Електронното фактуриране през 2026 г.: Какво трябва да знаете

Точно когато си мислите, че сте овладели спазването на трансграничните изисквания, се появява друго непредвидено обстоятелство: заповядай, задължителното електронно фактуриране.

Задължителното електронното фактуриране се разгръща в цяла Европа с различна скорост, като се създава добавка към нормативното съответствие, която би могла да засегне Вашия паричен поток, оперативна ефективност и – нека бъдем честни – Вашата психична уравновесеност.

Добрата новина? Държавите прилагат тези промени постепенно, като Ви дават някакво време, за да подготвите екипа и бизнеса си. Недобрата новина? Всяка държава има свои собствени изисквания и график. Така, ако работите на няколко европейски пазара, ще трябва да жонглирате с различни срокове и технически стандарти за нормативно съответствие.

Тук ще намерите онова, което реално Ви е нужно да знаете за електронното фактуриране на всеки от големите европейски пазари, и какво да правите във връзка с това, като Ви даваме всичко, необходимо Ви, за да планирате своя подход.

Какво е електронно фактуриране?

Започваме с очевидния въпрос: Какво е електронно фактуриране?

Електронното фактуриране е хипотезата, в която доставчикът предоставя на купувача електронна фактура във формата на структурирани данни, които могат да бъдат разпознати и обработени автоматично. Вместо да се изисква от човек ръчно да въвежда данни от стандартна фактура, Вашата финансова система прочита всички съответни данни от фактурата за Вас. Данните се вливат директно от системата на Вашите доставчик във Вашата система – няма въвеждане на нови ключове, няма сканиране, няма ръчно въвеждане на данни.

Как стоят нещата при PDF файловете, изпращани по електронна поща?

Днес е повече от вероятно да изпращате и получавате фактури като PDF файлове по електронна поща. Тъй като PDF е полу-структуриран формат, той може да бъде автоматизиран донякъде благодарение на технологията за оптично разпознаване на знаци (OCR). Но ето какво: изпращането на фактури в PDF формат не е електронно фактуриране в най-истинския смисъл на думата. Защо? Защото PDF файловете все пак изискват OCR или хора, за да се извлекат данните. Форматирането не е стандартизирано и няма гаранция, че данните ще се интегрират безпроблемно със счетоводния софтуер на получателя. 

Какво е задължителното електронно фактуриране?

Ключова част от обсъждането на електронното фактуриране: то не е по избор. Много европейски държави ще изискват от бизнесите да издават и получават фактури в специфични електронни формати за определени видове сделки, основно:

• Между бизнеса и държавата (B2G): Сделки със субекти от публичния сектор

• Между едно предприятие и друго предприятие (B2B): Сделки между дружества
  
  

Защо се въвежда тази промяна? Държавите членки разгръщат промени в изпълнение на изискванията на “ДДС в ерата на цифровите технологии” (ViDA) на ЕС. Целта е да се стандартизира и модернизира нормативното съответствие в областта на ДДС, като се подобрят процесите на събиране, като се подобри точността на данните и като се намали рискът от измами.

Европейският стандарт за електронно фактуриране (EN 16931) посочва кога една фактура отговаря на нормативните изисквания. Удобство представлява това, че много съвременни платформи за електронно фактуриране поддържат множество съответстващи на изискванията формати – така че не е необходимо да ставате експерт по XML за една нощ.

Какво означава това за Вашия бизнес

С оглед на гореизложеното, оперативните изменения, които са необходими, за да се изпълни този стандарт, все още са съществени:

• Сложност във връзка с работата в повече от една държава: Както беше споменато, ако извършвате презгранична дейност, потенциално ще трябва да жонглирате с различни формати, платформи и срокове едновременно.

• Натиск от сроковете: В зависимост от това къде извършвате дейност, може вече да имате задължения да преминете към съответстващо на нормативната уредба решение или много скоро ще имате такива.

• Промени в процесите: Вашите финансови екипи може да трябва да установят нови работни процеси за одобряване на фактури, обработване на изключения и процеси на равнение.

• Надстройки на системите: В зависимост от настоящия Ви софтуер за фактуриране, може да се наложи да се интегрирате с акредитирани платформи или да надстроите Вашата ERP система.

Ползи от електронното фактуриране за ръководителите на бизнеси

Ето ключът към регулаторните промени: те често са проблем в краткосрочен план. Но електронното фактуриране е сред онези хипотези, в които ползите биха могли да надхвърлят суматохата – след като се справите с главоболията, свързани с въвеждането. Ето как.

Намаляване на грешките и оперативния риск

Грешките, причинени от ръчно въвеждане на данни, могат да бъдат истински трън в петата за Вас. Помислете колко пъти е трябвало да коригирате плащания или да водите спор за плащане, тъй като някой е написал 1 000 вместо 10 000.

С електронното фактуриране, грешките при ръчно въвеждане на данни остават в миналото. Данните влизат директно от източника в системата, като се елиминират епизодите от типа “Как объркахме нещата?".

Освен това, по-малкото грешки означават по-малко спорове с доставчици, по-малко корекции, изяждащи времето на екипа Ви, и по-малък риск от проблеми с нормативното съответствие във връзка с неточни изчисления на ДДС.

Опростяване на нормативното съответствие на различните пазари

Ако извършвате дейност в няколко държави, поддържането на нормативно съответствие вероятно създава усещането за безкрайна гоненица.

Задължителното електронно фактуриране е тук, независимо дали го харесвате или не – и, честно казано, след като направите настройките за една държава, за други ще бъде експоненциално по-лесно.

Освен това, когато всичко е с времеви щемпел, структурирано и съхранявано електронно, одитите при приключване на годината стават значително по-безболезнени. Вашите одитори могат реално да проследяват сделки и да проверяват изчисления на ДДС, вместо да издирват липсващи фактури.

Подобряване на видимостта в статуса на плащането

Точно сега, Вашият екип вероятно получава редовни електронни писма от доставчици с въпроси: "Получихте ли нашата фактура?" и "Кога можем да очакваме плащане?" – като същевременно изпраща същите въпроси на Вашите клиенти.

При структурирана система за електронно фактуриране, всички страни могат да видят къде се намира дадена фактура в процеса. Вашите доставчици могат да потвърдят, че сте получили тяхната фактура. Вие можете да проследите кога клиентите Ви са получили Вашите. Споровете за плащания намаляват, тъй като има ясна следа, показваща какво е било изпратено, кога и какво се случва с него.

Когато управлявате стотици или хиляди фактури в различни държави и валути, тази видимост е от значение. Можете да установите по-бързо местата на забавяне, да предвиждате по-точно паричните потоци и да отговаряте на запитванията на доставчици без да трябва да се ровите в кореспонденции по електронна поща или да търсите информация от различни отдели. 

Кога трябва Вашият бизнес да изпълнява задължителното електронно фактуриране?

Нека направим разбивка на онова, което се случва на някои от ключовите европейски пазари.

• Белгия: Считано от 1 януари 2026 г., Белгия ще въведе задължително електронно фактуриране за всички сделки между предприятия (B2B) в съответствие с Европейски стандарт EN 16931. Peppol е основният формат и метод за предаване.
• България: Понастоящем няма задължение за B2B.
• Франция: Големите и средните предприятия трябва да издават и получават електронни фактури от септември 2026 г., като по-малките предприятия това ще се случи през 2027 г. Ще бъдат приемани само структурирани електронни формати (като XML или Factur-X) и те трябва да минават през партньорска платформа за дематериализация (PDP) или публичната платформа за фактуриране (PPF).
• Германия: Всички предприятия вече са задължени да получават електронни фактури, докато задължителното издаване ще бъде постепенно въведено от януари 2027 г. за дружества с оборот над 800 000 евро и януари 2028 г. за всички предприятия. XRechnung и ZUGFeRD (от версия 2.0.1 нататък) се приемат, тъй като те предоставят изискуемата данъчна информация в структуриран формат.
• Унгария: Понастоящем няма задължение за B2B.
• Италия: Задължителното електронно фактуриране е въведено от 2019 г. за всички B2G и B2B сделки през платформата SDI (Sistema di Interscambio).
• Нидерландия: В Нидерландия съществува частично задължение за електронно фактуриране при B2G, но не и за B2B сделки. То е прието на доброволна база (със съгласието на купувача).
• Португалия: За разлика от B2G сделките, понастоящем няма изискване за B2B електронно фактуриране в Португалия. Предприятията могат да изберат всеки формат на фактура, който предпочитат, доколкото и двете страни се съгласят с него.
• Румъния: Всички регистрирани по ДДС предприятия използват електронно фактурира за B2B сделки през платформата RO e-Factura от 2024 г.
• Испания: Големите дружества с оборот от 8 милиона евро или повече вече имат такова задължения, като задължение за малките и средните дружества възниква от началото на 2026 г.
• Обединено кралство: Всички регистрирани по ДДС предприятия ще трябва да издават електронни фактури от 2029 г. за B2B и B2G сделки, като се дават на предприятията няколко години за подготовка. Като част от Бюджета за 2026 г., ще бъде публикувана пътна карта за въвеждането.

Моделът е ясен: ако извършвате дейност на повече от един европейски пазар, ще работите при различни срокове за постигане на нормативно съответствие в следващите пет години. Така че, какви са ключовите действия, които е необходимо да предприемете?

Как да подготвите бизнеса си в 5 стъпки

Това са петте стъпки, с които да подготвите бизнеса си, за да бъде в съответствие с нормативната уредба:

1. Направете одит на Вашите настоящи системи за фактуриране

Започнете с честна оценка на това къде се намирате днес. Ето няколко въпроса, които ще Ви помогнат да започнете:

• Може ли настоящият Ви ERP или счетоводен софтуер да генерира структурирани електронни фактури в изискуемите формати за всяка държава, в която извършвате дейност?

• Имате ли техническата възможност да получавате и автоматично да обработвате електронни фактури ?

• Колко фактури месечно издавате във всяка държава? Колко получавате? Каква е средната стойност?

• Кои доставчици и клиенти представляват най-големите Ви обеми?

• Квалифицира ли се бизнесът Ви като голям, среден или малък във всяка юрисдикция?

2. Разберете своите конкретни задължения

Както видяхме, не всички държави имат едни и същи изисквания за електронно фактуриране. Някои са само за B2G, други B2B. Някои вече са въведени. Други идват по-късно. Разбирането какви са задълженията Ви във всяка държава Ви помага да осъществите постепенно въвеждането при Вас.

Обмислете как обработвате фактурите и Вие. Вашите доставчици трябва да са в състояние да Ви изпращат законосъобразни електронни фактури, така че може да трябва да оцените готовността на Вашите доставчици, както и Вашата собствена такава.

3. Изберете своето решение за електронно фактуриране

Тук се отплаща Вашият одит. След като сте установили какви са настоящите Ви възможности и знаете какви задължения се прилагат спрямо Вашия бизнес, можете да решите кое е най-доброто решение за електронно фактуриране за Вашия бизнес.

Ако извършвате дейност на повече от един пазар, потърсете решения, които поддържат всички (или поне повечето) Ваши локации. В противен случай, ще се окажете в капана да управлявате многобройни специфични за конкретни държави платформи.

Помнете, че някои държави изискват от Вас да използвате държавно одобрени посредници. Тези платформи (като френските PDP и италианските съответстващи на SDI доставчици на услуги) извършват конвертиране на формати, одобряване и предаване на данъчните органи. Това може да стесни списъка с решения, от който да изберете.

4. Подгответе своя финансов екип

Технологията е само половината битка. Вашите вътрешни екипи също ще трябва да се адаптират към тези изменения.

Уверете се, че някой в екипа Ви разбира регулаторните изисквания или наемете консултант по нормативното съответствие, който може да проследи регулаторните изменения и да може да Ви държи в течение докато пейзажът се променя.

Може да пожелаете да създадете проектен план с ключови етапи за всяка държава. Определете буферен период преди регулаторните срокове и възложете ясна отговорност за задачите и регионите – напр. кой отговаря за нормативното съответствие във всяка държава.

Вашите екипи за задължения и вземания ще се нуждаят от практическо обучение с нови системи и време за изпитване на нови работни потоци. Процедурите по месечно приключване също може да се нуждаят от известна корекция.

5. Изпитване и въвеждане на етапи

Не се опитвайте да въвеждате навсякъде едновременно. Вместо това, изберете една държава, в идеалния случай там, където срокът е най-спешен или имате най-голям обем, и тествайте Вашите процеси и системи с малка група доставчици и клиенти за начало. Поучете се от това, което се е объркало (обичайно има нещо) и приложете тези поуки при разгръщането, което извършвате в следваща държава.

Управлявайте своите международни плащания с лекота

Тези регулаторни изменения несъмнено създават главоболия. Но след като завършите въвеждането оперативните ползи – спестяване на време, намален риск, по-добра видимост на паричните потоци – действително започват да се виждат.

iBanFirst предоставя на малките и средните международни предприятия (МСМП), каквото сте Вие, една проста, но все пак мощна платформа, така че да можете да поемете контрол върху Вашите международни плащания, валути, маржове и паричен поток.

Със сметка в iBanFirst, Вие можете да:

• Държите, изпращати и получавате средства в повече от 25 валути от едно контролно табло

• Проследявате международни плащания в реално време с линкове за проследяване, които могат да се споделят

• Резервирате обменни курсове с форуърдни платежни договори, за да защитите маржовете

• Виждате парични позиции за всички субекти, за да вземате по-добри решения

• Интегрирате платежни парични процеси във Вашия ERP или счетоводен софтуер за по-лесно равнение

Поискайте сметка, за да видите как iBanFirst опростява международните операции, или направете интерактивната продуктова обиколка, за да проучите сами платформата.