Előfordult már, hogy azon kapta magát, hogy péntek este 6 órakor még számlákat visz fel a rendszerbe, és azon tűnődik, hogy vajon létezik-e ennél hatékonyabb módszer? Ne aggódjon, nincs ezzel egyedül
Az igazság az, hogy a kkv-k* 82%-a még mindig manuálisan rögzíti a számlákat, ami rengeteg időt és pénzt vesz igénybe, és még ennél is több stresszt okoz.
Mit szólna, ha azt mondanánk, hogy nem kell többé manuálisan rögzítenie a számlakifizetések adatait, hanem akár egy e-mail továbbításával egyszerűen létrehozhatja a fizetési megbízásokat? Mindez már lehetséges.
Ismerje meg az iBanPay-t, az intelligens fizetési asszisztenst, amely megszünteti az unalmas számlaügyintézést, és értékes időt szabadít fel Önnek.
Ebben a bejegyzésben bemutatjuk, hogy hogyan hátráltatja az Ön vállalkozását a manuális számlaügyintézés, és hogyan tudja az iBanPay átalakítani a kifizetések folyamatát.
A manuális számlaügyintézés rejtett költségei
Lássuk be, senki sem azért kezdett vállalkozni, hogy azzal töltse a napjait, hogy számokat másoljon át számlákról befizetési űrlapokra.
A legtöbb pénzügyi csapat azonban pontosan ezt csinálja: minden egyes kifizetésnél manuálisan rögzíti a kedvezményezett adatait, az összegeket, a devizanemeket és a hivatkozási számokat, ami egy elképesztően lassú, és meglepően drága folyamat, ha beleszámítjuk a bérköltségeket is.
Az idő pénz (és a manuális feldolgozás mindkettőt pazarolja)
Egy átlagos munkafolyamat a következőképpen nézhet ki:
-
A beszállítója számlát küld Önnek.
-
Az egyik munkatársának ezt meg kell nyitnia, alaposan át kell néznie, majd a bank vagy a saját fizetési platformja megnyitása után manuálisan kell felvinnie a kedvezményezett adatait.
-
A munkatársnak ellenőriznie kell az utalás összegét, meg kell adnia a hivatkozási számot, ki kell választania a devizanemet, majd pedig továbbítania kell a kifizetést jóváírásra.
-
Ezután egy másik munkatárs is ellenőrzi az adatokat.
Egy darab számla esetében ez talán 15 perc munkát jelent – nem olyan vészes, igaz?
De mi történik akkor, ha havonta 20, 50 vagy 100 számlát kell feldolgoznia? Rögtön órákon át tartó munkával kell szembenéznie ahelyett, hogy ezt az időt olyan feladatokra fordíthatná, amelyek ténylegesen hozzátesznek a vállalkozása növekedéséhez. A pénzügyi csapata sem azért szerződött, hogy minden idejét adatrögzítéssel töltse, hiszen ők ennél sokkal többre hivatottak.
Az emberi hibázás elkerülhetetlen (és költséges)
Íme egy csúnya igazság: a manuális adatbevitelből hibák következnek. Ilyen az emberi természet, különösen akkor, ha naphosszat ugyanazokkal az adatokkal foglalkozik.
A sikertelen vagy késedelmes kifizetések leggyakoribb okai közé tartoznak az olyan hibák, mint a helytelen IBAN, SWIFT/BIC vagy banki azonosítószám. Szintén gondot okozhat, ha hiányzik a cégnév utótagja (Kft, SA, GmbH), ha a cég hivatalos, bejegyzett neve helyett a márkanevet adjuk meg, vagy akár csak egy-egy pont felejtünk ki.
Egy hibásan megadott összeg alulfizetéshez vagy túlfizetéshez vezethet, nem beszélve a partnerrel szembeni kellemetlenségről. Eltévesztette a devizanemet? Az már egy teljesen más probléma.
Azon túl, hogy ezekkel a hibákkal és azok kijavításával Ön sok értékes időt veszít, a tévesztések negatív hatással lehetnek a beszállítói kapcsolatokra, gondot okozhatnak a számvitelben, sőt még késedelmi díjakat vagy az előlegfizetési kedvezmények elvesztését is eredményezhetik.
A pénzügyi felügyelet egy rémálommá válik
Ha minden számlát manuálisan kezelünk, az utalások nyomon követése is bizonytalanná válhat (attól függően, hogy mekkora átláthatóságot biztosít a pénzforgalmi szolgáltatónk). Mely számlák kerültek kifizetésre? Melyek vannak még függőben? Ki hagyta őket jóvá? Mikor történt valójában a kifizetés?
Automatizált munkafolyamatok és részletes nyomon követés hiányában a munkatársaknak táblázatokat kell vezetniük, hogy nyomon tudják követni a kifizetéseket. A táblázatkészítés jelentősen növeli a manuális adatrögzítéssel járó időt, és nem ad reális képet a kimenő utalásokról sem.
Így alakítja át az iBanPay a kifizetési munkafolyamatot
Hogyan lehet tehát modernizálni egy elavult folyamatot? Alternatívát kell keresni a manuális munkavégzésre.
A McKinsey jelentése szerint a pénzügyi csapatok az automatizálásnak köszönhetően a kapacitásuk akár 30–40%-át is fel tudják szabadítani, így több időt fordíthatnak az elemzések és az előrejelzések készítésére és a stratégiai feladatokra.
A kulcs, hogy bevezessük a megfelelő automatizációt.
Az iBanPay működése (3 egyszerű lépésben)
Az iBanPay egy mesterséges intelligenciával működő fizetési asszisztens, amely lefuttatja a számlákat és automatikusan létrehozza a fizetési megbízásokat. Nem kell gépelni. Nincs másolás és beillesztés. Nem kell a különböző ablakok között ugrálni. Csak ellenőrizze, és amikor készen áll, indítsa el a kifizetést.
Az alábbiakban bemutatjuk, hogy hogyan működik ez a rendszer.
1. lépés: Továbbítsa a számlát
Ezen a ponton történik a varázslat. Az iBanPay a mesterséges intelligenciájának köszönhetően minden szükséges adatot – a kedvezményezett adatait, az összeget, a devizanemet, a fizetési határidőt, a hivatkozási számokat – ki tud nyerni a számlákból.
Pillanatokon belül egy kész fizetési megbízás jelenik meg az iBanFirst platformon, amelynek az iBanPay minden mezőjét automatikusan kitölti. Nincs szükség manuális adatbevitelre. Nincs másolási hiba. Csak pontos, ellenőrzésre váró fizetési információk.
2. lépés: Az iBanPay elkészíti a fizetési megbízást
This is where the magic happens: iBanPay's AI engine reads your invoice and extracts all the relevant information — beneficiary details, amount, currency, due date, reference numbers, everything.
Within moments, a complete payment draft appears in your iBanFirst platform with all fields automatically pre-filled. No manual entry required. No transcription errors. Just accurate, ready-to-review payment information.
3. lépés: Jóváhagyás egy kattintással
Jelentkezzen be az iBanFirst platformra, hogy áttekintse a fizetési megbízást. Minden megvan, a megfelelő formátumban, készen arra, hogy Ön egyetlen kattintással jóváhagyja az utalást.
A teljes kontroll és felügyelet az Ön kezében marad – megspórolva a rendkívül hosszadalmas és unalmas adatrögzítésre szánt időt.
A szolgáltatás nyújtotta előnyök
A számlaügyintézés automatizálásával járó előnyök messze túlmutatnak azon, hogy itt-ott nyerünk néhány percet. Nézzük meg, milyen hatással lehet az iBanPay az Ön vállalkozására!
Időmegtakarítás
Az adatrögzítés megszűnésével a pénzügyi csapat ezennel a valóban fontos feladatokra (cash flow elemzés, beszállítókkal való tárgyalások, pénzügyi tervezés) koncentrálhat, vagy egyszerűen csak időben befejezheti a munkát és hazamehet.
Az egyik ügyfelünk, Isabelle Bert a Surprisez-vous-tól így nyilatkozik:
Az iBanPay rengeteg időt takarít meg nekem. Most már nem kell minden egyes számlát egyenként rögzítenem, mint korábban.
Kevesebb hiba
Hogy mi lesz a manuális hibák kijavítára szánt idővel? Az is eltűnik.
Az iBanPay kinyeri az adatokat és kitölti a számlázási mezőket, így az Ön csapatának csak le kell ellenőriznie a részleteket. Ezzel a hibalehetőség szinte a nullára csökken. Nincs több elírás. Nincs több felcserélt szám. Nem fog többé 10 000 euró helyett véletlenül csak 1000 eurót utalni. Ami viszont marad, az a megbízható és pontos fizetési megbízások, amelyek már csak az Ön jóváhagyására várnak.
Azzal, hogy már nincs szükség a hibák javítgatására, Ön nem csak időt takarít meg, hanem egyúttal megóvja a partneri kapcsolatait és a vállalat hírnevét.
Teljes kontroll és felügyelet
Sokan attól tartanak, hogy az automatizálás az átláthatóság vagy a kontroll elvesztését jelenti. Az iBanPay esetében ez éppen ellenkezőleg történik.
Ön továbbra is teljes felügyeletet gyakorol minden kifizetés felett. A rendszer csak előkészíti az utalásokat, amelyeket aztán Önnek kell ellenőrzi és jóváhagyni. Egy helyen láthatja, hogy mely kifizetés van még függőben, melyik lett jóváhagyva és melyik lett elküldve.
Céline Terrats a Synersy-től úgy fogalmaz:
Aszámlák kifizetése még soha nem volt ilyen egyszerű. Az e-mailes emlékeztetőkremekül segítenek a napom megtervezésében.
A csapat sokkal hatékonyabban dolgozik, és az eszköz elvégzi a feladatokat, de az irányítás továbbra is az Ön kezében marad.
Az iBanPay használata
Készen áll arra, hogy felszámolja a számlázás okozta stresszt? Az iBanFirst felhasználóinak csupán az alábbi öt egyszerű lépést kell megtenniük ahhoz, hogy elkezdhessék használni az iBanPay-t:
-
1. lépés: Jelentkezzen be az ügyfél- vagy a vállalati fiókjába mint rendszergazda.
-
2. lépés: Kattintson a bal oldali menüben a Fiókbeállítások menüpontra.
-
3. lépés: Aktiválja az iBanPay-t a Szolgáltatások menüpontban az Általános Szerződési Feltételek elfogadásával.
-
4. lépés: Szükség esetén itt engedélyezheti más felhasználók számára, hogy az iBanPay-en keresztül számlákat küldjenek. Ehhez adja meg az érintettek e-mail címét a Fiókbeállítások menüpontban.
-
5. lépés: Egy üdvözlő e-mailt fog tőlünk kapni, amely tartalmazza az Ön személyes iBanPay e-mail címét és a biztonsági kódot.
Kész is! Pár percen belül már használhatja az iBanPay-t.
Ezért érdemes az iBanFirst-öt választania
Még nem nyitott számlát nálunk? Ahhoz, hogy valóban átalakítsa az eddig megszokott számlázási folyamatát, Önnek egy megbízható, átlátható és innovatív pénzforgalmi szolgáltatóra van szüksége.
Az iBanFirst segítségével Ön:
- Percek alatt nyithat többdevizás számlát, és több mint 25 pénznemben tarthat pénzeszközöket
- Az iBanPay segítségével csökkentheti a költséges hibák kockázatát, és jobb képet kaphat a kifizetéseiről, miközben továbbra is kézben tartja a kontrollt és a jóváhagyási folyamatokat
- Valós idejű nyomon követési linkeket oszthat meg a partnereivel, hogy ők is lássák, mikor történt az adott kifizetés, mely közvetítők vettek részt az utalásban, és mikor fog hozzájuk megérkezni
- Hozzáférhet a devizakockázat-kezelési eszközökhöz, beleértve a fix, rugalmas és dinamikus határidős kifizetési szerződéseket
- Együttműködhet olyan devizapiaci szakértőkkel, akik ismerik az Ön vállalkozásának egyedi nemzetközi igényeit.
Nyisson fiókot az iBanFirst-nél még ma!
*Az iBanFirst 2024. júniusában 10 országban 530 felhasználó bevonásával készített felmérése.
Kategória
