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Was ist ERP und warum sollte Ihr Unternehmen es einführen?

1. Dezember 2021

Businessman hand using mobile phone with digital layer effect as business strategy concept

Heutzutage sind die meisten großen Unternehmen auf der ganzen Welt mit dem Begriff ERP und allem was er beinhaltet gut vertraut.

Aber sind Sie es auch? Schauen wir uns einmal genauer an, was sich hinter diesen drei Buchstaben wirklich verbirgt.

Was ist ERP?

ERP steht für Enterprise Resource Planning (ERP) und ist, wie der Name schon sagt, eine Art von Software, die von Unternehmen eingesetzt wird, um ihre täglichen Aktivitäten zu verwalten und ihre Ressourcen optimal zu strukturieren. Ein ERP wird oft als Unternehmensmanagement-Software bezeichnet und rationalisiert und integriert eine Reihe von Anwendungen (wie z. B. Customer Relationship Management oder Supply Chain Management) und ermöglicht den Datenaustausch zwischen diesen Anwendungen. Die Anwendungen beziehen sich in der Regel auf eine Kernfunktion des Unternehmens - z. B. Personalwesen, Finanzwesen, Auftragsabwicklung oder Lagerhaltung -, so dass Unternehmen die für sie geeigneten Anwendungen auswählen und je nach Bedarf skalieren können. Durch die Verwendung gemeinsamer Daten und den Betrieb auf einer einzigen Datenbank zielt ERP darauf ab, alle Abteilungen eines Unternehmens zu bedienen und dabei Datendopplungen zu vermeiden und die Datenintegrität zu gewährleisten. Langfristig, wenn das Unternehmen expandiert, muss ein ERP auch die Fähigkeit haben, zu skalieren und das Wachstum zu bewältigen.

 

Im Kern vereinfacht ERP die Unternehmensabläufe, indem es gemeinsame Daten verwendet und alle Prozesse auf einer einzigen Datenbank ablaufen lässt.

 

ERP-Integration - eine komplexe Angelegenheit

Die Einführung eines ERP-Systems ist keine leichte Aufgabe, denn sie bedeutet, dass die gesamte Arbeitsweise eines Unternehmens umgestaltet und die Mitarbeiter dazu gebracht werden müssen, ihre Gewohnheiten zu ändern. Um die Vorteile eines neuen Systems voll ausschöpfen zu können, ist es oft notwendig, die Unternehmensprozesse zu überdenken und die Mitarbeiter dazu zu bringen, ihre Gewohnheiten zu ändern. Dies kann an sich schon eine Herausforderung sein. Die Integration einer ERP-Lösung ist oft zeitaufwändig und schwierig, weshalb sie angemessen durchgeführt werden sollte. Eine optimale Implementierung gliedert sich in sechs Phasen:

 

  1. Planung - Der erste Schritt besteht darin, die Situation des Unternehmens zu verstehen, seine Ineffizienzen und Verbesserungspotentiale zu ermitteln, das Projekt und die Zieldaten festzulegen.
  2. Entwurf - Der zweite Schritt ist das Entwerfen effizienter Arbeitsabläufe mit Hilfe von Beiträgen der tatsächlichen Benutzer.
  3. Entwicklung - Sobald das Gesamtkonzept feststeht, folgt die Entwicklungsphase. In dieser Phase wird die Software so konfiguriert und angepasst, dass sie den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. In dieser Phase wird auch das Schulungsmaterial erstellt, das die Benutzer in das neue System einführt.
  4. Test - Die Module und Anwendungen werden dann von den Benutzern getestet und entsprechend angepasst.
  5. Bereitstellung - Nachdem die Anwendungen getestet und festgelegt wurden, folgt die äußerst wichtige Bereitstellung. In dieser Phase sorgt eine gut geplante Datenmigration für einen nahtlosen Übergang zum neuen System.
  6. Unterstützung und Aktualisierung - In der letzten Phase einer ERP-Implementierung geht es um die Unterstützung der Benutzer und die Bereitstellung von Aktualisierungen nach Bedarf. Wenn das Unternehmen wächst, werden möglicherweise neue Konfigurationen benötigt und neue Mitarbeiter müssen geschult werden.

Neben der Frage der Implementierung muss auch die Frage der Kosten angesprochen werden. Der Arbeitsaufwand für die Systemumstellung kann zu höheren Ausgaben als erwartet führen, und auch die Schulungskosten für die Einarbeitung in das neue System sollten berücksichtigt werden. Doch trotz aller Widrigkeiten sind die langfristigen Vorteile der ERP-Installation die Mühe wert.

 

Was sind also die Vorteile von ERP?

ERP zielt darauf ab, die Effizienz und Effektivität von Unternehmen in mehrfacher Hinsicht zu verbessern. Nach Angaben des Marktforschungsunternehmens Aberdeen Group wird geschätzt, dass die Einführung eines ERP-Systems die Betriebskosten um 23 % und die Verwaltungskosten um 22 % verbessert. Abgesehen vom finanziellen Aspekt gibt es viele Gründe, warum Unternehmen ERP einsetzen, um ihre täglichen Aktivitäten zu verbessern. Wir haben sechs Gründe gefunden, warum alle Unternehmen langfristig von ERP profitieren können:

 

  1. Verbesserte Produktivität - Durch die Rationalisierung und Koordinierung von Kerngeschäftsprozessen können die Abteilungen dank einer gemeinsamen Datenbank zusammenarbeiten und Hindernisse wie Zeitzonen und Sprachbarrieren leicht überwinden.
  2. Bessere Sichtbarkeit - Durch die Vermeidung von Datendoppelungen und die Arbeit mit einer einzigen Quelle ist es für ein Unternehmen einfacher, die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten und für jeden Mitarbeiter eine Antwort auf seine Frage zu finden.
  3. Genaue Nachverfolgung - Jedes Unternehmen wird zustimmen, dass die Entscheidungsfindung auf genauen Daten beruhen sollte. Mit ERP-Systemen können Echtzeitinformationen in anpassbaren Berichten organisiert werden, die dann nahtlos im gesamten Unternehmen weitergegeben werden können.
  4. Geringeres Risiko - Die Zusammenführung aller sensiblen Dokumente und Informationen an einem sicheren Ort verringert das Risiko betrügerischer Praktiken oder von Sicherheitsverletzungen.
  5. Vereinfachte IT - Die Integration von Anwendungen in eine Software, die auf eine unternehmensweite Datenbank zugreift, vereinfacht das gesamte IT-System des Unternehmens sowie die täglichen Aktivitäten aller Mitarbeiter.
  6. Verbesserte Flexibilität - Da jedes Unternehmen einzigartig ist, lässt sich ERP vollständig an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen.

Arten der ERP-Bereitstellung?

Lokal

Cloud

Hybrid

Diese auch als "On-Premise"-ERP bezeichnete Variante ist die traditionelle Art der Softwarebereitstellung. Diese direkt im Rechenzentrum des Unternehmens installierten Systeme sind für alle Unternehmen geeignet, eignen sich aber eher für kleine bis mittlere Unternehmen. Da diese Art der Bereitstellung "intern" gewartet wird, ist ein eigenes IT-Team für die Verwaltung und Aktualisierung erforderlich. Obwohl dies lange Zeit die bevorzugte Art der Bereitstellung war, ist sie sowohl kostspielig als auch komplex. Als Antwort darauf hat das Internet ein neues Modell hervorgebracht: die Cloud.

 

In einer Zeit, in der das Arbeiten an entfernten Standorten zur gängigen Praxis wird, gewinnt das cloudbasierte ERP an Bedeutung. Cloud-ERP-Systeme, die auf einem Abonnementmodell basieren, werden auch als "Software-as-a-Service" (SaaS) kategorisiert und sind für Updates und Wartung auf einen externen Anbieter angewiesen. Cloud-ERP ermöglicht einen schnellen Datenzugriff aus der Ferne, und da es auf einer Lizenz und nicht auf einem Kauf beruht, sind die Kosten niedriger als bei lokalem ERP. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass Cloud-ERP-Lösungen es ermöglichen, Unternehmen von mehreren Standorten aus zu betreiben sowie von Mobiltelefonen anstelle von Desktops

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei der hybriden Bereitstellung um eine Kombination aus On-Premise- und Cloud-Lösungen. Während diese Art der Bereitstellung auf einer allgemeinen lokalen Lösung basiert, auf die alle Kernfunktionen zugreifen können, können Cloud-Lösungen hinzugefügt werden, um die Anforderungen bestimmter Funktionen oder Regionen zu erfüllen. Diese Option hat mehrere Vorteile, darunter geringere Kosten, Anpassungsfähigkeit an die Geschäftsanforderungen und weniger Komplexität.

 

 

ERP trifft auf die Fintech-Welt

ERP und Fintech haben Gemeinsamkeiten: Sie sind beide darauf ausgerichtet, die organisatorischen Herausforderungen von Unternehmen zu lösen. Während ERP-Lösungen immer besser werden, versuchen Fintechs auch, der B2B-Welt verbesserte Dienstleistungen anzubieten. Infolgedessen bieten neue Akteure nun das Beste aus beiden Welten an: Fintech-Funktionen, die in ERP-Systeme integriert sind. Durch die nahtlose Integration von Fintech-Lösungen in ERP-Systeme können Unternehmen von den Vorteilen beider Systeme profitieren und ein umfassendes Software-Erlebnis genießen.

 

Durch die gemeinsame Nutzung dieser Technologien können Unternehmen ihre Best Practices verbessern und zeitaufwändige Prozesse automatisieren, die früher manuell durchgeführt wurden. Durch den Zugriff auf leicht verfügbare Daten aus anderen Kernfunktionen erhalten die Mitarbeiter ein umfassendes Verständnis ihres Unternehmens und ein besseres Verständnis seiner Aktivitäten, was Zeit und Geld sparen und die Leistung des Unternehmens verbessern kann.

 

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