Cum funcționează contabilitatea inter-companii?

Contabilitatea inter-companii este un domeniu complex pentru toate afacerile implicate. Dar ce implică mai exact? Care sunt pașii care trebuie urmați și standardele care trebuie respectate? Cum pot fi optimizate aceste procese?

Contabilitatea inter-companii este relevantă pentru toate companiile cu organisme externe sau filiale în străinătate. În majoritatea jurisdicțiilor, întocmirea de conturi consolidate pentru fluxurile dintre companii este o cerință pentru companiile de o anumită dimensiune. Acest lucru implică analizarea tranzacțiilor care sunt atât reciproce (tranzacții între companiile grupului sau „interco-uri”, așa cum sunt cunoscute în mod convențional), cât și nereciproce.

Acest articol abordează diversele etape implicate în contabilitatea inter-companii, de la consolidarea contabilă și tipurile de tranzacții procesate în mod obișnuit, până la diversele discrepanțe care pot apărea la reconcilierea conturilor.

Ce este consolidarea conturilor?

În cadrul unui grup sau al unei corporații, diferitele companii și filiale implicate tind să facă schimb de bunuri și servicii între ele. Aceste fluxuri sunt denumite în mod obișnuit tranzacții intra-grup. În contextul contabilității inter-companii, consolidarea este definită drept mecanismul prin care un grup anulează tranzacțiile efectuate între entitățile sale diferite. Scopul este de a combina conturile companiei-mamă și ale filialelor sale, permițând prezentarea cu acuratețe a unui bilanț și a unui cont de profit și pierdere, care să reflecte situația financiară a grupului în ansamblu.

Cu cât este mai mare grupul, cu atât procesul său de consolidare contabilă devine mai complex. Discrepanțele apar în special în perioada de reconciliere a conturilor.
Motivele pentru aceste discrepanțe contabile sunt, printre altele:

• Termene de execuție din ce în ce mai scurte, care pot varia de la o filială la alta.
• Necesitatea identificării tranzacțiilor nereciproce dintre societatea-mamă și filialele acesteia, un proces care uneori poate fi îndelungat.
• Filialele din străinătate își înregistrează tranzacțiile în moneda locală, lucru care poate complica procesul de reconciliere.

   

Având în vedere aceste obstacole, directorii financiari, trezorierii și alți profesioniști din lumea contabilității trebuie să găsească soluții pentru a simplifica și eficientiza eforturile de consolidare. În termeni concreți, acest lucru poate însemna standardizarea procedurilor contabile în diferitele filiale ale grupului sau corporației și transformarea digitală a activităților financiare și contabile ale grupului.

Dar ce tipuri de tranzacții între companii sunt vizate? Care este cea mai bună procedură de urmat pentru a asigura o consolidare contabilă fără probleme și eficientă?

Ce tranzacții sunt implicate în consolidarea conturilor?

Există două tipuri de tranzacții inter-companii:

• Tranzacții reciproce (tranzacții între companiile grupului sau interco-uri)
  Există o sumă corespondentă în conturile unei alte companii din cadrul grupului.
• Tranzacții nereciproce
  Nu se poate identifica o sumă corespondentă în conturile unei alte companii din cadrul grupului, însă tranzacția trebuie eliminată în continuare.
  Următoarele tranzacții sunt cele mai frecvent observate tranzacții intra-grup:

   

Eliminarea tranzacțiilor reciproce (sau interco-uri) este teoretic simplă, deoarece suma identificată drept creanță în conturile unei companii din cadrul grupului este tratată ca o datorie în conturile alteia. Contul de profit și pierdere consolidat nu se modifică după procesul de eliminare.

Eliminarea tranzacțiilor nereciproce este diferită, deoarece nu se poate identifica o sumă corespondentă în conturile unei alte companii din cadrul grupului. Astfel, contul consolidat de profit și pierdere este modificat după procesul de eliminare.

Dar cum se pot identifica tranzacțiile implicate? Unde începe procesul de consolidare? Ce metode pot fi utilizate pentru a ne asigura că ne putem baza pe extrasele de cont?

Ce pași sunt implicați în consolidare?

Consolidarea contabilă începe cu definirea unei „sfere a consolidării”. Aceasta se referă la entitățile dintr-un grup care trebuie incluse în momentul stabilirii situațiilor financiare consolidate ale grupului. Anvergura sa este determinată de controlul companiei-mamă asupra filialelor sale. Odată definită sfera, trebuie întocmit apoi un inventar al tranzacțiilor reciproce care trebuie eliminate și, la final, trebuie reconciliate conturile pentru a se constata acuratețea și conformitatea tuturor tranzacțiilor efectuate.

1. Definirea sferei consolidării

Includerea filialelor în sfera consolidării depinde de nivelul de control pe care societatea-mamă îl are asupra entității externe. Dacă deține peste 50% din drepturile de vot dintr-o companie, atunci includerea acestei companii în sfera consolidării este o necesitate. Acest lucru se datorează faptului că astfel de drepturi de vot atribuie companiei-mamă responsabilitatea generală pentru politicile financiare și operaționale ale filialei.

2. Întocmirea inventarului tranzacțiilor intra-grup

Inventarul – a doua fază a consolidării contabile – constă în colectarea tuturor datelor privind tranzacțiile reciproce și nereciproce intra-grup. Acesta este primul pas pentru a le anula. În acest moment, este de asemenea esențială stabilirea pragului de semnificație, sub care orice erori de raportare nu compromit acuratețea situațiilor financiare corespondente.

Pragul de semnificație este guvernat de un set de standarde profesionale și de o serie de bune practici. Deși pot varia de la industrie la industrie, pragurile considerate în general a fi semnificative sunt:

• Între 1% și 3% pentru cifra de afaceri.
• Între 1% și 5% pentru capitalul propriu al acționarilor.
• Între 5% și 10% pentru venitul net curent.

3. Reconcilierea conturilor

Consolidarea contabilă necesită, de asemenea, încheierea unui pachet de raportare. Acesta enumeră diferitele tranzacții întreprinse de companiile din cadrul grupului, făcând posibilă efectuarea unei analize comparative și reconcilierea conturilor. Aceasta din urmă se referă la o comparație între două conturi reciproce sau la o evaluare a fluxurilor nereciproce, cu scopul final de a constata acuratețea și conformitatea sumelor identificate.

Reconcilierea fluxurilor inter-companii poate fi un proces obositor și consumator de timp. Pentru ca acest proces să fie făcut corect, profesioniștii contabili din fiecare dintre filialele diferite ale grupului trebuie să lucreze îndeaproape cu omologii lor, în conformitate cu o serie de procese prestabilite la nivelul întregului grup. În faza de reconciliere, este important să se stabilească:

• Metode precise pentru schimbul de date contabile relevante.
• Un grafic strict pentru schimbul de date contabile relevante.
• Proceduri clare pentru identificarea și rezolvarea eventualelor discrepanțe.

Centralizarea proceselor este mai simplă în grupuri mai mici și devine infinit mai complexă atunci când există un nivel ridicat de tranzacții intra-grup. Când vine vorba de aceasta, este necesar un management riguros în fiecare filială.

Cu toate acestea, fără proceduri de cooperare stricte, este probabil să apară discrepanțe contabile. Prin urmare, cum pot fi rezolvate acestea? Mai mult, cum pot fi acestea evitate cu totul și cum poate fi eficientizat mai bine procesul contabil?

Cele mai frecvente discrepanțe în contabilitatea inter-companii sunt cauzate adesea de următorii factori:

• Date diferite pentru înregistrarea datelor contabile relevante de la o filială la alta.
• Termene de închidere diferite.
• Tranzacții inter-companii în valută străină, cu un curs de schimb care fluctuează între data tranzacției și data reconcilierii.

Unele dintre modalitățile prin care un grup poate el

imina discrepanțele rezultate includ crearea de soluții precum:

• Management contabil de sus în jos, impunând termene stricte pentru procesul de reconciliere a conturilor în toate filialele.
• Module de reconciliere inter-companii ca o completare a software-ului de consolidare existent. Acestea pot automatiza procesul de reconciliere în întregul grup, folosind o bază de date comună partajată de toate filialele.
• Platforme sau servicii care permit stabilirea unui curs de schimb fix pentru fiecare valută, utile în special pentru tranzacțiile intra-grup exprimate în valută.

Software-ul de consolidare este extrem de ră

spândit în ziua de azi, dar modulele suplimentare care automatizează și centralizează reconcilierea nu sunt la fel de utilizate, în ciuda avantajelor lor evidente. Același lucru se poate spune și despre soluțiile de hedging valutar, precum contractele de forward valutar, care fac posibilă stabilirea unui curs de schimb fix pentru o anumită perioadă de timp, facilitând astfel reconcilierea conturilor denominate în valută străină.

Într-un domeniu atât de complex precum contabilitatea inter-companii, optimizarea proceselor și transformarea digitală sunt esențiale pentru a îndeplini cerințele de reglementare impuse companiilor, îmbunătățind în același timp eficiența operațională a acestora.

Aflați mai multe despre soluțiile iBanFirst

Consolidarea contabilă este una dintre principalele provocări ale contabilității inter-companii. Deși adesea complexă, este obligatorie pentru grupuri sau corporații de o anumită dimensiune și necesită atenție la detalii și optimizare, pentru a oferi o imagine exactă a situației financiare a unui grup.

În procesul de consolidare sunt implicate mai multe etape, de la definirea unei sfere a consolidării până la întocmirea unui inventar al tranzacțiilor intra-grup și reconcilierea conturilor grupului. Ca în orice perioadă de închidere, pot apărea discrepanțe, însă există soluții digitale care facilitează procesarea și gestionarea acestora.

În cele din urmă, procesele contabile utilizate de un grup depind de o serie de factori, de la localizarea geografică a grupului până la numărul de companii implicate. Pentru grupurile cu filiale ale căror monedă de contabilitate diferă de moneda de consolidare, merită cu siguranță explorarea soluțiilor de hedging, deoarece ajută la procesarea tranzacțiilor intra-grup într-o manieră mai simplă și contribuie la optimizarea fluxurilor de numerar în mai multe valute.