E-facturering in 2026: wat u moet weten

Net wanneer u dacht dat u internationale compliance onder de knie had, komt er weer een nieuwe uitdaging bij: verplichte elektronische facturering.

E-facturering wordt in heel Europa in verschillend tempo ingevoerd. Dit leidt tot een lappendeken aan regelgeving die invloed kan hebben op uw cashflow, operationele efficiëntie en – laten we eerlijk zijn – ook op uw geestelijke gezondheid.

Het goedenieuws? Deze veranderingen worden stap voor stap ingevoerd, zodat u de tijd heeft om uw team en processen goed voor te bereiden. Het minder goede nieuws is dat elk land zijn eigen regels en planning hanteert. Bent u actief in meerdere Europese markten, dan krijgt u dus te maken met uiteenlopende deadlines en technische vereisten.

In dit artikel leest u wat u moet weten over e-facturering in de belangrijkste Europese markten en wat u kunt doen. Zo beschikt u over alle informatie die u nodig hebt om uw aanpak te plannen.

Wat is e-facturering?

Laten we beginnen met de voor de hand liggende vraag: wat is e-facturering?

E-facturering betekent dat een leverancier een factuur verstuurt in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatisch kan worden herkend en verwerkt. In plaats van dat een medewerker factuurgegevens handmatig moet invoeren, leest uw financiële systeem alle relevante informatie automatisch uit. De gegevensstromen rechtstreeks van het systeem van uw leverancier naar dat van u — zonder opnieuw invoeren, scannen of andere handmatige handelingen.

Hoe zit het met pdf's die via e-mail worden verzonden?

Nu verstuurt en ontvangt u facturen waarschijnlijk nog als PDF-bestanden via e-mail. Omdat PDF een semi-gestructureerd formaat is, kan dit tot op zekere hoogte worden geautomatiseerd met behulp van optische tekenherkenning (OCR). Maar toch is het versturen van pdf-facturen geen echte e-facturering. Waarom niet? Omdat pdf’s nog steeds OCR of menselijke tussenkomst nodig hebben om gegevens uit te lezen.De opmaak is niet gestandaardiseerd en er is geen garantie dat de informatie probleemloos kan worden ingelezen in de boekhoudsoftware van de ontvanger.

Wat is verplichte e-facturering?

Een belangrijk punt in de discussie over e-facturering: het is geen optie. In veel Europese landen worden bedrijven verplicht om facturen voor bepaalde transacties uit te geven en te ontvangen in specifieke elektronische formaten.Dit geldt voornamelijk voor:

• Business-to-government (B2G): transacties met overheidsinstanties
• Business-to-business (B2B): transacties tussen bedrijven 

Waarom deze verandering? Lidstaten voeren veranderingen door om te voldoen aan de EU-vereisten voor btw in het digitale tijdperk (ViDA). Het doel is om de naleving van de btw-regels te standaardiseren en te moderniseren door de inningsprocessen te verbeteren, de nauwkeurigheid van gegevens te vergroten en het risico op fraude te verminderen.

De Europese norm voor elektronische facturering (EN 16931) bepaalt waaraan een e-factuur moet voldoen. Veel moderne e-facturatieplatformen ondersteunen meerdere compatibele formaten, zodat u niet van de ene op de andere dag een XML-expert hoeft te worden.

Wat dit voor uw bedrijf betekent

Dat gezegd hebbende: de operationele impact van e-facturering mag u niet onderschatten. Omaan de norm te voldoen, zijn vaak ingrijpende aanpassingen nodig:

• Complexiteit door meerdere landen: Bent u internationaal actief? Dan moet u mogelijk tegelijk werken met verschillende formaten, platforms en nalevingsdeadlines.

• Tijdsdruk: Afhankelijk van de landen waarin u actief bent, bent u misschien nu al verplicht om over te stappen op een conforme oplossing — of wordt dat zeer binnenkort van u verwacht. 

• Procesveranderingen: Financiële teams zullen nieuwe workflows moeten opzetten voor factuurgoedkeuring, uitzonderingen en reconciliatie.

• Systeemupgrades: afhankelijk van uw huidige facturatiesoftware kan een integratie met erkende platforms nodig zijn, of zelfs een upgrade van uw erp-systeem.

Voordelen van e-facturering voor bedrijfsleiders

Veranderingen in regelgeving kunnen in het beginaltijd even lastig lijken. Maar e-facturering is een uitzondering: zodra de implementatie eenmaal staat, wegen de voordelen ruimschoots op tegen de tijdelijke rompslomp. Zo profiteert uw bedrijf ervan:

Minder fouten en operationele risico’s

Fouten als gevolg van handmatige gegevensinvoer kunnen een echte doorn in het oog zijn.Bedenk maar eens hoe vaak u betalingen hebt moeten aanpassen of een betalingsgeschil hebt moeten oplossen omdat iemand 1.000 in plaats van 10.000 had getypt.

Mete-facturering behoren fouten door handmatige gegevensinvoer tot het verleden.Gegevens stromen rechtstreeks van de bron naar het systeem, waardoor die momenten van “Hoe hebben we dit verprutst?” verdwijnen.

Bovendien betekenen minder fouten minder geschillen met leveranciers, minder correcties die de tijd van uw team opslokken en minder risico op nalevingsproblemen door onjuiste btw-berekeningen.

Compliance in meerdere markten eenvoudig gemaakt 

Als u actief bent in meerdere landen, voelt voldoen aan de regelgeving vaak als een eindeloze achtervolging.

Verplichte e-facturering komt eraan, of u het nu wilt of niet. En eerlijk gezegd, als u het voor één land goed hebt ingericht, wordt het voor de andere steeds makkelijker.

Bovendien, wanneer alles elektronisch wordt opgeslagen, voorzien van tijdstempels en in een gestructureerd formaat,verlopen jaarafsluitingen en audits een stuk soepeler. Uw auditors kunnen transacties direct volgen en btw-berekeningen verifiëren, in plaats van achterontbrekende facturen aan te rennen.

Beterinzicht in de status van betalingen

Op dit moment krijgt uw team waarschijnlijk regelmatig e-mails van leveranciers met vragen als: “Heeft u onze factuur ontvangen?” en “Wanneer kunnen we betaling verwachten?” — terwijl u tegelijk dezelfde vragen aan uw klanten moet stellen.

Met een gestructureerd e-facturatiesysteem kan iedereen zien waar een factuur zich in het proces bevindt. Uw leveranciers weten direct dat u hun factuur hebt ontvangen, en u kunt volgen wanneer uw klanten die van u hebben ontvangen. Betalingsgeschillen nemen af, omdat er een duidelijke registratie is van wat is verstuurd, wanneer en wat ermee is gebeurd.

Wanneer u honderden of duizenden facturen in meerdere landen en valuta's beheert, is dat inzicht goud waard. U kunt knelpunten sneller identificeren, de cashflow nauwkeuriger voorspellen en vragen van leveranciers beantwoorden zonder eindeloos door e-mailthreads te moeten zoeken of informatie bij verschillende afdelingen te moeten opvragen.

Wanneer moet uw bedrijf overstappen op verplichte e-facturering?

Laten we eenskijken naar een paar van de belangrijkste Europese markten:

• België: Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturering verplicht voor alle B2B-transacties, volledig in lijn met de Europese norm EN16931. Peppol wordt het standaardformaat en de primaire verzendmethode.

• Bulgarije: Er is momenteel geen B2B-verplichting.

• Frankrijk: Grote en middelgrote bedrijven moeten vanafseptember 2026 e-facturen versturen en ontvangen, kleinere bedrijven volgen inseptember 2027. Alleen gestructureerde elektronische formaten (zoals XML of Factur-X) worden geaccepteerd en deze moeten via een partnerdematerialisatieplatform (PDP) of het openbare factureringsplatform (PPF) worden verstuurd.

• Duitsland: Alle bedrijven moeten al e-facturen kunnen ontvangen. Het verplicht uitgeven van e-facturen wordt stapsgewijs ingevoerd: vanaf januari 2027 voor bedrijven met een omzet van meer dan € 800.000, en vanaf januari 2028 voor alle bedrijven. Zowel XRechnung als ZUGFeRD (vanaf versie 2.0.1) worden geaccepteerd, omdat ze alle benodigde belastinginformatie in een gestructureerd formaat leveren.

   

• Hongarije: Er is momenteel geen B2B-verplichting.

• Italië: Sinds 2019 geldt voor alle B2G- en B2B-transacties via het SDI-platform (Sistema di Interscambio) de verplichte elektronische facturering.

• In Nederland bestaat een gedeeltelijke B2G-verplichting voor elektronische facturering, maar niet voor B2B-transacties. Deze wordt op vrijwillige basis geaccepteerd (met toestemming van de koper).

• Portugal: Voor B2B-transacties geldt in Portugal momenteel geen verplichting tot elektronische facturering, in tegenstelling tot B2G-transacties. Bedrijven mogen elk factuurformaat gebruiken, zolang beide partijen daarmee instemmen.

• Roemenië: Alle btw-geregistreerde bedrijven gebruiken sinds 2024 elektronische facturering voor B2B-transacties via het ROe-Factura-platform.

• Spanje: Grote bedrijven met een omzet van € 8 miljoen of meer vallen nu al onder de verplichting. Voor kleine en middelgrote bedrijven gaat de verplichte e-facturering in vanaf begin 2026.

• Verenigd Koninkrijk: Vanaf 2029 worden alle btw-geregistreerde bedrijven verplicht om elektronische facturen uit te geven voor zowel B2B- als B2G-transacties. Dat geeft bedrijven nog enkele jaren om zich goed voor te bereiden. Het implementatieplan wordt verwacht als onderdeel van de begroting voor 2026.
  
  

Het patroon is duidelijk: als u actief bent in meerdere Europese markten, krijgt u de komende vijf jaar te maken met opeenvolgende nalevingsdeadlines. Wat zijn dan de belangrijkste maatregelen die u moet nemen?

Zo bereidt u uw bedrijf in 5 stappen voor

Met deze vijf stappen maakt u uw organisatie klaarvoor naleving van de nieuwe regels:

1. Controleer uw huidigefactureringssystemen

Begin met een eerlijke beoordeling van uw huidige situatie. De volgende vragen helpen u op weg:

• Kan uw huidige ERP- of boekhoudsoftware gestructureerde e-facturen genereren in de vereiste formaten voor elk land waarin u actief bent?
• Beschikt u over de technische mogelijkheden om e-facturen te ontvangen en automatisch te verwerken?
• Hoeveel facturen verstuurt en ontvangt u maandelijks per land, en wat is hun gemiddelde waarde?
• Welke leveranciers en klanten zorgen voor de grootste volumes?
• Wordt uw bedrijf in elke jurisdictie beschouwd als klein, middelgroot of groot?
   

2. Breng uw specifieke verplichtingen in kaart.

Zoals we hebben gezien, gelden niet overal dezelfde regels voor e-facturering. In sommige landen is alleen B2G verplicht, in andereook B2B. Sommige verplichtingen zijn al van kracht, terwijl andere pas later ingaan. Door per land helder te hebben wat er van u wordt verwacht, kunt u uw implementatie gefaseerd en doelgericht aanpakken.

Denk ook na over hoe u facturen ontvangt en verwerkt. Uw leveranciers moeten u conforme e-facturen kunnen sturen, wat betekent dat u niet alleen uw eigen systemen, maar ook de gereedheid van uw leveranciers moet beoordelen.

3. Kies uw oplossingvoor elektronische facturering

Hier betaalt uw audit zich terug. Zodra u inzicht heeft in uw huidige situatie en weet welke verplichtingen voor uw bedrijf gelden, kunt u bepalen welke oplossing voor elektronische facturering het beste bij u past.

Bent u actief in meerdere markten? Kies dan bij voorkeur voor een oplossing die al uw regio’s — of in ieder geval de meeste —ondersteunt. Zo voorkomt u dat u verschillende, landspecifieke platforms moetbeheren.

Houd er ook rekening mee dat sommige landen het gebruik van door de overheid goedgekeurde tussenpersonen verplicht stellen.Deze platforms (zoals de PDP’s in Frankrijk en SDI-compatibele dienstverleners in Italië) verzorgen de conversie van bestandsformaten, de validatie en de verzending naar de belastingdienst. Dit kan het aantal beschikbare oplossingen beperken.

4. Bereid uw financiëleteam voor

Technologie is slechts de helft van het verhaal.Ook uw interne teams zullen zich moeten aanpassen aan deze veranderingen.

Zorg ervoor dat iemand in uw team de wettelijke vereisten begrijpt of schakel een compliance-adviseur in die de regelgeving volgt en u op de hoogte houdt van nieuwe ontwikkelingen.

Stel een projectplan op met duidelijke mijlpalen per land. Bouw voldoende buffertijd in vóór de wettelijke deadlines en wijsheldere verantwoordelijkheden toe: wie is waarvoor verantwoordelijk, en inwelke regio?

Tot slot hebben uw teams voor crediteuren- en debiteurenadministratie praktische training nodig om met de nieuwe systemen te werken. Geef hen de tijd om nieuwe workflows te testen en pas waar nodig ook de procedures voor de maandafsluiting aan.

5. Test en implementeerstap voor stap

Probeer niet alles in één keer live te zetten.Begin liever in één land, bij voorkeur waar de deadline het meest urgent is of het hoogste facturatievolume voorkomt. Test daar eerst uw processen en systemen met een kleine groep leveranciers en klanten. Leer van wat er misgaat — er gaat altijd wel iets mis — en gebruik die inzichten bij de uitrol naar het volgende land.

Beheer uw internationale betalingen met gemak

Ja, deze nieuwe regels zijn in het begin even een hoofdpijndossier. Maar zodra alles is ingericht, merkt u pas echt de voordelen: tijdwinst, minder fouten, en veel beter inzicht in uw cashflow.

Voor kleine en middelgrote multinationals (SMM's) zoals u biedt iBanFirst een gebruiksvriendelijk maar krachtig platform om volledig controle te krijgen over uw internationale betalingen, valuta’s, marges en cashflow.

Met eeniBanFirst-account kunt u:

• Geld bewaren, verzenden en ontvangen inmeer dan 25 valuta's – allemaal vanuit éénoverzichtelijk dashboard

• Internationale betalingen in realtimevolgen met deelbaretrackinglinks

• Wisselkoersen vastleggen mettermijncontracten om uwmarges te beschermen

• De kasposities van al uw entiteitenbekijken om beterebeslissingen te nemen

• Betalingsworkflows integreren met uw ERP- of boekhoudsoftware voor een soepele reconciliatie.

Vraag vandaag nog een account aan en ervaar zelf hoe iBanFirst uw internationale transacties vereenvoudigt. Of start de interactieve producttour en verken het platform op uw eigen tempo.