Publication date
Heeft u op een vrijdag om 18.00 uur weleensfactuurgegevens handmatig in uw betalingsplatform ingevoerd en gedacht: ditmoet toch eenvoudiger kunnen? U bent niet de enige.
In werkelijkheid verwerkt 82% van de midden- enkleinbedrijven* facturen nog steeds handmatig — en dat kost hen tijd, geld enveroorzaakt heel wat kopzorgen.
Wat als gegevensinvoerniet meer handmatig hoeft en u betalingsconcepten kunt aanmaken met één e-mail?Met iBanPay kan dat!
Maak kennis met iBanPay: de slimmebetalingsassistent die factuurverwerking vereenvoudigt en u elke dag kostbaretijd bespaart.
In dit artikel leggen we uit waarom handmatigefactuurverwerking uw bedrijf belemmert en hoe iBanPay uw betalingsworkflow kanverbeteren.
De verborgen kosten vanhandmatige factuurverwerking
Laten we eerlijk zijn: niemand stapt hetbedrijfsleven binnen om zijn dagen te vullen met het overtypen vanfactuurnummers in betalingsformulieren.
Maar dat is precies wat de meeste financiële teamsdoen: handmatig de gegevens van de begunstigde, bedragen, valuta's enreferentienummers voor elke afzonderlijke betaling invoeren. Het is tergendtraag en verrassend duur als de arbeidskosten worden meegerekend.
Tijd is geld (en handmatigeverwerking verspilt beide)
Een voorbeeld van een typische workflow:
-
Uw leverancier stuurt een factuur.
-
Iemand van uw team opent de factuur, leest dedetails door en schakelt over naar uw bank- of betalingsplatform om de gegevenshandmatig in te voeren.
-
Vervolgens controleren ze het bedrag, voegen hetreferentienummer toe, selecteren de juiste valuta en dienen de betaling tergoedkeuring in.
-
Daarna verifieert iemand anders al deze gegevens.
Voor één factuur kost dit misschien 15 minuten. Niet zo erg, toch?
Maar wat als u 20, 50 of 100 facturen per maandmoet verwerken? Plotseling gaat er uren tijd verloren aan werk dat veel beterbesteed had kunnen worden aan taken die uw bedrijf écht vooruit helpen. Uwfinanciële team is niet aangenomen om dagenlang gegevens in te voeren – zekunnen veel meer betekenen voor uw organisatie.
Menselijke fouten zijnonvermijdelijk (en duur)
Eenrealiteit waar veel bedrijven mee te maken hebben: handmatige gegevensinvoerleidt onvermijdelijk tot fouten. Dat is menselijk, zeker wanneer u de hele dagdezelfde gegevens invoert.
Fouten zoals onjuiste IBAN-, SWIFT/BIC- of routingnummers behoren tot demeest voorkomende oorzaken van mislukte of vertraagde betalingen. Ook een ontbrekend achtervoegsel (Ltd, SA, GmbH),het gebruik van de handelsnaam van de begunstigde in plaats van degeregistreerde wettelijke naam of zelfs ontbrekende leestekens kunnen problemenveroorzaken.
Een verkeerd bedrag kan leiden tot een te lage ofte hoge betaling — en ongemakkelijke gesprekken met uw leverancier. Verkeerdevaluta gekozen? Dat is dan weer een heel ander probleem.
Dergelijke fouten kosten niet alleen tijd om rechtte zetten, ze kunnen ook de relatie met leveranciers onder druk zetten,boekhoudkundige hoofdbrekens opleveren en zelfs extra kosten veroorzaken doorte late betalingen of het mislopen van kortingen bij vroegtijdige betaling.
Financieel toezicht wordt eennachtmerrie
Wanneer facturenhandmatig worden verwerkt, wordt het opvolgen van betalingen al snel eengokspel — afhankelijk van het inzicht dat uw betalingsaanbieder biedt. Welkefacturen zijn al betaald? Welke staan nog open? Wie heeft wat goedgekeurd? Enwanneer is de betaling daadwerkelijk uitgevoerd?
Zonder geautomatiseerde workflows en gedetailleerdetracking moet uw team betalingen handmatig bijhouden in spreadsheets. Dat kosttijd, vraagt om extra handmatige invoer en geeft u geen duidelijk overzicht vanuitgaande betalingen.
Hoe iBanPay uw betalingsworkflowverbetert
Hoe lost u eenverouderd proces op? Door het handmatige werk volledig te elimineren.
Volgens McKinsey kan automatisering 30 tot 40% van de capaciteit vanfinanciële teams vrijmaken, waardoor er meer tijd ontstaat voor analyse, prognoses en strategische taken.
Het enige wat u hoeft te doen, is de juisteautomatisering implementeren.
iBanPay in 3 eenvoudige stappen
iBanPay is een door AI aangestuurdebetalingsassistent die uw facturen leest en automatisch betalingsconceptenaanmaakt. Gedaan met typen, kopiëren en plakken, gewissel tussen vensters. Uhoeft alleen de betaling te controleren en te verzenden wanneer u er klaar voorbent.
Zo werkt het:
Stap 1: Stuur uw factuur door
Stuur facturen gewoon door naar uw specialeiBanPay-e-mailadres. Elk bedrijf krijgt een uniek adres, zodat er nooitverwarring ontstaat over waar facturen naartoe moeten.
U kunt facturen rechtstreeks vanuit uw e-maildoorsturen en uw teamleden en externe accountants facturen laten versturenvanuit hun e-mail. Meerderefactuurbijlagen in één e-mail? Geen probleem. Hoe u het ook wilt aanpakken,iBanPay past zich aan uw workflow aan — en niet andersom.
Stap 2: iBanPay maakt uwbetalingsconcepten aan
Dit is waar de magie gebeurt: de AI van iBanPayleest uw factuur en haalt alle relevante informatie eruit — van de gegevens vande begunstigde tot het bedrag, de valuta, vervaldatum en referentienummers.
Binnen enkele ogenblikken verschijnt er een volledigbetalingsconcept in uw iBanFirst-platform, volledig automatisch ingevuld. Geenhandmatige invoer, geen transcriptiefouten, alleen nauwkeurige, kant-en-klarebetalingsinformatie.
Stap 3: Goedkeuren met één klik
Log in op uw iBanFirst-platform om hetbetalingsconcept te bekijken. Alles staat er al, netjes ingevuld en klaar omdoor u met één klik te worden goedgekeurd.
U houdt volledig de controle en het overzicht —maar dan zonder het vervelende handmatige werk dat eerder zoveel tijd kostte.
Uw voordelen op een rijtje
De voordelen van het automatiseren van uwfactuurverwerking gaan veel verder dan alleen hier en daar een paar minutentijdwinst. Laten we eens kijken welk écht verschil iBanPay voor uw bedrijf kanmaken.
Tijdwinst
Omdat handmatige invoer niet meer nodig is, kan uwfinanciële team die uren besteden aan werk dat er écht toe doet:cashflowanalyse, onderhandelingen met leveranciers, financiële planning ofgewoon op tijd naar huis gaan.
IsabelleBert van Surprisez-vous zegt hierover:
iBanPaybespaart me ontzettend veel tijd. Ik hoef nu niet meer elke factuur één vooréén in te voeren, zoals vroeger.
Minder fouten
Tijd kwijt aan het corrigeren van handmatigefouten? Ook dat is verleden tijd!
iBanPay leest uw facturen automatisch uit envult alle betalingsvelden voor u in. Uw team hoeft de gegevens alleen nog tecontroleren. Zo daalt het risico op fouten tot bijna nul: geen typefouten, geenverwisselde cijfers en geen € 10.000 overmaken in plaats van € 1.000. <spanlang=nl style="mso-ascii-font-family:Aptos;mso-fareast-font-family:Aptos;mso-hansi-font-family:Aptos;mso-bidi-font-family:Aptos;mso-ansi-language:
Dat bespaart niet alleen tijd, maar beschermt ookuw relaties met leveranciers en de reputatie van uw bedrijf.
Volledige controle en overzicht
Sommige mensen vrezen dat automatisering ten kostegaat van controle of overzicht. Met iBanPay is precies het tegenovergesteldewaar.
U behoudt volledig inzichtin elke betaling. iBanPay maakt betalingsconcepten aan, maar u blijft zecontroleren en goedkeuren. In één oogopslag ziet u wat nog in behandeling is,wat is goedgekeurd en wat al is verzonden.
Zoals Céline Terrats van Synersy het verwoordt:
Hetbetalen van facturen was nog nooit zo eenvoudig! De e-mailherinneringen zijngeweldig voor het plannen van mijn dag.
Uw team werkt efficiënter, de tool neemt het repetitieve werk over — en u behoudtte allen tijde de volledige controle
Aan de slag met iBanPay
Klaarom definitief afscheid te nemen van de rompslomp rond factuurverwerking? AlsiBanFirst-gebruiker kunt u iBanPay in vijf eenvoudige stappen instellen:
- Stap 1: Log in op uw iBanFirst-klant- of bedrijfsruimteals superbeheerder.
- Stap 2: Klik in het linkermenu op Accountinstellingen.
- Stap 3: Activeer iBanPay in het gedeelte Service door deAlgemene voorwaarden te accepteren.
- Stap 4: Wilt u collega’s of externe partners facturenlaten doorsturen? Voeg hun e-mailadressen toe in de iBanPay-instellingen.
- Stap 5: U ontvangt een welkomstmail met uw persoonlijkeiBanPay-e-mailadres en beveiligingscode.
Dat is alles! Binnen enkele minuten is iBanPayklaar voor gebruik — en kunt u de handmatige gegevensinvoer met een gerust hartloslaten.
Why choose iBanFirst
Heeft u nog geenrekening bij iBanFirst? Dan is dit het moment. Wie zijn factuurbetalingen échtwil vereenvoudigen en verbeteren, heeft een betalingspartner nodig diebetrouwbaar, transparant en innovatief is.
Met iBanFirstkunt u:
- Inslechts enkele minuten een multivalutarekening openen en geld aanhouden in meer dan 25valuta’s
- Kostbarefouten voorkomen en volledig inzicht krijgen in uw betalingsstroom met iBanPay— zonder in te boeten op controle of goedkeuringsprocessen
- Realtime trackinglinks delenmet partners, zodat zij exact zien wanneer een betaling
- Gebruikmaken van FX-risicobeheertools zoals vaste, flexibele en dynamische termijncontracten
- Rekenenop de ondersteuning van ervaren FX-experts, die uw internationale activiteitenen uitdagingen begrijpen
Open vandaag nog een rekening bij iBanFirst.
*Onderzoek door iBanFirst, juni 2024 – 530gebruikers in 10 landen.
Topics
