Cum identificăm și reducem riscurile în lanțul de aprovizionare?

Gestionarea lanțului de aprovizionare poate fi o sarcină complexă. Deși simpla identificare a riscurilor potențiale care pot afecta lanțul de aprovizionare nu este întotdeauna suficientă pentru a le evita, trebuie amintit că primul pas în gestionarea riscurilor din lanțul de aprovizionare este identificarea riscurilor. Printre numeroasele situații dificile potențiale, am enumerat mai jos cele mai frecvente probleme care pot periclita operațiunile din cadrul lanțului de aprovizionare, pentru a vă ajuta să le rezolvați în timp util.

Lanțul de aprovizionare este adesea definit drept mai multe etape din existența unui produs, înainte ca acesta să ajungă pe rafturile magazinelor sau să ajungă în mâinile clientului final. Lanțul de aprovizionare este compus dintr-o rețea complexă de componente interdependente, de la producție până la livrare, toate alcătuind diferitele verigi ale lanțului.

Pentru orice companie care își desfășoară activitatea alături de mai mulți actori logistici diferiți, un bun management al lanțului de aprovizionare este o necesitate. Cu cât o afacere externalizează mai mult, cu atât acest proces devine mai delicat. Pentru a asigura un management optim al relațiilor și serviciilor, eficiența operațională și receptivitatea nu mai sunt suficiente. Este esențială dezvoltarea unei strategii logistice, care să țină cont de diferitele riscuri de aprovizionare care vă pot afecta afacerea.

Dar care sunt aceste riscuri? Cum vă protejați afacerea împotriva lor? Ce strategii pot fi adoptate pentru limitarea efectelor acestora?

Căror tipuri de riscuri care pot afecta lanțul de aprovizionare ar trebui să le acordați atenție?

Pentru a asigura standardele de calitate, companiile ar trebui să aibă o vedere de ansamblu asupra lanțului lor de aprovizionare și să mențină controlul total asupra acestuia.

Într-o lume globalizată, în care concurența internațională se intensifică constant, consolidarea loialității clienților și stabilirea de relații de durată cu furnizorii este o sarcină din ce în ce mai complexă. Din cauza efectelor sale în cascadă, un singur defect în lanțul logistic poate afecta reputația unei companii.

În acest context, riscurile de aprovizionare cu care se confruntă companiile astăzi sunt atât interne, cât și externe.

Riscuri interne:

• probleme legate de managementul proiectelor.
• dificultăți legate de resursele umane sau materiale.
• deficiențe IT.
• erori de planificare.

Abordarea acestor riscuri se poate dovedi mai ușoară, deoarece acestea au legătură directă cu procesele interne de gestionare a afacerii.

Riscuri externe:

• probleme legate de aprovizionarea furnizorilor.
• management slab al furnizorilor.
• lipsa trasabilității plăților către furnizori în monede străine.
• probleme legate de condițiile de plată.
• probleme legate de timpul de livrare.
• deficiențe în controlul calității.

Acestea pot fi mai complicat de identificat și abordat.

Cu toate acestea, este important să rețineți că riscurile pot apărea în orice etapă a lanțului logistic. Și, în timp ce unele sunt mai ușor de monitorizat, altele necesită o atenție specială și o colaborare constantă cu entitățile externe implicate.

Câteva riscuri interne și externe uzuale

De la riscuri interne, cum ar fi problemele legate de managementul proiectelor și preocupările legate de IT și securitatea cibernetică, până la riscuri externe, cum ar fi capacitatea insuficientă a entităților externe implicate, performanțele furnizorilor, schimbările de mediu sau de reglementare și lipsa capabilităților de urmărire a plăților, să aruncăm o privire mai atentă la unele riscuri recurente în diferite zone ale lanțului de aprovizionare.

1. Managementul proiectelor

Managementul defectuos al proiectelor este unul dintre principalii factori de risc pentru lanțul de aprovizionare.

De multe ori, rezultatul unei alocări greșite a resurselor umane sau materiale vă poate submina eficiența operațională și poate deteriora relațiile cu furnizorii dvs.

Cu toate acestea, există o serie de bune practici pe care le puteți urma pentru a vă proteja împotriva riscurilor aferente managementului proiectelor.

Fiecare manager de proiect ar trebui să:

• fie suficient de bine pregătit pentru a-și desfășura activitățile, protejându-se în același timp în mod activ împotriva riscurilor aferente.
• dețină o cunoaștere aprofundată a proiectului căruia îi este repartizat și a problemelor importante care îl definesc.
• cartografieze lanțul logistic, pentru a obține o înțelegere aprofundată a modului în care funcționează.
• mențină cele mai bune relații posibile cu furnizorii.
• înțeleagă procesele operaționale ale furnizorilor aleși.
• evalueze impactul posibilelor întreruperi care ar putea apărea în lanțul de aprovizionare.

2. IT și securitate cibernetică

Întrucât procesele moderne ale lanțului de aprovizionare sunt în mare parte computerizate, trebuie avut grijă ca sistemele IT să îndeplinească standardele adecvate și să fie sunt suficient de sigure.

Având în vedere valoarea considerabilă a datelor lanțului de aprovizionare, este de o importanță capitală să se stabilească protecțiile necesare.

Există o serie de bune practici pe care le puteți urma pentru a vă proteja împotriva riscurilor cibernetice.

Este esențial să:

• evaluați periodic robustețea sistemelor informatice utilizate, pentru a identifica eventualele deficiențe.
• evaluați vulnerabilitatea tuturor dispozitivelor conectate, precum și a paginilor web și a sistemelor firewall ale companiei.
• măriți gradul de conștientizare al angajaților cu privire la riscurile IT, pentru a evita orice scurgeri neintenționate de date sau informații sensibile.

3. Capacitatea insuficientă a actorilor externi implicați

Cererea pentru un produs sau serviciu se poate schimba destul de brusc. În unele sectoare, în special, astfel de fluctuații pot fi dificil de anticipat.

A descoperi, în timpul jocului, că un furnizor cheie nu vă poate satisface nevoile, mai ales atunci când vă confruntați cu o creștere bruscă a cererii, poate fi o problemă foarte dăunătoare.

Pentru a evita această capcană și a limita dependențele, este important să:

• încercați să găsiți mai multe surse, lucru care vă va permite să vă diversificați sursele de aprovizionare și canalele de distribuție.
• luați în calcul soluții de inventariere gestionate de furnizori (VMI) pentru a garanta sustenabilitatea producției dvs., deși această opțiune este uneori costisitoare și necesită o gestionare atentă.

O relație puternică cu furnizorii este esențială, dar s-ar putea să nu fie suficientă atunci când vine vorba de livrarea produselor din punctul A în punctul B. Parteneriatul cu distribuitorul potrivit și anticiparea problemelor de transport va ajuta la minimizarea unora dintre durerile de cap care au afectat sectorul transportului maritim de la începutul pandemiei de Covid-19.

4. Performanțele furnizorilor

Odată ce ați selectat un anumit furnizor, trei factori sunt utilizați în mod obișnuit pentru a evalua performanța acestuia: costul, calitatea produsului sau serviciului și timpul de livrare.

Pentru a asigura cea mai înaltă calitate din partea furnizorilor dvs., este important să:

• oferiți periodic feedback cu privire la calitatea serviciilor oferite.
• evaluați în mod continuu concurența, pentru a analiza comparativ serviciile furnizorului ales de dvs.
• implementați un test de stres pentru furnizorul dvs., permițându-vă să evaluați soluțiile pe care le poate propune acesta în momente deosebit de dificile, precum și capacitatea de răspuns, situația financiară și condițiile de asigurare și compensare.

5. Evoluții legate de mediu sau de reglementări

Aceste tipuri de dezvoltări, care nu sunt sub controlul lanțului de aprovizionare, pot provoca, de asemenea, perturbări importante.

Când aveți de-a face cu schimbări legate de mediu sau de reglementări, este important să rămâneți informat în permanență. Abia atunci veți fi în măsură să anticipați potențialele riscuri care pot apărea. Efectele schimbării acordurilor comerciale între țări pot fi resimțite rapid de companiile care fac import și export. A fi la curent cu cele mai recente cerințe de identificare și înregistrare, cum ar fi numărul EORI atunci când se tranzacționează în UE, este esențial pentru companiile care nu doresc să-și vadă afacerea în pericol.

Implementarea unui proces de monitorizare complet reprezintă o modalitate bună de a evita să fiți prinși cu garda jos.

Pentru a face acest lucru, va trebui să:

• urmăriți cu atenție sursele de informații relevante privind reglementările logistice din toate regiunile unde își desfășoară activitatea furnizorii dvs.
• să fiți la curent cu evoluțiile geopolitice din zonele potențial mai volatile în ceea ce privește reglementarea.

6. Lipsa trasabilității plăților furnizorilor

Problema plății reprezintă un aspect decisiv al relației client-furnizor. Soliditatea acestei relații depinde atât de regularitate, cât și de rapiditatea plăților.

Lipsa transparenței sau a trasabilității oferite de furnizorul dvs. de servicii de plată sau a soluției de plăți poate avea un impact negativ asupra acestei relații.

Pentru a menține încrederea furnizorilor atunci când vine vorba de plăți, este important să:

• respectați condițiile de plată negociate cu aceștia.
• îi țineți la curent cu plățile pe care le-ați efectuat, precum și cu nevoile dvs. de aprovizionare curente și proiectate, sugerând totodată modalități de optimizare a profitabilității relației.
• alegeți un furnizor de servicii de plată (PSP) care oferă o mai mare transparență, în special prin soluții care permit ambelor părți să urmărească plățile în timp real.

Deși ar putea exista mai multe riscuri decât cele prezentate mai sus, acestea oferă o imagine de ansamblu asupra pericolelor cu care se confruntă toate companiile care se bazează pe terți în cadrul lanțului lor de aprovizionare.

Cum să configurați strategia lanțului de aprovizionare?

O strategie cuprinzătoare ar trebui să ia în considerare toate pericolele potențiale specifice lanțului dvs. de aprovizionare și domeniului dvs. de activitate.

Însă cum ar trebui dezvoltată o astfel de strategie?

Este esențial să identificați potențialele puncte slabe ale furnizorilor dvs., să anticipați posibilele întreruperi ale lanțului de aprovizionare și să stabiliți un plan de continuitate pentru a face față situațiilor adverse.

1. Identificarea punctelor slabe

Acest lucru înseamnă în cele din urmă să evaluați performanța furnizorilor dvs. și să aflați unde este loc pentru îmbunătățiri. Anticiparea problemelor potențiale vă permite să furnizați un răspuns mai bun.

Dată fiind complexitatea fluxurilor logistice, este esențial să:

• stabiliți indicatori de performanță preciși pentru furnizorii dvs., cu scopul final de a asigura calitatea optimă pentru clientul final.
• efectuați teste de stres pentru a măsura timpul de răspuns al acestora în perioadele cu solicitare crescută sau lipsă de predictibilitate.

2. Anticiparea întreruperilor

Întreruperile neprevăzute ale lanțului de aprovizionare pot lua mai multe forme. O modalitate de a le evita este să:

• adoptați o abordare de asigurare a calității împotriva riscului de a fi nevoie de rechemarea unui produs defect.
• implementați procese de planificare colaborativă, asigurându-vă că toate părțile interesate sunt informate cu privire la previziunile de vânzări și evoluțiile acestora.
• diversificați partenerii, astfel încât hopurile de pe parcurs să poată fi evitate rapid și să nu devină probleme grave, care să dăuneze întregului proces al lanțului de aprovizionare.

3. Dezvoltarea unui plan de continuitate

Chiar și atunci când aparent ați anticipat toate scenariile posibile ale perturbărilor, rezistența lanțului de aprovizionare poate fi încă compromisă de o problemă neprevăzută. Pentru a evita acest lucru cât mai bine posibil, luați în considerare următoarele:

• Elaborați în prealabil un plan de continuitate și actualizați-l periodic, ținând cont de orice riscuri noi și implementând măsurile necesare.
• Un plan de continuitate ar trebui să depășească simplele procese de planificare colaborativă și să includă o serie de răspunsuri potențiale la scenarii de perturbare predeterminate.
• Acest lucru va necesita cooperarea voluntară a tuturor componentelor lanțului de aprovizionare, inclusiv a furnizorilor dvs.

Lanțul de aprovizionare este un ecosistem complex, care implică un număr de componente interdependente. Succesul multor afaceri depinde, în mare măsură, de gestionarea corectă a proceselor lor logistice. Acest lucru permite în cele din urmă unei afaceri să mențină relații pozitive cu părțile implicate și să garanteze sustenabilitatea activităților sale.

Adoptarea unei atitudini proactive și monitorizarea atentă a performanței furnizorilor și distribuitorilor reprezintă pași esențiali pentru limitarea riscurilor pentru lanțul de aprovizionare. În plus, implementarea unor procese de planificare colaborativă face posibilă anticiparea potențialelor scenarii de perturbare și limitarea efectelor acestora. În plus, dezvoltarea unui plan de continuitate va ajuta la pregătirea afacerilor pentru o varietate de posibile probleme logistice, permițându-le să implementeze soluții care asigură o continuitate operațională relativ nestingherită.

Plățile și gestionarea plăților dvs. sunt, de asemenea, elemente importante ale lanțului dvs. de aprovizionare. Plata furnizorilor dvs. în moneda locală a acestora va asigura cu siguranță o relație bună, iar plata la timp a acestora va ajuta la consolidarea loialității și a relației. De asemenea, plățile prompte pot reduce timpul de livrare, deoarece primirea plății este adesea condiția pentru ca un furnizor să înceapă producția sau să vă expedieze comanda.