Gestire la vostra catena di approvvigionamento può essere un compito complesso. Mentre la semplice identificazione dei rischi potenziali della catena di approvvigionamento non è sempre sufficiente per evitarli, bisogna ricordare che il primo passo nella gestione di tali rischi è proprio l'identificazione del rischio. Tra le molte interferenze che potrebbero verificarsi, abbiamo elencato di seguito i problemi più comuni alla base delle operazioni della catena di approvvigionamento per aiutarvi ad affrontarli per tempo.
La catena di approvvigionamento è spesso definita come le molte fasi dell'esistenza di un prodotto prima che raggiunga gli scaffali dei negozi o arrivi nelle mani del cliente finale. La catena di approvvigionamento è composta da una complessa rete di parti interessate interdipendenti, dalla produzione alla consegna, che costituiscono i vari anelli della catena.
Per qualsiasi azienda che opera insieme a diverse parti interessate della logistica, una buona gestione della catena di approvvigionamento è un must. Più un'azienda esternalizza, più delicato diventa questo processo. Per garantire una gestione ottimale delle relazioni e dei servizi, l'efficienza operativa e la reattività non sono più sufficienti. È essenziale sviluppare una strategia logistica che tenga conto dei vari rischi di approvvigionamento che possono avere un impatto sulla vostra attività.
Ma quali sono questi rischi? Come si fa a proteggere il proprio business? Quali strategie si possono adottare per limitarne gli effetti?
A quali tipi di rischi della catena di approvvigionamento dovete prestare attenzione?
Per garantire gli standard di qualità, le aziende dovrebbero avere una visione globale della loro catena di approvvigionamento e mantenere un controllo totale su di essa.
In un mondo globalizzato, dove la concorrenza internazionale si intensifica costantemente, rafforzare la fedeltà dei clienti e stabilire relazioni durature con i fornitori è un compito sempre più complesso. A causa dell’effetto domino, un singolo difetto nella catena logistica può essere dannoso per la reputazione di un'azienda.
In questo contesto, i rischi di approvvigionamento affrontati dalle imprese oggi sono sia interni che esterni.
Rischi interni
- problemi di gestione del progetto .
- difficoltà legate alle risorse umane o fisiche.
- carenze a livello informatico.
- errori di pianificazione.
Affrontare questi rischi può rivelarsi più facile, poiché si riferiscono direttamente ai processi di gestione interna dell'azienda.
Rischi esterni
- problemi di approvvigionamento dei fornitori.
- cattiva gestione dei fornitori.
- mancanza di tracciabilità per i pagamenti dei fornitori in valuta estera.
- problemi relativi ai termini di pagamento.
- problemi di tempi di consegna.
- carenze nel controllo della qualità.
Questi possono essere più complicati da identificare e affrontare.
Tuttavia, è importante tenere presente che i rischi possono sorgere in ogni fase della catena logistica. E mentre alcuni sono più facili da monitorare, altri richiedono un'attenzione speciale e una collaborazione costante con le parti interessate esterne.
Alchuni rischi interni ed esterni comuni
Dai rischi interni, come i problemi di gestione dei progetti e le preoccupazioni a livello informatico e di cybersecurity, ai rischi esterni, come l'insufficiente capacità delle parti interessate esterne, le prestazioni dei fornitori, i cambiamenti ambientali o normativi e la mancanza di capacità di tracciamento dei pagamenti: diamo un'occhiata più da vicino ad alcuni rischi ricorrenti in diverse aree della catena di approvvigionamento.
1. Gestione del progetto
La cattiva gestione dei progetti è uno dei principali fattori di rischio della catena di approvvigionamento.
Spesso il risultato di una cattiva allocazione delle risorse umane o fisiche, può minare la vostra efficienza operativa e danneggiare le relazioni con i vostri fornitori.
Ci sono, tuttavia, una serie di buone pratiche che si possono seguire per proteggersi dai rischi di gestione del progetto.
Ogni project manager dovrebbe:
- essere sufficientemente preparato per svolgere i propri compiti e, allo stesso tempo, proteggersi attivamente dai rischi connessi.
- essere in possesso di una conoscenza approfondita del progetto a cui è assegnato e delle principali questioni che lo definiscono.
- mappare la catena logistica per comprendere a fondo il suo funzionamento.
- mantenere le migliori relazioni possibili con i fornitori.
- capire i processi operativi dei fornitori scelti.
- valutare l'impatto di potenziali interruzioni della catena di approvvigionamento.
2. Informatica e cybersecurity
Poiché i moderni processi della catena di approvvigionamento sono in gran parte computerizzati, bisogna fare attenzione a garantire che i sistemi IT soddisfino gli standard appropriati e siano sufficientemente sicuri.
Dato il notevole valore dei dati della catena di approvvigionamento, è di fondamentale importanza impostare le protezioni necessarie.
Ci sono una serie di buone pratiche che si possono seguire per proteggersi dai rischi informatici.
È essenziale:
- valutare regolarmente la solidità dei sistemi informatici utilizzati per identificare eventuali carenze.
- valutare la vulnerabilità di tutti i dispositivi collegati, così come le pagine web e i sistemi firewall aziendali.
- aumentare la consapevolezza dei dipendenti riguardo ai rischi informatici per evitare qualsiasi fuga involontaria di dati o informazioni sensibili
3. Capacità insufficiente delle parti interessate esterne
La domanda di un prodotto o di un servizio può cambiare piuttosto bruscamente. In alcuni settori in particolare, tali fluttuazioni possono essere difficili da prevedere.
Scoprire, in ritardo, che un fornitore chiave non è in grado di soddisfare le vostre esigenze, soprattutto quando vi trovate di fronte a un improvviso aumento della domanda, può essere estremamente penalizzante.
Per superare questa trappola e limitare le dipendenze, è importante...
- provare il multi-sourcing, che vi permetterà di diversificare le fonti di approvvigionamento e i canali di distribuzione.
- considerare soluzioni di inventario gestito dal fornitore (VMI) per garantire la sostenibilità della vostra produzione, anche se questa opzione è a volte costosa e richiede una gestione accorta.
Avere una solida relazione con i fornitori è essenziale, ma potrebbe non essere sufficiente quando si tratta di ottenere prodotti dal punto A al punto B. Collaborare con il giusto distributore e anticipare i problemi di trasporto aiuterà a minimizzare alcuni dei grattacapi che hanno afflitto il settore del trasporto marittimo dall'inizio della pandemia di Covid-19.
4. Prestazioni dei fornitori
Una volta selezionato un dato fornitore, si usano tipicamente tre fattori per valutare le sue prestazioni: costo, qualità del prodotto o del servizio e tempo di consegna.
Per garantire la massima qualità dai vostri fornitori, è importante...
- fornire un feedback regolare sulla qualità del servizio offerto.
- valutare continuamente la concorrenza per analizzare comparativamente i servizi del fornitore scelto.
- effettuare una prova in condizioni di stress del vostro fornitore, che vi permetta di valutare le soluzioni che questi è in grado di proporre in momenti particolarmente difficili, così come la reattività, la situazione finanziaria e le condizioni di assicurazione e di indennizzo.
5. Sviluppi ambientali o normativi
Questi tipi di sviluppo, che sono al di fuori del controllo della catena di approvvigionamento, possono anche causare significative interruzioni.
Quando si ha a che fare con cambiamenti ambientali o normativi, è importante rimanere costantemente informati. Solo allora sarete in grado di anticipare i potenziali rischi che possono sorgere. Gli effetti del cambiamento degli accordi commerciali tra i paesi possono rapidamente arrivare alle imprese che si occupano di importazione ed esportazione. Essere aggiornati con gli ultimi requisiti di identificazione e registrazione come il numero EORI quando si commercia all'interno dell'UE è essenziale per le aziende che non vogliono vedere compromessa la propria attività.
L'implementazione di un processo di monitoraggio completo è un buon modo per evitare di essere presi alla sprovvista.
Per fare questo, è necessario...
- seguire attentamente le fonti d'informazione pertinenti relative ai regolamenti logistici in tutte le regioni in cui operano i vostri fornitori.
- rimanere al passo con gli sviluppi geopolitici in aree potenzialmente più volatili in termini di regolamentazione.
6. Mancanza di tracciabilità dei pagamenti dei fornitori
La questione del pagamento è un aspetto decisivo della relazione cliente-fornitore. La forza di questa relazione dipende sia dalla regolarità che dalla velocità dei pagamenti.
Una mancanza di trasparenza o di tracciabilità da parte del vostro fornitore dei servizi di pagamento o di una soluzione di pagamento può avere un impatto negativo su questa relazione.
Per mantenere la fiducia dei fornitori quando si tratta di pagamenti, è importante...
- rispettare le condizioni di pagamento negoziate con loro.
- tenerli aggiornati sui pagamenti che avete effettuato, così come sui vostri bisogni di fornitura attuali e previsti, il tutto suggerendo modi per ottimizzare la redditività del vostro rapporto.
- scegliere un fornitore di servizi di pagamento (PSP) che offre una maggiore trasparenza, in particolare attraverso soluzioni che permettono a entrambe le parti di tracciare i pagamenti in tempo reale.
Anche se i rischi delineati sopra non sono esaustivi, offrono una panoramica dei pericoli affrontati da tutte le aziende che si affidano a parti interessate esterne all'interno della loro catena di approvvigionamento.
Come si imposta la strategia della catena di approvvigionamento?
Una strategia completa dovrebbe prendere in considerazione tutti i potenziali pericoli specifici della propria catena di approvvigionamento e del proprio campo di attività.
Ma come si dovrebbe procedere per sviluppare una tale strategia?
È fondamentale identificare i potenziali punti deboli dei vostri fornitori, anticipare le possibili interruzioni della catena di approvvigionamento e impostare un piano di continuità per affrontare le situazioni avverse.
1. Identificare i punti deboli
Questo significa, in definitiva, valutare le prestazioni dei vostri fornitori e vedere dove c'è spazio di miglioramento. Anticipare le potenziali problematiche permette di fornire una migliore risposta.
Data la complessità dei flussi logistici, è essenziale:
- impostare dei KPI precisi per i vostri fornitori, con l'obiettivo finale di garantire una qualità ottimale per il cliente finale.
- effettuare prove in condizioni di stress per misurare la loro reattività in momenti di maggiore tensione o imprevedibilità.
2. Anticipare le interruzioni
Le interruzioni impreviste della catena di approvvigionamento possono assumere molte forme. Un modo per evitarle è quello di:
- adottare un approccio di garanzia della qualità contro il rischio di dover richiamare un prodotto difettoso.
- implementare processi di pianificazione collaborativa, assicurando che tutte le parti interessate siano tenute informate circa le previsioni di vendita e i relativi sviluppi.
diversificare i partner in modo che gli ostacoli lungo il percorso possano essere rapidamente evitati e non si trasformino in problemi veri e propri che danneggiano l'intero processo della catena di approvvigionamento.
3. Sviluppare un piano di continuità
Anche quando avete apparentemente previsto tutti i possibili scenari di interruzione, la resilienza della catena di approvvigionamento può ancora essere compromessa da un evento imprevisto. Il modo migliore per evitare ciò, può consistere nel tenere in considerazione quanto segue:
- Sviluppare in anticipo un piano di continuità e aggiornarlo regolarmente, tenendo conto di eventuali nuovi rischi e attuando le disposizioni necessarie.
- Un piano di continuità dovrebbe andare oltre i semplici processi di pianificazione collaborativa e includere una serie di potenziali risposte a scenari di interruzione predeterminati.
- Questo richiederà la cooperazione volontaria di tutti gli attori della catena di approvvigionamento, compresi i vostri fornitori.
Adottare un atteggiamento proattivo e monitorare da vicino le prestazioni dei fornitori e dei distributori sono passaggi essenziali per limitare i rischi in cui potrebbe incorrere la catena di approvvigionamento. Inoltre, l'istituzione di processi di pianificazione collaborativa permette di anticipare i potenziali scenari di disfunzione e di limitarne gli effetti. Oltre a questo, lo sviluppo di un piano di continuità aiuterà a preparare le aziende in vista di una varietà di possibili guasti logistici, permettendo loro di implementare soluzioni che assicurano una continuità operativa relativamente senza ostacoli.
Anche il pagamento e la gestione dei vostri pagamenti sono aspetti della vostra catena di approvvigionamento da tenere a mente. Mentre pagare i vostri fornitori nella loro valuta locale vi permetterà senza dubbio di entrare nelle loro grazie, pagarli in modo tempestivo aiuterà anche a rafforzare la lealtà e a consolidare il rapporto. I pagamenti tempestivi possono anche ridurre i tempi di consegna, poiché la ricezione del pagamento è spesso la condizione in base alla quale un fornitore inizierà la produzione o spedirà il vostro ordine.
