Facturación electrónica en 2026: lo que necesita saber

Cuando creía que ya dominaba el cumplimiento normativo transfronterizo, aparece otro contratiempo: la facturación electrónica obligatoria.

La facturación electrónica obligatoria se está implantando en toda Europa a diferentes velocidades, creando un entramado de cumplimiento normativo que podría afectar a su flujo de caja, su eficiencia operativa y, seamos sinceros, su salud mental.

¿La buena noticia? Los países están implementando estos cambios por fases, lo que le da cierto margen para preparar a su equipo y a su empresa. ¿La no tan buena? Cada país tiene sus propios requisitos y plazos. Por lo tanto, si opera en varios mercados europeos, tendrá que lidiar con diferentes fechas de cumplimiento y normas técnicas.

A continuación, le explicamos lo que necesita saber sobre la facturación electrónica en cada uno de los principales mercados europeos y qué hacer al respecto, proporcionándole toda la información necesaria para planificar su estrategia.

¿Qué es la facturación electrónica?

Empecemos por lo más obvio: ¿qué es la facturación electrónica?

Hablamos de facturación electrónica cuando un proveedor envía al comprador una factura electrónica en un formato de datos estructurado que puede reconocerse y procesarse automáticamente. En lugar de requerir que una persona introduzca manualmente los datos de una factura estándar, su sistema financiero lee todos los detalles relevantes de la factura de forma automática. Estos datos se transfieren directamente del sistema de su proveedor al suyo, sin necesidad de volver a introducirlos, escanearlos ni registrarlos manualmente. 

¿Qué ocurre con los PDF enviados por correo electrónico?

Hoy en día, es muy probable que envíe y reciba facturas en formato PDF por correo electrónico. Dado que el PDF es un formato semiestructurado, se puede automatizar en cierta medida gracias a la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Pero ahí está el problema: enviar facturas en PDF no se puede considerar facturación electrónica en el sentido estricto de la palabra. ¿Por qué? Porque los archivos PDF siguen requiriendo OCR o intervención humana para extraer los datos. El formato no está estandarizado y no hay garantía de que los datos se integren perfectamente en el software de contabilidad del destinatario.

¿Qué es la facturación electrónica obligatoria?

Una parte fundamental del debate sobre la facturación electrónica es que no es opcional. Muchos países europeos exigirán a las empresas que emitan y reciban facturas en formatos electrónicos específicos para determinados tipos de transacciones, principalmente:

• De empresa a administración pública (B2G): transacciones con entidades del sector público. 

• De empresa a empresa (B2B): transacciones entre empresas.

¿Por qué este cambio? Los Estados miembros están introduciendo modificaciones para cumplir los requisitos del IVA en la era digital (ViDA) de la UE. El objetivo es estandarizar y modernizar el cumplimiento del IVA al mejorar los procesos de recaudación, aumentar la precisión de los datos y mitigar el riesgo de fraude.

La norma europea de facturación electrónica (EN 16931) establece los requisitos que debe cumplir una factura. Afortunadamente, muchas plataformas modernas de facturación electrónica admiten múltiples formatos compatibles, por lo que no es necesario convertirse en un experto en XML de la noche a la mañana.

Implicaciones para su negocio

Dicho esto, los cambios operativos necesarios para cumplir con esta norma siguen siendo significativos:

• Complejidad multinacional: como hemos mencionado, si opera a nivel internacional, es posible que tenga que lidiar con diferentes formatos, plataformas y plazos simultáneamente. 

• Presiones debido a los plazos: dependiendo del lugar en el que opere, es posible que ya esté obligado a cambiar a una solución que cumpla con la normativa o que tenga que hacerlo muy pronto.

• Cambios en los procesos: es posible que sus equipos financieros tengan que establecer nuevos flujos de trabajo para los procesos de aprobación de facturas, gestión de excepciones y conciliación.

• Actualizaciones del sistema: dependiendo de su software de facturación actual, es posible que tenga que integrarse con plataformas acreditadas o actualizar su sistema ERP.

Ventajas de la facturación electrónica para los líderes empresariales

Lo que suele ocurrir con los cambios normativos es que, a corto plazo, pueden resultar molestos. Sin embargo, la facturación electrónica es uno de esos casos en los que las ventajas pueden sobrepasar los inconvenientes, una vez superados los problemas de implementación. A continuación le explicamos cómo.

Reduzca los errores y el riesgo operativo

Los errores cometidos al introducir los datos manualmente pueden ser un auténtico fastidio. Piense en cuántas veces ha tenido que modificar pagos o resolver disputas porque alguien escribió 1000 en lugar de 10 000.

Con la facturación electrónica, los errores provocados por la introducción manual de datos pasan a ser cosa del pasado. Los datos se transfieren directamente desde la fuente al sistema, evitando así situaciones en las que nos preguntamos «¿cómo pudimos cometer este error?».

Además, a menos errores, menos disputas con los proveedores, menos correcciones que quitan tiempo a su equipo y menos riesgo de problemas de cumplimiento normativo por cálculos incorrectos del IVA.

Simplifique el cumplimiento normativo en todos los mercados

Si opera en varios países, es probable que el cumplimiento normativo le resulte una tarea interminable.

Le guste o no, la facturación electrónica obligatoria ya es una realidad y, sinceramente, una vez que la haya implantado en un país, será mucho más fácil hacerlo en los demás.

Es más, cuando todo está registrado con fecha y hora, estructurado y almacenado electrónicamente, las auditorías de fin de año son mucho menos engorrosas. Sus auditores pueden realizar un seguimiento de las transacciones y verificar los cálculos del IVA, en lugar de rastrear las facturas perdidas.

Mejore la visibilidad del estado de los pagos

En este momento, es probable que su equipo esté respondiendo a los correos electrónicos habituales de proveedores que preguntan: «¿han recibido nuestra factura?» o «¿cuándo podemos esperar el pago?», al tiempo que también envía las mismas preguntas a sus clientes.

Con los sistemas de facturación electrónica estructurados, todos los implicados pueden ver en qué etapa del proceso se encuentra una factura. Sus proveedores pueden confirmar que ha recibido su factura. Usted puede hacer un seguimiento de cuándo sus clientes han recibido la suya. Se reducen las disputas por pagos, al haber un registro claro que muestra qué se envió, cuándo y qué sucedió.

Cuando gestiona cientos o miles de facturas en varios países y divisas, esa visibilidad resulta fundamental. Puede detectar los obstáculos más rápidamente, prever el flujo de caja con mayor precisión y responder a las consultas de los proveedores sin tener que rebuscar en cadenas de correos electrónicos o tratar de recabar información de diferentes departamentos.

¿Cuándo debe su empresa adoptar la facturación electrónica obligatoria?

Analicemos lo que está sucediendo en algunos de los principales mercados europeos.

• Bélgica: a partir del 1 de enero de 2026, Bélgica introducirá la facturación electrónica obligatoria para todas las transacciones B2B, de conformidad con la norma europea EN 16931. Peppol es el formato y el método de transmisión principales.

• Bulgaria: actualmente no existe ninguna obligación para las transacciones B2B.
• Francia: las grandes y medianas empresas deben emitir y recibir facturas electrónicas a partir de septiembre de 2026. Las empresas más pequeñas deben hacerlo a partir de septiembre de 2027. Solo se aceptarán formatos electrónicos estructurados (como XML o Factur-X) y deben pasar por una plataforma de desmaterialización asociada (PDP) o la plataforma pública de facturación (PPF).
• Alemania: todas las empresas ya están obligadas a recibir facturas electrónicas, mientras que la emisión obligatoria se introducirá gradualmente a partir de enero de 2027 para las empresas con una facturación superior a 800 000 € y en enero de 2028 para todas las empresas. Se aceptan XRechnung y ZUGFeRD (a partir de la versión 2.0.1), ya que proporcionan la información fiscal necesaria en un formato estructurado.
• Hungría: actualmente no existe ninguna obligación para las transacciones B2B.
• Italia: la facturación electrónica obligatoria lleva en vigor desde 2019 para todas las transacciones B2G y B2B a través de la plataforma SDI (Sistema di Interscambio).
• Países Bajos: en los Países Bajos existe una obligación parcial de facturación electrónica para las transacciones B2G, pero no para las B2B. Se acepta de forma voluntaria (con el consentimiento del comprador).
• Portugal: a diferencia de las transacciones B2G, actualmente no existe ningún requisito para la facturación electrónica B2B en Portugal. Las empresas pueden elegir el formato de factura que prefieran, siempre que ambas partes estén de acuerdo.
• Rumanía: todas las empresas registradas a efectos del IVA utilizan la facturación electrónica para las transacciones B2B a través de la plataforma RO e-Factura desde 2024.
• España: las grandes empresas con una facturación igual o superior a 8 millones de euros ya deben cumplir con esta obligación, mientras que las pequeñas y medianas empresas deberán hacerlo a partir de principios de 2026.
• Reino Unido: todas las empresas registradas a efectos del IVA deberán emitir facturas electrónicas a partir de 2029 para las transacciones B2B y B2G, lo que les da a las empresas varios años para prepararse. Se publicará una hoja de ruta para la implementación como parte del presupuesto de 2026.

El patrón es claro: si opera en varios mercados europeos, tendrá que hacer frente a plazos de cumplimiento variables durante los próximos cinco años. Entonces, ¿cuáles son las medidas clave que debe adoptar?

Cómo preparar su empresa en 5 pasos

Estos son los cinco pasos para que su empresa esté preparada para el cumplimiento normativo:

1. Realice una auditoría de sus sistemas de facturación actuales

Comience con una evaluación objetiva de su situación actual. Estas son algunas preguntas que le ayudarán a empezar:

• ¿Su software de contabilidad o ERP actual puede generar facturas electrónicas estructuradas en los formatos requeridos por cada país en el que opera?

• ¿Dispone de la capacidad técnica necesaria para recibir y procesar automáticamente facturas electrónicas?

• ¿Cuántas facturas emite mensualmente en cada país? ¿Cuántas recibe? ¿Cuál es el valor medio?

• ¿Qué proveedores y clientes representan sus volúmenes más altos?

• ¿Su empresa se considera grande, mediana o pequeña en cada jurisdicción?

2. Comprenda sus obligaciones específicas 

Como hemos visto, no todos los países tienen los mismos requisitos en materia de facturación electrónica. Algunos solo se aplican a las transacciones B2G, otros a las B2B. Algunos ya los han implementado. Otros lo harán más adelante. Comprender cuáles son sus obligaciones en cada país le ayudará a planificar la implementación por etapas.

Piense también en cómo procesa las facturas. Sus proveedores deben poder enviarle facturas electrónicas que cumplan con la normativa, por lo que es posible que tenga que evaluar el nivel de preparación de sus proveedores, además del suyo propio.

3.  Elija su solución de facturación electrónica 

Aquí es donde su auditoría da sus frutos. Una vez identificadas sus capacidades actuales y conocidas las obligaciones que se aplican a su negocio, puede decidir cuál es la mejor solución de facturación electrónica para su negocio.

Si opera en varios mercados, busque soluciones que sean compatibles con todas (o al menos la mayoría) de sus zonas geográficas. De lo contrario, se verá obligado a gestionar numerosas plataformas específicas para cada país.

Recuerde que algunos países exigen el uso de intermediarios aprobados por el gobierno. Estas plataformas (como las PDP de Francia y los proveedores de servicios compatibles con SDI de Italia) se encargan de la conversión de formatos, la validación y la transmisión a las autoridades fiscales. Esto puede reducir la lista de soluciones entre las que elegir.

4. Prepare a su equipo financiero

La tecnología es solo la mitad del camino. Sus equipos internos también tendrán que adaptarse a estos cambios.

Asegúrese de que alguien de su equipo comprenda los requisitos normativos o contrate a un asesor de cumplimiento que pueda realizar un seguimiento de los cambios normativos y mantenerle informado a medida que evoluciona el panorama.

Es posible que desee crear un plan de proyecto con etapas clave para cada país. Establezca un margen de tiempo antes de las fechas límite reglamentarias y asigne claramente la responsabilidad de las tareas y las regiones, por ejemplo, quién es responsable del cumplimiento normativo de cada país.

Sus equipos de cuentas por pagar y por cobrar necesitarán formación práctica sobre los nuevos sistemas y disponer de tiempo para probar los nuevos flujos de trabajo. Además, es posible que sea necesario ajustar los procedimientos de cierre de fin de mes.

5. Prepare a su equipo financiero

No intente ponerlo en marcha de forma simultánea en todos los países. En su lugar, elija un país —idealmente aquel que tenga el plazo más urgente o el mayor volumen— y pruebe primero sus procesos y sistemas con un pequeño grupo de proveedores y clientes. Aprenda de los errores (siempre hay alguno) y aplique esas lecciones a su próxima implementación en otro país.

Gestione sus pagos internacionales con facilidad

No cabe duda de que estos cambios normativos son un quebradero de cabeza. Sin embargo, una vez completada la implementación, empiezan a notarse las ventajas operativas (ahorro de tiempo, reducción del riesgo, mayor visibilidad del flujo de caja).

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