V-ați surprins vreodată, într-o vineri la ora 18:00, introducând manual detaliile unei facturi în platforma de plăți și întrebându-vă dacă există o metodă mai bună? Nu sunteți singur.
De fapt, 82% dintre IMM-uri* procesează în continuare facturile manual, iar acest lucru le costă timp, bani și provoacă mai mult decât câteva dureri de cap.
Cum ar fi dacă ați putea să eliminați complet introducerea manuală a datelor și să creați schițe de plată printr-o simplă redirecționare de e-mail? Ei bine, se poate!
Faceți cunoștință cu iBanPay, asistentul inteligent de plăți care elimină procesarea anevoioasă a facturilor și vă redă ore prețioase din zi.
În acest articol, vă vom arăta de ce procesarea manuală a facturilor vă frânează afacerea și cum vă poate transforma iBanPay complet fluxul de lucru al plăților.
Costul ascuns al procesării manuale a facturilor
Să fim sinceri: nimeni nu și-a început afacerea ca să-și petreacă zilele copiind cifre din facturi în formulare de plată.
Și totuși, exact asta fac majoritatea echipelor financiare: introduc manual datele beneficiarului, sumele, valutele și referințele pentru fiecare plată. Este un proces obositor, lent și, surprinzător, costisitor atunci când luați în calcul costurile cu forța de muncă.
Timpul înseamnă bani (iar procesarea manuală le irosește pe ambele)
Iată cum arată, de obicei, un flux de lucru tipic:
- Furnizorul vă trimite o factură.
- Cineva din echipa dvs. trebuie să o deschidă, să citească detaliile, să treacă în platforma bancară sau de plăți și să introducă manual informațiile despre beneficiar.
- Trebuie să verifice suma, să adauge numărul de referință, să selecteze valuta și să trimită plata spre aprobare.
- Apoi, o altă persoană trebuie să verifice din nou toate aceste detalii.
Pentru o singură factură, procesul poate dura aproximativ 15 minute. Nu pare mult, nu-i așa?
Dar ce se întâmplă când procesați 20, 50 sau 100 de facturi pe lună? Dintr-odată, vorbim despre ore întregi de muncă ce ar putea fi alocate unor activități care chiar contribuie la creșterea afacerii. Echipa dvs. financiară nu a fost angajată pentru introducerea de date, competențele sale pot fi valorificate mult mai bine.
Eroarea umană este inevitabilă (și costisitoare)
Iată un adevăr incomod: introducerea manuală a datelor generează greșeli. Este pur și simplu în natura umană, mai ales atunci când tastați aceleași tipuri de informații, zi de zi.
Erori precum un IBAN incorect, un SWIFT/BIC greșit sau un cod de rutare eronat se numără printre cele mai frecvente cauze ale plăților eșuate sau întârziate. Alteori poate lipsi un sufix (Ltd, SA, GmbH), se poate folosi denumirea comercială a beneficiarului în locul denumirii sale legale înregistrate sau chiar poate lipsi o simplă virgulă ori un punct care să genereze probleme.
O sumă incorectă poate duce la o plată insuficientă sau supraplată și la discuții stânjenitoare cu furnizorii. Ați ales valuta greșită? Acesta este cu totul alt tip de problemă.
Aceste erori nu doar că vă consumă timp pentru a fi corectate, dar pot afecta relațiile cu furnizorii, pot crea complicații contabile serioase și pot duce chiar la penalități pentru plăți întârziate sau la pierderea bonusurilor pentru plata anticipată.
Controlul financiar devine un coșmar
Când fiecare factură este procesată manual, urmărirea plăților poate deveni un adevărat joc de ghicit (în funcție de nivelul de vizibilitate oferit de furnizorul dvs. de plăți). Ce facturi au fost plătite? Care sunt în așteptare? Cine a aprobat ce? Când a fost trimisă efectiv plata?
Fără fluxuri de lucru automatizate și fără un sistem detaliat de urmărire, echipa ajunge să folosească foi de calcul pentru a ține evidența plăților. Asta înseamnă și mai multă introducere manuală de date și, în continuare, lipsa unei vizibilități reale asupra plăților efectuate.
Cum transformă iBanPay fluxul dvs. de plăți
Așadar, cum rezolvați un proces învechit? Eliminând complet munca manual
Potrivit McKinsey, echipele financiare pot elibera între 30% și 40% din capacitate prin automatizare, permițându-le să-și concentreze timpul pe analiză, prognoză și sarcini mai strategice.
Trebuie doar să implementați automatizarea potrivită.
Iată cum funcționează iBanPay (în 3 pași simpli)
iBanPay este un asistent de plată bazat pe inteligența artificială, care vă citește facturile și creează automat proiecte de plată. Fără tastare. Fără copiere și lipire. Fără a comuta între ferestre. Doar verificați și trimiteți plata când sunteți gata.
Iată cum funcționează.
Pasul 1: Redirecționați factura
Pur și simplu redirecționați facturile către adresa de e-mail dedicată iBanPay. Fiecare companie primește propria adresă unică, deci nu există confuzii cu privire la direcția unde ar trebui să meargă facturile.
Puteți redirecționa facturile direct din e-mailul dvs. și puteți solicita membrilor echipei sau contabililor externi să trimită facturile din conturile lor. Puteți chiar să trimiteți mai multe facturi atașate într-un singur e-mail. Indiferent cum preferați să lucrați, iBanPay se adaptează fluxului dvs. de lucru, nu invers.
Pasul 2: iBanPay creează proiectele dvs. de plată
Aici se întâmplă „magia”: motorul de inteligență artificială al iBanPay citește factura și extrage toate informațiile relevante - datele beneficiarului, suma, moneda, data scadentă, numerele de referință, totul.
În câteva momente, în platforma iBanFirst apare un proiect complet de plată, cu toate câmpurile completate automat. Fără introducere manuală. Fără erori de transcriere. Doar informații corecte, gata de verificare.
Pasul 3: Aprobați cu un singur click
Conectați-vă la platforma iBanFirst pentru a verifica proiectul de plată. Totul este deja acolo în formatul corect, gata să fie aprobat cu un singur clic.
Păstrați controlul și vizibilitatea completă asupra plăților dvs., fără introducerea manuală de date care vă consuma timpul.
Beneficiile dvs., pe scurt
Avantajele automatizării procesării facturilor merg mult dincolo de economisirea câtorva minute ici și colo. Haideți să vedem care este impactul real pe care iBanPay îl poate avea asupra afacerii dvs.
Economii de timp
Fără introducere manuală de date, echipa dvs. financiară poate redirecționa aceste ore către activități care contează cu adevărat - analiza fluxului de numerar, negocierea cu furnizorii, planificarea financiară sau, pur și simplu, plecatul la timp acasă.
Una dintre clientele noastre, Isabelle Bert de la Surprisez-vous, spune:
iBanPay îmi economisește mult timp. Acum, nu mai trebuie să introduc fiecare factură una câte una, așa cum făceam înainte.
Mai puține erori
Timpul pierdut pentru corectarea erorilor manuale? A dispărut și el.
Deoarece iBanPay se ocupă de extragerea datelor și de completarea câmpurilor de plată, echipa dvs. trebuie doar să verifice informațiile. Astfel, riscul de erori este redus aproape la zero. Fără greșeli de tastare. Fără cifre inversate. Fără situații în care trimiteți din greșeală 10.000 € în loc de 1.000 €. Doar proiecte de plată fiabile și corecte, gata pentru aprobare.
Acest lucru nu doar că vă economisește timp, ci vă protejează și relațiile cu furnizorii și reputația companiei.
Control și monitorizare completă
Unii oameni se tem că automatizarea înseamnă pierderea controlului sau a monitorizării. Cu iBanPay se întâmplă exact opusul.
Păstrați controlul deplin asupra fiecărei plăți. Sistemul creează proiectele, dar dvs. sunteți cel care le verifică și le aprobă. Puteți vedea dintr-o privire ce este în așteptare, ce a fost aprobat și ce a fost deja trimis.
După cum menționează Céline Terrats de la Synersy:
Plata facturilor nu a fost niciodată mai simplă! Notificările prin e-mail sunt geniale pentru organizarea zilei mele.
Echipa dvs. lucrează mult mai eficient, instrumentul face munca repetitivă, iar dvs. păstrați controlul.
Cum începeți lucrul cu iBanPay
Sunteți gata să eliminați stresul procesării facturilor? Utilizatorii iBanFirst pot configura iBanPay în doar cinci pași simpli:
- Pasul 1: Conectați-vă în spațiul dvs. iBanFirst de client sau companie ca Super Admin
- Pasul 2: Faceți clic pe Setările contului în meniul din stânga
- Pasul 3: Activați iBanPay în secțiunea Servicii acceptând Termenele și Condițiile
- Pasul 4: Dacă este necesar, autorizați membrii suplimentari ai echipei să trimită facturi prin iBanPay, introducând adresele lor de e-mail în setările contului în secțiunea iBanPay despre Setarea contului.
- Pasul 5: Primiți e-mailul de bun venit care conține adresa dvs. de e-mail personalizată iBanPay și codul securizat
Atât de simplu! În doar câteva minute, sunteți gata să lăsați introducerea datelor în grija iBanPay.
De ce să alegeți iBanFirst
Încă nu aveți un cont la noi? Pentru a vă transforma cu adevărat fluxul de plată al facturilor, aveți nevoie de un furnizor de plăți fiabil, transparent și inovator.
Lucrând cu iBanFirst, puteți:
- Deschide un cont multi-valutar în câteva minute și deține fonduri în peste 25 de valute
- Elimina riscul erorilor costisitoare și obține o vizibilitate mai bună asupra fluxului de plăți cu iBanPay, păstrând în același timp controlul și fluxurile de aprobare
- Partaja linkuri de urmărire a plăților în timp real cu partenerii, astfel încât aceștia să vadă exact când a fost trimisă plata, ce intermediari sunt implicați și când va ajunge
- Accesa instrumente de gestionare a riscului valutar, inclusiv contracte forward fixe, flexibile și dinamice
- Colabora cu experți FX umani, care înțeleg nevoile dvs. specifice în materie de plăți internaționale
Solicitați un cont iBanFirst chiar astăzi.
*Studiu realizat de iBanFirst în iunie 2024, pe un eșantion de 530 de utilizatori din 10 țări.
Categorie
