Hoe betalingen en facturen opvolgen?

Boekhouding, facturering en het opvolgen van betalingen zijn belangrijke aandachtspunten voor kleine en middelgrote ondernemingen. Hun cashflowbeheer en financiële gezondheid hebben veel baat bij de invoering van de juiste systemen. Wij onderzoeken de factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij de keuze van boekhoudsoftware, alsook de beste praktijken om betalingen en facturen bij te houden. 

Boekhoudprocessen en cashflowbeheer zijn niet meer wat zij ooit geweest zijn. Digitale transformatie en praktische innovaties hebben ertoe geleid dat de taak van het bijhouden van betalingen en het aanmaken van facturen voor veel kleine bedrijven grotendeels is gedigitaliseerd, met alle gemakken van dien.

Digitalisering betekent weliswaar dat kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's) hun in- en uitstroom gemakkelijker kunnen afhandelen, maar dat is geen reden om achterover te leunen. Betalingen en facturen op de voet volgen is van vitaal belang voor het succes van elke onderneming, omdat dat bijdraagt tot een gezonde cashflow en betere financiële prognoses. Met moderne boekhoudprogramma's en mogelijkheden om betalingen te traceren, kunnen bedrijven profiteren van een grotere zichtbaarheid dan ooit tevoren, wat alles kan verbeteren, van operationele efficiëntie tot relaties met leveranciers.

Maar wanneer het erop aankomt de juiste manier te kiezen om betalingen te traceren en cashflow te verwerken, vinden sommige bedrijven het moeilijk de dienstverlener te vinden die het best aan hun behoeften beantwoordt. We bekijken de criteria waarmee rekening moet worden gehouden bij de keuze van een boekhoudoplossing, alsook de beste praktijken die moeten worden toegepast om een verstandig cashflowbeheer, een goed overzicht en factuuropvolging te garanderen.

Betalingen, facturering en boekhouding vandaag

Hoewel elektronische betalingen nu als de norm worden beschouwd, blijven veel kleine en middelgrote ondernemingen hun transacties met traditionelere middelen verrichten. Voor tech- of aanverwante bedrijven lijkt het betalen met cheques of het indienen van papieren facturen beslist achterhaald. Voor sommige blijft dit echter een gangbare praktijk. Dat verschilt nogal van land tot land. Hoewel Frankrijk het zoveelste EU-land wordt dat tegen 2025 volledig is afgestapt van papieren B2B-facturen, is papieren facturering in sommige delen van de wereld nog steeds alomtegenwoordig. Papieren cheques blijven ook belangrijk in sommige gebieden, zoals de Verenigde Staten, waar maar liefst 42% van de B2B-betalingen in 2019 met een cheque werd gedaan.

Voor inkomende betalingen van klanten bestaan transacties op basis van cheques van oudsher uit het uitschrijven van een factuur om vervolgens te wachten tot de cheque door de klant is betaald, met weinig tot geen zichtbaarheid tijdens dit proces. In gevallen waar dit allemaal heel lang duurt, worden de cheques zelfs niet vóór de volgende boekhoudkundige periode vereffend, wat de afstemming kan bemoeilijken en tot discrepanties kan leiden. Het gemak van elektronische betalingen daarentegen is een groot voordeel voor alle belanghebbenden en ondanks de asymmetrische achterstand in het landschap van e-betalingen en e-facturering, gaat de digitalisering door. In feite heeft de Covid-19-pandemie en de nasleep daarvan dit alleen maar versterkt.

Hedendaagse boekhoudprogramma's zijn ook vormgegeven door digitale transformatie. Naarmate een onderneming groeit, wordt het beheer van de cashflow steeds complexer en kan het moeilijk zijn om het overzicht te behouden. Om aan deze behoefte aan vereenvoudiging tegemoet te komen, is er nu een groot aantal gebruiksvriendelijke boekhoudplatforms, die beloven betalingsverrichtingen en boekhoudkundige inspanningen aanzienlijk te vergemakkelijken met functies zoals:

• Geautomatiseerde periodieke facturen.
• Uniforme templates voor e-facturering.
• Berichten in geval van te late betalingen van cliënten.
• Aanmaak van winst- en verliesrapporten.

Dit zijn slechts enkele van de praktische aspecten die van hedendaagse boekhoudoplossingen een onmisbare troef hebben gemaakt voor zelfs de kleinste ondernemingen. Met een overvloed aan opties om uit te kiezen, is het echter de vraag waarop kleine en middelgrote ondernemingen moeten letten bij hun keuze.

Hoe kiest u de beste boekhoudsoftware?

Hoewel het automatiseren van bepaalde processen de druk op de workflow voor de boekhouders vermindert, vereist het bijhouden van facturen en betalingen nog steeds constante aandacht en een grote nauwkeurigheid. Natuurlijk zijn niet alle platforms en diensten hetzelfde, sommige bieden meer functionaliteiten dan andere. Daardoor blijven bedrijfseigenaren zich afvragen voor welke dienst of platform zij moeten kiezen, in overeenstemming met de eisen van hun bedrijf.

Globaal gesproken zijn er een aantal kenmerken waarmee rekening moet worden gehouden bij de keuze van boekhoudsoftware, hoewel deze grotendeels afhangen van de omvang van de onderneming en het beschikbare budget.

Ondernemers moeten zichzelf de volgende vragen stellen bij het samenstellen van een shortlist:

1. Is het cloudgebaseerd?

• De gekozen boekhoudsoftware moet op afstand toegankelijk zijn.
• Het gebruik van software die wordt gedownload en opgeslagen op een desktop is onpraktisch, beperkend en beperkt de gebruiksvriendelijkheid.
• Recente ontwikkelingen hebben laten zien dat het noodzakelijk is dat belangrijke systemen te allen tijde op afstand toegankelijk moeten zijn. Boekhouding is geen uitzondering op deze regel.
  

2. Toegankelijk voor meerdere gebruikers?

• De meeste boekhoudoplossingen bieden tegenwoordig toegang aan meerdere gebruikers.
• In grotere ondernemingen is het nuttig toegang te verlenen aan werknemers buiten de boekhoudafdeling, zodat zij hun eigen uitgaven en facturen kunnen indienen.
• Hierdoor wordt bandbreedte vrijgemaakt voor de boekhouders, zodat zij zich op dringender zaken kunnen concentreren.
• De configuratie van deze toegang is echter van vitaal belang. Niet alle gebruikers mogen dezelfde rechten hebben, aangezien sommige informatie gevoelig is en moet worden afgeschermd.

3. Past de prijsstructuur bij uw zakelijke behoeften?

• De meeste moderne boekhoudplatforms bieden een trapsgewijze prijsstructuur, met verschillende plannen en functies, van "basis" en "intermediair" tot "premium" en "geavanceerd". Het is belangrijk dat u het plan evalueert dat het best bij uw bedrijfsbehoeften past.
• Grotere bedrijven zullen waarschijnlijk uitgebreidere plannen nodig hebben, maar zij moeten goed nagaan wat de extra functies zijn en hoeveel die kosten. Als er bijvoorbeeld zeer strikte beperkingen zijn op de toegang voor meerdere gebruikers in het basisplan, kan het raadzaam zijn door te gaan naar een niveau erboven.

4. Welke functies zijn er?

• Het aantal aangeboden functies en de praktische toepassingen daarvan voor uw bedrijf zijn cruciale overwegingen. De reële meerwaarde van elke functie moet worden gerechtvaardigd.
• Overweeg het volgende:
  • Genereert het platform automatisch periodieke facturen?
  • Worden uitgaven probleemloos gecategoriseerd?
  • Kan het winst- en verliesrapporten genereren met de geïntegreerde gegevens?
• Dit zijn slechts enkele factoren om rekening mee te houden.

5. Hoe veilig is het?

• Het opslaan van gevoelige financiële gegevens vereist waakzaamheid.
• Bedrijven moeten nagaan welke soorten firewalls en encryptie de dienst gebruikt.
• Een goed boekhoudplatform zal deze informatie gemakkelijk beschikbaar maken.

6. Is het kosteneffectief?

• Kosteneffectief is niet een kwestie van goedkoop of duur.
• Bij de keuze van een boekhoudprogramma moeten bedrijven de aangeboden functies tegen elkaar afwegen en nagaan of zij een reëel, dagelijks operationeel voordeel zullen opleveren.
• Leiden de verschillende functionaliteiten tot echte tijd- en uiteindelijk kostenbesparingen? Levert de verhoogde efficiëntie een return on investment op?
  
  

Zodra u de software hebt gekozen die geschikt is voor uw bedrijf en gewend bent geraakt aan de verschillende functies ervan, worden de dagelijkse betalingsverrichtingen een stuk eenvoudiger. Dit gezegd zijnde, is het de moeite waard een aantal beste praktijken in te voeren die moeten worden nageleefd door boekhoudkundig personeel, of eigenlijk iedereen die zich bezighoudt met boekhouding of factuurverwerking binnen het bedrijf.

Voor inkomende betalingen:

1. Opvolgen van te late betalingen van klanten

• Ondanks dat uw boekhoudplatform automatische herrineringen stuurt, of zelfs emails, wanneer een betaling te laat is, is het aangeraden om direct op te volgen indien u een tijdige oplossing wenst en u een goede relatie wil behouden. 
• Als u een melding krijgt dat de betaling van een klant te laat is, kunt u een beleefd telefoontje plegen om te onderzoeken waarom deze niet is gedaan of verwerkt. In de meeste gevallen zal er een logische verklaring zijn, zoals een simpele vergetelheid aan de kant van uw klant. In deze gevallen zullen ze de herinnering op prijs stellen.
• Volg op met een e-mail en voeg de factuur opnieuw toe, zodat ze niet door oude e-mails hoeven te zoeken

2. Zorg ervoor dat alle details duidelijk en nauwkeurig zijn

• Wanneer u facturen aanmaakt via uw boekhoudprogramma, zorg er dan voor dat u alle relevante velden invult. Ook het onderwerp van de factuur moet voor beide partijen in één oogopslag duidelijk zijn.
• Zorg ervoor dat betalingsgegevens up-to-date zijn en duidelijk zijn aangegeven, en dat u de nodige wijzigingen aanbrengt in automatisch gegenereerde periodieke facturen als uw gegevens zijn gewijzigd.
• Elk betrouwbaar boekhoudplatform zal automatisch het juiste nummer toekennen aan elke nieuwe factuur, maar controleer of de vervaldatum van de betaling duidelijk zichtbaar is. Duidelijkheid is essentieel om vertragingen te voorkomen.

3. Maak rapporten, observeer patronen, heroverweeg financiële strategieën

• Veel boekhoudprogramma's kunnen winst- en verliesrapporten aanmaken met behulp van de geïntegreerde gegevens. Hiermee vergelijkt u betaalde en onbetaalde facturen en krijgt u de totale nettowinst te zien aan de hand waarvan u de stand van uw cashflow kunt evalueren.
• Na verloop van tijd kunt u patronen herkennen, waardoor u kunt zien welke klanten stelselmatig late betalers zijn. U zou er dan voor kunnen kiezen de betalingsvoorwaarden te wijzigen.
• Op middellange termijn zullen rapporten en analyses u helpen om betere cashflowprognoses te maken en toekomstige financiële strategieën te verfijnen.

Voor uitgaande betalingen:

1. Documenteren and categoriseren

• Maak gebruik van uw boekhoudsoftware om een gedetailleerd overzicht te krijgen van de betalingen die u verschuldigd bent en houd uw uitgaande betalingen bij op een aparte spreadsheet of een ingebouwd equivalent.
• Met de hulp van een intuïtief dashboard kunt u per betalingstype labelen, betalingen aangeven die via de lopende rekening of creditcard van uw bedrijf zijn gedaan, vervaldatums markeren en de verwerkingstijden van betalingen onderstrepen.
• Hoe gedetailleerder het overzicht, hoe meer zicht u zult hebben op de reguliere kosten en uitgaven.

2. Gebruik een systeem voor factuurbeheer

• Dit kan een onderdeel zijn van het door u gekozen boekhoudprogramma of het kan een afzonderlijk programma zijn. Met zo'n systeem kunnen bedrijven facturen van leveranciers en verkopers beter beheren.
• Na ontvangst worden alle facturen gekoppeld aan de overeenkomstige bestelbons en, tenzij ze om een of andere reden worden gemarkeerd, worden ze automatisch betaald.
• Dit soort automatisering en stroomlijning van processen verbetert de operationele efficiëntie, terwijl de ruimere analytische mogelijkheden het management nuttige inzichten verschaffen.

3. Kies een PSP (Payment Service Provider) die de nadruk legt op visibiliteit

• Met sommige betaalproviders hebt u geen zicht op de door u verrichte betalingen. De verwerking door intermediaire banken kan betekenen dat elektronische betalingen langer duren dan verwacht, met weinig zicht op het betalingstraject.
• Sommige betaalproviders bieden meer transparantie door de betalingsstatus in realtime aan te geven, zodat bedrijven duidelijk met crediteuren en leveranciers kunnen communiceren over eventuele knelpunten en problemen snel kunnen oplossen.

Als het op boekhoudprocessen en facturering aankomt, kunnen kmo's het zich tegenwoordig niet veroorloven achter te blijven. Niet profiteren van de voordelen van digitalisering is een grove fout. Hedendaagse boekhoudsoftware helpt bedrijven de werkdruk te verlichten, de cashflow op peil te houden en vervelende, repetitieve taken te automatiseren, waardoor de operationele efficiëntie toeneemt.

Hoewel de meeste programma's functies hebben zoals berichten in geval van te late betaling en templates voor e-facturering, moeten bedrijven zich goed oriënteren, de aangeboden mogelijkheden onderzoeken en voor de oplossing kiezen die voor hen het voordeligst is. Te veel vertrouwen in automatisering is echter ook niet aan te bevelen, aangezien bedrijven proactief beste praktijken moeten toepassen. Dat zal zorgen voor een accurate boekhouding, een consequente opvolging van facturen en een gezond cashflowbeheer in het algemeen.

Dankzij hedendaagse innovaties is het eenvoudiger dan ooit om betalingen bij te houden. Naast gespecialiseerde boekhoudplatforms en instrumenten om facturen te traceren, pleiten sommige betaalproviders ook voor meer zichtbaarheid, zodat hun zakelijke klanten de betalingsstatus in realtime kunnen volgen en zo over waardevolle informatie beschikken. Het vertrouwde ecosysteem dat hierdoor ontstaat voor bedrijven en hun begunstigden is iets om serieus in overweging te nemen bij het selecteren van een betalingspartner.