¿Cómo funciona la contabilidad entre empresas?

La contabilidad entre empresas es un campo complejo para todas las sociedades involucradas. Pero, ¿qué implica esto exactamente? ¿Cuáles son los diferentes pasos a seguir y las normas que se deben cumplir? ¿Cómo se pueden optimizar estos procesos?

La contabilidad entre empresas se define como el conjunto de transacciones financieras y comerciales realizadas y registradas entre las diferentes entidades de un mismo grupo o sociedad, así como la "eliminación" de estos flujos al cierre del ejercicio.

La contabilidad entre empresas es relevante para todas las sociedades con organismos externos o filiales en el extranjero. En la mayoría de las jurisdicciones, las empresas de cierto tamaño están obligadas a elaborar cuentas consolidadas relativas a los flujos entre empresas. Ello implica revisar las transacciones recíprocas (transacciones entre empresas o "intercos", como se las conoce convencionalmente) y no recíprocas.

Este artículo aborda las diferentes etapas de la contabilidad entre empresas, desde la consolidación contable y los tipos de transacciones que se procesan habitualmente, hasta las diversas discrepancias que pueden surgir al conciliar las cuentas.

¿Qué es la consolidación contable?

Dentro de un grupo o sociedad, las distintas empresas y filiales involucradas suelen intercambiar bienes y servicios entre sí. Estos flujos se denominan comúnmente transacciones intragrupo. En el contexto de la contabilidad entre empresas, la consolidación se define como el mecanismo por el que un grupo anula las transacciones realizadas entre sus distintas entidades. El objetivo es combinar las cuentas de la empresa matriz y sus filiales, lo que permite presentar un balance y una cuenta de resultados precisos que reflejen la situación financiera del grupo en su conjunto.

Cuanto más grande es el grupo, más complejo es su proceso de consolidación contable. Las discrepancias surgen sobre todo durante el periodo de conciliación de cuentas.

Las razones de estas discrepancias de contabilidad son, entre otras:

• Plazos de cierre cada vez más cortos, que pueden variar de una filial a otra.
• La necesidad de identificar las transacciones no recíprocas entre la empresa matriz y sus filiales, un proceso a veces tedioso.
• Las filiales establecidas en el extranjero registran sus transacciones en su moneda local, lo que puede complicar el proceso de conciliación.

Ante estos obstáculos, los directores financieros, los tesoreros y otros profesionales de la contabilidad necesitan encontrar soluciones para simplificar y agilizar los esfuerzos de consolidación. En concreto, esto puede implicar la estandarización de los procedimientos contables en las distintas filiales del grupo o de la empresa y la transformación digital de las funciones financieras y contables del grupo.

Pero, ¿qué tipo de transacciones entre empresas se ven afectadas? ¿Cuál es el mejor procedimiento a seguir para garantizar una consolidación contable fluida y eficaz?

¿Qué transacciones intervienen en la consolidación contable?

Existen dos tipos de transacciones intragrupo:

• Transacciones recíprocas (transacciones entre empresas o intercos)
  Un importe en las cuentas de una empresa se corresponde con otro en las cuentas de otra empresa del grupo.
• Transacciones no recíprocas
  No es posible identificar un importe correspondiente en las cuentas de otra empresa del grupo, pero la transacción debe ser eliminada.

A continuación, se indican las transacciones intragrupo más frecuentes:

La eliminación de transacciones recíprocas (o intercos) en teoría es sencilla, ya que el importe identificado como crédito en las cuentas de una empresa del grupo se trata como deuda en las cuentas de otra. La cuenta de resultados consolidada no cambia tras el proceso de eliminación.

La eliminación de transacciones no recíprocas es diferente, porque el importe correspondiente no puede identificarse en las cuentas de otra empresa del grupo. Por tanto, la cuenta de resultados consolidada se modifica tras el proceso de eliminación.

Pero, ¿cómo identificar las transacciones afectadas? ¿Dónde comienza el proceso de consolidación? ¿Qué métodos se pueden utilizar para garantizar la fiabilidad de los estados contables?

¿Cuáles son las diferentes etapas de la consolidación?

La consolidación contable comienza con el establecimiento de un "ámbito de consolidación". Esto se refiere a las entidades de un mismo grupo que deben incluirse a la hora de establecer los estados financieros consolidados del grupo. Su alcance viene determinado por el control que ejerce la sociedad matriz sobre sus filiales. Una vez definido el ámbito, hay que elaborar un inventario de las transacciones recíprocas a eliminar y, por último, conciliar las cuentas para comprobar la veracidad y la conformidad de todas las transacciones efectuadas.

1. Establecer el ámbito de consolidación

La inclusión de las filiales en el ámbito de consolidación depende del nivel de control que la empresa matriz tenga sobre la entidad externa. Si mantiene más del 50 % de los derechos de voto en una empresa, la inclusión de esta empresa en el ámbito de consolidación es obligatoria. Esto se debe a que tales derechos de voto atribuyen a la empresa matriz la responsabilidad general de las políticas financieras y operativas de la filial.

2. Elaborar un inventario de las transacciones intragrupo

El inventario —la segunda fase de la consolidación contable— consiste en recopilar todos los datos sobre las transacciones recíprocas y no recíprocas del grupo. Es el primer paso para anularlas. En este punto, también es fundamental establecer el umbral de materialidad, por debajo del cual los posibles errores de información no comprometen la fiabilidad de los estados financieros correspondientes.

El umbral de materialidad se rige por un conjunto de normas profesionales y una serie de buenas prácticas. Aunque puede variar de un sector a otro, los umbrales que suelen considerarse significativos son:

• Entre el 1 % y el 3 % para el volumen de negocios.
• Entre el 1 % y el 5 % para el capital social.
• Entre el 5 % y el 10 % para los ingresos netos actuales.

3. Conciliar las cuentas 

La consolidación contable también requiere la elaboración de un paquete de informes. En este se enumeran las distintas operaciones realizadas por las empresas del grupo, lo que permite efectuar un análisis comparativo y conciliar las cuentas. Esto último se refiere a una comparación entre dos cuentas recíprocas, o una evaluación de flujos no recíprocos, con el objetivo final de comprobar la veracidad y la conformidad de los importes identificados.

La conciliación de los flujos entre empresas puede ser una tarea laboriosa que requiere mucho tiempo. Para hacerlo correctamente, los profesionales de la contabilidad de cada una de las diferentes filiales del grupo deben trabajar en estrecha colaboración con sus homólogos, de acuerdo con una serie de procesos preestablecidos para todo el grupo.

Durante la fase de conciliación, es importante establecer:

• Métodos precisos para el intercambio de datos contables relevantes.
• Un calendario estricto para el intercambio de datos contables relevantes.
• Procedimientos claros para identificar y resolver cualquier discrepancia.

La centralización de los procesos es más sencilla en grupos pequeños y se vuelve infinitamente más compleja cuando hay un alto nivel de transacciones intragrupo. Cuando se trata de esto último, en cada filial se requiere una gestión rigurosa.

Sin embargo, sin procedimientos de cooperación estrictos, es probable que surjan discrepancias de contabilidad. Entonces, ¿cómo pueden resolverse? Es más, ¿cómo pueden evitarse por completo y de esta forma agilizar el proceso contable?

¿Por qué surgen discrepancias de contabilidad y cómo remediarlas?

Para solucionar las discrepancias de contabilidad entre empresas, es necesario optimizar el proceso de conciliación, considerar soluciones de cobertura de divisas y adoptar un enfoque más unificado de la gestión a nivel de grupo.

Las discrepancias más comunes en la contabilidad entre empresas suelen deberse a los siguientes factores:

• Diferentes fechas de registro de los datos contables relevantes entre una y otra filial.
• Diferentes plazos de cierre.
• Transacciones entre empresas en moneda extranjera, con un tipo de cambio que fluctúa entre la fecha de la transacción y la fecha de conciliación.

Algunas de las formas en que un grupo puede eliminar las discrepancias resultantes incluyen lo siguiente:

• Gestión contable descendente, con la imposición de plazos estrictos para el proceso de conciliación de cuentas en todas las filiales.
• Módulos de conciliación entre empresas como complemento del software de consolidación existente. Estos módulos son capaces de automatizar el proceso de conciliación en todo el grupo, utilizando una base de datos común compartida por todas las filiales.
• Plataformas o servicios que permiten establecer un tipo de cambio fijo por divisa, especialmente útil para las transacciones intragrupo denominadas en divisas.

Los softwares de consolidación están muy extendidos hoy en día, pero los módulos adicionales que automatizan y centralizan la conciliación no se utilizan tan a menudo, a pesar de sus evidentes ventajas. Lo mismo puede decirse de las soluciones de cobertura de divisas, como los seguros de cambio de divisas, que permiten definir un tipo de cambio fijo durante un periodo de tiempo determinado, lo que facilita la conciliación de las cuentas denominadas en divisas.

En un ámbito tan complejo como el de la contabilidad entre empresas, la optimización de los procesos y la transformación digital son fundamentales para cumplir con los requisitos reglamentarios impuestos a las empresas y, al mismo tiempo, mejorar su eficiencia operativarrr.

La consolidación contable es uno de los principales desafíos de la contabilidad entre empresas. Aunque a menudo es compleja, es obligatoria para los grupos o empresas de cierto tamaño, y requiere especial atención al detalle y optimización, si se quiere brindar una imagen precisa de la situación financiera de un grupo.

El proceso de consolidación consta de varias fases, desde el establecimiento del ámbito de consolidación hasta la elaboración de un inventario de las transacciones intragrupo y la conciliación de las cuentas del grupo. Como en cualquier periodo de cierre, pueden surgir discrepancias, pero existen soluciones digitales que facilitan su tratamiento y su gestión.

En última instancia, los procesos contables utilizados por un grupo dependen de una serie de factores, desde la ubicación geográfica del grupo hasta el número de empresas involucradas. Para los grupos con filiales cuya moneda contable difiere de la moneda de consolidación, merece la pena explorar las soluciones de cobertura, ya que ayudan a procesar las transacciones intragrupo de forma más sencilla y contribuyen a la optimización de los flujos de caja multidivisa.