Facturarea electronică în 2026: Ce trebuie să știți

Chiar când credeați că ați stăpânit cerințele privind conformitatea transfrontalieră, apare o nouă provocare: facturarea electronică obligatorie.

Obligațiile privind facturarea electronică sunt implementate în Europa în ritmuri diferite, creând un adevărat mozaic de cerințe de conformitate care vă pot afecta fluxul de numerar, eficiența operațională și, să fim sinceri, liniștea.

Vestea bună? Țările introduc aceste schimbări etapizat, oferindu-vă un anumit răgaz pentru a vă pregăti echipa și afacerea. Vestea mai puțin bună? Fiecare țară are propriile cerințe și propriul calendar de implementare. Așadar, dacă activați pe mai multe piețe europene, va trebui să gestionați simultan date diferite de conformitate și standarde tehnice variate.

Iată ce trebuie să știți, în mod concret, despre facturarea electronică în fiecare dintre principalele piețe europene și ce aveți de făcut pentru a avea toate informațiile necesare planificării unei abordări eficiente.

Ce este facturarea electronică?

Începem cu întrebarea evidentă: ce este facturarea electronică?

Facturarea electronică înseamnă că un furnizor transmite unui cumpărător o factură în format electronic, într-un format de date structurat, care poate fi recunoscut și procesat automat. În loc să fie nevoie ca o persoană să introducă manual datele dintr-o factură standard, sistemul dvs. Financiar citește automat toate informațiile relevante din factură. Datele circulă direct din sistemul furnizorului în al dvs., fără reintroducere de date, fără scanare, fără introducere manuală.

Ce se întâmplă cu PDF-urile trimise prin e-mail?

În prezent, este foarte probabil să trimiteți și să primiți facturi sub formă de fișiere PDF prin e-mail. Deoarece PDF-ul este un format semi-structurat, acesta poate fi parțial automatizat cu ajutorul tehnologiei de recunoaștere optică a caracterelor (OCR). Însă iată aspectul esențial: trimiterea facturilor în format PDF nu reprezintă facturare electronică în sensul strict al termenului. De ce? Pentru că fișierele PDF necesită în continuare OCR sau intervenție umană pentru extragerea datelor. Formatarea nu este standardizată și nu există nicio garanție că datele se vor integra perfect în software-ul de contabilitate al destinatarului.

Ce este facturarea electronică obligatorie?

O parte esențială a discuției despre facturarea electronică este faptul că aceasta nu este opțională. Multe țări europene vor impune companiilor să emită și să primească facturi în formate electronice specifice pentru anumite tipuri de tranzacții, în principal:

• Business-to-government (B2G): tranzacții cu entități din sectorul public

• Business-to-business (B2B): tranzacții între companii

De ce această schimbare? Statele membre implementează aceste modificări pentru a respecta cerințele UE privind TVA în era digitală (ViDA). Scopul este de a standardiza și moderniza conformitatea în materie de TVA prin îmbunătățirea proceselor de colectare, îmbunătățirea acurateței datelor și reducerea riscului de fraudă.

Standardul european de facturare electronică (EN 16931) stabilește criteriile pe care trebuie să le îndeplinească o factură pentru a fi conformă. În mod convenabil, multe platforme moderne de facturare electronică acceptă mai multe formate conforme, astfel încât nu este necesar să deveniți expert în XML peste noapte.

Ce înseamnă acest lucru pentru afacerea dvs.

Cu toate acestea, schimbările operaționale necesare pentru a respecta acest standard rămân semnificative:

• Complexitate multinațională: așa cum am menționat, dacă desfășurați activități transfrontaliere, va trebui, cel mai probabil, să gestionați simultan formate, platforme și termene-limită diferite.

• Presiuni legate de termene: în funcție de țările în care activați, este posibil să aveți deja obligația de a trece la o soluție conformă sau să fiți nevoiți să faceți acest lucru în foarte scurt timp.

• Modificări ale proceselor: echipele dvs. financiare ar putea fi nevoite să stabilească fluxuri de lucru noi pentru aprobarea facturilor, gestionarea excepțiilor și procesele de reconciliere.

• Actualizări de sistem: în funcție de software-ul de facturare utilizat în prezent, ar putea fi necesar să vă integrați cu platforme acreditate sau să actualizați sistemul ERP.

Beneficiile facturării electronice pentru liderii de afaceri

Iată realitatea în ceea ce privește schimbările de reglementare: pe termen scurt, acestea sunt adesea dificile și consumatoare de resurse. Însă facturarea electronică este unul dintre acele cazuri în care beneficiile pot depăși efortul, odată ce treceți de provocările implementării. Iată cum.

Reducerea erorilor și a riscurilor operaționale

Erorile cauzate de introducerea manuală a datelor pot deveni o problemă majoră. Gândiți-vă de câte ori ați fost nevoiți să corectați plăți sau să gestionați litigii privind plățile pentru că cineva a tastat 1.000 în loc de 10.000.

Prin facturarea electronică, erorile de introducere manuală a datelor devin istorie. Informațiile circulă direct de la sursă către sistem, eliminând acele momente de tipul „Cum am putut greși așa?”.

În plus, mai puține erori înseamnă mai puține dispute cu furnizorii, mai puține corecții care consumă timpul echipei și un risc mai scăzut de probleme de conformitate generate de calcule incorecte ale TVA-ului.

Simplificarea conformității pe mai multe piețe

Dacă operați în mai multe țări, conformitatea cu reglementările probabil vi se pare un proces continuu de recuperare a întârzierilor.

Facturarea electronică obligatorie este deja o realitate, indiferent dacă este sau nu convenabilă, iar odată ce sunteți pregătiți pentru o țară, adaptarea la celelalte devine exponențial mai simplă.

În plus, atunci când toate datele sunt marcate temporal, structurate și stocate electronic, auditurile de la final de an devin considerabil mai simple. Auditorii pot urmări efectiv tranzacțiile și pot verifica calculele de TVA, în loc să caute facturi lipsă.

Îmbunătățirea monitorizării stadiului plăților

În acest moment, este foarte probabil ca echipa dvs. să primească frecvent e-mailuri de la furnizori cu întrebări precum: „Ați primit factura noastră?” sau „Când putem aștepta plata?”, în timp ce trimite, în același timp, aceleași întrebări către clienți.

Cu ajutorul sistemelor de facturare electronică structurate, toate părțile implicate pot vedea exact în ce stadiu se află o factură. Furnizorii pot confirma că factura lor a fost recepționată. Dvs. puteți urmări când clienții au primit factura emisă. Disputele legate de plăți scad, deoarece există o evidență clară a ceea ce a fost trimis, când a fost trimis și ce s-a întâmplat ulterior.

Atunci când gestionați sute sau mii de facturi, în mai multe țări și în mai multe valute, această vizibilitate este esențială. Puteți identifica mai rapid blocajele, puteți estima mai precis fluxul de numerar și puteți răspunde solicitărilor furnizorilor fără a fi nevoie să parcurgeți lanțuri interminabile de e-mailuri sau să căutați informații în diferite departamente.

Când trebuie să se conformeze afacerea dvs. cu cerințele de facturare electronică obligatorie?

Analicemos lo que está sucediendo en algunos de los principales mercados europeos.

• Belgia: începând cu 1 ianuarie 2026, Belgia va introduce facturarea electronică obligatorie pentru toate tranzacțiile B2B, în conformitate cu standardul european EN 16931. Peppol este formatul și metoda principală de transmitere.

• Bulgaria: în prezent, nu există o obligație de facturare electronică pentru tranzacțiile B2B.

• Franța: companiile mari și mijlocii trebuie să emită și să primească facturi electronice începând din septembrie 2026, iar întreprinderile mici vor urma din septembrie 2027. Vor fi acceptate doar formatele electronice structurate (precum XML sau Factur-X), iar acestea trebuie să fie transmise printr-o platformă parteneră de dematerializare (PDP) sau prin platforma publică de facturare (PPF).

• Germania: toate companiile sunt deja obligate să primească facturi electronice, iar emiterea obligatorie va fi introdusă etapizat: din ianuarie 2027 pentru companiile cu o cifră de afaceri de peste 800.000 EUR și din ianuarie 2028 pentru toate companiile. Sunt acceptate formatele XRechnung și ZUGFeRD (începând cu versiunea 2.0.1), deoarece acestea furnizează informațiile fiscale necesare într-un format structurat.

• Ungaria: în prezent, nu există o obligație de facturare electronică pentru tranzacțiile B2B.

• Italia: facturarea electronică obligatorie este în vigoare din 2019 pentru toate tranzacțiile B2G și B2B, prin intermediul platformei SDI (Sistema di Interscambio).

• Olanda: există o obligație parțială de facturare electronică pentru tranzacțiile B2G, dar nu și pentru cele B2B. Pentru B2B, aceasta este acceptată pe bază voluntară (cu acordul cumpărătorului).

• Portugalia: spre deosebire de tranzacțiile B2G, în prezent nu există o cerință de facturare electronică pentru B2B. Companiile pot alege orice format de factură preferă, atâta timp cât ambele părți sunt de acord.

• România: toate companiile înregistrate în scopuri de TVA utilizează facturarea electronică pentru tranzacțiile B2B prin platforma RO e-Factura încă din 2024.

• Spania: companiile mari, cu o cifră de afaceri de 8 milioane EUR sau mai mult, sunt deja obligate să se conformeze, iar întreprinderile mici și mijlocii vor intra sub incidența obligației de la începutul anului 2026.

• Marea Britanie: toate companiile înregistrate în scopuri de TVA vor trebui să emită facturi electronice începând din 2029 pentru tranzacțiile B2B și B2G, ceea ce oferă mediului de afaceri câțiva ani pentru pregătire. O foaie de parcurs privind implementarea urmează să fie publicată ca parte a Bugetului pentru 2026.

Tiparul este clar: dacă activați pe mai multe piețe europene, veți avea de gestionat termene de conformitate succesive în următorii cinci ani. Așadar, care sunt acțiunile-cheie pe care trebuie să le întreprindeți?

Cum să vă pregătiți afacerea în 5 pași

Iată cinci pași pentru a vă pregăti afacerea pentru conformitate:

1. Auditați sistemele actuale de facturare 

Începeți cu o evaluare onestă a situației actuale. Iată câteva întrebări care vă pot ajuta:

• Poate sistemul ERP sau software-ul dvs. de contabilitate actual să genereze facturi electronice structurate, în formatele cerute, pentru fiecare țară în care activați?

• Aveți capacitatea tehnică de a primi și procesa automat facturi electronice?

• Câte facturi emiteți lunar în fiecare țară? Câte primiți? Care este valoarea medie a acestora?

• Care furnizori și care clienți generează cele mai mari volume?

• Afacerea dvs. se încadrează ca întreprindere mare, mijlocie sau mică în fiecare jurisdicție?

2. Înțelegeți obligațiile specifice care vi se aplică

După cum am văzut, nu toate țările au aceleași cerințe privind facturarea electronică. Unele sunt doar B2G, altele B2B. Unele au fost deja introduse, altele vor intra în vigoare mai târziu. Înțelegerea obligațiilor din fiecare țară vă ajută să implementați soluțiile etapizat.

Luați în considerare și modul în care procesați facturile. Furnizorii dvs. trebuie să fie capabili să vă transmită facturi electronice conforme, astfel încât este posibil să fie necesar să evaluați nivelul lor de pregătire, nu doar pe al dvs.

3.  Alegeți soluția de facturare electronică potrivită

Aici se vede valoarea auditului. Odată ce ați identificat capacitățile actuale și știți ce obligații vi se aplică, puteți decide care este cea mai potrivită soluție de facturare electronică pentru afacerea dvs.

Dacă activați pe mai multe piețe, căutați soluții care acoperă toate (sau cel puțin majoritatea) țărilor în care operați. În caz contrar, veți ajunge să gestionați un număr mare de platforme specifice fiecărei țări.

Rețineți că unele țări impun utilizarea unor intermediari aprobați de autorități. Aceste platforme (precum PDP-urile din Franța sau furnizorii de servicii compatibili cu SDI din Italia) se ocupă de conversia formatelor, validare și transmiterea către autoritățile fiscale. Acest lucru poate restrânge lista soluțiilor disponibile.

4. Pregătiți echipa financiară

Tehnologia este doar jumătate din ecuație. Echipele interne trebuie, la rândul lor, să se adapteze acestor schimbări.

Asigurați-vă că există în echipă o persoană care înțelege cerințele de reglementare sau apelați la un consultant în conformitate, care poate urmări evoluțiile legislative și vă poate ține la curent pe măsură ce cadrul se schimbă.

Puteți crea un plan de proiect cu etape clare pentru fiecare țară. Includeți un interval de siguranță înainte de termenele-limită legale și atribuiți responsabilități precise pentru sarcini și regiuni: de exemplu, cine este responsabil de conformitate în fiecare țară.

Echipele de contabilitate furnizori (accounts payable) și contabilitate clienți (accounts receivable) vor avea nevoie de instruire practică pentru noile sisteme și de timp pentru a testa noile fluxuri de lucru. De asemenea, procedurile de închidere de lună ar putea necesita ajustări.

5. Testați și implementați etapizat

Nu încercați să lansați implementarea peste tot simultan. În schimb, alegeți o singură țară, ideal una cu termenul cel mai apropiat sau cu cel mai mare volum de facturi, și testați mai întâi procesele și sistemele cu un grup restrâns de furnizori și clienți. Învățați din ceea ce nu a funcționat (există aproape întotdeauna astfel de situații) și aplicați aceste lecții la următoarea etapă de implementare în altă țară.

Gestionați plățile internaționale cu ușurință

Aceste schimbări de reglementare sunt, fără îndoială, generatoare de stres. Însă, odată ce implementarea este finalizată, beneficiile operaționale — economisirea timpului, reducerea riscurilor și o mai bună vizibilitate asupra fluxului de numerar — devin cu adevărat evidente.

iBanFirst oferă companiilor multinaționale mici și mijlocii (SMM-uri), precum a dvs., o platformă simplă, dar puternică, prin care puteți prelua controlul asupra plăților internaționale, valutelor, marjelor și fluxului de numerar.

Cu un cont iBanFirst, puteți:

• Să dețineți, să trimiteți și să primiți fonduri în peste 25 de valute dintr-un singur tablou de bord
• Să urmăriți plățile internaționale în timp real, cu linkuri de urmărire care pot fi partajate
• Să fixați cursurile de schimb prin contracte forward pentru a vă proteja marjele
• Să vizualizați pozițiile de numerar pentru toate entitățile, astfel încât să puteți lua decizii mai bune
• Să integrați fluxurile de plată cu sistemul ERP sau cu software-ul dvs. de contabilitate, pentru o reconciliere mai ușoară

Solicitați deschiderea unui cont pentru a vedea cum simplifică iBanFirst operațiunile internaționale sau parcurgeți turul interactiv al produsului pentru a explora platforma pe cont propriu.