¿Cómo identificar y reducir los riesgos de la cadena de suministro?

La gestión de su cadena de suministro puede ser una tarea compleja. Aunque la simple identificación de los posibles riesgos de la cadena de suministro no siempre es suficiente para evitarlos, conviene recordar que el primer paso en la gestión de los riesgos de la cadena de suministro precisamente es la identificación de los mismos. Entre las numerosas posibles interrupciones, a continuación hemos enumerado los problemas más comunes en los que se basan las operaciones de la cadena de suministro para ayudarle a abordarlos a tiempo.

La cadena de suministro suele definirse como las numerosas etapas de la existencia de un producto antes de que llegue a los estantes de las tiendas o acabe en manos del cliente final. La cadena de suministro se compone de una compleja red de actores interdependientes —desde la producción hasta la entrega— que constituyen los distintos eslabones de la cadena.

Para cualquier empresa que opere junto a múltiples actores logísticos diferentes, es imprescindible una buena gestión de la cadena de suministro. Cuanto más subcontrata una empresa, más delicado se vuelve este proceso. Para garantizar una gestión óptima de las relaciones y los servicios, la eficacia operativa y la capacidad de respuesta ya no son suficientes. Es fundamental desarrollar una estrategia logística que tenga en cuenta los distintos riesgos de suministro que pueden afectar a su negocio.

Pero, ¿cuáles son estos riesgos? ¿Cómo puede proteger a su empresa contra ellos? ¿Qué estrategias se pueden adoptar para limitar sus efectos?

¿A qué tipo de riesgos de la cadena de suministro debe prestar atención?

Para garantizar los estándares de calidad, las empresas deben tener una visión global de su cadena de suministro y mantener un control total sobre ella.

En un mundo globalizado, donde la competencia internacional se intensifica constantemente, reforzar la fidelidad de los clientes y establecer relaciones duraderas con los proveedores resulta una tarea cada vez más compleja. Debido a sus efectos colaterales, un solo fallo en la cadena logística puede ser perjudicial para la reputación de una empresa.

En este contexto, los riesgos de suministro a los que se enfrentan las empresas hoy en día son tanto internos como externos.

Riesgos internos:

•  Problemas de gestión de proyectos.

• Dificultades relacionadas con recursos humanos o físicos.

• Deficiencias informáticas.

• Errores de planificación.

Abordar estos riesgos puede resultar más fácil, ya que están directamente relacionados con los procesos de gestión interna de la empresa.

Riesgos externos:

• Problemas de abastecimiento de los proveedores.

• Mala gestión de los proveedores.

• Falta de trazabilidad en materia de pagos a proveedores en moneda extranjera.

• Problemas relativos a las condiciones de pago.

• Problemas relativos a los plazos de entrega.

• Deficiencias en el control de calidad.

Estos pueden ser más complicados de identificar y atajar.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que los riesgos pueden surgir en cada etapa de la cadena logística. Y mientras que algunos son más fáciles de controlar, otros requieren una atención especial y una colaboración constante con los interlocutores externos.

Algunos riesgos internos y externos comunes

Desde los riesgos internos, como los problemas de gestión de proyectos y las preocupaciones en materia de TI y ciberseguridad, hasta los riesgos externos, como la insuficiente capacidad de los interlocutores externos, el rendimiento de los proveedores, los cambios medioambientales o normativos y la falta de capacidad de seguimiento de los pagos, veamos con más detalle algunos riesgos recurrentes en diferentes áreas de la cadena de suministro.

1. Gestión de proyectos

La mala gestión de los proyectos es uno de los principales factores de riesgo de la cadena de suministro.

A menudo es el resultado de una inadecuada asignación de recursos humanos o físicos y puede socavar su eficacia operativa y dañar las relaciones con sus proveedores.

Sin embargo, hay una serie de buenas prácticas que puede seguir para protegerse de los riesgos relativos a la gestión de proyectos.

Cada gestor de proyectos debería:

• Estar suficientemente bien formado para llevar a cabo sus actividades al tiempo que se protege activamente contra los riesgos asociados.

• Poseer un conocimiento exhaustivo del proyecto que se le ha asignado y de los principales problemas que lo definen.
• Definir la cadena logística para conocer a fondo su funcionamiento.
• Mantener las mejores relaciones posibles con los proveedores.
• Comprender los procesos operativos de los proveedores elegidos.
• Evaluar el impacto de las posibles interrupciones de la cadena de suministro que puedan surgir.

2. TI y ciberseguridad

Dado que actualmente los procesos de la cadena de suministro están en gran medida informatizados, hay que asegurarse de que los sistemas informáticos cumplen las normas adecuadas y son lo suficientemente seguros.

Habida cuenta del considerable valor de los datos de la cadena de suministro, es de suma importancia adoptar las protecciones necesarias.

Existe una serie de buenas prácticas que puede seguir para protegerse de los ciberriesgos.

Resulta fundamental:

• Evaluar regularmente la solidez de los sistemas informáticos utilizados para identificar posibles deficiencias.
• Evaluar la vulnerabilidad de todos los dispositivos conectados, así como las páginas web y los sistemas de cortafuegos de la empresa.

3. Capacidad insuficiente de los interlocutores externos

La demanda de un producto o servicio puede cambiar de forma repentina. En algunos sectores en particular, estas fluctuaciones pueden ser difíciles de predecir.

Descubrir, a última hora, que un proveedor clave es incapaz de satisfacer sus necesidades, especialmente cuando se enfrenta a un aumento repentino de la demanda, puede ser muy perjudicial.

Para superar este obstáculo y limitar la dependencia, es importante:

• Probar el multisourcing, que le permitirá diversificar sus fuentes de suministro y canales de distribución.
• Considerar las soluciones de inventario gestionado por el proveedor (VMI) para garantizar la sostenibilidad de su producción, aunque esta opción es a veces costosa y requiere una gestión cuidadosa.

Es imprescindible tener una relación sólida con los proveedores, pero puede no ser suficiente cuando se trata de llevar los productos del punto A al punto B. Asociarse con el distribuidor adecuado y anticiparse a los problemas de transporte ayudará a minimizar algunos de los quebraderos de cabeza que afectan al sector del transporte marítimo desde el inicio de la pandemia de COVID-19.

4. Rendimiento de los proveedores

Una vez que haya seleccionado un proveedor determinado, suelen utilizarse tres factores para evaluar su rendimiento: el coste, la calidad del producto o servicio y el plazo de entrega.

Para garantizar la máxima calidad de sus proveedores, es importante:

• Proporcionar periódicamente información sobre la calidad del servicio ofrecido.
• Evaluar continuamente a la competencia con el fin de analizar de forma comparativa los servicios de su proveedor elegido.
• Poner en marcha una prueba de resistencia para su proveedor, lo que le permitirá evaluar las soluciones que es capaz de proponer en momentos especialmente arduos, así como su capacidad de respuesta, su situación financiera y sus condiciones de seguro e indemnización.

5. Evoluciones medioambientales y reglamentarias

Este tipo de evoluciones, que escapan al control de la cadena de suministro, también pueden causar grandes trastornos. 

Cuando se trata de cambios medioambientales o reglamentarios, es importante mantenerse constantemente informado. Solo así estará en condiciones de anticiparse a los posibles riesgos que puedan surgir. Los efectos de los cambios en los acuerdos comerciales entre países pueden repercutir rápidamente en las empresas importadoras y exportadoras. Estar al día de los últimos requisitos de identificación y registro, como el número EORI, cuando se comercia dentro de la UE es primordial para las empresas que no desean que su negocio sufra perturbaciones.

Una buena manera de evitar que le pillen desprevenido es poner en marcha un proceso de supervisión exhaustivo.

Para ello, deberá:

• Seguir atentamente las fuentes de información pertinentes sobre la normativa logística en todas las regiones en las que operan sus proveedores.
• Estar al tanto de los acontecimientos geopolíticos en las zonas que son potencialmente más volátiles en términos de reglamentación. 

6. Falta de trazabilidad en materia de pagos a los proveedores

La cuestión del pago es un aspecto decisivo de la relación cliente-proveedor. La solidez de esta relación depende tanto de la regularidad como de la rapidez de los pagos.

La falta de transparencia o de trazabilidad de su proveedor de servicios de pago o de su solución de pagos puede afectar negativamente a esta relación.

Para mantener la confianza de los proveedores en lo que respecta a los pagos, es importante:

• Respetar las condiciones de pago que se hayan negociado.
• Mantenerlos al corriente de los pagos que ha realizado, así como de sus necesidades de suministro actuales y previstas, a la vez que sugiere formas de optimizar la rentabilidad de su relación.
• Elegir un proveedor de servicios de pago (PSP) que ofrezca una mayor transparencia, especialmente mediante soluciones que permitan a ambas partes realizar un seguimiento de los pagos en tiempo real.

Aunque los riesgos expuestos no son exhaustivos, sí que ofrecen una visión general de los peligros a los que se enfrentan todas las empresas que dependen de interlocutores externos en su cadena de suministro.

¿Cómo establecer su estrategia para la cadena de suministro?

Una estrategia integral debe tener en cuenta todos los posibles peligros específicos de su propia cadena de suministro y de su campo de actividad.

Pero, ¿cómo debe desarrollar esa estrategia?

Es primordial identificar los posibles puntos débiles de sus proveedores, anticiparse a las posibles interrupciones de la cadena de suministro y establecer un plan de continuidad para hacer frente a las situaciones adversas.

1. Identifcar los puntos débiles

Esto significa, en última instancia, evaluar el rendimiento de sus proveedores y ver dónde hay margen de mejora. Anticiparse a los posibles problemas le permite dar una mejor respuesta.

Dada la complejidad de los flujos logísticos, es fundamental:

• Establecer unos KPI precisos para sus proveedores, con el objetivo principal de garantizar una calidad óptima para el cliente final.
• Realizar pruebas de resistencia para medir su capacidad de respuesta en momentos de mayor tensión o imprevisibilidad.

2. Anticiparse a las interrupciones

Las interrupciones imprevistas de la cadena de suministro pueden adoptar muchas formas. Una forma de evitarlas consiste en:

• Adoptar un enfoque de garantía de calidad frente al riesgo de tener que retirar un producto defectuoso.
• Poner en marcha procesos de planificación colaborativa, garantizando que todos los interlocutores estén informados de las previsiones de ventas y de la evolución de las mismas.
• Diversificar a los socios para que los baches en el camino puedan evitarse sin demora y no se conviertan en auténticas fisuras que dañen todo el proceso de la cadena de suministro.

3. Desarrollar un plan de continuidad

Incluso cuando parezca que ha previsto todos los posibles casos de interrupción, la resiliencia de la cadena de suministro puede verse comprometida por algún imprevisto.

Para evitar esto lo mejor posible, tenga en cuenta lo siguiente:

• Desarrolle un plan de continuidad con antelación y actualícelo periódicamente, teniendo en cuenta los nuevos riesgos y aplicando las disposiciones necesarias.
• Un plan de continuidad debe ir más allá de los simples procesos de planificación colaborativa e incluir una serie de posibles respuestas a casos de interrupción predeterminados.
• Esto requerirá la cooperación voluntaria de todos los actores de la cadena de suministro, incluidos sus proveedores. 

La cadena de suministro es un ecosistema complejo en el que intervienen varias partes que dependen unas de otras. El éxito de muchas empresas depende, en gran medida, de la correcta gestión de sus procesos logísticos. En última instancia, esto permite a una empresa mantener relaciones positivas con sus interlocutores y garantizar la sostenibilidad de sus actividades.

Adoptar una postura proactiva y supervisar de cerca el rendimiento de los proveedores y distribuidores son pasos fundamentales para limitar los riesgos de la cadena de suministro. Además, la instauración de procesos de planificación colaborativa permite anticiparse a los posibles casos de interrupción y limitar sus efectos. Asimismo, el desarrollo de un plan de continuidad ayudará a preparar a las empresas para una serie de posibles fallos logísticos, permitiéndoles aplicar soluciones que garanticen una continuidad operativa relativamente sin obstáculos.

El pago y su gestión también son aspectos de su cadena de suministro a tener en cuenta. Aunque pagar a sus proveedores en su moneda local sin duda le hará ganar puntos, hacerlo a tiempo también ayudará a reforzar la lealtad y a consolidar la relación. Los pagos puntuales también pueden reducir los plazos de entrega, ya que la recepción del pago suele ser la condición para que un proveedor comience la producción o envíe su pedido.