E-Rechnungsstellung 2026: Was Sie wissen müssen

Gerade als Sie dachten, Sie hätten die grenzüberschreitende Compliance im Griff, kommt die nächste Herausforderung: die verpflichtende E-Rechnungsstellung.

Die Pflicht zur E-Rechnungsstellung wird europaweit in unterschiedlichem Tempo eingeführt und schafft einen Flickenteppich an Compliance-Anforderungen, der sich auf Ihre Kapitalflüsse, Ihre betriebliche Effizienz und – seien wir ehrlich – Ihre Nerven auswirken könnte.

Die gute Nachricht? Die Länder setzen diese Änderungen schrittweise um, sodass Ihnen Zeit bleibt, Ihr Team und Ihr Unternehmen vorzubereiten. Die weniger gute Nachricht? Jedes Land hat seine eigenen Anforderungen und Zeitpläne. Wenn Sie also in mehreren europäischen Märkten tätig sind, müssen Sie unterschiedliche Compliance-Fristen und technische Standards unter einen Hut bringen.

Hier erfahren Sie, was Sie wirklich über die E-Rechnungsstellung in den wichtigsten europäischen Märkten wissen müssen und was Sie dagegen tun können – damit Sie Ihren Ansatz gezielt planen können.

Was ist E-Rechnungsstellung?

Beginnen wir mit der offensichtlichen Frage: Was ist E-Rechnungsstellung?

Bei der E-Rechnungsstellung stellt ein Lieferant einem Käufer eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Datenformat zur Verfügung, das automatisch erkannt und verarbeitet werden kann. Anstatt dass ein Mensch die Daten einer Standardrechnung manuell eingeben muss, liest Ihr Finanzsystem alle relevanten Rechnungsdaten für Sie aus. Die Daten fließen direkt vom System Ihres Lieferanten in Ihres – ohne erneute Eingabe, ohne Scannen, ohne manuelle Dateneingabe.

Was ist mit PDFs per E-Mail?

Heute ist es mehr als wahrscheinlich, dass Sie Rechnungen als PDF-Dateien per E-Mail senden und empfangen. Da PDF ein halbstrukturiertes Format ist, kann es dank optischer Zeichenerkennung (OCR) teilweise automatisiert werden. Aber hier ist der Punkt: Der Versand von PDF-Rechnungen ist keine E-Rechnungsstellung im eigentlichen Sinne. Warum? Weil PDFs nach wie vor OCR oder menschliches Eingreifen erfordern, um die Daten zu extrahieren. Das Format ist nicht standardisiert, und es gibt keine Garantie, dass die Daten nahtlos in die Buchhaltungssoftware des Empfängers integriert werden können.

Was ist verpflichtende E-Rechnungsstellung?

Ein wesentlicher Aspekt der Diskussion um E-Rechnungsstellung: Sie ist nicht freiwillig. Viele europäische Länder werden Unternehmen verpflichten, Rechnungen in bestimmten elektronischen Formaten für bestimmte Transaktionsarten auszustellen und zu empfangen, insbesondere:

• Business-to-government (B2G): Transaktionen mit öffentlichen Einrichtungen
• Business-to-business (B2B): Transaktionen zwischen Unternehmen 

Warum diese Änderung? Die Mitgliedstaaten führen Änderungen ein, um die EU-Anforderungen im Rahmen von „VAT in the Digital Age“ (ViDA) zu erfüllen. Ziel ist es, die Mehrwertsteuer-Compliance zu standardisieren und zu modernisieren, indem Erhebungsverfahren verbessert, die Datengenauigkeit erhöht und das Betrugsrisiko gemindert wird.

Der europäische Standard für die E-Rechnungsstellung (EN 16931) legt fest, was eine Rechnung konform macht. Praktischerweise unterstützen viele moderne Plattformen für die E-Rechnungsstellung mehrere konforme Formate – Sie müssen also nicht über Nacht zum XML-Experten werden.

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

Dennoch sind die betrieblichen Veränderungen, die zur Erfüllung dieses Standards erforderlich sind, erheblich:

• Komplexität in mehreren Ländern: Wie bereits erwähnt, müssen Sie bei grenzüberschreitender Tätigkeit möglicherweise verschiedene Formate, Plattformen und Fristen gleichzeitig managen.
• Zeitdruck: Je nachdem, wo Sie tätig sind, haben Sie möglicherweise bereits die Pflicht, auf eine konforme Lösung umzusteigen, oder der Zeitpunkt steht kurz bevor.
• Prozessänderungen: Ihre Finanzteams müssen möglicherweise neue Workflows für die Rechnungsfreigabe, die Ausnahmebearbeitung und die Abstimmung einrichten.
• System-Upgrades: Abhängig von Ihrer aktuellen Rechnungssoftware müssen Sie sich möglicherweise mit akkreditierten Plattformen verbinden oder Ihr ERP-System upgraden.

Vorteile der E-Rechnungsstellung für Entscheidungsträger

Was regulatorische Änderungen betrifft: Kurzfristig sind sie oft mühsam. Aber die E-Rechnungsstellung ist einer dieser Fälle, in denen die Vorteile den Aufwand überwiegen könnten – sobald Sie die anfänglichen Implementierungsschwierigkeiten überwunden haben. So geht’s.

Fehler und operative Risiken reduzieren

Fehler durch manuelle Dateneingabe können echte Kopfschmerzen bereiten. Denken Sie daran, wie oft Sie schon Zahlungen korrigieren oder einem Zahlungsstreit nachgehen mussten, weil jemand 1.000 statt 10.000 eingetippt hat.

Mit E-Rechnungsstellung gehören Fehler bei der manuellen Dateneingabe der Vergangenheit an. Daten fließen direkt von der Quelle ins System und eliminieren jene Momente, in denen man sich fragt: „Wie konnte das passieren?“

Weniger Fehler bedeuten zudem weniger Streitigkeiten mit Lieferanten, weniger Korrekturen, die die Zeit Ihres Teams beanspruchen, und ein geringeres Risiko von Compliance-Problemen durch fehlerhafte Mehrwertsteuerberechnungen.

Compliance in verschiedenen Märkten vereinfachen

Wenn Sie in mehreren Ländern tätig sind, fühlt sich die regulatorische Compliance wahrscheinlich wie ein endloses Aufholen an.

Die verpflichtende E-Rechnungsstellung kommt, ob es Ihnen gefällt oder nicht – und ehrlich gesagt, sobald Sie für ein Land eingerichtet sind, wird es für die anderen exponentiell einfacher.

Wenn zudem alles mit Zeitstempel versehen, strukturiert und elektronisch gespeichert ist, werden Jahresabschlussprüfungen deutlich weniger schmerzhaft. Ihre Prüfer können tatsächlich Transaktionen nachverfolgen und Mehrwertsteuerberechnungen überprüfen, anstatt fehlende Rechnungen aufzuspüren.

Überblick über den Zahlungsstatus verbessern

Wahrscheinlich beantwortet Ihr Team regelmäßig E-Mails von Lieferanten mit Fragen wie: „Haben Sie unsere Rechnung erhalten?“ und „Wann können wir mit der Zahlung rechnen?“ – und stellt gleichzeitig dieselben Fragen an Ihre Kunden.

Mit strukturierten E-Rechnungssystemen können alle Beteiligten sehen, wo sich eine Rechnung im Prozess befindet. Ihre Lieferanten können bestätigen, dass Sie ihre Rechnung erhalten haben. Sie können nachverfolgen, wann Ihre Kunden Ihre erhalten haben. Zahlungsstreitigkeiten nehmen ab, weil es eine klare Nachverfolgung gibt, die zeigt, was wann gesendet wurde und was damit geschehen ist.

Wenn Sie Hunderte oder Tausende von Rechnungen über mehrere Länder und Währungen hinweg verwalten, ist dieser Überblick über Kapitalflüsse entscheidend. Sie können Engpässe schneller identifizieren, Kapitalflüsse genauer prognostizieren und auf Lieferantenanfragen reagieren, ohne E-Mail-Threads durchsuchen oder Informationen aus verschiedenen Abteilungen einholen zu müssen.

Wann muss Ihr Unternehmen die verpflichtende E-Rechnungsstellung einführen?

Werfen wir einen Blick darauf, was in einigen der wichtigsten europäischen Märkte passiert.

• Belgien: Ab dem 1. Januar 2026 führt Belgien die verpflichtende E-Rechnungsstellung für alle B2B-Transaktionen gemäß dem europäischen Standard EN 16931 ein. Peppol ist das primäre Format und die primäre Übertragungsmethode.

• Bulgarien: Derzeit besteht keine B2B-Pflicht.
• Frankreich: Große und mittlere Unternehmen müssen ab September 2026 E-Rechnungen ausstellen und empfangen, kleinere Unternehmen folgen ab September 2027. Es werden nur strukturierte elektronische Formate (wie XML oder Factur-X) akzeptiert, und diese müssen über eine Partner-Dematerialisierungsplattform (PDP) oder die öffentliche Rechnungsplattform (PPF) übermittelt werden.
• Deutschland: Alle Unternehmen sind bereits zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet, während die verpflichtende Ausstellung ab Januar 2027 für Unternehmen mit einem Umsatz von 800.000 € und mehr und ab Januar 2028 für alle Unternehmen schrittweise eingeführt wird. XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) werden akzeptiert, da sie die erforderlichen Steuerinformationen in einem strukturierten Format bereitstellen.
• Ungarn: Derzeit besteht keine B2B-Pflicht.
• Italien: Die verpflichtende E-Rechnungsstellung gilt seit 2019 für alle B2G- und B2B-Transaktionen über die SDI-Plattform (Sistema di Interscambio).
• Niederlande: Es gibt eine teilweise B2G-Pflicht zur E-Rechnungsstellung, jedoch nicht für B2B-Transaktionen. Sie wird auf freiwilliger Basis akzeptiert (mit Zustimmung des Käufers).
• Portugal: Im Gegensatz zu B2G-Transaktionen besteht derzeit keine Pflicht zur B2B-E-Rechnungsstellung in Portugal. Unternehmen können jedes Rechnungsformat wählen, das sie bevorzugen, solange sich beide Parteien darauf einigen.
• Rumänien: Alle umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen nutzen seit 2024 die E-Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen über die Plattform RO e-Factura.
• Spanien: Große Unternehmen mit einem Umsatz von 8 Millionen Euro oder mehr sind bereits zur Einhaltung verpflichtet, kleine und mittlere Unternehmen folgen ab Anfang 2026.
• Vereinigtes Königreich: Alle umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen müssen ab 2029 E-Rechnungen für B2B- und B2G-Transaktionen ausstellen, was den Unternehmen mehrere Jahre zur Vorbereitung gibt. Ein Umsetzungsfahrplan soll im Rahmen des Haushalts 2026 veröffentlicht werden.

Das Muster ist klar: Wenn Sie in mehreren europäischen Märkten tätig sind, werden Sie in den nächsten fünf Jahren mit fortlaufenden Compliance-Fristen konfrontiert sein. Welche Schritte müssen Sie also unternehmen?

So bereiten Sie Ihr Unternehmen in 5 Schritten vor

Hier sind fünf Schritte, damit Ihr Unternehmen Compliance-bereit wird:

1. Überprüfen Sie Ihre aktuellen Rechnungssysteme

Beginnen Sie mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme, wo Sie heute stehen. Hier einige Fragen für den Einstieg:

• Kann Ihre aktuelle ERP- oder Buchhaltungssoftware strukturierte E-Rechnungen in den erforderlichen Formaten für jedes Land generieren, in dem Sie tätig sind?

• Verfügen Sie über die technische Fähigkeit, E-Rechnungen zu empfangen und automatisch zu verarbeiten?

• Wie viele Rechnungen stellen Sie monatlich in jedem Land aus? Wie viele empfangen Sie? Was ist der Durchschnittswert?

• Welche Lieferanten und Kunden haben das höchste Volumen?

• Gilt Ihr Unternehmen in den jeweiligen Ländern als groß, mittel oder klein?
  

2. Verstehen Sie Ihre spezifischen Pflichten

Wie wir gesehen haben, sind die Anforderungen an die E-Rechnungsstellung nicht in allen Ländern gleich. Einige gelten nur für B2G, andere auch für B2B. Einige sind bereits in Kraft. Andere folgen später. Wenn Sie verstehen, welche Pflichten in jedem Land für Sie gelten, können Sie Ihre Umsetzung besser planen.

Berücksichtigen Sie auch, wie Sie Rechnungen verarbeiten. Ihre Lieferanten müssen in der Lage sein, Ihnen konforme E-Rechnungen zu senden, daher müssen Sie möglicherweise auch die Bereitschaft Ihrer Lieferanten bewerten – nicht nur Ihre eigene.

3. Wählen Sie Ihre E-Rechnungslösung

Hier zahlt sich Ihr Audit aus. Nachdem Sie Ihre aktuellen Fähigkeiten identifiziert haben und wissen, welche Pflichten für Ihr Unternehmen gelten, können Sie die beste E-Rechnungslösung für Ihr Unternehmen auswählen.

Wenn Sie in mehreren Märkten tätig sind, suchen Sie nach Lösungen, die alle (oder zumindest die meisten) Ihrer Regionen abdecken. Andernfalls werden Sie zahlreiche länderspezifische Plattformen verwalten müssen.

Denken Sie daran, dass einige Länder die Nutzung staatlich zugelassener Vermittler vorschreiben. Diese Plattformen (wie Frankreichs PDPs und Italiens SDI-kompatible Dienstleister) übernehmen die Formatkonvertierung, Validierung und Übermittlung an die Steuerbehörden. Dies kann die Auswahl der zur Verfügung stehenden Lösungen einschränken.

4. Bereiten Sie Ihr Finanzteam vor

Technologie ist nur die halbe Miete. Ihre internen Teams müssen sich ebenfalls an diese Veränderungen anpassen.

Stellen Sie sicher, dass jemand in Ihrem Team die regulatorischen Anforderungen versteht, oder beauftragen Sie einen Compliance-Berater, der regulatorische Änderungen verfolgen und Sie auf dem Laufenden halten kann, wenn sich die Rahmenbedingungen weiterentwickeln.

Möglicherweise sollten Sie einen Projektplan mit Meilensteinen für jedes Land erstellen. Planen Sie Pufferzeiten vor den regulatorischen Fristen ein und legen Sie klare Zuständigkeiten für Aufgaben und Regionen fest – wer ist für die Compliance in welchem Land verantwortlich?

Ihre Teams der Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung benötigen praktische Schulungen mit den neuen Systemen und Zeit, um neue Workflows zu testen. Auch die Verfahren für den Monatsabschluss müssen möglicherweise angepasst werden.

5. Testen und stufenweise implementieren

Versuchen Sie nicht, überall gleichzeitig live zu gehen. Wählen Sie stattdessen ein Land – idealerweise dasjenige mit der dringendsten Frist oder dem höchsten Volumen – und testen Sie Ihre Prozesse und Systeme zunächst mit einer kleinen Gruppe von Lieferanten und Kunden. Lernen Sie aus dem, was schiefgelaufen ist (irgendetwas gibt es meistens), und wenden Sie diese Erkenntnisse auf Ihren nächsten Länder-Rollout an.

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Diese regulatorischen Änderungen sind zweifellos anstrengend. Aber sobald die Implementierung abgeschlossen ist, machen sich die betrieblichen Vorteile – Zeitersparnis, geringeres Risiko, besserer Überblick über Kapitalflüsse – wirklich bemerkbar.

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