammen und fangen an, sich Gedanken über das folgende Jahr zu machen.
Eigentlich eine spannende Aufgabe. In dieser Phase werden Strategien entwickelt und Ziele gesteckt, beides für Wachstum unentbehrlich. Nun ist das Finanzteam auch mit dem gesamten Unternehmen in Verbindung, denn es gilt, eine realistische Finanzprognose zu erstellen, in der gesundes Wachstum, umsichtiges Finanzmanagement und eine gesunde Portion Vorsicht sich die Waage halten.
In diesem Artikel geht es nicht um CFO-Prognosen im luftleeren Raum. Wir konzentrieren uns stattdessen auf die Dynamik im Team und stellen Methoden vor, die jedem Team bei der erfolgreichen Erstellung eines Finanzplans für das neue Jahr helfen können.
Wenn es an die Budgetplanung geht, muss das gesamte Unternehmen denselben strategischen Plan verfolgen. Der Haushalt für das kommende Jahr ist zwar Bestandteil einer kurzfristigen Planung, sollte aber auch mit den langfristigen Zielen übereinstimmen.
Für gewöhnlich beruht der Strategieplan auf den Vorgaben der Führungsebene, doch Finanzteams spielen eine entscheidende Rolle dabei, diese Vision in Zahlen zu fassen. Eine Investition in Ressourcen kann zum Beispiel zur Bedingung haben, dass im kommenden Jahr bestimmte Erfolgsindikatoren erreicht werden.
Es ist nur allzu leicht, einen übergroßen Ehrgeiz für das Wachstum des Unternehmens zu entwickeln. Doch wer genaue Prognosen stellen will, muss die Marktbedingungen, das Wettbewerbsumfeld sowie die Erfolgsaussichten von Unternehmensinitiativen (z. B. Vertriebs- und Marketingmaßnahmen) kennen.
Finanzteams können sicherstellen, dass Ziele realistisch sind, indem sie Vergangenheitswerte in ihre Prognosen einbeziehen. Ohne ein Verständnis dafür, was den Umsatz steigert, lassen sich keine Wachstumsprognosen stellen. Ebenso wenig lassen sich dann die allgemeinen finanziellen Ziele eines Unternehmens mit einer genauen Finanzprognose fassen.
Das Führungsteam eines Unternehmens mag eine übergreifende Vision haben, doch werden mit großer Wahrscheinlichkeit auch die Leiter der einzelnen Abteilungen ganz spezifische Haushaltsanträge stellen; sei es, dass neue Mitarbeiter eingestellt, Hardware ersetzt oder zusätzliche Sozialleistungen eingeführt werden sollen.
Deshalb ist es wichtig, die zuständigen Personen in den Planungsprozess einzubeziehen. Ein bestimmter Posten im Budget hat vielleicht keinen unmittelbaren Bezug zu den allgemeinen Unternehmenszielen, ist aber dennoch ein Teil der notwendigen Geschäftskosten. Das Finanzteam muss außerdem einen vollständigen Überblick über bereits bekannte Ausgaben der einzelnen Abteilungen haben und wissen, was sich aus welchem Grund im kommenden Geschäftsjahr ändern könnte.
Selbstverständlich wird nicht jedem Antrag, den eine Abteilung stellt, auch stattgegeben. Es ist Aufgabe des Finanzteams, sämtliche Wunschlisten mit dem Budget und der Prognose für das kommende Jahr in Einklang zu bringen.
Darum ist auch Kommunikation so wichtig, damit alle Abteilungsleiter die Entscheidungsfindung nachvollziehen können. Bevor ein Haushaltsvorschlag vorgelegt wird, sind u. U. mehrere Sitzungs- und Diskussionsrunden nötig. Auch kann ein Haushalt mehrere Fassungen durchlaufen, bevor er von allen mitgetragen wird.
Müssen bestimmte Ziele erreicht werden (sei es ein Umsatzziel oder ein bestimmter Zeitpunkt), bevor weitere Ausgaben z. B. für eine Neueinstellung getätigt werden können, ist es von größter Wichtigkeit, dass die Abteilungsleiter genau verstehen, welche Indikatoren ausschlaggebend sind. Das folgende Jahr sollte im Hinblick darauf keine Überraschungen bereithalten.
Ihr Finanzteam legt seinem Budget eine bestimmte Prognose zugrunde. Doch was, wenn die Vorhersagen nicht eintreffen?
Zur Strategieplanung gehört eine gewisse Risikobereitschaft. Daraus ergibt sich schließlich das Wachstum eines Unternehmens. Doch diese Risiken tragen möglicherweise nicht die erhofften Früchte; oder aber eine unerwartete Marktverschiebung macht Ihnen einen Strich durch die Rechnung.
In weiser Voraussicht sollten Sie Ihrer Planung unterschiedliche Szenarien zugrunde legen. Selbst wenn Sie vom Idealfall ausgehen oder ein konservatives Wachstumsszenario annehmen, sollten Sie dennoch auch für den schlimmstmöglichen Fall planen. Es ist auf jeden Fall klüger, sich auf ein Worst-Case-Szenario vorzubereiten und vorab festzulegen, wie Sie die Finanzen Ihres Unternehmens schützen würden, als im laufenden Jahr in einer Stresssituation entscheiden zu müssen.
Trennen Sie so weit wie möglich zwischen Fakten und Hypothesen. Vielleicht haben Sie einerseits sichere, wiederkehrende Einnahmen und auf der anderen Seite voraussichtliche, neue Einnahmen. Oder aber Sie haben vertraglich festgelegte Ausgaben. Diese variablen Elemente können nun die Grundlage für unterschiedliche Szenarien bilden.
Wenn Sie von Vornherein verschiedene Eventualitäten in Ihre Budgetplanung einbeziehen, können Sie umso effektiver für das kommende Jahr planen.
Ein alternativer Ansatz bei der Jahresplanung ist eine rollierende Prognose. Im Gegensatz zu einem jährlichen Budget, das im Falle sich ändernder Bedingungen im Laufe des Jahres eventuell angepasst werden muss, ist eine rollierende Prognosen ein kontinuierlicher Prozess.
Dabei legen Sie Ihr aktuelles (bzw. leicht abgeändertes) Budget zugrunde und nehmen immer wieder Anpassungen daran vor. Es wird also regelmäßig überprüft und entwickelt sich weiter. Wenn dies fachgerecht durchgeführt wird, kann das Unternehmen flexibler agieren und erlebt im Laufe des Jahres weniger Überraschungen.
Ihr Finanzteam bestimmt, wie oft das Budget überprüft wird, damit genügend Zeit bleibt, um auf geänderte Prognosen zu reagieren. Bei vielen Unternehmen geschieht dies im monatlichen oder vierteljährlichen Rhythmus. Sie müssen außerdem einen Zeithorizont für Ihre Prognose festlegen. Wenn Ihr Zeithorizont z. B. vier Quartale beträgt, schreiben Sie Ihre Prognose kontinuierlich fort, sodass sie immer vier Quartale in die Zukunft reicht.
Wenn Marktbedingungen besondere Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben, hilft eine rollierende Prognose den Finanz- und Führungsteams dabei, auf der Grundlage aktueller Informationen strategische Entscheidungen zu treffen.
Falls Ihr Finanzteam immer noch mit Excel-Tabellen arbeitet, machen Sie sich die Arbeit unnötig schwer. Nicht nur verschwenden Sie Zeit und riskieren Fehler, Sie können auch nicht die ausgefeilten Budgetplanungs- und Prognosemodelle erstellen, die ein erfolgreiches Unternehmen heutzutage benötigt. Szenarienplanung und rollierende Prognosen wären eine ganz besondere Herausforderung, gäbe es nicht die Technologie, die den Prozess automatisiert und eine schnelle Anpassung der Variablen ermöglicht.
Cloud-basierte und SaaS-Produkte gehören inzwischen in allen Finanzbereichen zum Standard. Sie ermöglichen mehr Flexibilität und genauere Prognosen als manuelle Optionen. Eine solche Investition zahlt sich für Ihr Team schnell aus.
Weitere Informationen über den Beitrag der Technologie für Finanzteams sowie den Aufbau eines modernen Tech-Stacks lesen Sie hier.