Publication date
Heeft u op een vrijdag om 18.00 uur weleens factuurgegevens handmatig in uw betalingsplatform ingevoerd en gedacht: dit moet toch eenvoudiger kunnen? U bent niet de enige.
In werkelijkheid verwerkt 82% van de midden- en kleinbedrijven* facturen nog steeds handmatig — en dat kost hen tijd, geld en veroorzaakt heel wat kopzorgen.
Wat als gegevensinvoer niet meer handmatig hoeft en u betalingsconcepten kunt aanmaken met één e-mail of via drag-and-drop? Met iBanPay kan dat!
Maak kennis met iBanPay: de slimmebetalingsassistent die factuurverwerking vereenvoudigt en u elke dag kostbare tijd bespaart.
In dit artikel leggen we uit waarom handmatige factuurverwerking uw bedrijf belemmert en hoe iBanPay uw betalingsworkflow kan verbeteren.
De verborgen kosten vanhandmatige factuurverwerking
Laten we eerlijk zijn: niemand stapt het bedrijfsleven binnen om zijn dagen te vullen met het overtypen van factuurnummers in betalingsformulieren.
Maar dat is precies wat de meeste financiële teams doen: handmatig de gegevens van de begunstigde, bedragen, valuta's en referentienummers voor elke afzonderlijke betaling invoeren. Het is tergend traag en verrassend duur als de arbeidskosten worden meegerekend.
Tijd is geld (en handmatigeverwerking verspilt beide)
Een voorbeeld van een typische workflow:
-
Uw leverancier stuurt een factuur.
-
Iemand van uw team opent de factuur, leest de details door en schakelt over naar uw bank- of betalingsplatform om de gegevens handmatig in te voeren.
-
Vervolgens controleren ze het bedrag, voegen het referentienummer toe, selecteren de juiste valuta en dienen de betaling ter goedkeuring in.
-
Daarna verifieert iemand anders al deze gegevens.
Voor één factuur kost dit misschien 15 minuten. Niet zo erg, toch?
Maar wat als u 20, 50 of 100 facturen per maand moet verwerken? Plotseling gaat er uren tijd verloren aan werk dat beter besteed had kunnen worden aan taken die uw bedrijf écht vooruit helpen. Uw financiële team is niet aangenomen om dagenlang gegevens in te voeren – ze kunnen veel meer betekenen voor uw organisatie.
Menselijke fouten zijnonvermijdelijk (en duur)
Een realiteit waar veel bedrijven mee te maken hebben: handmatige gegevensinvoer leidt onvermijdelijk tot fouten. Dat is menselijk, zeker wanneer u de hele dag dezelfde gegevens invoert.
Fouten zoals onjuiste IBAN-, SWIFT/BIC- of routingnummers behoren tot de meest voorkomende oorzaken van mislukte of vertraagde betalingen. Ook een ontbrekend achtervoegsel (Ltd, SA, GmbH),het gebruik van de handelsnaam van de begunstigde in plaats van de geregistreerde wettelijke naam of zelfs ontbrekende leestekens kunnen problemen veroorzaken.
Een verkeerd bedrag kan leiden tot een te lage of te hoge betaling — en ongemakkelijke gesprekken met uw leverancier. Verkeerde valuta gekozen? Dat is dan weer een heel ander probleem.
Dergelijke fouten kosten niet alleen tijd om recht te zetten, maar ze kunnen ook de relatie met leveranciers onder druk zetten,boekhoudkundige hoofdbrekens opleveren en zelfs extra kosten veroorzaken door te late betalingen of het mislopen van kortingen bij vroegtijdige betaling.
Financieel toezicht wordt eennachtmerrie
Wanneer facturen handmatig worden verwerkt, wordt het opvolgen van betalingen al snel een gokspel — afhankelijk van het inzicht dat uw betalingsaanbieder biedt. Welke facturen zijn al betaald? Welke staan nog open? Wie heeft wat goedgekeurd? En wanneer is de betaling daadwerkelijk uitgevoerd?
Zonder geautomatiseerde workflows en gedetailleerd tracking moet uw team betalingen handmatig bijhouden in spreadsheets. Dat kost tijd, vraagt om extra handmatige invoer en geeft u geen duidelijk overzicht van uitgaande betalingen.
Hoe iBanPay uw betalingsworkflow verbetert
Hoe lost u een verouderd proces op? Door het handmatige werk volledig te elimineren.
Volgens McKinsey kan automatisering 30 tot 40% van de capaciteit van financiële teams vrijmaken, waardoor er meer tijd ontstaat voor analyse, prognoses en strategische taken.
Het enige wat u hoeft te doen, is de juiste automatisering implementeren.
iBanPay in 3 eenvoudige stappen
iBanPay is een door AI aangestuurde betalingsassistent die uw facturen leest en automatisch betalingsconcepten aanmaakt. Gedaan met typen, kopiëren en plakken, gewissel tussen vensters. U hoeft alleen de betaling te controleren en te verzenden wanneer u er klaar voor bent.
Zo werkt het:
Stap 1: Stuur uw factuur door of upload deze
Er zijn twee manieren om facturen met iBanPay te delen.
U kunt tot 10 facturen per drag-and-drop uploaden naar het daarvoor bestemde gedeelte van het dashboard – of u stuurt facturen gewoon door naar uw speciale iBanPay-e-mailadres. Elk bedrijf krijgt een uniek adres, zodat er nooit verwarring ontstaat over waar facturen naartoe moeten.
U kunt facturen rechtstreeks vanuit uw e-mail doorsturen en uw teamleden en externe accountants facturen laten versturen vanuit hun e-mail. Meerdere factuurbijlagen in één e-mail? Geen probleem. Hoe u het ook wilt aanpakken, iBanPay past zich aan uw workflow aan — en niet andersom.
Stap 2: iBanPay maakt uwbetalingsconcepten aan
Dit is waar de magie gebeurt: de AI van iBanPay leest uw factuur en haalt alle relevante informatie eruit — van de gegevens van de begunstigde tot het bedrag, de valuta, vervaldatum en referentienummers.
Binnen enkele ogenblikken verschijnt er een volledig betalingsconcept in uw iBanFirst-platform, volledig automatisch ingevuld. Geen handmatige invoer, geen transcriptiefouten, alleen nauwkeurige, kant-en-klare betalingsinformatie.
Stap 3: Goedkeuren met één klik
Log in op uw iBanFirst-platform om het betalingsconcept te bekijken. Alles staat er al, netjes ingevuld en klaar om door u met één klik te worden goedgekeurd.
U houdt volledig de controle en het overzicht —maar dan zonder het vervelende handmatige werk dat eerder zoveel tijd kostte.
Uw voordelen op een rijtje
De voordelen van het automatiseren van uw factuurverwerking gaan veel verder dan alleen hier en daar een paar minuten tijdwinst. Laten we eens kijken welk écht verschil iBanPay voor uw bedrijf kan maken.
Tijdwinst
Omdat handmatige invoer niet meer nodig is, kan uw financiële team die uren besteden aan werk dat er écht toe doet:cashflowanalyse, onderhandelingen met leveranciers, financiële planning of gewoon op tijd naar huis gaan.
IsabelleBert van Surprisez-vous zegt hierover:
iBanPaybespaart me ontzettend veel tijd. Ik hoef nu niet meer elke factuur één vooréén in te voeren, zoals vroeger.
Minder fouten
Tijd kwijt aan het corrigeren van handmatige fouten? Ook dat is verleden tijd!
iBanPay leest uw facturen automatisch uit en vult alle betalingsvelden voor u in. Uw team hoeft de gegevens alleen nog te controleren. Zo daalt het risico op fouten tot bijna nul: geen typefouten, geen verwisselde cijfers en geen € 10.000 overmaken in plaats van € 1.000. <spanlang=nl style="mso-ascii-font-family:Aptos;mso-fareast-font-family:Aptos;mso-hansi-font-family:Aptos;mso-bidi-font-family:Aptos;mso-ansi-language:
Dat bespaart niet alleen tijd, maar beschermt ook uw relaties met leveranciers en de reputatie van uw bedrijf.
Volledige controle en overzicht
Sommige mensen vrezen dat automatisering ten koste gaat van controle of overzicht. Met iBanPay is precies het tegenovergestelde waar.
U behoudt volledig inzicht in elke betaling. iBanPay maakt betalingsconcepten aan, maar u blijft ze controleren en goedkeuren. In één oogopslag ziet u wat nog in behandeling is,wat is goedgekeurd en wat al is verzonden.
Zoals Céline Terrats van Synersy het verwoordt:
Hetbetalen van facturen was nog nooit zo eenvoudig! De e-mailherinneringen zijngeweldig voor het plannen van mijn dag.
Uw team werkt efficiënter, de tool neemt het repetitieve werk over — en u behoudtte allen tijde de volledige controle
Aan de slag met iBanPay
Klaar om definitief afscheid te nemen van de rompslomp rond factuurverwerking? AlsiBanFirst-gebruiker kunt u iBanPay in vijf eenvoudige stappen instellen:
- Stap 1: Log in op uw iBanFirst-klant- of bedrijfsruimte als superbeheerder.
- Stap 2: Klik in het linkermenu op Accountinstellingen.
- Stap 3: Activeer iBanPay in het gedeelte Service door de Algemene voorwaarden te accepteren.
- Stap 4: Wilt u collega’s of externe partners facturen laten doorsturen? Voeg hun e-mailadressen toe in de iBanPay-instellingen.
- Stap 5: U ontvangt een welkomstmail met uw persoonlijke IBANPay-e-mailadres en beveiligingscode.
Dat is alles! Binnen enkele minuten is iBanPayklaar voor gebruik — en kunt u de handmatige gegevensinvoer met een gerust hart loslaten.
Why choose iBanFirst
Heeft u nog geen rekening bij iBanFirst? Dan is dit het moment. Wie zijn factuurbetalingen écht wil vereenvoudigen en verbeteren, heeft een betalingspartner nodig die betrouwbaar, transparant en innovatief is.
Met iBanFirstkunt u:
- Inslechts enkele minuten een multivalutarekening openen en geld aanhouden in meer dan 25valuta’s
- Kostbarefouten voorkomen en volledig inzicht krijgen in uw betalingsstroom met iBanPay— zonder in te boeten op controle of goedkeuringsprocessen
- Realtime trackinglinks delenmet partners, zodat zij exact zien wanneer een betaling
- Gebruikmaken van FX-risicobeheertools zoals vaste, flexibele en dynamische termijncontracten
- Rekenenop de ondersteuning van ervaren FX-experts, die uw internationale activiteitenen uitdagingen begrijpen
Open vandaag nog een rekening bij iBanFirst.
*Onderzoek door iBanFirst, juni 2024 – 530 gebruikers in 10 landen.
Topics
