Случвало ли ви се е в петък вечер, точно към 18:00 ч., да въвеждате ръчно данните от фактури в платформата за плащания и да се питате дали няма по‑лесен начин да си свършите работата? Не сте единствените.
Всъщност 82% от МСП все още обработват фактурите на ръка— процес, който струва време и пари и създава немалко главоболия.
Ами ако можехте да пропуснете ръчното въвеждане на данни и да създавате чернови на плащания само с едно препращане на имейл или чрез влачене и пускане? Вече можете.
Запознайте се с iBanPay — интелигентния асистент за плащания, който премахва досадната обработка на фактури и ви връща ценни часове от деня.
В тази статия ще ви покажем защо ръчната обработка на фактури забавя бизнеса ви и как iBanPay може да трансформира вашия процес по плащанията.
Скритите разходи на обработването на фактури на ръка
Да си го кажем направо: никой не е започнал бизнес, за да прекарва дните си в преписване на номера от фактури в платежни формуляри.
Но точно това правят повечето финансови екипи — губят време в ръчно въвеждане на получатели, суми, валути и референтни номера за всяко плащане. Бавно е, натоварващо е и струва повече, отколкото изглежда на пръв поглед, особено когато включим разходите за труд.
Времето е пари (а ръчната обработка е загуба и на двете)
Ето как изглежда един напълно типичен процес днес:
- Вашият доставчик изпраща фактура;
- Някой от екипа ви я отваря, преглежда данните, преминава към банковата или платежната платформа и ръчно въвежда информацията за получателя.
- След това проверява сумата, добавя референтен номер, избира валутата и подава плащането за одобрение.
- Накрая друг човек трябва да прегледа всичко отново.
За всяка фактура тази работа може да отнеме 15 минути. Не звучи толкова зле, нали?
Какво се случва, обаче, когато обработвате 20, 50 или 100 фактури на месец? Изведнъж говорим за часове работа — часове, които спокойно могат да бъдат вложени в задачи, които реално движат бизнеса напред. Вашият финансов екип не е създаден, за да преписва данни – служителите ви са способни на много повече.
Човешките грешки са неизбежни (и скъпи)
Ето една неприятна истина: ръчното въвеждане на данни неизбежно води до грешки. Това е нормално от гледна точка на човешката природа, особено когато един и същ тип информация се въвежда многократно през деня.
Грешки като неправилен IBAN, SWIFT/BIC или маршрутни номера са сред най‑честите причини за неуспешни или забавени плащания. Понякога е липсващ суфикс (Ltd, SA, GmbH), друг път — използване на търговско име вместо юридическото, или дори една липсваща точка, която блокира цялото плащане.
Неправилната сума може да доведе до недоплащане или надплащане — и до онези неловки разговори с доставчиците. А обърканата валута? Това е съвсем отделен вид главоболие.
И всичко това не просто ви отнема време, докато се опитвате да поправите грешките.
Те могат да навредят на отношенията с доставчиците, да създадат счетоводен хаос и дори да доведат до такси за закъснение или пропуснати отстъпки за ранно плащане.
Финансовият надзор се превръща в кошмар
Когато всяка фактура се обработва ръчно, проследяването на плащанията лесно може да се превърне в процес на предположения (в зависимост от нивото на видимост, което предоставя вашият доставчик на платежни услуги). Кои фактури са платени? Кои са в режим на изчакване? Кой какво е одобрил? Кога е изпратено плащането?
Без автоматизирани работни процеси и детайлно проследяване екипът ви е принуден да поддържа таблици, за да следи статуса на плащанията. Това води до още повече ръчно въвеждане на данни — и не осигурява реална видимост върху изходящите плащания.
Как iBanPay трансформира работния ви платежен поток
Как се коригира остарял процес? Като се премахне ръчната работа изцяло.
Според McKinsey, финансовите екипи могат да освободят между 30% и 40% от капацитета си чрез автоматизация, което им позволява да се съсредоточат върху анализи, прогнози и други стратегически дейности.
Необходимо е единствено да бъде внедрена подходящата форма на автоматизация.
Ето как функционира iBanPay (в 3 лесни стъпки)
iBanPay е платежен асистент, задвижван от изкуствен интелект, който прочита вашите фактури и автоматично създава чернови на плащания. Без ръчно въвеждане на данни. Без копиране и поставяне. Без превключване между прозорци. Достатъчно е да прегледате и изпратите плащането, когато сте готови.
Ето как функционира:
Стъпка 1: Споделете фактурата си
Има два начина да споделяте фактури с iBanPay.
Първият е да качите до 10 фактури чрез влачене и пускане в специално предназначената за това секция на контролния панел.
Като алтернатива можете да препращате фактурите на своя специален имейл адрес в iBanPay. Всяка компания получава уникален адрес, което елиминира риска от объркване къде трябва да се изпращат документите. Можете да препращате фактурите директно от своя имейл, както и да помолите членовете на екипа или външните счетоводители да ги изпращат от техните имейли. Възможно е и изпращането на няколко прикачени фактури в един имейл.
Независимо от предпочитанията ви, iBanPay се адаптира към вашия работен процес — не обратното.
Стъпка 2: iBanPay създава вашите платежни нареждания
Тук се случва същинската обработка: AI двигателят на iBanPay прочита фактурата и извлича цялата необходима информация — данни за получателя, сума, валута, падежна дата, референтни номера и други релевантни полета.
В рамките на секунди в платформата iBanFirst се появява проект на платежно нареждане с автоматично попълнени полета. Не се изисква ръчно въвеждане. Няма риск от грешки при преписване. Само точна и готова за преглед информация за плащането.
Стъпка 3: Одобрение с едно кликване
Влезте в платформата iBanFirst, за да прегледате подготвения проект на платежно нареждане. Всички данни вече са въведени и правилно форматирани – необходимо е само одобрение с едно кликване.
Запазвате пълен контрол и прозрачност върху процеса, без трудоемкото и времеотнемащо ръчно въвеждане на информация.
Вашите предимства с един поглед
Ползите от автоматизирането на обработката на фактури се простират далеч отвъд спестяването на няколко минути тук‑там. Нека разгледаме реалното въздействие, което iBanPay може да окаже върху вашия бизнес.
Пестите време
Няма повече ръчно въвеждане на данни, което означава, че вашият финансов екип може да насочи тези часове към работа, която действително има значение — анализ на паричния поток, преговори с доставчици, финансово планиране или просто да приключи работния ден навреме.
Една от нашите клиентки, Изабел Берт от Surprisez-vous, споделя:
„iBanPay ми спестява значително време. Вече не е необходимо да въвеждам всяка фактура поотделно, както преди.“
По-малко грешки
Времето, прекарано в коригиране на ръчни грешки? И то остава в миналото.
Когато iBanPay извлича данните и попълва полетата за плащане автоматично, на вашия екип остава единствено да провери информацията. Това свежда риска от грешки практически до нула. Няма правописни грешки. Няма объркани цифри. Няма риск от случайно изпращане на 10 000 евро вместо 1 000 евро. Само точни и надеждни плащания, готови за одобрение.
Това не само спестява време за коригиране на грешки, но и предпазва отношенията с доставчиците, както и репутацията на вашата компания.
Пълен контрол и надзор
Някои хора се притесняват, че автоматизацията води до загуба на видимост или контрол. При iBanPay е точно обратното.
Запазвате пълен надзор върху всяко плащане. Системата създава чернови, но вие ги преглеждате и одобрявате. С един поглед можете да видите кои плащания са в изчакване, кои са одобрени и кои вече са изпратени.
Както отбелязва Селин Тератс от Synersy:
„Плащането на фактури никога не е било по-лесно! Напомнянията по имейл са чудесни и ми помагат да планирам деня си.“
Вашият екип работи много по-ефективно, а асистентът върши основната работа, като вие запазвате пълен контрол върху работата.
Как да започнете да използвате iBanPay
Готови ли сте да се отървете от главоболията, свързани с обработката на фактури? Потребителите на iBanFirst могат да настроят iBanPay само с пет лесни стъпки:
- Стъпка 1: Влезте в клиентския или фирмения си профил в iBanFirst като супер администратор
- Стъпка 2: Кликнете върху „Настройки на акаунта“ в менюто отляво
- Стъпка 3: Активирайте iBanPay в раздела „Услуги“, като приемете Общите условия
- Стъпка 4: Ако е необходимо, упълномощете допълнителни членове на екипа да изпращат фактури чрез iBanPay, като въведете техните имейл адреси в раздел Настройки на акаунта (Account settings) на iBanPay
- Стъпка 5: Ще получите имейл, съдържащ вашия персонализиран имейл адрес за iBanPay и защитен код.
Това е всичко! За броени минути сте готови да прехвърлите въвеждането на данни на iBanPay.
Защо да изберете iBanFirst
Все още не сте открили сметка при нас? За да промените изцяло работния процес по плащане на фактури, се нуждаете от надежден, прозрачен и иновативен доставчик на платежни услуги.
Когато работите с iBanFirst:
- Можете да откриете мултивалутна сметка за минути и да държите средства в над 25 валути
- Премахнете риска от скъпоструващи грешки и получите по-добра видимост върху вашите плащания с iBanPay, като същевременно запазите контрола и работните процеси по одобряване на плащанията
- Споделяте линкове за проследяване на плащанията в реално време с партньорите си, за да виждат точно кога е било изпратено плащането, кои посредници са участвали и кога ще пристигне
- Имате достъп до инструменти за управление на валутния риск, включително фиксирани, гъвкави и динамични договори за бъдещи плащания
- Работите с експерти по валутни рискове, които разбират вашите уникални трансгранични нужди.
Заявете сметка в iBanFirst още днес.
*Проучване на iBanFirst, юни 2024 г., 530 потребители в 10 държави.
категории
